Einkauf

Das Modul deckt alle Arten von Transaktionen ab, die für den Einkaufsprozess eines Unterneh-mens benötigt werden. Benutzer können mit diesem Modul Bestellanforderungen für benötigte Materialien oder Dienstleistungen erstellen, Angebote von Lieferanten einholen, Preisinformatio-nen von ihren Lieferanten im System speichern und bei Bedarf Vertragsdokumente erstellen. Für alle Materialien oder Dienstleistungen können zudem Bestelldokumente und Berichte erstellt werden. Ebenso können Sendungen für Übersee-Einkäufe verfolgt und Bestands-, Liefer-, Rech-nungs- und Lieferantenanalysen im Zusammenhang mit Bestellungen durchgeführt werden.

Kaufempfehlungen

Das Modul Einkauf ist mit anderen Modulen im System integriert. So kann mit dem Modul eine Bestellanforderung mit dem am besten geeigneten Bestellzeitpunkt und der passenden Bestell-menge generiert werden. Dabei werden Parameter wie Lieferzeiten, der Zeitpunkt des Empfangs und Kaufs von Waren sowie eine bedarfsabhängige Frist berücksichtigt. Änderungen an den resul-tierenden Kaufanforderungen können darüber hinaus, falls gewünscht, vor der Bestellung noch vorgenommen werden. Zusätzlich können über das System hochpriorisierte Anforderungen ab-hängig von Einkaufszeit und anderen Parametern definiert werden. Anschließend können die aus der Materialbedarfsplanung (Disposition) resultierenden Bestellanforderungen in Bestellungen umgewandelt und der Kaufprozess angestoßen werden.

Transparente Lieferanteninformation

Bei jeder Bestellung sollte – unter Berücksichtigung der Fristen – der Lieferant mit den günstigs-ten Kosten ausgewählt werden. Das Modul listet durch direkten Vergleich der im System vorhan-denen Einkaufsinformationen die für den Einkäufer günstigsten Optionen auf. Dabei bezieht das Modul Daten wie Lieferzeiten, Gebühren, Rabatte, Staffelpreise, Liefer- und Versandbedingungen auf Basis von Verträgen und Angeboten ein. So können Bestellungen nach verschiedenen Kriterien, wie dem niedrigsten Preis oder der kürzesten Lieferzeit, erstellt werden.

Rückverfolgbarkeit und Effizienz

Es ist möglich, Bestellanforderungen mit verschiedenen Informationen wie Konten, Kunden, Pro-jekten, Fertigungsaufträgen, Betriebsmittelinformationen oder Kostenstellen zu verknüpfen. Diese in der Bestellanforderung angelegte Zuordnung wird bei der Umwandlung in eine Bestellung in das Bestelldokument übertragen. Zusätzlich kann auf Wunsch eine Eins-zu-Eins-Verbindung für mehrere Projekte, Fertigungsaufträge, Betriebsmittel oder Kostenstellen hergestellt werden. Mit dem Modul können auch Transportabschnitte verwaltet werden. Dazu werden im Modul umfang-reiche Funktionen von der einfachen Auftragsbestätigung bis hin zur Standortverfolgung der Transportabschnitte des Auftrags angeboten. Darüber hinaus erstellt das Modul Einkauf mit der Anwendung Materialempfehlungen eine Kaufanfrage oder Bestellung für ein Material und empfiehlt zugehörige Materialien, die mitbestellt werden sollten. So kann ein effizienterer und vorteilhafterer Einkaufsprozess realisiert werden.

Alle Feinheiten Des Einkaufs

Neben dem Einkauf von Materialien mit Bestandszugang kann auch die Bestellung von Wartungs-leistungen und Dienstleistungen initiiert und die Beschaffungsprozesse verwaltet werden. Darüber hinaus kann der Beschaffungsprozess von beigestellten Materialien für die Produktion mit Fremdbearbeitung betrieben werden. Die dynamische Druckfunktion im Modul Einkauf ermög-licht es, verschiedene dynamische Druckbedingungen abhängig vom Dokumententyp oder Lie-feranten zu definieren. Dokumente können mit jeder der definierten Bedingungen gedruckt und so auf unterschiedliche Weise in einen Ausdruck umgewandelt werden.

Im Modul können Bestellpositionen anderen Transaktionen unter Vorbehalt zugeordnet und Tran-saktionen für externe Teilbereiche verfügbar gemacht werden. Es können Angebote für bestimmte Materialien erfasst werden; zu diesen Angeboten können zur Ermittlung des am besten geeigneten Lieferanten Rückfragen gestellt werden. Nach der Verarbeitung der Antworten im System kann der Lieferant ermittelt werden, der den Zuschlag erhält. Vorteilhafte Modulfeatures sind u.a. das Hin-zufügen von Gebühren und Rabatte auf Beleg- und Artikelebene und die Anlage unterschiedlicher Rechnungs- und Warenempfänger sowie die Integration des Moduls Dokumentenmanagement.

Durch die Möglichkeit im Modul Terminvereinbarungen anzulegen, können verschiedene Termine für den Bestellartikel eingeplant werden, Bestellungen für in Konsignation gelieferte Waren erstellt und Bestellungen für Vorkasse-Aufträge angelegt werden.

Prozessmanagement

In einem Umfeld, in dem der Wettbewerbs- und Kostendruck auf die Unternehmen ständig zu-nimmt, ermöglicht das Modul Einkauf systematisch ein effektiveres Lieferantenmanagement, be-schleunigt die Prozesse und erzielt wirtschaftlichere Ergebnisse. Das vollständig in das System integrierte Modul berücksichtigt prozessübergreifend alle für die Beschaffung wichtigen Parame-ter und trägt zur Erhöhung der Einsparungen sowie der Transparenz bei.

Integration

Das Modul Einkauf arbeitet integriert mit vielen Modulen im System, um einen effektiven Einkaufsprozess zu gewährleisten. Mit der Integration des Moduls Bestandsführung er-folgt der Zugang von gekauften Materialien in den Bestand direkt mit dem Einkaufsbeleg. Der Wareneingangsstatus der Bestellung kann über die Einkaufsanwendung verfolgt wer-den. Die Integration mit dem Modul Rechnungsprüfung ermöglicht den Abgleich von Be-stelldokumenten mit Rechnungen und die Überwachung des Rechnungseingangsstatus der Bestellung.

Mit der Integration des Moduls können automatisierte Bestellanforderungen für Materia-lien mit kritischem Bestand erstellt werden. Die Integration des Moduls Produktionspla-nung ermöglicht externe Einkäufe. Durch die Integration mit dem Modul Vertrieb kann dieses Modul eine automatische Bestellanforderung oder Bestellung für Einkaufs- und Verkaufsaufträge erstellen. Durch die Integration mit dem Modul Budgetierung kann bei der Erstellung einer Bestellanforderung oder Bestellung überprüft werden, ob das not-wendige Budget verfügbar ist. Mit der Integration des Moduls Importmanagement können die Bestellungen direkt zu den Meldungen der Importvorgänge hinzugefügt und auch aus-ländische Einkaufsvorgänge durchgeführt werden.

Übersicht der Funktionen

• Anfragemanagement
• Angebotsmanagement
• Vertragsmanagement
• Auftragsverwaltung
• Stück-für-Stück-Bestellung
• Bestellung aus Vereinbarungen erstellen
• Zentrales Anlegen eines Einkaufsvertrages
• Lieferantenempfehlung beim Anlegen einer angefragten Bestellung
• Verwaltung von Angeboten
• Historienverfolgung für die Verwaltung von Einkaufsdokumenten
• Archivierung von Dokumenten im Modul Dokumentenmanagement
• Automatische Bestellanforderung nach der Materialbedarfsplanung (Disposition)
• Beschreibungstexte für Belege und Artikel
• Versenden von Bestellungen per E-Mail
• Flexible Preislisten- und Vertragsverwaltung
• Preisvergleich auf Basis der Bestellmenge
• Bestätigungsmechanismus
• Systeminterne Anbindung das Modul Elektronischer Datenaustausch (EDI)
• Verwaltung von Toleranzen
• Zahlungspläne
• Berücksichtigung von Zusatzkosten (Transport, Versicherung, Zoll, Verpackung)
• Wareneingangskontrolle
• Veranschaulichung der Einkaufsentwicklung
• Erstellung benutzerdefinierter Dokumentbeschränkungen
• Dynamisches Druckmanagement
• Kostenstellenverteilung
• Materialempfehlungs-Anwendung