Sağlıklı Bir ERP Süreci İçin Döngüsel Sayım Yöntemi

İşletmeler süreçlerini daha iyi hale getirmek daha etkin ve verimli çalışabilmek için ERP/MRP yazılımlarına büyük yatırımlar yapıyor ve bu sistemlerden büyük beklentiler içine giriyorlar. ERP yazılımlarının işletmeler için pek çok alanda değerli fonksiyonlar içerdiği ve doğru şekilde kurgulanabilirse büyük faydalar sağlayacağı inkâr edilemez. Ancak en gelişmiş ERP yazılımını dahi satın alsanız eğer temelde çok önemli bazı ön şartları ihmal ederseniz ya da yeterince iyi hale getiremezseniz maalesef beklediğiniz faydayı sağlayamaz. IAS Satış ve Pazarlama Genel Müdürü Ahmet Oturgan, ERP/MRP sistemlerini sağlıklı çalışabilmesinin ön şartlarından biri olan stok doğruluğu ve stok doğruluğunu sağlamanın etkili yöntemlerinden biri olan döngüsel sayım yöntemini anlattı. 

Stok Doğruluğunun Önemi

Eğer fiziksel stoklarınız ile sistemde kayıtlı stoklarınız arasında farklar sıklıkla karşılaşılan bir durum ise devamında katlanarak pek çok problem oluşur. Sistem envanter kayıtlarında var olarak algılanan bir ürünün müşteri tarafından sipariş edilmesi ve karşılanamaması ya da tam tersine kayıtlarda yok olarak algılanan bir ürüne gelen talebin reddedilmesi gibi durumlar müşteri memnuniyetini doğrudan doğruya olumsuz etkiler.

Bunlarla birlikte hatalı stok kayıtları alınan bir sipariş için gerçekleştirilecek planlama aktivitelerini oldukça olumsuz bir şekilde etkiler. Gerçekte olmayan ama sistemde var görülen ürün, yarı mamul stokları sebebiyle ERP/MRP sistemi ihtiyaç duyulan üretim planlarını oluşturmayacağı için ilgili iş emirlerinin hiç ya da zamanında açılamamasına sebep olabilir. Yine aynı şekilde hammadde benzer durum yaşandığında ERP/MRP sistemi tarafında satın alma isteği oluşturulmaz dolayısıyla satın alma siparişlerinde hatalar ve gecikmeler oluşur. Tam tersine gerçekte var olan ama sistem kayıtlarında yok ya da gerçekte olduğundan az olan malzemeler için oluşan planlar ve istekler ise gereksiz üretim ve satın almalara sebep olur. Bu durumda stoklar hiç de istemeyen bir şekilde artar.

Dahası hatalı stok kayıtları hatalı maliyet kayıtları anlamına gelir. Gerçekte olmayan ama sistemde olan malzemeler, ilgili maliyet hesaplarında değer oluşturur. Gerçekte olan ama sistemde olmayan malzemelerin de sistemde maliyet değerleri olmaz. Sayımlarda yada herhangi bir zamanda hatalı stoklar tespit edildiğinde envanter ve muhasebe kayıtlarında uygun işlemlerle düzeltmeler gerekir. Hatalı maliyet kayıtları hatalı teklif maliyeti hesaplanması sebebiyle işlerin kaçırılması ya da tersine karlılığın çok azalmasına da sebep olabilir.

Tariflemeye çalıştıklarım ve benzeri tüm stok doğruluğu problemleri sonuçta işletmenin içerisinde ciddi bir karmaşa oluşmasına dolayısıyla bölümler/kişiler arası çatışmalara, strese ve güvensizliğe sebep olur. Çoğu zaman bu sosyal ve psikolojik etkiler problemin daha da kötüleşmesi ve kısır döngüye girmesine zemin hazırlar.

Kısaca stok doğruluğunun sağlanması işletmenin tüm satınalma, satış, planlama, üretim ve lojistik 
süreçlerinin etkin, verimli işlemesi ve yönetilmesi için hayati öneme sahiptir. Stok doğruluğunun sağlanması için işletmelerin kullanabilecekleri pek çok yönetimsel, süreçsel, teknolojik ya da fiziksel araç ve yöntem mevcuttur. Yönetsel ve süreçsel anlamda envanter yönetimi ve süreçlerinin kalitesinin artırılması için ISO 9001, yalın metodolojiler, six sigma, kaizen gibi yönetim sistemlerinden yararlanmak mümkündür. Barkod ve etiketleme, RFID, depo yönetim sistemleri gibi teknolojilerin kullanımı da probleme teknolojik araçlar sağlar. Depolama alanlarının düzenlenmesi ise fiziksel tedbirlere örnek olabilir.

Stok doğruluğunu sağlamak için bir başka önemli araç ise sayımdır. Sayım stok hatalarının tespit edilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması için belli periyotlarda gerçekleştirilir. Aralıkların uzun olması ve tüm envanterin sayılması şeklinde uygulanırsa buna dönemsel sayım denir. Eğer aralıklar kısa ise ve tüm stok yerine belli kriterlere göre belirlenmiş bir grup envanter sayılıyorsa buna döngüsel sayım denir. İki sayım yöntemini de biraz daha detaylı ele alalım.

Dönemsel Sayım 

Çoğu işletme stok doğruluğunu sağlayabilmek için belli dönemlerde (3/6 aylık, yıllık vs.) tüm stoklarını sayar ve hatalı stokları tespit ederek gerekli düzeltmeleri gerçekleştirmeye çalışır. Buna dönemsel ya da periyodik sayım diyoruz. Periyodik sayımın bazı zorlukları ve dezavantajları mevcuttur. Bu zorlukların başında operasyonun durdurulması gelir. Özellikle çok sayıda malzeme ve stok yeri içeren işletmelerde tüm stokların sayım işlemi uzun zaman alacağı için kısa aralıklarla sayım yapılması çok tercih edilmez. Uzun aralıklarda sayım yapmak ise proaktif bir önlem olmaktan uzaktır. Çoğu durumda tespit edilen hataların sebepleri araştırılmaz ya da araştırılmaya çalışılsa da, ya yeterli zaman yoktur ya da hataya sebep olayların üzerinden çok zaman geçtiği için kök sebeplerin tespiti çok zordur. Üstelik iyi bir planlama ve hazırlık yapılmaz ve sayım için yeterli zaman ve kaynak ayrılmaz ise periyodik sayımın hatalı yapılması dolayısıyla stok doğruluğuna daha zarar verecek sonuçlar üretmesi bile söz konusudur.

Döngüsel Sayım

Diğer bir sayım yöntemi ise döngüsel sayımdır. Döngüsel sayımda tüm stoklar sayılmaz belli kurallara belirlenmiş az ama bütünü temsil açısından yeter sayıda stok daha sık aralıklarla (günlük, haftalık) sayılır.

Döngüsel sayım için operasyonun durdurulması gerekmez. Tüm envanterin sayılmasına görece daha kolaydır ve daha az hazırlık gerektirir. Sık aralıklarla yapılacağı için sayım sırasında tespit edilen hataların kök sebeplerine ulaşmak çoğu zaman mümkündür. Döngüsel sayım günlük operasyonun bir parçasıdır dolayısıyla operasyondan sorumlu personel tarafından yerine getirilir ki bu durum aynı zamanda ilgili personelde farkındalığın artmasını ve hatalara karşı tedbirlerin yine operasyondaki personeller tarafında doğal bir şekilde üretilmesini sağlar. Döngüsel sayım reaktif bir önlem olmaktan çok proaktif bir kontroldür ve stok hatalarının sadece düzeltilmesindense, stok doğruluğunu artırma yönünde bir ilerleme sağlar. Artan stok doğruluğu ilgili süreçlere güveni artırır denetleme ihtiyacını azaltır.

Her döngüde sayılacak stokları belirlemede ana olarak üç yöntem kullanılır.
·   Kontrol grubu
·   Rastgele örnekleme
·   ABC örnekleme

Kontrol Grubu

Kontrol Grubu yönteminde sayılacak stoklar toplam stokları temsil edecek bir küçük grup olarak seçilir ve sürekli aynı malzemeler sık aralıklarla sayılır. Daha çok döngüsel sayım sürecine yeni başlayan işletmelerde döngüsel sayım sürecinin şekillendirilmesi ve kontrolü amaçlı olarak kullanılır. Sayım sürecinde aksaklıkların tespiti ve düzeltilmesi için kullanılır.

Rastgele örnekleme

Sayılacak stokların rastgele seçildiği yöntemdir. Çok sayıda stok türü olan işletmeler için rastgele sayımla ve çok sık aralıklarla sayım yapıldığında makul bir süre içerisinde hemen hemen tüm stokun sayılması sağlanmış olur. Rastgele yönteminde iki farklı yol izlenebilir. Sayılacak stokları tamamen rastgele olarak her sayımda yeniden belirlemek şeklinde bir yol izlenebileceği gibi belli bir dönem boyunca (6 ay, 1 yıl) önceki döngüsel sayımlarda sayılan stoklar hariç tutularak yeni sayımlar için örnekler rastgele seçilmeye devam edilebilir.

ABC örnekleme

ABC örnekleme Pareto Prensibini temel alan örnekleme yöntemidir. Bilindiği üzere Pareto Prensibi der ki, çoğu olay için, etkilerin kabaca % 80'i etkenlerin % 20'sinden kaynaklanır. Döngüsel sayımda ABC örnekleme metodunda da stok doğrulunun %80’i stokların %20’sinden gelir varsayımından hareket edilir. Bu %20’lik stoklar A sınıfını oluşturur. %30’luk kısım B %50’lik kısım ise C sınıfı stoklardır.

Döngüsel sayıma başlamadan önce stokların ABC sınıflandırmalarının yapılması gerekir. Faklı ihtiyaçlara göre farklı kriterler kullanılabilir. Stokların hareket sıklıkları, mali değerleri, satış hacimleri yada hybrid kriterlere göre sınıflandırma yapılabilir. Sınıflandırmanın ardında sınıflandırma sonuçlarına göre A sınıfı stoklar en sık, C sınıfı stoklar daha nadir olarak şekilde bir döngüsel sayım takvimi oluşturulur ve döngüsel sayımlar gerçekleştirilir.
Literatürde sıklıkla adı geçen bu örnekleme yöntemlerinden başka işletme ihtiyaçları ve özellikleri doğrultusunda daha farklı yöntemlerde kurgulanabilir. “Bugün hareket görmüş yarın hareket görmesi beklenmeyen stokların sayılması”, “x günden beri hareket görmeyen stokların sayılması” veya “x adet ve altında stokların sayılması” gibi yöntemlerde hedefe yönelik daha etkili örneklemeler oluşmasını sağlayabilir.

Döngüsel sayımın etkin olması için bazı konulara dikkat edilmesi gerekir. Öncelikle stok doğruluğu ölçme göstergeleri belirlenmelidir. Döngüsel sayımların sıklığı belirlenmeli ve planlanmalıdır. Stokları kimin sayacağı, kime rapor edeceği, gözden geçirmeleri ve önlem üretme işini kimin yapacağı gibi sorumluluklar belirlenmelidir. Sorumlulara döngüsel sayımın temellerini anlamalarını sağlayacak eğitimler verilmelidir. Döngüsel sayımı operasyonun bir parçası haline getirecek şekilde süreçler revize edilmelidir. Stok sahalarının düzeni en az döngüsel sayıma izin verecek ölçüde iyileştirilmelidir. Son olarak sürekli gözden geçirmelerle kazanımlar ve aksayan noktalar değerlendirilmeli ve gerekli değişiklikler gerçekleştirilmelidir.

En başa döner ve özetlemek istersek oldukça büyük maliyetlere katlanarak yatırım yaptığınız ERP/MRP sistemlerinin sağlıklı ve etkin bir şekilde çalışması için stok doğruluğu hayati öneme sahiptir. Stok doğruluğu hedefine ulaşmak içinse sürekli sayım fikri ilk bakışta zor ve yıldırıcı görünse de iyi kurgulanmış ve iyi yönetilen bir döngüsel sayım programı en güçlü araçlardan biridir.