Tempo Pompa caniasERP ile Büyümeye Devam Ediyor

caniasERP'nin Hızı ve Esnekliğiyle Tanışan TEMPO Pompa - Vana, Tüm Firmaların Bir ERP Yazılımına Sahip Olmalarının Şart Olduğunu Savunuyor

"Artık canias çıktısı olmadan önüme gelen hiçbir dokümanı imzalamıyorum" diyerek sohbete başlayan TEMPO Pompa - Vana Sanayii Fabrika Müdürü Tuğcan Özcan ile canias ERP hakkında çok özel bir söyleşi gerçekleştirdik. Küçük bir atölyeden, 10.000 m²lik üretim tesisine geçmeyi başarmış olan TEMPO"nun, başarıyla devam eden caniasERP serüvenini Tuğcan Bey"den dinledik...

IAS: Kısaca TEMPO Pompa - Vana"dan Bahsedebilir misiniz?

Tuğcan Özcan : TEMPO Pompa - Vana Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi, 1974 yılında aynı bölümden sınıf arkadaşı olan iki girişimci genç mühendisin sadece bir masa ve sandalye ile kurduğu bir firmadır. Geçmiş yıllara baktığımızda, ilk olarak ticari hayatımıza mühendislik ve müşavirlik hizmetleri ile başlamış bir firmayız.

O zamanlarda Türkiye"de su temini projelerinde (tarımsal sulama, içme suyu, arıtma ve kanalizasyon gibi ) ciddi bir ekipman ve bilgi eksikliği göze çarpmaktaydı. Türkiye"de üretim çok kısıtlı olduğundan genelde yurt dışından ithal edilen ürünler bu projelerde kullanılmaktaydı. TEMPO olarak ticari hayatımıza, Türkiye"de üretim yapan bir pompa fabrikasının temsilciliğini alarak başladık. Yani ilk başlarda TEMPO"da gerçekleştirdiğimiz bir üretimimiz mevcut değildi.

1980 yılında, temsilciliğini aldığımız pompa firmasının yapmış olduğu ürünlere ek olarak biz de kendi vanalarımızı üretmeye başladık. Çünkü pompanın var olduğu her yerde vanalar mutlaka olmak zorundadır; zira bir akışkanı bir noktadan bir noktaya nakletmek istediğinizde bu ekipmanları kullanmak zorundasınız. 1984 yılında bulunduğumuz 100 m²"lik atölyeden ayrıldık ve OSTİM"e taşındık. OSTİM"deki üretim alanımız ortalama 400 m² civarındaydı ve üretimlerimiz artarak devam etti. Ardından temsilciliğini aldığımız firmanın ortadan kalkmasıyla biz pompa üretimine de geçmiş olduk. 1993 yılında, şu anda içinde bulunduğumuz ve toplam 10.000 m² alan üzerine kurulu fabrikamıza taşındık ve sürekli ürün portföyümüzü genişleterek bu günlere geldik.

IAS: TEMPO olarak bir ERP arayışına girmenizin sebepleri nelerdi?

Tuğcan Özcan: Ben bu firmada 8,5 yıldır görev yapmaktayım. İlk başladığımda, firmada bir ISO9001 Kalite Sistem Belgesi vardı ancak organizasyonda önemli eksiklikler bulunmaktaydı. Ürün Geliştirme Mühendisi olarak başladığım TEMPO"da öncelikle bir AR-GE Departmanı kurduk çünkü yapılması planlanan çok fazla geliştirme vardı. Bu departmandaki çalışmaları oturttuktan sonra satınalma departmanının başına geçtim ve düzenli işleyen bir satınalma yapısı kurduk. Bu süreçleri toparlamaya çalışırken en önemli eksiğimizin bir kurumsal kaynak planlama programımızın olmayışı olduğunu gördük. Biz caniasERP'la 2010 yılında tanıştık ve açık yüreklilikle söyleyebilirim ki, işe başladığım günden bu yana canias olmadan geçen 7 yıl çok daha verimli ve planlı olabilirdi. Eğer daha öncesinde bunun farkına varabilseydik, şu anda çok daha farklı bir noktada olabilirdik.

IAS: ERP Arayışınız bildiğimiz kadarıyla uzunca bir zaman aldı. caniasERP'de karar kılmanız en temel sebebi neydi?

Tuğcan Özcan: Biz caniasERP'ye geçmeden önce ERP yazılımı olduğunu iddia eden başka bir yazılım zaten kullanıyorduk. Bu memnuniyetsizliğimizin ardından ben 4-5 yıl kadar, bizim için uygun olabilecek ve firma yapımıza fayda sağlayabilecek bir ERP yazılımı aradım. Bu süre zarfında neredeyse tüm ERP firmalarıyla görüşüp, ürünlerini inceleyip fiyatlar aldım. Hatta sanayicilikle uğraşan firmaların kendi bünyelerinde geliştirdiği ERP sistemlerini bile inceledik. caniasERP'yle tanıştıktan sonra tüm arayışımızı sona erdirerek "işte budur" dedik ve programı satın aldık. Bu kararımızdaki kilit nokta, piyasada var olan ve yaygın olarak kullanılan diğer yazılımların neredeyse hepsinin seri üretime yönelik olduğunu görmemiz oldu. Seri üretimde bildiğiniz gibi miktarlar yüksek ancak çeşitlilik azdır; TEMPO"da ise seri üretim çok çeşitli varyasyonlarda yapılmak zorunda. Bu nedenle bize olabildiğince esnek, yani kendimizin de üzerinde değişiklikler yapabileceği bir program gerekiyordu. caniasERP bu özelliğiyle bizim ihtiyacımıza tam anlamıyla cevap vermiş oldu.

Bir önemli detaydan daha bahsetmek istiyorum. Bir ERP yazılımı satın alabilirsiniz, bunu herkes yapabilir ancak yazılımın seçim süreci dışında alacağınız danışmanlığın da büyük önem taşıdığını sonradan fark ettik. Biz bu noktada kendimizi şanslı sayıyoruz çünkü IAS"nin çözüm ortağı olan Bütün Bilgi İşlem bize bu konuda çok ciddi katkılar sağladı. Tüm ihtiyaçlarımızı anlayarak ufkumuzu genişlettiler. Kendilerine destekleri için bir kez daha teşekkür etmek istiyorum. Bir ERP sistemi aldığınızda sistem ne kadar iyi ve kaliteli olursa olsun, eğer iyi bir danışmanlık hizmeti almazsanız, o proje bence ciddi başarısızlıkla tamamlanır.

IAS: ERP Sistemine geçtikten sonra caniasERP firmanıza ne gibi faydalar sağladı?

Tuğcan Özcan: Bizim ERP"ye geçerken hedefimiz; satış, satınalma, planlama, üretim, kalite, lojistik, depo yönetimi, muhasebe, finans, insan kaynakları departmanlarımızı aynı veritabanında ve platformda toplamaktı. Bütün bilgilerimizin öncelikle sisteme girilmesi gerektiğinin bilinciyle bu işe başladık ve her departmandan kendine ait bilgileri kullanarak işlerini sistem içerisine kaydetmesini istedik. Bu sayede şirket yöneticileri olarak bizler personelimizin çalışmalarını nasıl yürüttüğünü rahatlıkla görebilecektik ve bu da yapılan işlere bir şeffaflık kazandıracaktı. Buna ek olarak yapılan işlerin hızını, kalitesini ve terminlerini görerek verimlilik ve performans analizini yapabilir hale gelecektik. ERP"ye geçmekteki başlıca amaçlarımız bu şekildeydi. Kısaca bir örnekleme yapmak gerekirse; bizim burada bir bilgisayarımız vardı ama kötü bir işletim sistemi kullanıyorduk yani bilgisayarın kapasitesi iyi fakat işletim sistemi kötüydü. Burada firmayı bilgisayara benzetecek olursak ne kadar iyi bir işletim sisteminiz yani ERP"niz olursa, bilgisayarınızdan o kadar iyi verim alırsınız. Biz de caniasERP sayesinde bu verimliliğe ulaşmayı hedefledik.

Bizim için en önemli olan konulardan biri de şirketin devamlılığı ve sürekliliği. Böyle bir sistemin her ticari firma için şart olduğunu düşünüyorum. caniasERP sayesinde şirketimizin devamlılığına olan inancımız daha da güçlendi.

Daha spesifik olarak örnekler vermek gerekirse, eskiden günde 10 tane satınalma siparişi açabiliyorken, caniasERP'den sonra hızlı veri girişi yapabilme özelliği sayesinde bu sayıyı 150"lere kadar yükseltebildik. Yine aynı mantıkla yaklaşacak olursak, caniasERP'ye geçtiğimizden beri toplamda 190.000 adet malzeme kartı açtık. Proje tamamlandığı zaman bu sayının 220.000"i aşacağını öngörüyoruz. Firmamıza özel MIS ekranlarımızı oluşturduk ve bu sayede sistem üzerinden tek tuşla ihtiyaç duyduğumuz bilgilere ulaşabiliyoruz. Aynı zamanda satışa, finansa ve planlamaya yönelik özel ekranlarımız da mevcut. Eskinden excel tablosu ya da pdf olarak muhasebeden ve üretim planlamadan mail yoluyla gerekli rapor ve bilgileri bana göndermelerini isterken şu anda sistemden, her türlü detayı tek tuşla görebiliyorum. caniasERP bu bağlamda bizlerin gereksiz vakit kaybını da önlemiş oldu.

TEMPO Pompa - Vana, içinde bulunduğu sektör itibariyle müşterilerinin isteklerine göre çok çeşitli ürün üretmek zorunda olan bir yapıda. Ürünlerimizde çok fazla konfigürasyon var. Çeşit arttıkça ve parçalar varyasyonlu hale geldikçe bunları takip etmek ve yönetmek oldukça zorlaşıyor. Akışkan tipi değişebiliyor, uygulama alanı değişebiliyor, şartnameler değişebiliyor. Bunun için caniasERP'nin sunduğu esneklik bizim için çok önemliydi ve yazılımın içindeki varyant sistemi bizim bu talebimize çok iyi cevap verdi. Şu anda caniasERP sayesinde aradığımız bilgiye en doğru şekilde kolaylıkla ulaşabiliyoruz.

IAS: İlerleyen günlerde caniasERP sayesinde yapmayı planladıklarınızdan biraz bahsedebilir misiniz?

Tuğcan Özcan: caniasERP'ye geçiş sürecimizde ve canlı kullanıma geçmeden önceki süreçte biz kendi firmamız adına ciddi bir SWOT analizini de yapmış olduk. Sisteme girişler yapılırken dahi tüm süreçleri daha net görebildik ve güçlü yanlarımızı, fırsatları ve de zayıf yönlerimizi tespit edebildik. caniasERP'yi kullanmaya başladıktan sonra ise hedeflerimiz çok daha somut bir hale büründü. İlerleyen günlerde gerçekleştirmek istediğimiz hedefleri de şöyle sıralayabilirim. Şu anda sistem üzerinden stok takibi yapabiliyoruz ama bunu daha da geliştirip barkod sistemi kurmak istiyoruz. Temel amacımız üretime, montaja, teste ve depoya dokunmatik istasyonlar koyarak giriş ve çıkışların buradan yapılmasını sağlamak.

TEMPO Pompa - Vana olarak ihtiyacını duyduğumuz diğer bir modül ise maliyetlendirme modülü. Gerçekleştirdiğimiz ürünler çok çeşitli olunca, değişken maliyetler ortaya çıkıyor. Piyasa şartları çok sık değişiyor ve müşteri talebine göre çok değişik varyantlarda üretim yaptığımız için, her birinin maliyetini ayrı ayrı çok kısa sürede hesaplamamız ve işlem sürelerini görebilmemiz gerekiyor. Bu nedenle maliyet modülü bizim için çok önemli ve en kısa sürede bunu da hayata geçirmeyi planlıyoruz. Tabi bunlarla beraber kullanıcı artırımına da ihtiyacımız olacak.

IAS: İnsanların özelikle profesyonel hayatta alışkanlıklarından vazgeçmesi zor oluyor. Siz ERP sistemine geçtikten sonra herhangi bir kullanıcı direnciyle karşılaştınız mı?

Tuğcan Özcan: Sürecin asıl zorluğu sizin de dediğiniz gibi insanların yerleşmiş olan iş yapma alışkanlıklarının değiştirilmesinden kaynaklanıyor. Açıkçası bizim için çok zor bir geçiş olmadı. Bana göre bu durum sosyokültürel seviyeyle de yakında alakalı. Firma kültürü yükseldikçe bu geçişe karşı olan direnç daha da azalacaktır ama mutlaka az da olsa bir direnç mutlaka olacaktır. Örneğin firmamızda haftada iki gün hiç değişmeyen ve herkesin katıldığı rutin toplantıları yapıyoruz. Bunlardan biri sipariş ve üretim toplantısıdır bir diğeri ise kalite toplantısıdır. caniasERP ile ilgili koyduğumuz tüm hedefler ve sistem üzerinden yapılacak işler mutlaka bu toplantıda her hafta gündeme gelir ve yenilenir, terminlere uyup uyulmadığı gözden geçirilir. Biz bu sayede ilgili dirençleri minimuma indirgeyebildik diye düşünüyorum. Örneğin ben artık caniasERP çıktısı dışında önüme gelen hiçbir belgeyi kesinlikle imzalamıyorum. Biz caniasERPla şirket olarak bütünleşmiş durumdayız.

IAS: Peki henüz yeni ERP arayışına başlamış olan bir firmaya ne gibi tavsiyelerde bulunabilirsiniz?

Tuğcan Özcan: Bana kalırsa ERP arayışına girmiş bir firmanın öncelikle yapması gereken, kendini tanıyarak güçlü ve zayıf yönlerini ortaya koymaları olmalıdır. Bununla beraber işleyişteki süreçleri net bir şekilde çıkartmaları da büyük faydalar sağlayacaktır. Bu sayede kendilerine uygun en iyi yazılımı rahatlıkla bulabileceklerdir. Ama unutulmaması gereken bir konu da şudur ki, ERP sistemini almakla iş bitmiyor, danışmanlığın ve ekip çalışmasının burada çok büyük bir payı var.

IAS: Eklemek istediğiniz farklı bir konu var mı?

Tuğcan Özcan: Günümüz şartlarına baktığımızda sanayicilik anlamında eskiden yaşanan zorluklar mevcut değil belki; bilgisayar kullanabiliyor, batılı ve bazen de Uzakdoğu kökenli kalite yönetim sistemleri sayesinde işlerimizi denetim altına alabiliyoruz. Ancak yepyeni zorluklarımız var ve bunlardan ilkini içerde yaşadığımız haklı / haksız rekabet olarak sayabilirim. İkinci olarak da başta Çin olmak üzere işgücü, enerjisi ve hammaddesi ucuz olan ülkelerin Türkiye"de ürünlerini kolaylıkla dolaştırabilmesi konusu var. Dolayısıyla sanayiciler eskiden olmadığı kadar verimli olmak zorunda, maliyetlerini bilmek zorunda, süreçlerine hakim olmak zorunda ve bunu yapabilmeleri için de bir Kurumsal Kaynak Yönetimi programına ihtiyaçları var. Nasıl artık muhasebe defterde tutulmuyorsa ve yazılımlar bunu kolaylaştırdıysa, üretim yapan veya yapmayan bütün firmaların kendi ihtiyaç duyduğu modüllere sahip bir ERP yazılımını edinmelerinin şart olduğunu düşünüyorum. Bu şekilde kaliteli, verimli, özgün ürünler ve hizmetler ortaya koyabilir, azami müşteri memnuniyetini sağlayabiliriz. İnovasyon yapmayan, planlaması eksik olan, süreçlerini ve maliyetlerini kontrol edemeyen kobilerin ayakta kalmaları gitgide zorlaşıyor. ERP bu noktada çok önemli bir yere sahip.