SUPTEK A.Ş.’nin caniasERP Serüveni…

1967 yılından bu yana mil sızdırmazlık elemanları (yağ keçesi) üretimini yapan ve Suptex tescilli markasının üreticisi olan Suptek A.Ş.’nin Üretim ve Mühendislik Yöneticisi Sayın Fatih Al ve Proje Yöneticisi Sayın Mahmut Burak Gencel ile keyifli bir başarı hikayesine imza attık. caniasERP ile yakaladıkları başarının sırrını sizler için anlattılar...

1967 yılından bu yana mil sızdırmazlık elemanları (yağ keçesi) üretimini yapan ve Suptex tescilli markasının üreticisi olan Suptek A.Ş.’nin Üretim ve Mühendislik Yöneticisi Sayın Fatih Al ve Proje Yöneticisi Sayın Mahmut Burak Gencel ile keyifli bir başarı hikayesine imza attık. caniasERP ile yakaladıkları başarının sırrını sizler için anlattılar...

IAS: Bize kısaca SUPTEK A.Ş.’den bahsedebilir misiniz?

Fatih Al: 1967 yılında kurulmuş bir firma SUPTEK A.Ş. ve kurulduğu günden bu güne aynı işi yapıyor; mil sızdırmazlık elemanları üretiyor, piyasa tabiri ile “keçe”, yağ keçesi. Bu ürünler sanayi ve otomotiv uygulamalarında temelde yağ ve benzeri akışkanların sızdırmazlığını sağlamak maksadıyla kullanılan ürünlerdir. Örnek vermek gerekirse evlerimizde kullandığımız çamaşır makinesinde ya da arabamızın motorunda da bu tür sızdırmazlık elemanları kullanılmaktadır. Bu açıdan iş kolumuz makine, beyaz eşya ve otomotiv üreticileri olan sızdırmazlık elemanları sektörüdür.

Tüm ürün gamına baktığınızda da 4.400’den fazla ürün ve binlerce farklı yarı mamul ve hammadde için yukarıda saydığım kriterleri tüm detayıyla görebilmek için insan gücünden fazlasına ihtiyaç duyuyorsunuz. Bunu da çözmenin tek yolu iyi bir planlama ve veri yönetim sistemine geçmek. Bunun tüm işletmeyi kapsayacak şekilde yapılanmış hali ERP sistemleri olarak karşımıza çıkıyor.

Bugün keçe diye tabir ettiğimiz sızdırmazlık elemanında ağırlıklı olarak kullanılan hammadde sentetik kauçuktur. Ancak söz konusu sızdırmazlık elemanlarının tarihsel gelişimi itibari ile bundan onlarca yıl evvel henüz kauçuk kullanımının yaygınlaşmadığı dönemlerde sızdırmazlık amacıyla yün, yani keçe, ve deri gibi malzemeler kullanılmıştır. Bugün Türkçe"deki “yağ keçesi” tabirinin kökeni de bu döneme dayanmaktadır. Artık konvansiyonel yağ keçelerinin çok büyük bir kısmının üretiminde çeşitli sentetik kauçuk türleri kullanılmaktadır. Bu yüzden bizim içinde bulunduğumuz diğer bir sektör de kauçuk sektörüdür.

Ben şahsen tanık olmasam da kendi ailemden kauçuk sektörünün vakti zamanında ne sıkıntılar ile mücadele ettiğini pek çok kez dinledim. Biz de böyle bir zamanda bir binanın bodrum katında, iki kişi ve iki pres ile başladık her şeye. İlk ürettiğimiz keçeyi de İstanbul Perşembe Pazarı’nda bir dükkâna sattık. Kırk beş sene sonra bugün 4.400’den fazla döner mil ve akışkan gücü sızdırmazlık elemanı çeşidinden, her yıl milyonlarca keçe üretiyoruz. Kauçuğumuzu kendimiz formüle edip hammaddeden bitmiş kauçuğa kendimiz dönüştürüyoruz. Tasarımını yaptığımız tüm ürünlerin kalıplarını da kendi mekanik atölyemizde işliyoruz. Ar-Ge ve Ürün Geliştirme kabiliyetlerimiz farklı sektörlerden ana sanayi taleplerini karşılayacak, TÜBİTAK’tan proje desteği alacak kadar gelişmiş düzeyde. Artık Dünyanın her yerine ürünlerimizi satıyoruz. Ama hala o bodrum katındaki ilk günleri hatırlıyor ve bundan güç alıyoruz.

IAS: Bir ERP sistemine ne zaman ihtiyaç duymaya başladınız?

Fatih Al: Bizim yerli yabancı pek çok üreticiden ayrıldığımız en temel nokta hemen hemen tüm üretim süreçlerini kendi bünyemizde gerçekleştiriyor olmamız. Sadece hammaddelerimizi dışarıdan temin ediyoruz. Bu sebepten üretim sistemi ve veri toplama konuları bizim için farklı bir önem taşıyor. Bizde süreç şöyle işliyor; polimer, sac, tel ve muhtelif kimyasal hammaddeler üretim alanımıza giriyor, 4-5 farklı istasyonda hammaddeler işlenerek yarı mamul oluyor ve yarı mamuller farklı noktalarda birleşerek nihai mamulleri oluşturuyor. Bu süreçleri takip etmek için de kapsamlı bir sisteme ihtiyaç duyuyorsunuz.

Tüm üretimi kendi bünyemizde yapmamızın en temel artısı tüm süreçlere hakim olabilmek, ama diğer taraftan baktığınızda tüm bu süreçler için verileri toplamak, kaydetmek, raporlamak, maliyetleri görmek ve değerlendirme yapabilecek yeterlilikte olmak en can alıcı noktalar. Eskiden kapalı pazar ekonomisinde bu ayrıntılar belki çok da önemli değildi. Ama şu anda özellikle maliyetleri doğru şekilde hesaplayabilmek ve yönetebilmek olmazsa olmaz konulardan biri.

 

IAS: IAS ile ilk tanışmanız nasıl oldu ve bu süreçte neler yaşadınız?

Fatih Al: SUPTEK A.Ş. olarak bir ERP sistemine geçmeye karar verdikten sonra çeşitli araştırmalar yaptık, birkaç ERP firması ile görüştük. Öncelikle karşımızda profesyonel bir yapı görmek istiyorduk ve IAS bu konuda oldukça tatmin ediciydi. Seneler sonra bile olası sorunlarımızı ya da farklı ihtiyaçlarımızı rahatlıkla karşılayabileceğine dair bir güven uyandırdı bizde.

Biz hem kurumsallaşmak hem de işleyiş anlamında birçok şeyi standartlaştırmak istiyorduk. Örnek vermek gerekirse müşterilerimiz ya da tedarikçilerimiz ile yapılan tüm yazışmaların tek bir yerde kaydediliyor olması ya da ürün maliyetleri hesaplanırken güncel hammadde fiyatlarının standart tek bir kaynaktan alınabiliyor olması, raporların belirli bir standartta olması gibi farklı öncelikte pek çok eksikliğimizi aynı anda çözebilmek istiyorduk. Bu standardizasyonu yakalamak konusunda caniasERP ’ın bize çok faydası olacağını yine bu toplantılarda fark ettik. 

IAS ve caniasERP ’de diğer firmalardan çok farklı dinamik bir yapı gördük. Bu da çok önemliydi. Çünkü caniasERP kendini sürekli yenileyen bir program. caniasERP ’nin gerek yeni sürümler, gerekse yapılan geliştirmeler olsun, ihtiyaçlara göre her geçen gün kendini geliştiren bir yapısı var. Firma seçiminde bu da bizi tetikleyen konulardan birisiydi.

 Mahmut Burak Gencel: caniasERP ’nin satın alındığı süreçte ben henüz SUPTEK’te değildim ve satınalma süreci tamamlandıktan sonra işe başladım. Ama üniversite yıllarımda gerek bitirme tezim gerekse projelerim hep ERP sistemleri üzerindeydi ve caniasERP ’yi o zamanlardan tanıyordum.

Sektördeki firmaların hangisi açık kaynak kodlu hangisi kapalı kutu biliyordum. caniasERP gibi bir ERP sistemiyle çalışacağımı öğrendiğimde inanın çok mutlu olmuştum. Çünkü sistemin açık kaynak kodlu olması gibi çok önemli bir özelliği var. Programı, firmanızın süreçlerine göre istediğiniz şekilde kolaylıkla geliştirebiliyorsunuz. Bu bence seçim sürecinde göz önünde bulundurulması gereken en önemli özelliklerden biri.

IAS: caniasERP’nin firmanıza ne gibi katkıları oldu ?

Mahmut Burak Gencel: Çalışmalara ilk başladığımızda tüm çalışanlar hesap tablosu biçiminde bir  bilgisayar dosyası üzerinden bir takım makrolarla ya da bağlantılarla verileri çekip analiz yapıyordu. Herkes bu dosyalardaki verileri elle giriyordu ve bunun sonucunda üretim için yine aynı dosyalar üzerinden operasyon kâğıtları çıkartılıyordu. Bu hem gereksiz bir iş yüküne yol açıyor hem de çıkan sonuçlarda hatalar oluşmasına sebep oluyordu. caniasERP 'den sonra bu tamamen ortadan kalktı. Hata payını neredeyse sıfıra indirgemiş olduk. Artık tüm veriler en sağlıklı şekilde tek bir veritabanı üzerinden yönetiliyor. Bu sayede veri kirliliğinden de kurtulmuş olduk.

Buna ek olarak bir yönetici istediği anda canlı olarak caniasERP üzerinden her türlü süreci görebiliyor. Operasyon kâğıtları üzerinde barkodlar olduğu için her şey anlık olarak sisteme giriliyor. Eskiden bu bilgiler gün sonunda dağınık dosyalara giriliyordu ve biz tüm verilere 1 gün gecikmeli olarak ulaşabiliyorduk. Bir gün belki kısa bir süre olarak gözükebilir ama bugünün ekonomisinde üretim yapan firmalarda 1 gün değil 1 saniyenin bile değeri çok büyüktür. Çok net söyleyebilirim ki biz caniasERP ile çalışmaya başladıktan sonra daha kontrollü olduk ve her geçen gün ileriye dönük daha fazla rekabet şansı elde ediyoruz. Çünkü siz de takdir edersiniz ki, müşterinize ürünle ilgili ne kadar çabuk ve ne kadar doğru geri dönüş sağlarsanız, o kadar fazla müşteri memnuniyeti elde edersiniz. 

Raporlama konusuna da değinmek istiyorum. Bir firma için raporların ne kadar önemli olduğunu bilmeyen yoktur. Eskiden yıl sonu raporlarını hazırlamak birkaç gün alırken şimdi 5 dakika içerisinde üstelik en güncel raporları önünüzde bulabiliyorsunuz. Bu harikulade bir rahatlık. İstediğimiz zaman hangi ürün için ne kadar zaman harcanmış tek tuşla görebiliyoruz, eskiden olduğu gibi bölüm bölüm gezip veri toplamak zorunda kalmıyoruz.

IAS: İnsanların özellikle profesyonel hayatta alışkanlıklarından vazgeçmesi zor oluyor. Siz ERP sistemine geçtikten sonra herhangi bir kullanıcı direnciyle karşılaştınız mı?

Mahmut Burak Gencel: İnsanlar doğaları gereği statükocudur ve alışkanlıklarından vazgeçmeyi reddederler. Bu nedenle ilk etapta bir dirençle karşılaşmak normal bir durum. Burada en kritik konu yöneticilerin ve özellikle de üst yönetimin sisteme olan inancı ve bağlılığı bana göre. Tüm çalışanlara ERP sisteminin aslında işimizi ne kadar kolaylaştıracağını yılmadan usanmadan en alt mertebeden en üst mertebeye kadar anlatmak gerekiyor. 

Bir de eski süreçte kişiler yaptıkları hataların üzerini kapatabiliyorlardı ama caniasERP ile bu tamamen ortadan kalktı. Kişiye olan bağımlılık azaldı. Çünkü her şey sistem üzerinde dakika dakika tutuluyor. Bu da çalışanlarda önemli bir dirence sebep oluyor. Ama bu gün geldiğimiz noktaya bakacak olursak tüm çalışanlar artık caniasERP olmadan çalışmayı reddeder noktadalar. Hatta artık şunu da yapalım bunu da sistem üzerinden alalım konusunda o kadar talepkarlar ki, ben onlara direnç göstermek zorunda kalıyorum. 

Fatih Al: Biz sistemi kullanacak olan tüm arkadaşlardan öneriler aldık. Yaşadıkları sıkıntıları, zorlukları sorduk ve onlar da bize bunları anlattılar. caniasERP sayesinde bu taleplerin neredeyse tamamını uygulamaya koyabildik. Bu sorunların ortadan kalkması ve işlerin kolaylaşması herkesin kullanımdaki motivasyonunu artırmış oldu.

Bunun yanı sıra bir de şunu yaptık, dedik ki bizim yapmamız gereken; bizden istenen ürünleri bizden istenen kalite ve zamanda hazır edip masanın üzerine koyabilmek. Dolayısıyla biz aslında yaptığımız işi en iyi yapabilmek istiyoruz. Eğer bu işin böyle bir ERP sistemi olmadan, onun yerine başka bir şekilde daha iyi yapılabileceğini düşünen varsa gelsin ve önerisini paylaşsın. Çünkü bizim amacımız illa çok şık görünen bir yazılım alıp kurmak değil ki, kuruşu kuruşuna maliyeti takip edilebilen bir keçenin o dakika, üretimin hangi aşamasında, hangi tezgâhta, hangi operatörde olduğunu anında görebilmek. caniasERP kullanmadan bunu sağlayabileceğini düşünen arkadaşları bu anlamda özgür bıraktık. Ama beklentilerimiz ve hedeflerimizde bir azaltmaya gitmedik; kuruşu kuruşuna maliyet, dakikası dakikasına üretim. Tabi bu mümkün olmadı ve herkes caniasERP kullanmanın kolaylığı ve avantajları konusunda bu şekilde ikna oldu.

Biz tüm çalışanlarımıza bu işin mantığını anlatarak motive etmeye çalıştık. Korkutmadık, ceza vermedik, beğenmeyen gitsin demedik, hep işin mantığını anlattık ve sonunda ikna ettik. Sanırım bu şekilde herkes kazandı.

IAS: Yaşadığınız tecrübelerinizi de göz önünde bulundurduğunuzda, ERP sistemine geçmeyi planlayan bir firmaya ne gibi tavsiyelerde 
bulunursunuz?

Mahmut Burak Gencel: Firmaların öncelikle kendi ihtiyaçlarını belirlemesi gerekiyor bana göre. Daha sonrasında da nasıl bir ERP sistemine ihtiyaç duyduklarını kafalarında şekillendirmeliler. ERP sistemine geçmek bireysel olarak verilecek bir karar değil. Bu işe başlarken topyekûn herkesi buna hazırlamak bilgi vermek ve beraberce bu geçiş sürecini atlatmak gerekiyor. Kısacası alttaki operatörden tepedeki Genel Müdüre kadar herkesin bu sisteme inanması ve inandırılması şart.