PMI Proje Yöneticisinin Superman Olmasını İstiyor

ABD’de 1989 yılında kurulan Project Management Institute - Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) tarafından verilen PMP (Project Management Professional), dünyanın en prestijli proje yönetimi sertifikası. Böyle kabul edilmesinin en önemli nedeni ise bu alanda kendi metodolojisini geliştirmiş olan PMI’ın sertifika almaya aday olan kişilerde aradığı ön koşullar, tabii tuttuğu zorlu sınav ve sertifika alındıktan sonra da proje yöneticisinin mesleki gelişimine devam ettiğinden emin olmak istemesi. PMP sertifikasını almaya hak kazanan kişiler uluslararası düzeyde, her türlü projeyi yönetecek yetkinliğe sahip olduğunu kanıtlamış olur. 2017 itibari ile Türkiye’de yalnızca 2536 kişide bulunan PMP sertifikasına sahip olmanın önemi ise her geçen gün artıyor. Projelerin başarı ile tamamlanabilmesi için iyi yönetilmesi gerektiğinin farkında olan şirketler ve müşteriler, günümüzde PMI sertifikasını bir ön koşul olarak proje yöneticilerinin önüne sunmaya başladı. PMP sertifikası nedir? PMI bu sertifika için ne gibi ön koşullar sunar? PMP almak için sınava nasıl hazırlanmak gerekir? PMP yolculuğuna yeni başlayanlar için akıllara takılan soruların cevaplarını veriyoruz!

Neden PMP?

Başladığınız proje ne kadar iyi olursa olsun onu doğru şekilde yönetemedikten sonra başarı ile sonuçlanması çok düşük bir olasılıktır. ERP yazılımları içinde bu konu hayati önem taşır. Yazılım ürünü ne kadar iyi olursa olsun hem yazılımı sunan firma hem de müşteri tarafında başarılı bir proje yönetimi yapılmazsa başarıya ulaşmak çok zordur. İstatistiklere göre yanlış proje yönetiminden dolayı ERP projelerinin yüzde 70’i başarısız oluyor. Ne kadar iyi ve uygun bir ürün seçilirse seçilsin proje yönetimi kısmı iyi yönetilmezse şirketlerin yaptıkları yatırımlar hem maddi hem de manevi olarak kayıp oluyor. Oysa doğru proje yönetimi ile projeler her zaman istenen başarıya ulaşır. PMI da bunun için en doğru kılavuz olarak kabul ediliyor. Bilinçli müşteriler, proje yapacakları zaman PMP sahibi uzmanlarla çalıştıklarına emin olmak istiyor. PMP sertifikasına sahip olan uzmanların şirket bünyesinde bulunması, şirketlerin yaptıkları iş konusunda ne kadar yetkin olduklarının da göstergesi haline geldi. PMP sertifikası kurum imajını da yükselten bir şey. Eğer bir şirkette PMI metodolojisine göre proje yöneten PMP sertifikalı bir proje yöneticisi varsa standartları belirlenmiş, izlenecek yol haritası belli, yaptığı projelerde başarıya ulaşan bir firma olduğunuz belgelenmiş olur. 

Sertifikayı Kimler Alabilir?

İyi bir proje yöneticisinin sahip olması gereken özelliklerden, izlenecek yollara, iletişim tekniklerinden kriz tespit ve yönetimine kadar olası tüm konularda doğru olan aksiyonları belirleyen PMI, PMP sertifikasına aday olmaya hak kazanan kişilerin kendi belirlediği aşamaları özümsemelerini bekliyor. Proje yöneticilerinin bu önemli sertifikaya başvurabilmek için PMI tarafından belirlenen ön koşullara uygun olmaları gerekiyor. Buna göre; lise mezunu kişiler en az 60 aylık ve en az 7,500 saatlik, 4 yıllık üniversite derecesine sahip olanların ise son 36 ay içinde ve en az 4,500 saatlik proje deneyimine sahip olması gerekiyor. Ayrıca adayların sınava başvurmadan önce 35 saatlik resmi bir ön eğitime katılması zorunluluğu bulunuyor. Başvuru sırasındaki proje deneyimleri ise tamamen beyana dayalı. PMI bu noktada iş etiği ve güven mekanizması ile hareket ediyor. Kişiler başvuru sırasında özgeçmişlerinde belirttikleri deneyimlerin doğruluğunu sorgulamıyorlar. Ancak random denetleme yetkisini de her zaman elinde tutuyor. Tüm bu şartları yerine getiren adaylar, 2018 fiyatları ile, PMI üyeleri için 404, üye olmayanlar için 555 Amerikan doları ödeyerek sınava başvuruda bulunabiliyor. İlk sınavda başarılı olamayan adaylar ikinci ve üçüncü sınavlarda daha düşük olsa da yeniden ücret ödemek zorunda. Bir yıl içinde üç kez sınavdan başarısız olanların yeniden sınava girebilmek için bir yıl beklemeleri gerekiyor.

PMP Sınavında Neler Var?

Tüm kriterleri yerine getirip sınava girmeye hak kazanan kişileri çoktan seçmeli, 200 sorudan oluşan, dört saatlik bir sınav bekliyor. Bu sorulardan 25’i puanlamayı etkilemeyen, sonraki sınavlarda değerlendirilmek üzere konulmuş, PMI’ın kendini geliştirmek amacı ile hazırladığı sorular ve puanlamaya etkisi bulunmuyor. Sınavı geçebilmek için adayların puanlanan 175 sorudan 106’sına (%61) doğru cevap vermeleri bekleniyor. PMP sınavı çoktan seçmeli olsa da adaylar, çoğu sorunun yoruma dayalı olduğunu unutmamalı. Sınava girenlerler ‘en doğru yaklaşım hangisidir’ diye yöneltilen sorularda dört şıktan üçünün de doğru cevap olduğunu görecektir. En iyiyi, ilk yapılması gerekeni kişinin bulması gerekiyor. Bu nedenle eğer kişi konuya çok hakim değilse ikilemde kalabilir ve yanlış yapabilir. PMI’ın amacı da bunu tespit etmek. Kişi pratikte PMI düzeyine geldiyse en doğru olanı cevaplayabilir. ,

Önceleri yalnızca İngilizce olarak yapılan PMP sınavına artık Türkçe seçeneği de bulunuyor. Ancak yine de dil farkı ve çeviriden dolayı oluşabilecek hatalara karşın adayların mümkün olduğunca İngilizce metinler üzerinden soruları cevaplaması öneriliyor. Türkçe metinleri kontrol etmek amacıyla kullanmak daha doğru olacaktır. Sınavda yanışlar doğruları götürmüyor o nedenle tüm sorular cevaplanabilir. Sınav sonuçları açıklandığında adayın hangi alanlarda güçlü hangilerinde eksik olduğuna ilişkin bir analiz de sunuluyor.

PMI Adaylardan Ne Bekler?

Proje, hangi alanda olduğu fark etmeksizin, başlayıp biten, benzersiz, hedefleri ve çıktıları olan iştir. Kişi, PMI’ın belirlediği ilkelere göre proje yönetiyorsa Başlangıç, Planlama, Yürütme, İzleme ve Kontrol, Kapanış olmak üzere beş proje yönetim sürecini kavramış olmalı. Bunun yanında PMI on farklı proje bilgi alanı ve bu bilgi alanlarının altında bulunan pek çok da süreç adımı belirlemiş durumda. PMI’ın belirlediği;

• Proje Entegrasyon Yönetimi
• Proje Kapsam Yönetimi
• Proje Zaman Yönetimi
• Proje Maliyet Yönetimi
• Proje Kalite Yönetimi
• Proje Kaynak Yönetimi
• Proje İletişim Yönetimi
• Proje Risk Yönetimi
• Proje Tedarik Yönetimi
• Proje Paydaş Yönetimi

olarak belirlenen bilgi alanlarını ezberlemekten ziyade özümsemek ve çalışma biçimi haline getirebilmek adaylar için hayati önem taşıyor. Çünkü PMI yaptığı sınavda kişilerin ne kadar çok bildiklerinin yanında ne kadar tecrübeli olduklarını ve kendi metodolojilerini ne derece özümsediğini de ölçer. Sorular, kişinin bu metodolojileri ve ilkeleri pratikte uygulayıp uygulamadığını ortaya koyacak şekilde hazırlanmıştır. PMI, gerçekten anlayan, özümseyen ve işinde de bunu uygulayan kişilerin sınavda başarılı olacağını varsayıyor. PMI’ın şart koştuğu detaylı süreç ve bilgi alanları proje yöneticilerine gereksiz görünebilir. Buna karşılık PMI, ‘belirlenen metodolojilere uymadan, kestirmeden yapılmaya çalışılan tüm projeler başarısız olmaya mahkumdur’ diyor. PMI’ın da sürekli kendini geliştirdiğini söylemiştik; sürekli yenilenerek yayınlanan referans kitaplar bulunuyor. Şu an en güncel olanı PMBOK 6 (Project Management Book Of Guide) ve bu yılki sınav bu kitaba göre yapılacak. Adaylar süreçler ve bilgi alanları ile ilgili teknik bilgilere bu kitaptan hazırlanabilir. 

Sertifikayı Aldınız, Sonra?

PMP sertifikasını almaya hak kazanan kişiler, proje yöneticiliği konusunda yetkinliğini kanıtlamanın yanı sıra PMI tarafından oluşturulan bir ekosisteme de dahil olurlar. Böylece kişiler kendilerini geliştirebilecekleri, anlık olarak dünyanın her köşesindeki projeleri inceleme şansına sahip olabilecekleri bir dataya erişim imkanı bulurlar. Projelerde en önemli girdilerin geçmiş proje deneyimlerinden öğrenilmiş dersler olduğu düşünüldüğünde bunun katkısı tahmin edilebilir. Ayrıca sınavdan başarılı olmak PMI için yeterli değildir. PMI bunun yaşayan bir süreç olmasını, proje yöneticisinin sürekli olarak kendisini geliştirmesini bekler. Kişiler, üç yıl geçerlilik süresi bulunan PMP sertifikasına sahip olduktan sonra bu üç yıllık süreçte 60 puan PDU (Professional Development Unit) kazanmak zorundadır. Yeterli PDU kazanıldıktan sonra, sertifikanın süresi üç yıl daha uzatılır ve PDU toplama süreci devam eder. Yıl içinde yapılan proje çalışmaları, alınan eğitimler, kısacası yaptığı iş ile ilgili tüm gelişmeler kişiye PDU puanı kazandırır. PMI, proje yöneticilerinin kendilerini geliştirebilmeleri için sürekli motivasyon sağlar.

PROJE YÖNETİCİSİNİ NASIL OLMALI? 

PMI’ın belirlediği metodoloji ve kriterler incelendiğinde bir proje yöneticisinde olması gereken özellikler de tanımlanmış oluyor. PMI proje yöneticilerinin Superman kadar dayanıklı olmalarını bekler. Buna göre;

• Bir proje yöneticisinin işinin yüzde 70’i iletişimi yönetmektir. Çünkü proje yöneticisi yapmaz, yaptırır. Herkesin işini doğru şekilde istenilen zamanda yapmasını sağlaması gerekir. Bunları başarabilmek için de ilişki yönetimini ve insan psikolojisini iyi bilmelidir.
• Proje yöneticilerinin üzerinde çalıştıkları proje ile ilgili teknik tüm konulara hakim olması gerekir. Ayrıca çalışma ile ilgili tüm gelişmeleri titizlikle takip etmek zorundadır. Analiz yapmalı, istatistik tutmalıdır. 
• Proje yöneticisi ekibi ve yöneticileri arasındaki iletişimi kuran kişidir. Bu nedenle kurumsal etik kurallarından ayrılmadan stratejik davranmayı bilmeli, politik olmalıdır.
• Kurum kültüründen ve kurumdaki hiyerarşik yapıdan çok uzaklaşamayacağı için bulunduğu kurum ne olursa olsun belirlenen uluslararası metodolojiler çerçevesinde hareket etmelidir.
• Problem çözme yeteneğinin yüksek olması