Fatura Kontrol

caniasERP Fatura Kontrol – Invoice Verification (VER) modülü, satınalma işlemine tabi olmuş malzeme ya da hizmetler için gelen faturaların kontrolünü sağlamak amacıyla kullanılır.

Bu modül sayesinde gelen faturalar sisteme kaydedilir. Ayrıca iade, fark, masraf, servis ve kur farkı faturaları da oluşturulabilir. Fatura Kontrol modülü, faturalardan alınan bilgi ile ilgili satınalma siparişleri ve stok hareketlerindeki bilgilerin tutarlı hale getirilerek muhasebe işlemleri için Genel Muhasebe modülüne aktarılmasını sağlar. Modül içerisindeki çeşitli raporlar vasıtasıyla faturaların fiyat karşılaştırması, fiyat farkları denetimi ve satınalma istatistikleri analiz edilebilir.

Siparişler Temelinde Entegre Fatura Kontrol

Satınalma süreci yürütülürken, bir taraftan Satınalma Yönetimi modülünde satınalma siparişi oluşturulur ve diğer taraftan ise Stok Yönetimi modülünde mal girişi kaydedilir. Entegre fatura kontrolünün yürütülebilmesi için bu belgelere bir referans oluşturulması gerekir. Fatura Kontrol modülünde kullanıcılar, tedarikçi numarası, satınalma siparişi numarası, tarih gibi ilgili ölçütleri kullanarak söz konusu satınalma siparişini veya mal girişini kolaylıkla arayabilir. Burada satınalma siparişlerinden fiyatlar ve mal girişinden miktarlar (Varsa iade düzeltmesi ile) bulunabilir. Mevcut faturanın miktar, fiyat ve koşullar açısından doğru olup olmadığı sistem üzerinde otomatik olarak kontrol edilir. Envanter girişi beklenmeyen satınalma siparişlerine ilişkin değer faturaları da oluşturulabilir ve miktarlar da denetlenebilir. Bunlara ek olarak ön ödemeli siparişlerle ilişkili olarak ön ödeme faturası oluşturulurken konsinye siparişler için de konsinye faturaları oluşturulması mümkündür.

Fatura kontrolü çerçevesinde tutarsızlıklar belirlenirse, ilgili tutarsızlığın nedeni açıklığa kavuşturulmalı ve gerekirse fatura yeniden düzenlenmelidir. Sapmaların yer aldığı bu tip faturalar, tıpkı ön kaydı yapılmış ancak henüz işlenmesi tamamlanmamış fatura kontrol belgelerinde olduğu gibi sistemde ‘Askıya alınır’ ve bu faturaların Genel Muhasebe modülüne aktarımları bloke edilir. Fark ortadan kalktığında bu faturaların kaydı yapılabilir ve ilgili modüllere aktarımı gerçekleştirilebilir. Bu işlem her belge için manuel veya otomatik olarak toplu biçimde gerçekleştirilebilir. Bunlarla birlikte e-Fatura, e-Arşiv iade belgeleri uygulama üzerinden oluşturulabilir. Gelen e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri de otomatik olarak sisteme alınarak, fatura kontrolleri yapılabilir.

Manuel Fatura Kontrolü

Fatura Kontrol modülünde, belirli tipteki masraflara ait faturalar herhangi bir sipariş referansı olmadan manuel olarak da kaydedilebilir. Bunun için faturadaki verilerin sisteme manuel olarak girilmesi gerekir. Genel muhasebe hesabı ve maliyet merkezi gibi veriler fatura kaleminde saklanırken, belge tarihi ve ödeme koşulları gibi bilgiler de fatura başlığında saklanır. Manuel kaydedilen faturaların kontrolü, sipariş temelli fatura kontrolüne benzer şekilde gerçekleştirilir.

İade ve Masraf Tutarları

Teslim edilen mallar tamamen veya kısmen tedarikçilere iade edilirse, sipariş faturasından referans alınarak bir iade faturası oluşturulabilir. Nakliyat, paketleme gibi ek masraflar doğrudan ilgili fatura kalemlerine atanabilir veya kalemlerin değer ya da miktarları ile orantılı olarak dağıtılabilir. Ayrıca gerekli durumlarda farklı masraf tipleri içerene genel masraf faturaları da oluşturulabilir.

Değerlendirmeler

Modülde yer alan tüm bilgiler, fiyat gelişimi, fiyat karşılaştırma işlemleri ve fiyat analizleri için kullanılır.

Entegrasyon

caniasERP sisteminin en büyük avantajlarından biri, sahip olduğu yüksek entegrasyon seviyesidir. Başarılı entegrasyon, Fatura Kontrol modülünün, Satınalma Yönetimi ve Stok Yönetimi gibi modüllerdeki verilere kolayca ulaşmasını sağlar.

Gelen faturanın kaydedilmesi ile birlikte Genel Muhasebe modülündeki tedarikçi hesabında bir açık kalem oluşturur ve tedarikçi hesabı alacaklı konumuna getirilir. Bu modül ile kullanıcılar, fatura kalemlerini herhangi bir proje, hesap numarası, maliyet merkezi, sabit kıymet numarası (demirbaş), müşteri, üretim emri ya da satış siparişi ile ilişkilendirebilirler. Kullanıcıların ilişkilendirme işlemini bir sabit kıymet numarası ile gerçekleştirmesi sonucunda, değerleme hesaplamaları doğrudan ilgili sabit kıymete atanır ve muhasebeleştirme işleminin ardından fatura Sabit Kıymet Yönetimi modülüne aktarılır. Aynı şekilde, kullanıcılar, ilişkilendirme işlemini bir gider hesap numarası ile gerçekleştirirse, fatura Maliyet Merkezleri Muhasebesi modülüne aktarılır.

Yabancı para birimi ile doğrulanan faturalarda Genel Muhasebe modülündeki eşleşmenin akabinde kura bağlı olarak fiyat farkları oluşmuşsa, bu farklar için Fatura Kontrol modülünde kur farkı faturaları oluşturulabilir. Bu tür faturalarda, Genel Muhasebe modülündeki mevcut Forward sözleşmeleri de dikkate alınarak ortalama bir kur bilgisi faturaya getirilebilir. Bir faturanın muhasebeleşmesi ile birlikte ilgili bilgiler Temel Veri Yönetimi modülüne de aktarılır. Böylece ilgili ürünün son satınalma fiyatı malzeme kartında güncellenir ve yürüyen ağırlıklı ortalama fiyatının hesaplanmasına dahil edilir.

Fatura Kontrol modülü kalite güvence kapsamındaki tedarikçi değerlendirmesi ile de bağlantılıdır. Modülün, Kalite Yönetimi modülü ile olan entegrasyonu sayesinde, yeniden işlemeler ve iadeler gibi kalite güvence süreçleri de dikkate alınır. Modül ayrıca İthalat Yönetimi, Satış Yönetimi ve Servis Yönetimi modülleriyle de entegre çalışır.

Özelliklere Genel Bakış:

• Sipariş veya mal girişi ile bağlantılı faturalar

• Manuel faturalar

• Değer ve miktar bazlı faturalar

• Masraf faturaları

• Fason işlem faturaları

• Fark ve iade faturaları

• Kısmi faturalar, toplu faturalar ve yabancı para birimi cinsinden faturalar

• Satınalma siparişi fiyatı ile fatura fiyatı arasında ve mal girişi miktarı ile fatura miktarı arasında otomatik karşılaştırma

• Faturalar tamamen işleninceye kadar muhasebeleştirmesini askıya alma

• Fatura verilerini Genel Muhasebe modülüne kolayca aktarma (Manuel veya otomatik biçimde toplu olarak)

• Maliyet merkezleri ve maliyet birimleri ile ilişkilendirme

• Ek maliyetleri dağıtma

• Malzeme kartında fiyat güncellemesi

• Dinamik yazdırma yönetimi

• e-Fatura, e-Arşiv entegrasyonu

• Ön Ödemeli Satın Alma Süreci

• Genel Masraf Faturaları

• Konsinye Satın Alma Faturası