Rechnungsprüfung

Rechnungsprüfung Integriert in die Auftragsgrundlagen

Wenn ein Bestellvorgang eingeleitet wird, wird eine Bestellung angelegt und im Modul Bestands-führung der Wareneingang gespeichert. Um die integrierte Rechnungsprüfung durchführen zu können, sollte ein Bezug zu diesen Einkaufsbelegen hergestellt werden. Im Modul Rechnungsprü-fung kann die Bestellung bzw. der Wareneingang einfach über die relevanten Kriterien wie Liefe-rantennummer, Bestellnummer und Datum gesucht und so die Preise aus Bestellungen und Men-gen aus Wareneingängen (ggf. mit Erstattungskorrektur) gefunden werden.  Ob die aktuelle Rech-nung in Bezug auf Menge, Preis und Konditionen korrekt ist, wird automatisch im System geprüft. Es können auch Wertrechnungen zu Bestellungen ohne Wareneingang erzeugt und deren Mengen geprüft werden.

Wenn bei der Rechnungsprüfung Abweichungen festgestellt werden, sollte der Grund dafür geklärt und die Rechnung ggf. neu organisiert werden. Solche Rechnungen mit Abweichungen werden ebenso wie vorangemeldete, aber noch nicht abgeschlossene Rechnungsprüfungsbelege im System “ausgesetzt” und ihre Übergabe an das Modul Finanzbuchhaltung ist gesperrt. Die Rechnungen können, wenn die Abweichungen geklärt sind, erfasst und an die entsprechenden Module überge-ben werden. Dies kann manuell oder automatisch im Stapel für jedes Dokument erfolgen. E-Rechnungen und E-Archiv-Rückgaben können ebenfalls über die Anwendung erstellt werden. Eingehende E-Rechnungs- und E-Archiv-Dokumente können automatisch im System gespeichert werden und auch für sie kann eine Rechnungsprüfung durchgeführt werden.

Manuelle Rechnungsprüfung

Es können Rechnungen für bestimmte Kostenarten auch manuell ohne Bestellbezug gespeichert werden. Dazu müssen die Daten der Rechnung manuell in das System eingegeben werden. Daten wie Finanzbuchhaltungskonto und Kostenstelle werden in der Rechnungsposition gespeichert, während Informationen wie Belegdatum und Zahlungsbedingungen im Rechnungskopf hinterlegt werden. Die Prüfung von manuell gespeicherten Rechnungen erfolgt analog zur auftragsbezogenen Rechnungsprüfung.

Retouren- und Kostenrechnungen

Wird die gelieferte Ware ganz oder teilweise an den Lieferanten zurückgeschickt, kann eine Retourenrechnung mit Bezug auf die Auftragsrechnung erstellt werden. Zusätzliche Kosten, wie z.B. Transport und Verpackung, können direkt den entsprechenden Rechnungspositionen zugeord-net oder anteilig zum Wert bzw. zur Menge der Positionen verteilt werden.

Bewertungen

Alle Informationen aus dem Modul können für die Überwachung der Preisentwicklung, den Preis-vergleich und die Preisanalyse verwendet werden.

Integration

Einer der größten Vorteile von caniasERP ist der hohe Integrationsgrad. Erfolgreich integriert, kann das Modul Rechnungsprüfung problemlos auf Daten aus Modulen wie Einkauf und Bestands-führung zugreifen.

Mit der Erfassung der Eingangsrechnung wird auf dem Kreditorenkonto im Modul Finanzbuchhal-tung ein offener Posten angelegt und das Kreditorenkonto wird kreditiert. Mit dem Modul können Rechnungsposten mit einem beliebigen Projekt, einer Kontonummer, einer Kostenstelle, einer Anlagennummer (Inventar), einem Kunden, einem Fertigungsauftrag oder einem Kundenauftrag verknüpft werden. Wenn der Zuordnungsprozess mit einer Anlagennummer durchgeführt wird, werden die Bewertungsberechnungen direkt der zugehörigen Anlage zugewiesen und die Rech-nung wird nach dem Buchungsprozess an das Modul Anlagenbuchhaltung übergeben. Gleicherma-ßen wird, wenn der Zuordnungsvorgang mit einer Kostenrechnungsnummer durchgeführt wird, die Rechnung an das Modul Kostenrechnung übertragen.

Für Rechnungen, die mit Fremdwährung validiert werden, können im Modul Rechnungsprüfung Umrechnungsdifferenzrechnungen erstellt werden, wenn Preisdifferenzen nach Abgleich im Mo-dul Finanzbuchhaltung vom Wechselkurs abhängen. In solchen Rechnungen kann ein Durch-schnittskurs eingefügt werden, indem die bestehenden Terminaufträge im Modul Finanzbuchhal-tung berücksichtigt werden. Informationen, die sich auf die Verbuchung einer Rechnung beziehen, werden zudem an das Modul Stammdatenmanagement übertragen. So wird der endgültige Ein-kaufspreis des betreffenden Produkts auf der Materialkarte aktualisiert und in die Berechnung des gleitenden gewichteten Durchschnittspreises einbezogen.

Das Modul Rechnungsprüfung ist auch mit der Lieferantenbewertung im Rahmen der Qualitäts-sicherung verknüpft. Durch die Integration des Moduls in das Modul Qualitätsmanagement wer-den auch qualitätssichernde Prozesse wie Nacharbeit und Retouren berücksichtigt. Das Modul arbeitet zudem integriert mit den Modulen Importmanagement, Vertrieb und Servicemanagement.

Übersicht der Funktionen

• Rechnungen verknüpft mit Bestellung oder Wareneingang
• Manuelle Rechnungen
• Wert- und betragsbasierte Rechnungen
• Kostenrechnungen
• Vertragsabwicklungsrechnungen
• Differenz- und Retourenrechnungen
• Teilrechnungen, Stapelrechnungen und Rechnungen in Fremdwährung
• Automatischer Vergleich zwischen Einkaufspreis und Rechnungspreis sowie automatischer Vergleich zwischen Wareneingangsmenge und Rechnungsbetrag
• Buchungsunterbrechung von Rechnungen bis zur vollständigen Bearbeitung
• Einfache Übergabe von Rechnungsdaten an das Modul Finanzbuchhaltung (manuell oder automatisch und in Stapeln)
• Verknüpfung mit Kostenstellen und Kostenträgern
• Verteilung von Zusatzkosten
• Kostenaktualisierung in der Materialkarte
• Dynamischer Druck
• Integration von E-Rechnungen, E-Archiven