Stratejik İnsan Kaynakları Yönetimi ve ERP

Günümüz küresel rekabet koşullarında, şirket üst yönetimleri büyüme ve karlılık hedeflerine odaklanmış durumdalar. Bu hedeflerine ulaşmak için, başka birçok şeyin yanında İnsan Kaynakları (İK) bölümlerini içinde bulunduklara organizasyonlara daha çok stratejik katkı yapmaları için zorluyorlar.

Yıllardan beri şirket üst yönetimlerinin gözünde bir maliyet merkezi olarak görünen İK yöneticileri için büyük bir değişim anlamında gelen bu yeni durum, İK için belli zorlukları ve fırsatları da içinde barındırıyor. Bu yeni durumda, İK bölümlerinin gerçek değerinin ortaya çıkması, İK yöneticilerinin şirketin stratejik kararlarında söz sahibi olmaları ve üst yönetimlerden hak ettiklerine inandıkları saygıyı görmeleri; yeni görevleri ne kadar yerine getirebildikleri, hedeflere kendilerini ne kadar bağlı hissettikleri ve belirlenen şirket stratejilerini gerçekleştirmek için neler yaptıklarıyla doğrudan bağlantılı hale geliyor.

Şirketlerin stratejik hedeflerine ulaşmada en önemli etmenlerden biri olan, gereken yer ve zamanda, gerekli niteliklere sahip, iş tatmini olan personele sahip olmak için İK'nın üzerine düşenleri yapabilmesinde, sofistike- analiz yapabilen- İK Yönetimi yazılımlarına sahip olması, asgari koşullardan birisidir. Bu yazılımlar sayesinde, İK bölümleri fonksiyonlarında süreç mükemmelliğine ulaşabilecek; iş gücü planlamasında ve diğer birçok İK sürecinde doğru, güvenilir ve güncel bilgiye sahip olabileceklerdir.

İK yazılımları tek başlarına kullanılabildiği gibi bir Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sisteminin bir parçası olmaları durumunda maksimum faydayı sağlamak daha olanaklı olacaktır. ERP sistemine dâhil İK modülü yine aynı sistem içerisinde bulunan birçok başka iş süreciyle de entegre olarak çalıştığından, organizasyon gerçek anlamda İnsan kaynağının resmini ortaya koyabilir. ERP yazılımlarında Muhasebe, Finans, Üretim Planlama, Kapasite Planlama vb. bir çok modül ile entegre olan İK modülü sayesinde iş gücü planlamasından, üretim maliyetlerine, kapasite planlamadan, müşteriye doğru termin vermeye kadar birçok artıyı beraberinde getirecektir.

Çözüm Sağlayıcılarıyla Çalışmanın Avantajları

Şirketlerin, çözüm sağlayıcıları ile çalışmalarının nedeni, genellikle büyük maddi yatırımlar yapmadan son teknolojiye sahip olmak istemeleri ve geliştirilmiş uzmanlıktan yararlanmak istemeleridir. Bu konuda yapılan birçok araştırma ve anket, şirketlerin kendi bünyelerinde yapmış oldukları çalışmaların maliyetlerinin ve içerdiği bir takım tehlikelerin (projeden sorumlu personelin şirketten ayrılması gibi), dışarıdan konusunun uzmanı ve en yeni teknolojiye sahip çözüm ortaklarıyla çalışmak konusunda çok daha istekli olduklarını ortaya koymaktadır.

İK fonksiyonlarının teknoloji kullanılarak yerine getirildiği birçok işletmede çok yüksek oranda maddi ve manevi faydalar elde edilmektedir. Bu yazılımlar sayesinde iş süreçleri standartlaştırılmakta ve personel ile olan ilişkiler daha kurumsal-profesyonel hale getirilmekte, işlemler çok daha hızlı, çok daha kolay ve çok daha ucuz hale gelmektedir. Uygulanan İK programları, yan fayda programları (özel sağlık sigortası, hayat sigortası vb.), eğitim-geliştirme programları, performans değerlendirme sistemleri gibi etkinliklerin çok daha karmaşık ve yönetiminin çok daha zor olduğu şu günlerde, çözüm sağlayıcıların sunduğu imkânlar, sürekli olarak daha üstün ve kesintisiz hizmet avantajını da beraberinde getirmektedir. İK uygulamalarının yazılım üzerinden takibi personelin davranış biçimlerini olumlu etkileyecek, bundan kaynaklı oluşacak iş tatmini nihayetinde şirketin büyümesinde ve finansal sonuçların iyileştirilmesine katkı yapacaktır. Şirketler İK bölümlerinde masraflardan kaçınarak, eleman sayısını azaltarak, bazı programları iptal ederek yapmaya çalıştıkları tasarrufu, hizmet ve fonksiyonlardan taviz vermeksizin, yazılım teknolojileri kullanarak yapabilirler. Böylece maliyetlerindeki azalmayı ve çalışan personelin moralindeki ve iş tatminindeki artışı net olarak ölçebilirler.

İnsan Kaynakları Yönetimi Yazılımları Neler Sağlıyor?

Bundan birkaç yıl önce sadece hayal olan şeyler artık mümkün. İK yazılımları artık salt tek başlarına ya da çeşitli muhasebe programlarıyla değil, ERP yazılımlarının da olmazsa olmaz modülleri arasına girmiş bulunuyor. Bu sayede İK yazılımları diğer tüm modüllerle (Üretim, Maliyet Merkezleri, Aktivite Bazlı Maliyetlendirme, Genel Muhasebe vb.) entegre hale gelmiş durumda.

İnsan Kaynakları bölümlerinin stratejik ortak olmasını sağlamak için, her şeyden önce şirketinizde iş gücü planlaması yapabilmek gerekmektedir. Bu fonksiyonu yerine getirebilmek için ise kullandığınız yazılımın tüm İK fonksiyonlarını yürütme ve yönetmenize imkan sağlaması gerekmektedir. Bu anlamda, şirketinizde bulunan pozisyonların belirlenmesi, bu pozisyonlara ait iş tanımlarının çıkarılması, kadro durumunun belirlenmesi, ERP'nin diğer modüllerinden gelen bilgiler sayesinde personel ihtiyacının tespit edilmesi, açık pozisyonları kapatmaya yönelik olarak seçme ve yerleştirme işlemlerinin takibi, CV oluşturma, kurumsal web sitenizin Kariyer sayfaları ile yada değişik kariyer portalları ile entegrasyon, filtreleme, yetkinlik kıyaslamaları, adaylarla iletişimin sağlanması, adaylara yönelik çeşitli test ya da anketlerin uygulanması, tüm işe alım sürecinin yönetilmesi, işe alım sonrasında kişilerin sicil dosyalarının yönetiminin sağlanması, çeşitli yasal bildirge ve raporların yazılım yoluyla elde edilmesi ve ilgili resmi kurumlara iletilmesi, bordro yönetimi, ödüllendirme ve disiplin, yıllık izin, kıdem, ihbar, vizite vb. değişik yasal zorunlulukların takibi, çalışanların eğitim talep ve ihtiyaçlarının belirlenmesi ve eğitim programlarının yönetimi, çalışanların performans değerlendirme uygulamalarının kurulması ve yönetilmesi, Kurumsal Karne uygulamaları, doküman yönetimi gibi bir çok aktivite ve fonksiyonu yazılım üzerinden takip edebilirsiniz.

Mesut Öztürk - İnsan Kaynaklar Müdürü
IAS Türkiye