ERP Sistemine Geçişte Başarının Anahtarı: Doğru Uygulama

İş ahlakının ön planda ve rekabetin yoğun olduğu yeni dünyada, müşterileri adaylarının  ilgisini çekmek, onlarla iletişim kurmak heyecan verici! Ancak bu süreçte çoğu işletme etraflarındaki fırsat sayısı arttıkça rekabetin de arttığı gerçeğini göz ardı eder. Bu rekabet ortamında firmaların kendilerine yardımcı olacak çözümler bulmaları gerekir.

Büyüme ve gelişme yolunda ilerleyen şirketlerin dikkat etmeleri gereken noktalar vardır; bu süreçte entegrasyon ve bilgi akışı gibi kritik konularda sorun yaşanabilir. Bu olası sorunlar da başarıya ulaşma konusunda büyük engeller oluşturur. Bu gibi sorunlar ile başa çıkmada  küçük ve orta ölçekli işletmelerin en büyük yardımcısı ise ERP sistemleri olacaktır. Günümüzde, iş modellerini sağlam temellere oturtmak isteyen firmalar, optimize edilmiş ERP çözümlerini tercih ediyorlar. Firmalara iş süreçleri konusunda destek veren ERP yazılımlarından en iyi performansta yararlanmak isteyen işletmelerin, ERP sistemini kendi iş süreçlerine en iyi şekilde adapte ettiklerinden emin olmaları gerekir.

Bir ERP Çözümü Firmalara Nasıl Yardımcı Olur?

İş süreçlerinin bir ERP çözümünü ile yönetilmesi, işletmelerin aynı anda birçok açıdan büyümesine yardımcı olabilir. ERP yazılımları, envanter yönetimi ve tedarik zinciri operasyonlarının daha iyi yönetilmesinden müşteri ilişkilerinin doğru ilerletilmesine kadar pek çok konuda şirketlere destek olarak çalışmalarını üst seviyelere taşımalarını sağlar. Ancak Garter raporuna göre ERP projelerinin yüzde 75'inden fazlası başarısızlıkla sonuçlanır. Bunun en önemli nedeni ise ERP sistemine geçişte projenin yanlış doğru adımların izlenmemesidir. Hatalı uygulama, yapılan bu önemli yatırımın büyük bir kayba dönüşmesine neden olabilir! Eğer ERP sistemi firmaların iş süreçlerine planlı ve stratejik bir yaklaşım ile uygulanmazsa sistemden maksimum verimi sağlamak imkansız hale gelir.

Bir ERP projesinin doğru yönetilebilmesi için çeşitli aşamaların izlenmesi gerekir:

Proje Planlama: Proje Planlama, ERP yönetiminin uygulama sürecinde ilk ve genellikle en kritik aşamadır. Bu aşama; strateji planlama, proje araştırması, uygulama için bir proje yönetim planı oluşturma ve daha sonra aşamanın kapanması süreçlerini içerir. Bir operasyonda, son hedef ve pratik beklentileri en baştan belirlemek, başarıyı yakalamanın en ideal yoludur. Bu nedenle, projeye başlamadan önce ekiplerin toplantılar yapması ve devamında bir proje planı oluşturmaları gerekir. Bu önemli aşama dikkatli şekilde gerçekleştirilmediğinde ERP sistemi sağlam temeller üzerine kurulamaz.

Kavramsallaştırma: Projenin planlanması tamamlandıktan sonra, projeyi kavramsallaştırma aşamasına geçilmelidir. Bu aşamada ise ele alınması gereken en önemli hususlardan bazıları iş gereklilikleri, ERP atölyesi, ana veri şablonlarının devredilmesi, veri toplama, proje araştırması ve faz kapatma olarak sıralanabilir. Uygun ekip çalışması ve koordinasyon olmadan, bu görevlerin hiçbiri tamamlanamaz ve bu da ERP sistemine geçiş sürecinin verimsiz olması anlamına gelir.

Gerçekleşme: Hem çözüm sağlayıcısı hem de müşteri üzerinde bir anlaşmaya varıldıktan sonra, projenin pratik bir şekilde gerçekleştirilmesi önemlidir. Bu aşamada, söz konusu ERP çözümünün firmaya göre kişiselleştirilmesi gerekir. Kullanıcı el kitabı ve yazılımla ilgili diğer belgeler oluşturulmalı ve müşteri gereksinimlerinin karşılanıp karşılanmadığı kontrol edilmelidir. İş gereksinimlerine yönelik özel ihtiyaçlar raporlandıktan sonra özelleştirilmiş bir çözüm elde etmek, ERP sisteminden optimum performans elde etmek için en önemli adımlardan biridir.

Canlı Kullanım Hazırlığı: Planlama, kavramsallaştırma ve gerçekleştirme aşamaları doğru yapıldığında, firmalar canlı kullanım hazırlığına geçmeye hazır olurlar. Bu aşamada da ilk ve en önemli adım, canlı kullanım için bir plan oluşturmaktır. Bir plan olmadan, dahil olan bireysel süreçlerin hiçbiri verimli bir şekilde çalıştırılamaz. Ana veri toplama, sistemin devreye alınması, çalışan ve personel eğitimi, kullanıcı kabul testi ve daha benzeri önemli işlemler uygulanmalıdır. Çoğu şirketin atladığı bir diğer önemli adım ise ERP'nin verimli çalışabilmesi için sistemlerinin hatasız olduğunu test etmektir. Bunun için de mutlaka kullanıcı geri bildirimleri toplanmalı ve süreç araştırması yapılmalıdır.

Canlı Kullanım Desteği: Bu aşama, ERP uygulamasında sisteminin son kurulum aşamasının başlatılmasını ve işletmeler için destek kanallarının tasarlanmasını içeren son adımdır. Müşteri desteğini minimum seviyede tutan diğer hizmetlerden farklı olarak ERP sistemi, güçlü bir müşteri destek kanalı gerektirir. Bu nedenle firmalar, ERP sistemlerinin müşteri hizmetleri konusunda iyi tasarlanmış bir modüle sahip olduğundan emin olmalı.

Firmalar için son derece önemli bir yatırım olan ERP çözümleri, geliştirilmesi ve uygulanması kolay sistemler değildir. Bu nedenle, uygulama sürecinde yukarıda belirtilen her aşama, hedeflenen sonuçları elde etmek için büyük bir titizlikle gerçekleştirilmelidir.

ERP sisteminin doğru bir şekilde uygulanabilmesi için hangi adımların izlenmesi gerektiğini ve bunların ne kadar önemli olduğunu sıraladık. Bu konuda aklınıza takılan sorular olursa IAS yetkilileri ile sales_tr@caniaserp.com mail adresin ya da (212) 465 65 60 numaralı telefon aracılığı ile iletişim kurabilirsiniz.