İhtiyaçlara En Uygun ERP Yazılımı Nasıl Seçilir?

Firmaların gelecek için yaptığı en stratejik yatırımlardan biri ERP yazılımı yatırımı. Yoğun emek ve zaman isteyen ve zorlu bir yolcuk olan ERP sistemine geçiş dönemi için iyi bir hazırlık yapılması gerekiyor. ERP için ihtiyaç planlamasını yapmış, hedeflerini belirlenmiş bir firma için en kritik soruların başında ise ‘Hangi ERP yazılımını seçmeliyim?’ geliyor. İhtiyaçlarınızı en iyi şekilde karşılayacak, sizi iyi anlayacak, kriterlerinize uygun bir yazılım bulmakta zorlanıyor, seçim yaparken nelere dikkat etmeniz gerektiği konusunda tereddüt yaşıyorsanız önerilerimize göz atın…

Seçim Kriterlerinizi Belirleyin

ERP arayışına girmeden önce kurumsal ihtiyaçlarınızı detaylı bir biçimde belirlediğinizden emin olmanız gerekir. Bunun ardından atmanız gereken en önemli adım en başta belirlediğiniz bu ihtiyaçlardan doğan bir kriterler listesi oluşturmaktır. ‘Neye ihtiyacım var? Bu ihtiyaçları karşılayacak bir ERP yazılımının hangi kriterlere sahip olması lazım? Bu kriterleri karşılama derecesi ne olmalı?’ sorularının cevabını mutlaka netleştirin. 

Ön Eleme Yapın ve Kısa Liste Oluşturun

Kriterlerinizi belirledikten sonra görüşme yaptığınız ERP yazılım firmalarından RFP (request for proposal) talep edin. RFP’de yer verdiğiniz soruları olabildiğince detaylandırıp, aday tedarikçinin ihtiyaçlarınıza cevap verebilme yetkinliğini ve derecesini ölçün. Aday firmanın ERP yazılım ürününde CRM modülü var mı? Otomatik uyarı, onay vb. mailler gönderilebiliyor mu? Açık kaynak kodlu mu? Bunun gibi gibi kendi ihtiyaçlarınıza yönelik binlerce soru üretebilirsiniz. Aday ERP tedarikçilerine bu formları gönderip, kriterlerinize ne gibi çözümler üretmeyi vaad ettiklerini inceleyebilir, size en uygun olanlar konusunda bir ön eleme yaparak uygun olan tedarikçilerden bir kısa liste oluşturabilirsiniz. 

Uluslararası Yetkinliği Kontrol Edin

Tedarikçi firmanın sahip olduğu uluslararası sertifikalar onun hem ürün hem hizmet kalitesinin bir göstergesidir. Tedarikçinin bu konulardaki farkındalığı, yatırımları ve disiplini önemlidir. Bu nedenle ERP yazılımınızı seçerken şartnamelerinize ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 15504 SPICE / CMMI Yazılım süreç geliştirme ve yetkinlik belirleme seviyesi, TSE 13573 Hizmet Yeterlilik Belgesi gibi sistem sertifikalarını da eklemelisiniz. Böylece seçim kriterlerinizi uluslararası kabul değerleri ile örtüştürmüş olursunuz.

Referans Görüşmeleri Yapın

Bir ERP tedarikçisi kendini ne kadar iyi anlatırsa anlatsın seçim yaparken önemli bir kriter de onu kullanan firmaların o tedarikçi ve ürünü hakkında ne söylediğidir. Bu nedenle mutlaka referans görüşmelerine de gereken önem verilmeli. Referans görüşmelerini yalnızca kendi sektörünüzden firmalarla değil, farklı sektörlerden firmalar ile de yapmakta fayda var. Çünkü ERP firmaları da proje yaparken edindikleri tecrübeleri farklı sektörlerde kullanabilir. Birbirleriyle alakasız gibi görünen sektörlerde edinilen bilgiler birbirini besleyebilir.

Projelerin Başarı Oranlarını İnceleyin

ERP firmasının en iyi uygulamalarını - best practice’lerini incelemek de oldukça önemli. ERP firması pek çok proje yapmış olabilir ancak burada önemli olan bu projelerin ne oranda başarı ile sonuçlandığıdır. ERP yatırımları uzun soluklu, yüksek maliyetli ve zahmetli yatırımlar olduğundan tekrar tekrar yatırım yapma lüksünüz olmayacaktır. Hatalı bir seçim yapıldığında, vazgeçmek daha maliyetli olacağından o ERP ile devam etmek ve -mecburen- kullanmak zorunda kalabilirsiniz. Best practice -  en iyi uygulamalar bu anlamda ERP seçiminizde faydalı olacaktır.

Deneyimleri Göz Önünde Bulundurun

ERP yazılımı seçerken tedarikçi firmanın sektörel deneyimlerine de bakmak faydalı olacaktır. Tedarikçi firmanın çalıştığı sektörlerin çeşitliliği ve yaptığı başarılı projelerin sayısı onun o sektördeki yetkinliğini de gösterir. Ancak unutmamak gerekir ki bazen sizin sektörünüzde hiç tecrübesi olmayan bir firma, size en uygun çözümü de üretebilir. Dolayısıyla tecrübe tek kriter olarak düşünülmemeli ama mutlaka incelenmelidir.