Başarılı Bir Proje İçin 'ERP Piramidi Modeli'

"Maslow'un İhtiyaçlar Hiyerarşisi" insanların gereksinimlerini incelemek amacıyla Psikolog Abraham Maslow tarafından oluşturulan bir teoridir. Maslow, insan ihtiyaçlarını 5 ana kategoriye (fizyolojik, güvenlik, sosyal, saygınlık, kendini gerçekleştirme) ayırmış ve aralarındaki ilişkiyi açıklamıştır. Maslow'a göre öncelikle alt seviyelerdeki ihtiyaçları karşıladıktan sonra adım adım üst seviyelerdeki ihtiyaçlara doğru ilerlenir. İhtiyaçlar Hiyerarşisi, insanların motivasyon kaynaklarını ve davranışlarını açıklayan bir kuram olarak halen kullanılmaktadır.

Bu teoriden esinlenerek, işletmelerin ERP sistemlerine yaklaşımlarına yardımcı olacak bir "ERP Piramidi Modeli" oluşturabiliriz. ERP (Enterprise Resource Planning - Kurumsal Kaynak Planlama) sistemlerinin barındırdığı uygulamalar entegre ve bağlantılı olarak çalışırlar. Bu bağlantıların çoğunluğu yatay hiyerarşi içindeyken bir kısmı da dikey ilerleme gerektiren yapıdadır. 

Bir piramidin basamaklarını andıran bu yapıyı, birbirinin üzerinde yükselen seviyeler olarak betimleyebiliriz. Genellikle, bir alt seviyedeki gereklilik ve kriterleri sağlamadan bir sonraki seviyeye geçilemez. Alt seviyedeki gereksinimleri karşılamadan bir üst seviyeye devam edilen durumlarda sağlıklı bir ERP uyarlaması ve proje ilerlemesi gerçekleşmeyecektir.

6 seviyeli ERP Piramidi modelini aşağıdaki başlıklar halinde özetleyelim : 

1. Seviye : Kavramlar & Standartlar

Piramidin en alt seviyesinde bulunan bu basamak aynı zamanda en fazla alanı kaplamaktadır. Bu seviye bir ERP modülü veya uygulamasını içermez, daha çok işletmenin ERP felsefesine olan yaklaşımını temsil etmektedir. Üzerinde kat kat yükselen diğer basamakların tüm yükünü omuzlayan ilk seviyenin bileşenleri şunlardır:

• İşletmedeki tüm departmanların ERP bilincine ve temel kavramlarına sahip olması
• Organizasyondaki görev paylaşımlarının belirli ve tanımlı olması
• Mevcut işleyişin, süreç adımlarının, gereksinim ve ihtiyaçların ortaya çıkarılması
• ERP dönüşümünde görev alacak bir proje ekibinin ve anahtar kullanıcıların olması

Şüphesiz, yukarıda sayılan tüm bileşenlerin kusursuz olması şart değil. Bazı bileşenler ilerleyen seviyelerde daha iyi anlaşılacak ve işletme genelinde daha derinliğine benimsenecektir. Ancak, ilk seviyedeki bileşenlerin belirgin zayıflığı veya eksikliği, sonraki seviyelerde ilerlerken aksamalara neden olacaktır. 

2. Seviye : Temel Veriler

Temel veriler, ERP sistemindeki tüm uygulamalara girdi sağlayan unsurlardır. ERP modüllerinde belge/kayıt oluşturmak için ihtiyaç duyulan temel veriler, sistemin etkin çalışması için zorunludur. Örneğin; sistemde bir "Satınalma Siparişi" oluşturmak için; malzeme temel verisi, tedarikçi bilgisi, satınalma fiyatı vb. bilgilere ihtiyacımız vardır.

ERP sistemlerinde yer alan başlıca Temel Veri kategorileri şunlardır:

• Malzeme Temel Verileri (hammadde, yarı mamül, ürün, ticari malzeme vb.)
• Müşteri & Tedarikçi Temel Verileri
• Maliyet (Masraf) Merkezleri
• Üretim İş Merkezleri
• Ürün Ağaçları (BOM)
• Üretim Operasyonları ve Rotalar
• Depo & Stok Yeri (Raf) Tanımları
• Satış & Satınalma Fiyat Listeleri

Temel verilerin tasarımı, kurgulanması ve yönetimi ERP projelerindeki kritik başarı faktörlerinden biridir. Hatalı tasarlanan veya sisteme eksik aktarılan temel veriler, diğer tüm modüllerin işleyişini olumsuz etkileyecektir. Piramidin sonraki basamaklarına doğru sağlam adımlarla ilerlemek için temel verilerin doğru şekilde tasarlanması ve yönetilmesi gerekir.

3. Seviye : Ana Süreçler

Bu seviyede artık ERP sistemindeki modülleri çalıştırmaya başlayabiliriz. Ana süreçler basamağında esas olarak ERP'nin klasik çerçevesi içindeki modüller yer almaktadır. Her modül için tanımlama, uyarlama, süreç tasarımı, devreye alma faaliyetleri yürütülür. Bu süreçler, iyi tasarlanmış temel verilerle beslenir ve ana süreçlerin devreye alınmasıyla ERP'nin ilk getirileri görülmeye başlanır. Bu aşamadan sonra hedefimiz ERP sisteminden beklenen gerçek faydalara erişmek olmalıdır. 

Bu başlık için örnek verilebilecek ana süreçler (modüller) şunlardır :

• Satış Yönetimi
• Satınalma Yönetimi
• Muhasebe & Finans
• Üretim & Planlama
• Kalite Kontrol
• Depo ve Stok Yönetimi

4. Seviye : Üst Süreçler

Üst süreçler basamağında, temel veriler ve ana süreçlerin üzerinde yükselen ileri uygulamalar yer almaktadır. Bu seviyede devreye alınan modüllere dair aşağıdaki şekilde örnekler verebiliriz:

• MRP - Malzeme İhtiyaç Planlaması: Sistem üzerinden malzeme ihtiyaçlarını hesaplamak için; satınalma, satış, stok yönetimi, üretim modüllerinin aktif kullanılıyor olması ve güncel bilgi sağlaması gereklidir.
• Standart Maliyet: Tahmini veya öngörülen maliyet hesabı olarak da nitelendirebileceğimiz standart maliyet için; ürün ağaçları, satınalma fiyatları, rota operasyonları, standart süreler, birim aktivite maliyeti bilgilerine ihtiyaç vardır.
• Tedarikçi Değerlendirme: Tedarikçilerimize belirli kriterlerde puan vermek ve değerlendirme yapabilmek için; tedarikçi kartı, satınalma siparişleri, irsaliye girişleri, giriş kalite kontrol süreçlerine ait bilgilere gerek olacaktır.

Ayrıca "Gerçekleşen (fiili) Maliyet" hesaplaması, sistem üzerinde baştan sona izlenebilirlik, kapasite planlama, ileri çizelgeleme süreçlerinin devreye alınması için diğer modüllerden sağlanacak verilere ihtiyaç vardır. Üst süreçler, piramidin alt basamaklarında oluşan verilerden beslenen ve onların üzerinde yükselen yapılardır. 

5. Seviye : Yönetim Raporları

ERP sistemlerinin en büyük faydalarından olan yönetim raporları ve iş zekası uygulamaları 5.seviyede yer almaktadır. Tüm kullanıcıların oluşturduğu veriler; yorumlanabilir bilgiye, özet raporlara ve anlamlı bir sonuca dönüştürülür. Bu dönüşümü gerçekleştirmek için gerekli olan raporlar tasarlanır ve yönetim kademesinin kullanımına sunulur. ERP'nin bir "Karar Destek Sistemi" olması için raporlama uygulamaları "İş Zekası" araçları ile desteklenebilir. Yönetim raporlarının alınması ile diğer basamakların ilişkisini daha iyi anlamak için şu senaryolara göz atalım:

• Malzeme stok ve tutarlarını güncel olarak raporlamanın önündeki engel, ikinci basamaktaki temel verilere ait bir aksaklık olabilir.
• Gerçekleşen maliyetleri doğru hesaplamak için ilk basamaktaki anahtar kullanıcılarımıza daha detaylı eğitim vermek gerekebilir.
• Bir yönetim raporunu doğru şekilde alabilmenin çözümü, farklı basamaktaki bir zayıflığı gidermekle sağlanabilir.

Örnekler çoğaltılabilir, konunun esasında ERP sistemindeki bileşenlerin birbiri ile tam entegre yapıları yer almaktadır. Problemlerin esas kaynağı diğer basamaklar olabilir.

6. Seviye : Sürekli İyileştirme

Yazının başında bahsettiğimiz "Maslow'un İhtiyaçlar Hiyerarşisi" bireyler için geçerlidir ve en üst basamağı "Kendini Gerçekleştirme" olarak tanımlanmıştır. Bu seviyenin kurumsal yapıdaki karşılığı, ERP sisteminden beklenen tüm faydaların alındığı en üst basamak olarak görülebilir. Bu seviyede gerçekleştirilen faaliyetler şunlardır:

• Devreye alınan süreçlerin kontrolü, süreç iyileştirme çalışmaları
• ERP sisteminde oluşan verilerin kontrolü ve veri kalitesinin arttırılması
• Yeni süreç ve modüllerin devreye alınması
• ERP sisteminden edinilen faydaların sürekli ve kalıcı olmasının sağlanması

Bu aşamada dikkat edilecek husus, alt basamaklarda oluşacak bir zayıflığın anında fark edilmesi ve önlem alınmasıdır. Hangi basamakta ne tür aksaklıkların olduğunu tespit etmek ve bunları düzeltmek, sürekli iyileştirme faaliyetlerinin bir parçası olarak görülmelidir. 

Sonuç:

ERP yolculuğuna hazırlanan veya mevcut ERP sisteminden daha etkin faydalanmak isteyen bir işletme, bu seviyeler bazında bir değerlendirme yaparak hedeflerini ve stratejisini daha net belirleyebilir. Piramidin zayıf olan basamaklarındaki eksikleri gidermek, üst seviyelere doğru çıkmak için zorunlu bir ihtiyaçtır.

Güçlü ve kalıcı bir ERP sistemi kurmak için sağlam adımlarla ilerlemek büyük avantaj yaratacaktır. İşletmelerin, ilk deniz dalgası ile yıkılacak kumdan kaleler inşa etmek yerine, sağlam ve sürekli güçlenen ERP sistemleri kurmak için çaba göstermelerini diliyorum.

Hazırlayan: Kaya METİNKAYA / IAS İzmir Danışmanlık Yöneticisi
Linkedin: https://tr.linkedin.com/in/kaya-metinkaya-pmp-b3054b45

Yararlanılan Kaynaklar:

Maslow's Hierarchy of Needs Explained - thoughtco.com/maslows-hierarchy-of-needs

Capability Maturity Models and ERP - erpsolutions.net/capability-maturity-models

Data, Information, Knowledge and Wisdom -  systems-thinking.org/dikw