Repkon Makine caniasERP ile Geçirdiği Başarı Serüveni Anlattı

Repkon Makine'nin canias ERP ile yakaladığı başarıyı Fabrika Müdürü Sayın Ali Yit ve ERP Proje Yöneticisi ve Planlama Sorumlusu Sayın Elif Erbaş sizler için anlatıyor...

1978 yılında kurulmuş ve bu gün itibariyle; komple jant üretim hatları, LPG Tüp Tesisi Komple Üretimi, CNG Tesisi Komple Üretimi ve Flow Forming olmak üzere 5 - 6 adet ürün çeşitlemesi ile üretiminin % 100"ünü yurt dışına ihraç eden Repkon Makine'nin caniasERP ile yakaladığı başarıyı Fabrika Müdürü Sayın Ali Yit ve ERP Proje Yöneticisi ve Planlama Sorumlusu Sayın Elif Erbaş sizler için anlatıyor...

IAS: Bizlere kısaca Repkon Makine"den bahseder misiniz?

Ali Yit: Repkon olarak 1978 yılından bu yana hizmet veren bir firmayız. 2011 yılına baktığımızda toplam 45 personelimiz mevcut ve bu ekibin 14"ü mühendislik ekibinden oluşmaktadır. Bu rakamın yüksek olması da gelişmiş sanayi ülkeleriyle çalışıyor olmamızın getirdiği bir sonuç aslında.

Dört kişilik bir ortaklık yapısında olan Repkon"da, 1980"li yıllarda Makine Kalıp ve Hidrolik Pres Makineleri üreterek işe başladık. 1998 yılında Almanya"ya açılarak Hannover Sanayi Fuarı"na ilk katılımımızı gerçekleştirdik. Akabinde bu yolda sadece tek makine yaparak yürümenin mümkün olmayacağına karar verdik ve pres otomasyonu, üretim hatları ve birbirini takip eden silsilesi olan üniteler yaparak yolumuza devam etik. Daha sonra yeni konular da gündemimize girdi ve prese bağlı olarak Jant Üretim Hatları ve yeni bir teknik olan Flow Forming ( döner parçayı makaralarla şekillendirmek bir nevi akıtarak sıvama teknolojisi ) sistemine de girdik. Bu Türkiye"de herhangi yerli bir üreticinin yapmadığı ve Avrupa"da da sadece birkaç firmanın yaptığı çok teknolojik bir sistemdir ve özellikle savunma sanayinde öne çıkan bir konudur.

2008 yılında LPG Tüp Tesisi ile ilgili çok büyük bir projeye imza attık ve toplam 16 ayda tamamlanan projeye 57 tır malzeme gönderimi gerçekleştirdik. Bu LPG Tüp Tesisi Irak Felluce"ye kuruldu. LPG dışında CNG (Compressed Natural Gas ) depolamasında kullanılan borudan dibin kapatılması ve ön tarafta da ağız yapılması şeklinde necking-in dediğimiz makineler devreye girdi...

Bu gün itibariyle baktığımızda komple jant üretim hatları, LPG Tüp Tesisi Komple Üretimi aynı şekilde CNG Tesisi Komple Üretimi ve Flow Forming olmak üzere 5 - 6 adet ürün çeşitlemesi yapmış bulunuyoruz. İlk etapta Türkiye piyasasıyla başlamış olmamıza rağmen bu gün itibariye üretimimizin % 100"ünü yurt dışına ihraç eder durumdayız.

IAS: ERP arayışınız nasıl başladı?

Ali Yit: Bizim yaptığımız işler genelde butik tarzı özel işler yani hiçbir zaman standart ürünler yapmıyoruz. Projeler çoğunlukla müşterilerimizin özel isteklerine göre tasarlanıyor. Bu nedenle kullanılan ekipmanlar değişkenlik gösterirken teslim süreleri de duruma göre çok uzun olabiliyor. Bunların planlanması bizim için ciddi bir sıkıntı oluşturuyordu. Bir veya iki makine için bunu yapmak mümkün ama işler üst üste bindiğinde bir insanın planlama gücünü aşan süreçler haline geliyordu. Bu durum birimler arası kopukluklara da sebep oluyordu. Bu nedenle mevcut sistemi kaldırıp bir ERP sistemi içerisine girmenin faydalı olacağının kararını verdik.

 

IAS: IAS ile ilk tanışmanız nasıl oldu? IAS"ye ilk olarak nasıl ulaştınız?

Elif Erbaş: Bizim için önemli olan aslında makine sektöründeki firmaların ERP kullanımı ve elde ettiği kazançlardı. Bu nedenle referanslar bizim için fazlasıyla önem arz ediyordu. Diğer ERP firmalarının bize sunmuş olduğu sektörler; gıda, otomotiv, bankacılık ve tekstildi. Oysaki makine sektörü bambaşka bir sektör. Sürekli proje bazlı çalışılıyor ve birden fazla projeyi yönetmek durumunda kalıyoruz. Bu nedenle bizim için sektör tecrübesi çok önemliydi ve müşterilerinizden olan AR - CAN Makine"nin olumlu referansı bizim IAS ile tanışmamızın ilk adımlarından biri oldu.

Ali Yit: ERP"ye geçmeye karar verdiğimizde öncelikle gerekenleri en iyi şekilde yerine getirebilmek adına endüstri mühendisi bir arkadaşımızın bu işi üstlenmesini düşünerek Elif Hanım"ı Proje Yöneticisi olarak atadık. Elif Hanım daha önceki iş tecrübelerinde, farklı ERP programlarını kullanmıştı. Diğer firmalar için yapılan analizler sonuçlarıyla, bu tecrübeler de göz önüne alınarak IAS ile görüşmeye karar verildi.

Diğer ERP firmalarına baktığımızda genel olarak algıladığımız şu oldu; daha çok yedek parça, yedek parça üretiminin artırıldığı, seri imalatın olduğu sektörler gördük. Bir ERP sisteminde makinecilik olarak bizi ilgilendiren aslında muhasebe ya da diğer modüllerinden çok ana üretimimizin kaburgasında bize getirebileceği yeniliklerdi. Bu bizim olmazsa olmazımızdı... Makine tecrübesi bu nedenle bizim caniasERP'yi seçmemizde önemli bir faktördü. Dönüp geriye bakacak olursak bu gün aynı durumla karşılaşsak yine caniasERP'yi, seçeceğimizi açık yüreklilikle söylemek isterim.

IAS: caniasERP'ye karar verme sürecinizden biraz bahsedebilir misiniz?

Elif Erbaş: IAS ile tanışmamızdan sonra satış ekibi tarafından bize bir demo yapıldı. Biz Repkon olarak bu demoya her birimden bir arkadaşımızı da dahil ettik ve onların da fikirlerini aldık. Demolarda dikkat ettiğimiz en önemli unsurlardan biri sistemin kullanıcı uyumlu olup olmadığıydı. Çünkü her seviyede bilgisayar programı kullanan arkadaşımız vardı ve hepsinin bu programı sevmesi ve isteyerek kullanması bizim için çok önemliydi. Gördük ki caniasERP'nin ekranları oldukça kullanıcı dostuydu bu bizi öncelikli olarak çok rahatlatmıştı. İkinci konu ise her istediğimizde destek alıp alamayacağımızdı. Biz firmanın desteğini her zaman yanımızda istiyorduk ki bu konuda yeri gelmişken size teşekkürlerimizi de sunmak isteriz çünkü ne zaman ihtiyaç duysak IAS olarak hep bizim yanımızda oldunuz. Gerek telefonla gerekse danışmanların hep yanımızda olması gibi destekleri her zaman alabildik IAS"den.

Üçüncü konu ise ERP"nin; üretim ayağımızda bize excel, word gibi herhangi bir program kullanmadan ne derece fayda sağlayabileceğiydi. Sadece sistem üzerinden üretim ayağını yürütebilecek miydik bu bizim çok önemliydi. Çünkü bizim fason çalışmalarımız da çok ağırlıklı. Burada tasarımımızla imal edilen parçaların montaj işlemini gerçekleştiriyoruz ama imalatımızın büyük bir bölümünü fason şekilde yürütüyoruz. Bu gün baktığımızda gerçekten de hiçbir yardımcı program kullanmadan hem imalatımızı hem tasarım yapımızı hem de fason yönetimimizi caniasERP üzerinden yapabiliyoruz.

Bizim ürün ağaçlarımız çok kalemli yaklaşık 1500"e yakın alt kalem mevcut desem inanın abartmış olmam. Eskiden de bu şekilde yapılmış birçok projemiz vardı ve bunların sisteme elle girilmesi çok çok zordu. caniasERP'nin bize şöyle bir vaadi oldu. Biz ürün ağaçlarınızı Autocad"den alacağız, sistemin üzerine atacağız ve siz bunları elle girmek zorunda kalmayacaksınız, otomatik aktarımla ürün ağaçlarınızı oluşturacağız ve diğer yapılarınızı da buna bağlayacağız! Bu bizim için çok önemliydi ve bu geliştirme aynen vaad edildiği gibi yapıldı ve şuanda bu sistemi uyguluyoruz.

Ali Yit: Evet dış görünüş olmadan hiçbir şey olmuyor ama asıl önemli olan içeriktir her zaman. Biz bu süreçte hep içeriğin nasıl olduğunu gözlemlemeye çalıştık. Amacımız bu işe giriyorsak gerçekten bu işten maksimum fayda sağlamaktı. Bunu da caniasERPile başardık.

caniasERPın Java tabanlı olması da bizi çok etkiledi. Ofiste olmadan da internet üzerinden sisteme her yerden bağlanmak mümkün olabiliyor.

IAS: Şu anda caniasERP üzerinden hangi modülleri aktif olarak kullanıyorsunuz? Bu modüllerin size sağladığı faydalar neler oldu?

Elif Erbaş: Biz ilk olarak caniasERP'ye Satış Pazarlama ve Müşteri İlişkileri Yönetimi modülüyle başladık. En kolay uygulanabilir modülün bu olacağını düşündük ve amacımız öncelikle sisteme ısınabilmekti. Ardından satış ve muhasebe ayağını da tamamlamaya çalıştık. Oldukça duru ve yalın bir muhasebe modülü var caniasERP'nin. Çek senet takipleri, banka işlemleri gibi süreçleri sistem üzerinden takip etmeye başladık. Muhasebe departmanı daha önce bir paket program kullanıyordu bu nedenle oldukça yatkınlardı sistemi kullanmaya. Bir sonraki adımımız Satın Alma ve Stok Takibi oldu. Stok alanlarımızı düzenledik, malzeme kodlandırmamızı yaptık ardından satın alma faaliyetlerini devreye aldık. Satın almamızı da harekete geçtikten sonra tamamen sistem üzerinden talep açıp siparişe dönüştürme işlemini gerçekleştirdik. Bunları yaparken caniasERPın bize şöyle bir faydası daha oldu. ISO 9001 belgelerinin kâğıt üzerindeki döngüsünü de sistemle azaltabildik. Şu an arkadaşlarım tamamen sistem üzerinden talep açıp, sistem üzerinden onay verip, sistem üzerinden sipariş geçiyorlar. Bunu da ISO kayıtlarımıza bu şekilde aktarabiliyoruz.

Bir sonraki adımımız ürün ağaçlarının sisteme otomatik olarak aktarılması oldu. ( Ürün tasarım yönetimi ) Tüm düzenlemeler yapıldı ve INVENTOR (AUTOCAD)"den EDI ( elektronik data transferi ) yardımıyla caniasERP'ye aktarıldı. Ardından biz istedik ki ürün ağaçlarımızda parça resimleri de sisteme aktarılsın ve bu sayede PDF resimler sisteme aktarıldı. Sonra bu resimler revizyon gördü mü gibi karmaşalar olsun istemediğimiz için bu gibi revizyon takiplerini de sistem üzerinden yapmaya başladık.

Bir sonraki aşamamız ise rotaların ve iş emirlerinin oluşturulması oldu. En sancılı ve en korktuğumuz kısımdı burası ama bunlar birbirine bağlanarak çok kolay ve hızlı bir şekilde devreye alındı. Daha sonra her bir makine için bütün rotalar ve iş emirleri sistem üzerinden oluşturularak Repkon"a uygun bir formatta; parça dolaşım kartı, montaj takip kartı adı altında bir raporla atölyeye indirilmeye başlandı. Şu anda atölyede çalışan tüm arkadaşlar yaptıkları işleri sistem rapor çıktılarına elle yazıyorlar, kalite kontrol sorumlusu arkadaşımız da bunu sisteme girerek aynı zamanda onayını vererek sisteme gerçekleşen değerleri aktarıyor.

Ardından Üst yönetimin ve Üretim Müdürü arkadaşımızın bir talebi olmuştu bu da adam saat takibiydi. Böyle bir rapor düzenlemesi yapıldı. Mühendislik maliyet kayıtları için bir mühendislik maliyet kayıtları sistemi kurmaya çalışıyoruz şuanda. Tabi bu çalışmalar yapılırken de satın alma muhasebe bağlantısını, üretim muhasebe bağlantısını ve tasarım muhasebe bağlantısını eş zamanlı olarak ilerlettik. İnsan Kaynakları Yönetimini de devreye alarak Temmuz ayı itibariyle sistemden ilk bordromuzu da aldık.

Ali Yit : caniasERP'nin Repkon olarak bizlere sağladığı en büyük faydalardan biri de şu oldu. Zaman zaman çok adetli siparişler olup sipariş süreleri yüksek olduğundan, en ufak bir aksamada ya unutmada telafi edilmez zararlarla karşılaşmak mümkün olabiliyordu. Fakat caniasERP kullanmaya başladıktan sonra bunları sistem üzerinden kolaylıkla takip altına alabildik. Yani artık biz bir projeye başladığımız vakit, o projeyle ilgili sipariş listesi, teslim süreleri ve üretim planları gibi her detayı sisteme atıyoruz ve bu sayede ciddi bir kazanç elde ediyoruz.

İkinci olarak eskiden çok sirküle eden teknik resim vardı ve resimler üzerinde eğer değişiklik yapılmazsa hangi resim finalize olandır, hangisi tadilattır burada ciddi bir sıkıntımız vardı. Fakat şimdi sistem üzerinden çıktı aldığımızda son resim ne ise elimize o geliyor ve bu çok önemli bir karmaşayı ortadan kaldırıyor.

Üçüncü olarak üretim takibinde zamanlamaları yapabilir hale geldik. Daha önce havuzdan yapılan bir işçilik dağıtımı söz konusuydu. caniasERP ile montaj da dahil olmak üzere takım tezgahları imalatı yaptığımız talaşlı imalat makineleri de dahil olmak üzere her tezgahtaki hangi iş hangi parçaya aitse onun zamanlamalarını çıkartabiliyor ve montaj zamanlarını alabiliyoruz. Dolayısıyla üretim maliyeti açısından elimize daha sağlıklı veriler geçmiş oluyor. Sonraki işlerimiz için de elimizde sağlıklı veriler olmuş oluyor ve bu veriler maliyet hazırlamak konusunda bize ciddi katkı sağlıyor.

IAS: İlerleyen günlerde caniasERP ile ilgili yeni projeler var mı?

Elif Erbaş : Şuan yeni hedefimiz bütçeleme çalışmalarının yapılması ve fiili maliyetlendirme çalışmasına geçmek. Çünkü rotalarımız, iş emirlerimiz, ürün ağaçlarımız ve satın alma faaliyetlerimiz sistem üzerinden yürüyor ve maliyetlendirme kısmının da çalıştığını görmek istiyoruz. Fiili maliyetlendirme çalışmamız var, bütçelendirme çalışmamız var bir de ISO 9001 faaliyetlerimizin dokuman yönetimi de kullanılarak eşleştirip eşleştiremeyeceğimize bir bakacağız. Kısa dönemdeki hedeflerimiz de bunlar olacak.

IAS: CANIAS ERP sistemini Repkon"da kullanmaya başladığınızda herhangi bir kullanıcı direnci ile karşılaştınız mı?

Ali Yit: Aşağı yukarı her uygulamada bu gibi dirençlerle karşılaşabiliyoruz ama bence bunu çözmenin iki yolu var. Birincisi firma yönetiminin kararlılığı. İkinci önemli konu ise aslında kişilerin bu işi neden yaptığını kendi içinde çözümleyebilmesi. Bunun için de kullanıcıları doğru şekilde bilgilendirmek çok önemli. ERP sistemi uzun vadede fayda sağlayan ve çalışanları da rahatlatan bir sistem bunu doğru anlatmak olmazsa olmazlar arasında. Bizim kadro yetkinliği açısından da ayrıca bir şansımız vardı. Bu nedenle aşırı bir dirençle karşılaştığımızı söyleyemem.

IAS: Repkon olarak ERP alım süreci yaşayan firmalara ne gibi önerilerde bulunabilirsiniz?

Ali Yit: Öncelikli olarak firmaların bu sistemi alırken bir eşya alır gibi davranmamaları çok önemli. Bir eşya alırken bütçeniz doğrultusunda en iyisini ve marka olanını tercih edersiniz. Fakat bir ERP satın alırken olay çok daha farklılaşıyor. Karar verme sürecini geniş tutmak oldukça önemli bana göre. Yeni bir sisteme geçmek ve ERP programına adapte olmak için başlangıçta ciddi bir zaman ayırmak çok önemli. İkinci olarak firmalara aldıkları programların kendi sektörlerindeki esnekliğini ve hareket kabiliyetlerini incelemelerini şiddetle tavsiye edebilirim.

Firmaların insani yapılarının da seçim kriterlerinde çok önemli bir değeri var bana göre. Bir ERP satın aldığınızda iş aslında karar verdikten ve el sıkıştıktan sonra başlıyor. O günden itibaren ERP"yi satın aldığınız firmanın, sizin isteklerinizi uygulayabilmek adına programının arkasında durması gerekiyor. Bu da tabi yetkinlik ve insan kalitesi arasındaki uyum ile paralel ilerliyor. Biz caniasERP'ye geçtikten sonra arkadaşların pozitifliğinden, yetkinliğinden ve işe olan yatkınlıklarından çok memnun kaldık. IAS"yi biz, çok profesyonel çizgilerin içinde ve o çizgilerden çıkmayan bir firma olarak değil, tam aksine bizim problemlerimize hem firma bazında hem insani samimiyet olarak kişisel pozitif yaklaşımlar bazında destekler veren bir firma olarak tanıdık ve bu yaklaşımlardan her zaman çok memnun kaldık.