Business Process Management

Die im ERP-System ausgeführten Prozesse können vom autorisierten Benutzer entsprechend (gemäß) den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens über dieses Modul angepasst werden, so dass die Prozesse schnell und präzise standardisiert und abgeschlossen werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass Anwenderfehler minimiert, die Produktivität gesteigert und die Prozesskosten gesenkt werden. Dieses Modul ist vollständig in das caniasERP-System integriert und kann somit für alle Workflows in den jeweiligen Funktionsbereichen eingesetzt werden.

Die Grafik zeigt das Modul Business Process Management innerhalb des Gesamtsystems:

Effizienz

Ziel dieses Moduls ist es, die Kernprozesse zu nutzen, zu ergänzen und zu automatisieren 
und damit eine höhere Effizienz zu erreichen. Mit diesem Modul kann der Anwender den Workflow beliebig anpassen und erweitern, was dazu beiträgt, die Bedürfnisse der relevanten Abteilungen sehr schnell zu erfüllen. Dabei ist keine externe Programmierung erforderlich. Mit diesem Modul werden die unternehmensspezifischen Anforderungen weitgehend erfüllt und ein hoher Integrationsgrad erreicht.

Prozessmodellierung

Das Modul caniasERP Business Process Management unterstützt den Anwender bei der Entwicklung und Anzeige von ausführbaren Geschäftsprozessmodellen. Alle Projektbeziehungen werden mit ihren organisatorischen und strukturellen Merkmalen nach einem Satz von Standardregeln organisiert und gepflegt. Durch die in den definierten Verfahren festgelegten Arbeits- und Ausnahmeregeln wird ein Rahmen für die Prozessschritte der Mitarbeiter geschaffen. Bei der Geschäftsprozessmodellierung können die Benutzer auf vordefinierte Aktivitäten zugreifen und diese bedarfsgerecht in Prozesse einbinden:

• Rückmeldung oder Ablehnung (durch eine Person)
• Überprüfung (durch eine Person)
• Entscheidung (nach System auf der Grundlage festgelegter Kriterien)
• Abstimmung (zwischen mehreren Personen oder Abteilungen)
• Weitere frei konfigurierbare Aktivitäten (Umrechnung über TROIA-Code)
• Teilprozess (Die Ergebnisse, die von den definierten Teilprozessen zurückkehren)
• Warten (Trigger von anderen Prozessen, die mit der Art des definierten Ereignisses verbunden sind)
• Mail (vom System basierend auf der vorgenommenen Konfiguration)
• Transaktionen (von einer Person)

Als Faustregel gilt, dass die benutzerinteraktiven und die automatisch auszuführenden Aktivitäten in diesem Modul meist voneinander getrennt sein sollten. Jede Aktivität hat ihre eigenen Eigenschaften und ist nicht nur benutzerinteraktiv oder automatisch. Zusätzlich zur Aktivitätsauswahl werden Standarddesignprozesse angeboten, die dem Benutzer einen Einblick in das System geben. Sie können direkt von Prozessentwicklern verwendet oder als Teilprozesse an verwandten Stellen erneut gesendet werden. Dadurch wird eine unternehmensweite Integrität gewährleistet und das Fehlerpotenzial reduziert.

Bei der Erstellung von Workflows können Protokolle, Zeichnungen oder modellbasierte ereignisgesteuerte Prozessketten (EPC) integriert werden. Gut strukturierte automatisierte Arbeitsabläufe tragen aktiv zur Verbesserung der Prozessleistung und damit der Produktivität des Unternehmens bei.

Praktisches Rollenkonzept

Die ausgefeilten Rollenkonzepte im Modul Business Process Management ermöglichen es, logische Aufgaben an bestimmte Personen, Teams oder mehrere Abteilungen für die jeweiligen Ziele zu liefern. Zu diesem Zweck können den Benutzern über das Modul während der Prozessmodellierung bestimmte Rollen zugeordnet und die Berechtigung für die Ausführung verschiedener Aktivitäten erteilt werden. Rollen wie „Vertriebsleiter“ oder „Manager“ können völlig frei definiert werden. Darüber hinaus können in diesem Modul die im Modul Personalwirtschaft definierten Organigramme verwendet werden. Im Prozessschritt werden bezüglich dieser Rollen, welche Mitarbeiter beteiligt sind und welche Bereiche in der Verantwortung der Mitarbeiter liegen, geregelt. Die Aktivitätsrollen können dabei bei vorgenommenen Konfigurationen dynamisch geändert werden, und die Aktivitäten können einem einzelnen Benutzer mit der Rolle zugeordnet werden. Die Zuordnung, Pflege und zentrale Steuerung der Rollen erfolgt durch einen Systemadministrator. Jeder Nutzer hat das Recht, einen Vertreter für seinen Verantwortungsbereich zuzuordnen und seine Berechtigungen für die jeweiligen Funktionen auf diese Vertreter zu übertragen.

Prozessinspektion und -verfolgung

Das Modul Business Process Management, das eine zentrale Steuerung der Prozesse ermöglicht, hat mehrere Kriterien für jede Aktivität. In den benutzerinteraktiven Aktivitäten sollte für jeden mitarbeiterdefinierten Prozess der Verantwortliche definiert werden. Der Prozess kann bestätigt, abgelehnt oder einem anderen Benutzer zugeordnet werden. Ebenso können automatische Aktionen wie E-Mails so konfiguriert werden, dass sie beim Auftreten eines bestimmten Ereignisses gesendet werden. Eine weitere automatisierte Funktion ist das Hinzufügen von Timeout-Links während der Prozessmodellierung. Wenn der Benutzer also bis zum definierten Zeitpunkt keine Antwort von dem als Verantwortlicher für die Aufgabe zugeordneten Personen erhalten kann, kann er bestimmen, an welchen Vertreter die Aufgabe weitergeleitet werden soll. 

Mit der Automatisierung von Workflows wird die tägliche Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, Kosten und Fehlerpotenziale reduziert sowie die Effizienz gesteigert. Die Benutzer haben während der Arbeitszeit die Möglichkeit, auf Geschäftsprozesse zuzugreifen und die damit verbundenen Aufgaben zu überprüfen. Dies gibt einen Überblick über den Ablauf der logisch miteinander verbundenen Prozessschritte. Auch Informationen über den aktuellen Status des Prozesses können erfasst werden. 

Es ist ersichtlich, wie ein Prozess, der bei der Prüfung rückgemeldet oder abgelehnt wird, weitergeht. Mit dieser Funktion kann sich der Benutzer einen Überblick über die Gestaltung zukünftiger Aktivitäten verschaffen. Das Modul bietet zudem eine lückenlose Rückverfolgbarkeit für den gesamten Prozessablauf. Dies trägt dazu bei, bestehende Arbeitsabläufe zu sichern und die Zukunft zu optimieren.

E-Mail-Nutzung

Entwürfe von Vorlagen werden in der E-Mail-Aktivität für das Prozessdesign verwendet. Durchdachte Rollenkonzepte ermöglichen es, die Aufgabe auf bestimmte Personen, Teams oder mehrere Abteilungen zu verteilen.

Integration

Das Modul Business Process Management enthält alle für das Prozessmanagement erforderlichen Werkzeuge und ist eine schnittstellenfreie Lösung. Die Integration von Prozessmanagementkomponenten in das Gesamtsystem und das Vorhandensein interner Prozessverbindungen mit anderen Modulen bieten dem Anwender zahlreiche Integrationsvorteile. Mit den vorgenommenen Konfigurationen können die Prozesse im gewünschten Ereignis des gewünschten Objekts gestartet werden.

Übersicht der Funktionen

• Unabhängige Anpassung des ERP-Systems mit autorisierten Benutzern
• Schnelle Anwendung
• Einfache Aufgaben- und Verantwortungszuweisung durch Rollen
• Zuordnung von Prozessaktivitäten zu sich selbst oder zu anderen Benutzern/Rollen
• Definierte Mail- und Aktionsvorlagen in Prozessen verwenden
• Prozesse mit einfachen Be-dingungen in Prüftabellen starten
• Verwendung von Templates und standardisierten Teilprozessen als „Subflow“.
• Nutzung von Beispielprozessen
• Automatische Übertragung der Prozessverantwortung an den Vertreter (bei Timeout)
• Ansicht modellierter Prozesse in verschiedenen Modi (z.B. Flussdiagramm)
• Fehlerfreie Systemintegration, geschäftsorientierte Planbarkeit aus allen Modulen von caniasERP