Neden ERP sistemine geçmek istiyorum?

Şirketiniz büyüyor, departmanlar genişliyor, süreçler gitgide karmaşık ve yönetilemez hale geliyorsa gelişimi sağlıklı bir şekilde sürdürebilmek ve yönetebilmek için bir ERP sistemine geçiş yapmanın vakti gelmiş demektir. ERP projesi vakit alan, çokça emek isteyen ve maliyetli bir iştir. Öyle ki firmaların girişecekleri en büyük değişim projelerindendir diyebiliriz. Böylesi bir projeye girişen her firma, elbette sonunda büyük başarılar elde etmeyi hayal eder. Ancak pazar araştırmaları gösteriyor ki, ERP projelerindeki başarısızlık oranı yüzde 70’leri buluyor. Böylesi stratejik bir proje için böylesi yüksek başarısızlık istatistiklerinin nedeni ne olabilir? Sorun yalnızca ERP tedarikçisinde ve seçilen ERP çözümünde midir? Yoksa değişime direnç gösteren, gerekli hazırlıklarını tamamlamamış, süreçlerini netleştirmemiş, bir proje yönetimi yaklaşımını gereksiz gören, aceleci şirketlerde mi? Şu bir gerçek ki ERP çözümü ne kadar iyi, ERP tedarikçisi firma ne kadar deneyimli ve yetkin olursa olsun hem tedarikçi hem de müşteri, projede üzerine düşen görevleri etkin yapmadığı sürece hedeflenen başarıyı yakalamak çok zor. ERP sistemine geçiş öncesi kafa karışıklığı yaşayanlar için birkaç önerimiz var.

Bir ERP sistemine gerçekten ihtiyacınız var mı?

ERP yazılımı kullanmaya karar verdiniz ve geçiş sürecini sorunsuz atlatmak istiyorsunuz. O halde projeye başlamadan önce bazı hazırlıkları iyi yaptığınızdan emin olmalısınız. Süreçleriniz net değil, ihtiyaçlarınız belirlenmemiş, bir ERP’den bekledikleriniz ve hedefleriniz tanımlanmamış olabilir. Bu durumda öncelikle ihtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi netleştirmelisiniz. Eğer bir hedefiniz yoksa başarıyı da karşılaştırıp, ölçebileceğiz bir referans noktanız yok demektir. İhtiyaçlarınızı belirlemediyseniz, ERP’den beklentilerinizi, proje gereksinimlerinizi ifade edemezsiniz. Ne istediğinizi tarif edemediğiniz sürece de hiçbir sistem size çözüm üretemeyecektir. 
Niçin bir ERP sistemine geçiş yapmak istediğinizi de iyi biliyor olmalısınız. Bunun pek çok nedeni olabilir. Öncelikle şu soruları kendinize sormalısınız;
•    Rakipler, müşteriler ya da benchmark aldığımız firmalar ERP kullanıyor diye mi ERP sistemine geçiş yapmak istiyoruz?
•    Başkalarının ERP yazılım önerisine mi kulak veriyoruz?
•    Mevcutta kullandığınız yazılımlar bizim için yeterli mi, neden yeterli gelmiyor?
•    Sistemimiz, altyapımız bir ERP geçişine hazır mı? Hazırlamayı hedefliyor muyuz?
•    Üst yönetimin desteği var mı?
•    İhtiyaç kurum içinden, son kullanıcılardan mı geldi, yoksa dayatılan bir karar mı olacak?
•    Yönetsel süreçlerimiz hazır mı?  
•    Hedeflerimiz ve beklentilerimiz net mi?
•    Süreçlerimiz, iş akışlarımız tanımlı ve işliyor mu?
Mevcut sistemlerinin ihtiyaçlarını artık karşılamadığının farkında, net bir şekilde ihtiyaçlarını belirlemiş, doğru ve uzun ömürlü bir çözüm için adım atmaya ve emek harcamaya kararlı firmaların bu farkındalıkla başlatacakları ERP projelerinin başarıya ulaşması her zaman mümkün olacaktır.

Manuel Sistemi Sağlam Olan Dijitale Çabuk Adapte Olur

Süreçlerini netleştirmiş ve sağlıklı işleten, dolayısıyla tanımlı, çalışan sistemlerin olduğu firmalarda, bu sistemi modelleyerek ERP’ye uyarlamak da kolay olur. Henüz süreçlerini oturtmamış firmalar belki de öncelikle bir yönetim danışmanlığı alarak süreçlerini ve süreç beklentilerini netleştirmeli, iş akışlarını tanımlamalılar. Bu çalışmalar ERP projesi öncesi veya ERP projesi ile paralel yürütülürse başarılı sonuçlar almak da daha mümkün olacaktır. 

İhtiyaçlarınızı İyi Belirleyin

ERP sistemine geçiş dönemi öncesi ne kadar iyi hazırlanırsanız o kadar rahat bir ERP geçiş süreci yaşarsınız. Bunun için birkaç farklı yol izleyebilirsiniz:

•    Kurumsal Kaynaklarınızı Kullanabilirsiniz
Aynı sektörde aynı müşteriye iş yapan firmaların bile ihtiyaçları birbirinden çok farklı olabilir. Firmanın içinde, iş süreçlerine hakim, kurum kültürünü iyi bilen, kurumsal kaynak planlaması tecrübesi bulunan çalışanlar ERP proje ekibine mutlaka dahil edilmelidir.

•    Danışmanlık Hizmeti Alabilirsiniz
Eğer firmanın bünyesinde kurum kültürünü ve iş süreçlerini çok iyi bilen birileri yoksa dışarıdan danışmanlık almak da işinize yarayabilir. Hem ihtiyaç analizi hem de ERP seçim sürecinde danışmanlık desteği almak da faydalı bir yol olabilir. 

•    Referans Görüşmeleri ve Ziyaretleri Yapabilirsiniz
Farklı ERP çözümlerini kullanan firmalara referans ziyaretleri yaparak onların proje deneyimlerini öğrenebilir, dersler çıkarabilirsiniz.

•    Bağımsız Araştırma Kuruluşlarının Değerlendirmelerini İnceleyebilirsiniz

GPS, Trovarit gibi uluslararası bağımsız araştırma kuruluşlarının araştırma ve değerlendirme raporlarını inceleyebilirsiniz.