ERP Sistemleri ve Finansal Muhasebe

Finansal muhasebe alanı, şirketler için giderek daha karmaşık hale gelmektedir. Örneğin, işlevi birçok açıdan standard muhasebenin ötesine geçmiştir ve düzenleyici ve dokümansal zorunlulukları içerisinde barındırmaktadır. Özellikle uluslararası şirketler, çeşitli muhasebe standartlarına uygun olarak hissedarlarına finansal tablolarını sunmak zorunda kalmaktadır.

Finansal Muhasebe ve ERP

Finansal muhasebe, genellikle maliyet muhasebesi ile birlikte, tüm kurumsal faaliyetlerin kontrolü ve optimizasyonu için belirleyici bir veri tabanı sağlar. Özellikle diğer faaliyetler bir ERP sisteminde şemalandırıldığında, karar vericiler genellikle finansal muhasebe için hangi yazılımı kullanacaklarını kendilerine sormak zorundadırlar. Finansal muhasebeyi içeren bir ERP sistemi kullanılmalı mı yoksa tek başına bir çözüm kullanmak daha mı iyi olur? Bazı ERP sağlayıcıları kendi tam entegre finansal muhasebesine sahipken, diğer sağlayıcılar ERP sistemlerini harici finansal muhasebe yazılımlarıyla birlikte bir paket olarak pazarlamaktadır.

Tam Entegre ERP Yazılımı

Tam entegre bir finansal muhasebe çözümünün en önemli avantajı: müşteri / satıcı ana verileri, vergi anahtarları, ödeme koşulları vb. gibi temel verilerin yalnızca merkezi olarak bir kez muhafaza edilmesi ve satın alma, satış ve dağıtım ve tabii ki muhasebe gibi çeşitli alanların her zaman standart ve güncel bir temel oluşturmasıdır. Eğer doğru implemente edildiyse, giden faturanın nihai olarak kaydedilmesi veya gelen faturanın ibrazı ile, otomatik bir finansal muhasebe kaydı için tüm bilgiler çoktan temin edilmiş olacaktır. Bazı finans yetkilileri başlangıçta diğer departmanlar arasındaki etkileşimlerin finansal muhasebe departmanı tarafından kontrol edilmeden muhasebe kaydı yapılmasına neden olabileceğinden endişe duyabilirler. Bu kaygı, örneğin, otomatik kayda geçmeden önce geçiş ve doğrulama aşamasında bir kayıt önizlemesi kullanılarak giderilebilir.

Başka bir sorun, temel verilerde finansal muhasebeyle ilgili alanların (örneğin, gelir hesaplarının doğru belirlenmesi için) bakımı ve yönetimi olabilir. Bu husus uygun eğitim, basit yapı ve zorunlu alanların tanımlanması ile karşılanabilir. Alternatif olarak, örneğin, bir makalenin yalnızca muhasebe departmanı tarafından serbest bırakıldıktan sonra (karşılık gelen haklar tayiniyle) kullanılabileceği ve bununla birlikte iş akışını olumsuz yönde etkileyebileceği düşünülebilir.

Standartlara Uygun ERP Yazılımı

Yukarıda belirtilen hususlar sadece ERP sistemine tamamen entegre edilmiş bir finansal muhasebe çözümü için değil, aynı zamanda prensip olarak arabirimler aracılığıyla bağlanan harici finansal muhasebe yazılımı için de geçerlidir. Temel olarak, ERP sisteminin temel verilerde finansal muhasebe ile ilgili tüm alanlara sahip olup olmadığı açıklığa kavuşturulmalıdır. Ek olarak, hangi verilerin arayüzler aracılığıyla senkronizasyonu/aktarımı yapılacağı kontrol edilmelidir (temel veri aktarımı veya sadece işlem verileri?).

Standart arayüzler bu amaç için kullanılabilir mi, yoksa özel programlama gerekli mi? Harici yazılımla yapılan özel programlamanın masrafı harcanan kaynağa değer mi? Ve bir yazılım sağlayıcı bir sürümde arayüzünü değiştirirse ne olur? Dahası, bu kümede, özellikle uygulama sırasında, koordine edilmesi gereken birden fazla yazılım sağlayıcısı ve netcesinde oluşan sürekli bir değişim vardır. Temel olarak, her arabirim ve çalıştırılan her yazılım BT yapısının karmaşıklığını ve bakım çabalarını artırır. Son kullanıcı açısından belirleyici faktör, arayüz aktarıcılarının genellikle günde sadece 1-2 kez görev almasıdır, bu nedenle her zaman bir gecikme olmasıdır. Bununla birlikte, farklı arayüzler ve çeşitli kullanıcılarla da çalışılmalıdır.

ERP ile geç tanışılması veya entegre bir finansal muhasebe de akla gelebilir. Bu durumda, tüm veriler geçiş dönemi boyunca finansal muhasebeye manuel olarak girilmeli veya arayüzler uygulanmalıdır. İlki şirket içi harcamaları içerirken, ikincisi arayüz kurulumu, test ve eğitim nedeniyle uygulama maliyetlerini arttırır. Genel olarak, başka bir yazılıma bağlantı oluşturmak için bir sistemin yapısının aşırı derecede "bükülmesi" önerilmez. Deneyimler, iki programın en büyük ortak paydasının her zaman arabirimler için bulunması gerektiğini göstermiştir, ancak bu genellikle her iki programın esnekliğinde sınırlamalara yol açar.

Tam Entegre ERP'nin Diğer Avantajları

Tam entegre bir finansal muhasebe işlevinin bir diğer önemli avantajı da detaylı erişim seçeneğidir. Satış, satın alma ve muhasebe tek bir sistemde temsil ediliyorsa, gerçek verileri görüntülemek için (örneğin KDV belirleme için performans yeri ile ilgili olarak) belirli bir finansal muhasebe belgesi hakkında muhasebe doğrudan satış faturasın görüntüleyebilir. Açık kalemlere ve bekleyen girişlere ek olarak, daha önce verilmiş olan siparişleri / satış emirlerini hesaba katan eksiksiz bir nakit akışı planlaması bile hem ERP hem de finansal muhasebe verilerine dayanmalıdır.

Bu, teorik olarak arayüzler yoluyla gerçekleştirilebilir gibi görünse de detaya inme seçenekleri sadece tam entegre çözümde mevcuttur (örneğin, olağanüstü yüksek negatif nakit akışı durumunda satın alma talebinin doğrudan çağrılması). Aynı durum hem finansal rakamlar hem de temel satış ve satın alma değerlerinin tek bir çerçeve bütçesinde planlanması durumunda bütçe için de geçerlidir. Son olarak, satış çalışanı tarafından sözleşme görüşmeleri bağlamında bir müşterinin ödeme geçmişinin sorgulanması, ters entegrasyonun bir örneği olarak belirtilebilir.

ERP sistemine tamamen entegre edilmiş finansal muhasebeyi tüm şirketler için en iyi çözüm haline getirir mi? Bu ifade böyle genel bir şekilde yapılamaz. Bazı endüstriler için, şirketteki süreçleri tam olarak görselleştiren ancak kendi finansal muhasebe modülüne sahip olmayan özel ERP sistemleri vardır. Bu durumda, harici bir finansal muhasebe sistemi, belirli süreçlere güçlü bir şekilde uyarlanması gereken entegre finansal muhasebeye sahip bir ERP sisteminden daha yararlı olabilir. Bireysel şirketlerin farklı ERP yazılımı kullandığı ancak finansal muhasebenin merkezi olarak işlendiği kurumsal yapılar / grup şirketleri için de benzer bir tablo ortaya çıkmaktadır. Bağımsız Muhasebe sistemlerinde bile olsa, yapılacak konsolidasynları da göz önüne alarak, grup şirketi seviyesinde yapılacak raporlamalar için mali birlik ve finansal değerlendirmeleri tekilleştirecek dış Muhasebe yazılımları terich edilmelidir. Aynı zamanda, daha karmaşık özel durumlarda standart yönetim ve uzman tavsiyesi daha kolaydır. 

Sonuçta belirleyici faktör, belirli şirket gereksinimleri ile avantajları, dezavantajları ve ayrıca sistemi seçmeden önce maliyetler hakkında net olmak ve gerekirse danışmanlarla birlikte olasılıkları tartmaktır. Böylece şirket için en uygun ve sürdürülebilir bir çözüm bulunabilir.