Tavsan'ın caniasERP'ye Geçiş Öyküsü

1970'li yıllardan bu yana tavukçuluk sektörünün mihenk taşlarından biri olarak ticari hayatına devam eden Tavsan'ın Genel Müdürü Hilmi Bilgin ile, caniasERP'ye geçiş öyküsü hakkında bir söyleşi gerçekleştirdik. Projeyi henüz yeni olarak nitelendirmesine karşın, canias ERP sayesinde kısa sürede birçok başarıya imza attıklarını söyleyen Hilmi Bey, caniasERP projesinin tüm detaylarını sizler için anlatıyor...

IAS: Öncelikle bizlere Tavsan'dan kısaca bahsedebilir misiniz?

Hilmi Bilgin: Tavsan'ın ilk temellerinin atılışı 1970'li yıllara kadar dayanıyor aslında. Cemalettin Bilgin tarafından 1975 yılında kurulan Tavsan, ilk olarak tavukçuluk sektörüne suluk üreterek ticari hayatına başlamıştır. Gelişen Türkiye ve tavukçuluk sektörüyle beraber Tavsan da gelişerek, tavuk kümeslerinin yemlemesinden aydınlatmasına, havalandırmasından yem nakil sistemlerine kadar tavukçuluk sektörünün ihtiyacı olan tüm ekipmanların üretimini bünyesinde gerçekleştirmeye başlamıştır. 1986 yılından bu yana, Dudullu Organize Sanayi Bölgesinde bulunan ve 9000m²'si kapalı olmak üzere toplam 15.000m²'lik üretim tesisimizde, tüm tavukçuluk sektörüne hizmet veriyoruz. Bunun yanı sıra Adapazarı Hendek'te de 2500m²'lik Plastik Enjeksiyon Üretim Tesisimiz bulunuyor.

Tavsan'ın bu gününe baktığımızda, Türkiye pazarının dışında toplam 50 ülkeye ihracat yaptığını da görebiliriz. Satış oranları ise yurt içi ve yurt dışı olmak üzere ortalama % 50 - % 50 oranında pay almaktadır.

 

IAS: Tavsan oldukça büyük çaplı işlere imza atan bir firma anladığımız kadarıyla. Peki ilk olarak ERP arayışınız ne zaman başladı?

Hilmi Bilgin: Tavsan'da tam kurumsallaşma dönemi 2000 yılında başladı hatta ihracatımız da bu yıllarda yoğunluk kazandı. Üretim sürecimizde ciddi kalemler var ve işlerin yoğunluğu arttıktan sonra bu iş kalemlerinin hepsini bir programda toplamamız ve yönetmemiz bir

mecburiyet haline gelmişti. Bunun yanı sıra ürün çeşidinin artmasıyla beraber maliyetlendirme konusunda da

caniasERP'yi seçmemizin en önemli sebeplerinden biri çok esnek bir yazılım olmasıydı. Tavukçuluk sektörüne baktığımızda belirli bir standart içine girmek neredeyse imkansız. Farklı geliştirmeler ve farklı üretim süreçlerimiz var ve ERP programımızın da buna uyum sağlaması çok önemliydi. Nitekim bu durumu caniasERP'nin esnekliği sayesinde başarabildik.

sıkıntılar yaşamaya başlamıştık. İlk olarak 2002 yılında bir ERP arayışına girdik ve bir ERP firması ile anlaştık. Ortalama 5 yıl temel modülleri kullanmak koşuluyla bu program üzerinde devam ettik çalışmalarımıza. Fakat 2009 yılında bu programın da bizim ihtiyaçlarımızın tümüne cevap veremediğinin farkına vardık.

Bizim amacımız ERP programı sayesinde bütün fabrikayı komple bir sisteme bağlayabilmekti. İnsan kaynaklarından tutun da muhasebeye, kalite yönetiminden finansa kadar her noktada sistem dahilinde hareket etmek istiyorduk fakat kullandığımız programla bu kadar ileri gitmemiz mümkün değildi. Yaptığımız araştırmalardan sonra caniasERP ile yolumuza devam etme kararı aldık. Bu gün geldiğimiz noktaya baktığımda da, ne kadar doğru bir karar vermiş olduğumuzu kolaylıkla görebiliyorum.

IAS: 2009 yılında yeni bir ERP arayışına girdiğinizde farklı firmalarla da görüştünüz anladığımız kadarıyla. Peki caniasERP'de karar kılmanızı sağlayan özellikler nelerdi?

Hilmi Bilgin: Görüştüğümüz bazı firmalar bu özel durumlara bir yere kadar cevap verebildi bazıları hiç cevap veremedi. Bu nedenle caniasERP de karar kıldık. Bunun yanı sıra uygulamaların kullanımı da oldukça rahat ve kolaydı.

IAS: Bu gün itibariyle baktığımızda hangi modülleri aktif olarak kullanıyorsunuz? caniasERP size ne gibi kolaylıklar sağladı, biraz bunlardan bahsedebilir misiniz?

Öncelikle şunu söylemek istiyorum; caniasERP'ye karar verdik, anlaşmayı imzaladık ve 3 ay sonra canlı kullanıma geçtik. Bu gerçekten beklediğimizden daha kısa bir süreydi.

Hilmi Bilgin: caniasERP'nin bize sağladığı en önemli kolaylıklardan biri "sipariş teklifi hazırlamak" konusunda oldu. Biz bir ürün satmıyoruz, biz kümes yaptığımızdan dolayı proje satıyoruz aslında.

MRP konusuna da değinmek istiyorum ayrıca. caniasERP sayesinde üretim konusunda çok rahat kendimize özel geliştirmeler yapabiliyoruz. Bu geliştirmeleri diğer programla yapmamız mümkün olmuyordu. caniasERP'de bulunan EDI yani veri transferi özelliği sayesinde, hiçbir veri kaybımız olmadan tüm bilgileri eski programdan caniasERP'a taşıyabildik. Bu da bizim için kritik noktalardan birisiydi.

Satışlarımızın % 90'ı proje bazlı yürüyor. Bu nedenle tekliflerimiz yukarıdan aşağıya ürünlerin sıralanması şeklinde olmuyor. Çok daha fazla detay içermesi gerekiyor. Bu konuyu caniasERP sayesinde çözebildik ve satış tekliflerimizin hepsini şu anda caniasERP üzerinden hazırlıyoruz.

Kapasite Yönetimine de değinmeden geçmek istemiyorum. Kapasite Yönetimi modülü caniasERP'yi seçmemizdeki en kritik konulardan biriydi. Bizim üretim şeklimiz hem sipariş hem stoka dayalı yani ihale usulü çalışmadığımızdan dolayı termin süreleri çok uzun olmuyor. Bu noktada en doğru teslim süresini verebilmemiz için üretimin durumunu, kapasitesini görmemiz gerekiyor.

IAS: Genel olarak kullandığınız modüllere baktığımızda projenin aslında yeni bir proje olduğunu görüyoruz. İlerleyen günlerde caniasERP üzerinden kullanmak istediğiniz farklı modüller de var mı? Kısaca projeyle ilgili hedeflerinizden bahsedebilir misiniz?

Hilmi Bilgin: Benim en temel amacım şirket içerisinde "yürüyen" tüm kağıtların ( evrakların ) sistem üzerinden ilerlemesini sağlamak. Bunun için tüm modülleriyle beraber caniasERP kullanımını aktif hale getirmek istiyoruz. Şu anda toplam 30 kullanıcımız mevcut hatta kullanıcı sayısını da yeni artırdık ve eklenen yeni modüllerle beraber bu sayıyı her geçen gün de artırıyor olacağız. 2012 yılına kadar Muhasebe, Finans, Kalite Yönetimi ve İnsan Kaynakları modüllerini de bünyemize dahil ederek, tam kapsamlı şekilde caniasERP'yi kullanmayı hedefliyoruz.

IAS: 2001 yılından bu yana aslında ERP sistemi kullanımı konusunda tecrübeli bir firmasınız. Eski sistemden caniasERP'ye geçiş sürecinde herhangi bir kullanıcı direnciyle karşılaştınız mı?

Hilmi Bilgin: Bilakis! Daha önceki ERP sistemi üzerinde yapmak isteyip de yapamadığımız birçok şey vardı. Bu nedenle tüm çalışanların caniasERP'den çok ciddi bir beklentisi vardı. Örneğin yaptığımız birçok toplantıda "Eski programımızla bunları yapamıyorduk ama caniasERP ile yapacağız" gibi muhtelif yorumlar alıyorduk. Bu nedenle beklenti ve heyecan oldukça yüksekti. caniasERP'de bizim tüm beklentilerimizi karşılayabildiği için, ayak diremek yerine herkes büyük bir keyifle programı kullanmaya başladı diyebilirim. Başından beri bu projede görev alan Bora Aksöz departmanlar arasındaki koordinasyonun IAS ile sağlanmasında ve Şafak Güven'de caniasERP'ın açık programlama dili TROIA sayesinde kullanıcıların istediği geliştirmeleri yaparak, geçiş sürecinin sancısız olmasına katkı sağladılar.