Reiseverwaltung

Reiseanträge

Es ist möglich, die Reiseplanung im Voraus zu erfassen, indem Informationen wie Start- und Enddatum, Zielland, Stadt, Projektinformationen, Transportinformationen für Hin- und Rückreise, Hotel, Tickets, Reisepass usw. in die Reiseanforderungen eingegeben werden. Im Reiseantrags-Protokoll können auch zugehörige Fahrzeuganfragen, sonstige Reisebedürfnisse, reisebezogene Kostenvorschuss-Berechnungen erfasst und Reisen mit Status verfolgt werden. Zusätzlich können nach Rückkehr von der Dienstreise Evaluierungsfragen gestellt werden.

Für die in den Reisedetails erfassten geplanten Dienstreisevorschuss-Sätze kann mit dem Prozess Reisevorschuss-Antrag schnell ein Vorschuss-Antragssatz erstellt werden.

Vorschussanfragen

Mit der Transaktion Kostenvorschuss-Anfrage ist es möglich, dass Mitarbeiter über das System für ihr Geschäft Vorschüsse in definierten Kostenarten beantragen.

In den Vorschuss-Definitionen des Unternehmens können Vorschuss-Grenzen auf der Basis von Kostenart, Land, Dienst und Datumsbereichen definiert werden, und die von den Mitarbeitern angeforderten Vorschussbeträge können entsprechend dieser Grenzen kontrolliert werden. Der Bedarfsstatus kann über das Feld Vorschuss-Status verfolgt werden. Die Kostenvorschuss-Anfrage kann in Verbindung zur Dienstreise oder unabhängig davon erstellt werden.

Mitarbeiter können ihre Kostenvorschussanträge aus der Self-Service-Transaktion heraus erfassen und anschließend mehrere Spesenbuchungen in Bezug auf die Kostenvorschüsse vornehmen. Aus der Spesenerfassung können realisierte Ausgabenbeträge nach der Eingabe auf dem zugehörigen Kostenvorschuss-Detailbildschirm verfolgt werden.

Fahrzeuganfragen

Die Anwendung “Fahrzeuganfragen” besteht aus zwei Teilen: Fahrzeugbasisdaten und Fahrzeuganfragen. Im Teil Fahrzeugbasisdaten werden Basisinformationen wie Kennzeichen, Marke, Modell, Kilometer-Anfangsstand, Kilometer-Endstand und gefahrene Distanz für Firmenpoolfahrzeuge erfasst. In den Details der Fahrzeug-Basisdaten kann angezeigt werden, wer zwischen welchen Daten das jeweilige Fahrzeug in der Vergangenheit bis zum heutigen Tag genutzt hat und wie die Nutzungsinformationen lauten.

Mit der Transaktion Fahrzeuganfrage kann eine Anfrage durch den jeweiligen Benutzer oder auch im Namen eines Mitarbeiters durch einen anderen Mitarbeiter eingegeben werden. Die Anfragen können ausgewertet werden und die Reservierung für geeignete Fahrzeuge im Pool kann durch eine berechtigte Person erfolgen. Bei Fahrzeugauslieferungen können Kilometerangaben verarbeitet werden, und bei Rückgabe des Fahrzeugs kann es in den Pool zurückgeführt werden.

Diensttelefon

Rufnummern können den Mitarbeitern zugeordnet werden. Entweder können die Diensttelefone dem Mitarbeiter zugeordnet werden, wenn das Telefon dauerhaft von diesem benutzt wird oder es wird ein Zeitraum zugeteilt, in welchem ein bestimmtes Diensttelefon verwendet wird. Die Detailansicht gibt einen Überblick, welcher Mitarbeiter das Diensttelefon benutzt und wer welche Nummer vorher benutzt hat.

Sonstige Anforderungen

In der Transaktion “Sonstige Anforderungen” können für den Fall, dass der Mitarbeiter Betriebsmittel, Computer, Telefon, Projektoren usw. anfordert, für bestimmte Zeiträume Materialien mit der Anforderung verknüpft werden. Entsprechend dieser Informationen können über das System entsprechende Zuordnungen zur Nutzung vorgenommen werden.

Self-Service-Transaktionen

Entsprechend der gängigen Reisepraxis gibt es Self-Service-Transaktionen, bei denen Mitarbeiter ihre eigenen Datensätze eingeben und verfolgen können. Während auf dem Bildschirm des Reisemanagements alle Datensätze aufgelistet werden, kann der Benutzer in den Self-Service-Transaktionen nur seine eigenen Anträge auflisten. Zugehörige Transaktionen können als “Meine Reisen”, “Meine Vorschussanträge”, “Meine Spesenbelege”, “Meine Fahrzeuganträge” und “Meine sonstigen Anträge” aufgelistet werden.

Reiseberichte

Wer ist wo: Dieser Bericht zeigt, wo sich die Mitarbeiter an einem bestimmten Datum befinden, einschließlich ihrer Mitreisenden.

Letzte Reisen: Option zur Erstellung von Reiseberichten zwischen zwei aktuellen Daten.

Reisebericht: Gibt die Antworten auf die Auswertungsfragen innerhalb des Reiseantrags aus.

Integration

Die Transaktionen des Reisemanagements haben eine Integration mit den Transaktionen der Finanzbuchhaltung an mehreren Stellen der Prozesse.

Buchungssätze können mit der Finanzintegration erstellt werden, während dem Mitarbeiter über die Transaktion “Mitarbeiter bezahlen” der Kostenvorschuss gezahlt wird.

Die Spesen-Transaktion leitet auf die Spesenerfassung des Finanzmanagements weiter. Auf diesem Bildschirm können Speseneinträge und zuvor erfasste Spesensätze verfolgt werden. Datensätze, die mit der Option “Mehrere Spesen erstellen” aus der Transaktion “Vorschussanforderung” erstellt wurden, sind die Spesensätze, die in Bezug auf die Vorschussanforderung erstellt wurden. Unabhängige Spesensätze können auch aus der Maske Spesenerfassung erstellt werden.

Nachdem die Einträge für den Kostenvorschuss erstellt wurden, kann die Transaktion “Finanzstatus abfragen” auf dem Bildschirm für die Verwaltung von Vorschussanträgen verwendet werden, und die Transaktion für den Saldenabschluss kann mit Hilfe von Rückgabe- oder Zahlungserfassungsschlüsseln durchgeführt werden.

Durch entsprechende Definitionen ist es möglich, die aus dem Tageswert errechneten Pauschalbeträge auf der Reise automatisch in die Gehaltsabrechnungen zu übernehmen. Im “pro Tag”-Konto können Tagessätze auf Basis von Land und Währung definiert sowie Tagespauschalen und Freibeträge festgelegt werden.

Zusätzlich zu diesen Integrationen ist es möglich, Geschäftsprozesse für Reiseanträge oder Vorschüsse mit dem Modul Business Process Management zu verwalten.

Übersicht der Funktionen

• Reiseanträge
• Vorab-Anträge
• Fahrzeugverwaltung (Fahrzeugbasisdaten / Fahrzeuganfragen)
• Diensttelefonanschlüsse (Anschlüsse / Anschlussanfragen)
• Sonstige Reiseanträge
• Reiseberichte
• Spesen-Integration
• Integration der Gehaltsabrechnung
• Integration der Buchhaltung