Personalmanagement

Personalverwaltung

In den Personalaktenkarten, die sich im Modul Personalmanagement befinden, werden alle operativen und persönlichen Informationen des Personals anhand von Informationsgruppen gespeichert. Einige Daten können datumsbezogen verfolgt werden, so dass auch die gültigen Informationen des Personals für verschiedene Zeiträume im System gepflegt werden können. Einige Informationsgruppen auf der Registerkarte sind: Organisation, Identitätsinformationen, Gehalt, Bank, Schichten und Schicht-Einstellungen, Sozialversicherung, Privatversicherung, Zahlungen, Abgabedateien, Invaliditätsstatus, Familieninformationen, Familienstand, Berufserfahrung, Bildung, Fremdsprachen, Auszeichnungen und Strafen, zugewiesenes Vermögensbestand, Dokumente und andere ähnliche Rubriken. Die meisten dieser Informationsgruppen können als Suchkriterien bei der Personalaufstellung verwendet werden.

Im Modul können Gehaltsänderungen in kollektiver Form und mit unterschiedlichen Berechnungsmethoden über die jeweilige Anwendung in die Personalakte übertragen werden.

Personaleinsätze können in der Transaktion Personaleinsatzplanung geplant und auf Registrierkarten gespeichert werden. Bei Verwaltungsvorgängen können Positionszuweisungen ohne Zugriff auf die Registrierkarte vorgenommen und die Speise- und Servicelisten in den Betrieben verfolgt werden. Mit der Transaktion Personalmeldung kann das Personal seine Anregungen und Beschwerden übermitteln. Mit der Transaktion Personalbeteiligung kann eine manuelle Überwachung von Arbeitsplätzen ohne Personalanwesenheitskontrollsystem durchgeführt werden.

Analysen zur Personalfluktuation können über das System vorbereitet werden. Eine visuellere Nachverfolgung kann mit Cockpit-Bildschirmen erreicht werden, die anstehende Ereignisse und demografische Daten des Personals anzeigen. Mit den oben genannten Funktionen können persönliche Informationen nachverfolgt und in anderen Transaktionen verwendet werden, so dass die Prozesse der Personalverwaltung schnell und einfach sind.

Lohn- Und Gehaltsabrechnung

Im Modul Personalmanagement werden die Personalabrechnungen schnell und einfach nach den aktuellen Gesetzen, Sozialversicherungsarten und Steuergesetzen berechnet. Auf dem Modul können verschiedene Abrechnungsarten erstellt und mehrere Abrechnungen für den gleichen Zeitraum berechnet werden. In der Lohnberechnungsmaske können alle Eingaben, die sich auf die Abrechnung des Personals auswirken, in einer einzigen Maske vorgenommen werden. Mit der Verwaltung von Zusatzeinnahmen und Abzügen können Zahlungen automatisch in die Gehaltsabrechnung übernommen oder Zahlungen im CSV-Format gesammelt werden. Informationen, die von Kartenlesesystemen empfangen werden, können im CSV-Format importiert werden, um tägliche Arbeitsdaten zu erstellen, und die in der Urlaubsanwendung erfassten freien Tage können in die Abrechnung einbezogen werden. Ratenschulden und Vorschüsse können im System erfasst werden, und Abzüge können automatisch in der Personalabrechnung berücksichtigt werden.

Berechnete Lohn- und Gehaltsabrechnungen können per E-Mail an die Mitarbeiter versendet werden, verschiedene Ausdrucke wie Lohnnachweis und Gesamtabrechnung, die wichtigsten Lohn- und Gehaltsberichte, Abrechnungsblätter und gesetzlich vorgeschriebene Abrechnungen können schnell erstellt werden. Über die berechneten Lohn- und Gehaltsabrechnungen können automatisch Zahlungsdateien nach den vorbereiteten Bankfilialformaten erstellt werden.

Berechnete Lohn- und Gehaltsabrechnungen können über die Anwendung im System über die vom Personal angegebenen Buchungsschlüssel abgerechnet werden.

Gemäß den Schlüsseln, die in den Wertfeldern der Finanzgruppe auf der Personalaktenkarte hinterlegt sind, können unterschiedliche Konten automatisch registriert werden, auch wenn der gleiche Buchungsschlüssel verarbeitet wird. In der Personalabrechnung genannten Kostenstellen kann die Verteilung der Rechnungseingänge auf die Kostenstellen sichergestellt werden. Eine Überleitung auf eine feste Kostenstelle für das Personal kann ebenfalls durchgeführt werden.

Organisationsmanagement

Personalanforderungen, Organigramme und Stellenbeschreibungen sowie eine beliebige Anzahl von Firmen, Einrichtungen und Arbeitsplätzen kann in System verfolgt werden. Abteilungs-, Aufgaben- und Personalanforderungen können auf Basis von Unternehmen und / oder Einrichtungen vorgenommen und mit Personalakten verknüpft werden.

Durch die Personalanforderungen können Personalnummern, Personalstatus, Lohnspannen und Standardzahlungen erfasst werden. Personal und freie Stellen können aufgelistet und Personalanforderungen von administrativen, technischen, Projektleitern und Bereichsleitern im System vorgenommen werden. Personalanträge können im System erstellt und zur Genehmigung eingereicht werden.

Organigramme und Gültigkeitsdaten können als diverse Diagramme abgebildet werden. Verschiedene Arten von Organigrammen können im System erstellt werden, welche für Stellenbeschreibungen erforderlichen Qualifikationen und Schulungen, die Kandidaten oder Mitarbeiter absolvieren sollten, Informationen zur Ausbildung, Fremdsprachenkenntnisse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten können definiert werden, und Personaldefinitionen können mit Stellenbeschreibungen verknüpft werden.

Recruiting / Jobaustritt

Ein wichtiger Teil des Personalverwaltungsmoduls ist, dass die Einstellungs- und Beendigungsprozesse einfach verwaltet werden können. Registrierungskarten werden bei Jobaustritt als “ehemaliges Personal” im System gehalten. Falls der Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt seine Arbeit wieder aufnimmt, können die Informationen auf der alten Registrierungskarte auf die neue verschoben oder mit der alten Registrierungskarte weitergeführt werden, so dass die Rekrutierung schnell durchgeführt werden kann. Während des Entlassungsprozesses ist die Kontrolle über den Inventarstatus und die Schuldzahlungen in offenen Raten, die dem Personal angelastet werden, gewährleistet. Darüber hinaus kann im Falle einer Entlassung das Resturlaubsgeld automatisch auf der jeweiligen Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden, und falls vorhanden, können Abfindungen und Kündigungsgelder berechnet und auf die Gehaltsabrechnung übertragen werden. Versetzungen innerhalb einer Firma können einfach durchgeführt werden und über dieselbe Registrierkarte weitergeführt werden.

In Projekten zur Personalauswahl können Projektebenen, Kosten, Bedarf, Ausschreibungen, Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und Eignungsprüfungen organisiert werden. Der benötigte Personalbedarf für das Projekt kann aus der Personaldefinition erstellt werden oder Personalanfragen, Ausschreibungen und Kosten können über das Modul erfasst werden. Vorgänge für das Projekt können über Mitarbeiter, ehemaligen Mitarbeiter oder über die CV-Datenbank erstellt werden, Kandidaten können per Post oder E-Mail angeschrieben werden, und ihre Tests und Prüfungen können über das System verfolgt werden.

Mit der Transaktion CV-Datenbank können detaillierte Informationen wie allgemeine Informationen, Erfahrungen, Sprachinformationen, Ausbildung, Schulungen erfasst, Bilder und Dokumente zum Lebenslauf hinzugefügt und Vorschläge und Entscheidungen, die dem Kandidaten vorgelegt wurden, gespeichert werden. So kann die Suche in der nach gewünschten Kriterien angelegten CV-Datenbank erfolgen. Während des Einstellungsprozesses können die Informationen des aus der CV-Datenbank ausgewählten Lebenslaufs automatisch in die Registrierkarte übertragen werden. Es ist auch möglich, in externer Umgebungen erstellte Lebensläufe im XML-Format in das System zu übertragen.

Berichtsassistent

Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, alle personalrelevanten Prozesse einfach zu melden. Tägliche, periodische oder individuelle Berichtsanforderungen können für die Mitarbeiter der Personalabteilung zeitaufwendig sein, und manchmal werden andere Personen für die Erstellung von Berichten benötigt. Diese Prozesse können mit Hilfe von Berichtsdesign- und Berichtsanwendungen einfach verwaltet werden. Mit dem Berichtsassistenten können Berichte entworfen, aufgezeichnet und bei Bedarf ausgeführt werden. Die in den Berichten verwendeten Suchkriterien können benutzerbezogen erfasst und im nachfolgenden Reporting wiederverwendet werden. Vorbereitete Berichte können in den Formaten CSV, PDF, Excel und Text importiert werden.

Integration

Das Modul Personalmanagement arbeitet in Integration mit verschiedenen Bereichen des ERP-Systems. Die im Modul berechneten Gehaltsabrechnungen können dank der Integration des Moduls Finanzbuchhaltung mit einem einzigen Klick abgerechnet werden. Bei der Erstellung der Abrechnungssätze kann die Verteilung auf der Basis von Kostenstellen, Kostenträgern oder Projekten erfolgen. Die Übertragung der neu berechneten Gehaltsabrechnungen in die Quellensteuermeldung kann problemlos im System durchgeführt werden.  Die Integration des Moduls Anlagevermögen ist in den Lastschriftverkehr möglich.

Meldekarten und CV-Datenbank-Anwendungen  im Rahmen des Personalmanagements arbeiten integriert mit dem Modul Dokumentenmanagement und die entsprechenden Dokumente können im System verfolgt werden. Darüber hinaus ist es möglich, Geschäftsprozesse in Anwendungen mit dem Modul Business Process Management zu verwalten.

Überblick der Funktionen

• Organisationsmanagement
• Personalmanagement
• Personalbeschaffung- und Gehaltsabrechnung
• Berichtsassistent