Otomotiv Sektöründe Faaliyet Gösteren Rapro Kimya, caniasERP ile Sevkiyat Hızında Artış Sağladı.

2007 yılından bu yana caniasERP kullanan, Dünya ve Türkiye’de birçok araç fabrikasına OEM – yedek parça imalatı yapan Rapro Kimya’nın Genel Koordinatörü Patrizio Ragusin ve Bilgi İşlem Sorumlusu Utku Akça ile yazılım projesine karar verme süreçlerini, otomotiv sektöründeki kullanımı ve bu proje ile artan satış cirolarını ve sevkiyat hızlarını konuştuk.

IAS: Bize biraz Rapro Kimya’dan bahsedebilir misiniz?

Patrizio Ragusin: Rapro Kimya, 2003 yılında İzmir’de kurulmuş, 100’ün üzerinde çalışanı olan bir imalat firmasıdır. Son teknoloji olanakların kullanıldığı üretim tesislerinde, otomotiv yedek parça ve OEM (Original Equipment Manufacturer) ana sanayine kauçuk ürünler üretiliyor. Firmamız %70 ihracat, %30’da iç piyasaya hizmet vermektedir.

Aynı zamanda Dünya ve Türkiye‘deki farklı araç fabrikalarına OEM - yedek parça imalatı yapar ve ciddi bir marka pazarına sahiptir. Yedek parça (aftermarket) sektörüne kauçuk ürünlerinin hem imalatını hem de ticaretini yaparak satar.

2005 yılında ürün gamı tamamen hortum malzemeleri iken, sonraki yıllarda yedek parça sanayine de hizmet vermeye başladık. Bu sebeple başka ürünlerin de ürün gamının tamamlaması için bir ticari arayışa girildi.

O tarihten sonra, ithal edilen ya da iç pazardan tedarikle, üretimin dışında, diğer kauçuk ürünleri de kutulanarak “Rapro” markası altında birleştirildi. Mevcutta ortalama 5.500 çeşit ürünle yedek parça piyasasına hizmet veriyoruz. Ürünlerin tamamı otomotiv sektöründe kullanılmaktadır. Aile olarak da 50 senelik bir sektör tecrübesine sahibiz.

IAS: Firmanızın bir ERP yazılımına ihtiyacı olduğunu nasıl tespit ettiniz?

Patrizio Ragusin: İlk faaliyete başladığımızda, kuruluş aşamasındaki maddi engeller sebebi ile küçük bir ERP firması ile bir yazılım projesine başladık. Hatta destek alabilmek için, KOSGEB’in önerdiği bir firmayla bu yola girdik. Anladık ki bizim gibi geleceği düşünen, hızlı büyüyen ve her geçen gün gelişen bir firmada, fazla isim yapmamış bir ERP firması ile çalışmak sıkıntı yaratacaktı. Bu sebeple yeni bir ERP yazılım arayışına girdik.

2003 yılında ayrıldığımız firma çok ciddi bir ERP kullanıcısıydı. O firmada ERP Proje sorumlusu görevinde bulundum. Yazılımı kullanabilmek için ciddi mücadele verdik ve biliyordum ki, kullanmakta olduğumuz bu program şirketin ERP beklentilerini karşılayamazdı.

2000’li yıllardaki ERP araştırmamız sırasında, bilgi işlem sorumlumuz aracılığı ile IAS ve çözümü caniasERP ile tanıştık. 2003 yılında kendi firmamızı kurduğumuzda yine IAS ile bağlantı kurduk ve görüşmeler yaptık. Fakat yeni makine alımları, kuruluş bütçesi gibi nedenlerle o dönemde IAS ile bir projeye başlayamadık. KOSGEB destekleri kapsamında bir yazılım firması ile anlaştık ve proje gerçekten bir felaketle sonuçlandı. Çok büyük bir hata olduğunu fark ederek tekrar IAS ile görüşmelere başladık.

IAS ile anlaştığımızda mantığımıza zaten yerleşmişti: Bu bir bütçe durumu değildi. Gelecekte uzun yıllar kullanılacak ve kendi bedelini fazlasıyla çıkartacak bir projeydi. Bu sebeple bir IT sorumlusuna ihtiyaç vardı ve Nisan 2007 gibi Utku beyi işe aldık. Hemen 2 ay gibi kısa bir süre içerisinde ERP projesi için IAS’yi davet ettik.

IAS: Neden caniasERP 'ye karar verdiniz?

Patrizio Ragusin: Otomotiv sektörü diğer sektörlere göre farklı bir sektördür. Herhangi bir araç markası ile ilgili, teknik kısımda olmasa bile, ürünün pazara sunulması sürecinde çok ciddi detaylar vardır. Bu sebeple çok esnek bir yazılım kullanmanız gerekir. Özellikle yazılımın esnekliği seçim kriterlerinin başında yer alıyordu.

Türkiye’deki lokal markalar da dahil, en büyük markalardan birisi IAS. ERP proje seçimi sırasında başka yazılım firmaları ile görüşmedik. Tek görüştüğümüz firma IAS idi.

 
İki kez demo aldıktan sonra kararımızı verdik. Programın çalışma şekli, ara yüzü, esnekliği, görüntüsü tam olarak bizim beklentilerimize karşılık geliyordu. Satış aşamasındaki görüşme ve demolarda taahhüt edilenlerin %95’i mevcutta gerçekleşti. Rapro Kimya’ya özel 50’ye yakın özel uygulama geliştirildi ve hepsi de verimli bir şekilde çalışıyor.

IAS: caniasERP ile birlikte firmanızda neler değişti?

Patrizio Ragusin: Rapro Kimya büyüdükçe, dünya devi firmalara da ürün tedarik etmeye başladı. Bu sayede yaptığımız yurtdışı seyahatlerinde, Avrupa firmalarının 5.500 ya da 20.000 kalem ürünü nasıl kontrol edebildiklerini görme fırsatımız oldu.

Araç markalarının bulunduğu, hangi parça, hangi orijinal numara ile hangi araca, hangi motor için kullanılır şeklinde bir veritabanı oluşturuldu. Çok yakında IAS ile yapacağımız yeni proje ile sistemdeki araç veritabanı web sitemize uyarlanacak ve dünyanın her yerindeki, dileyen her müşteri bu verilere caniasERP ile ulaşabilecek.

Rapro Kimya’nın ürettiği ürünlerin bir Rapro numarası bir de orjinal parça numarası vardır. Yeni projedeki web servisleri aracılığı ile müşteri,  orijinal numarasını girdiği bir ürünün, Rapro tarafında hangi ürüne karşılık geldiğini, hangi marka araçta, hangi motorda kullanılabileceği ve hatta ürünün detay fotoğraflarına ulaşılabilecek.

caniasERP  ile elde ettiğimiz en güzel raporlardan birisi de araç markalarından oluşan veri tabanından rapor almak. Hangi marka aracın, hangi parçası en çok satılıyor, Rapro ürün kodlarının haricinde seçilen fiyat grubundan, örneğin Lübnan’a, hangi motor parçasını satmışız gibi detaylı raporlar alabiliyoruz. Bu da daha üretim aşamasına geçmeden bize zaman kazandırıyor.

İki tane de Maliyetlendirme çalışması yaptık. MRP’yi, yani üretim modülünü, çalıştırmadan bir ürünün gerçek maliyetini stok kartlarına işlemeyi dizayn ettik. Şu anda ürettiğimiz her ürünün maliyetine, hammadde maliyeti artıkça, yani satınalma fiyatı artıkça veya kurlar değiştikçe, online olarak her ürünün maliyetinin otomatik olarak, sistemde değiştiğini görebiliyoruz ve bunlarla ilgili günlük maliyet çıkartabiliyoruz.

Satın alıp kutuladığımız ticari ürünlerle ilgili olarak da, nakliye fiyatları, ürünün kutu ambalaj maliyetlerini dahi hesap edip, sabit genel yönetim giderlerini de ekleyerek, Rapro Kimya’nın faturayla aldığı bu ürünün aslında kaç TL’ye mal olduğunu görebiliyoruz. Tek bir ekrandan, sadece ürün kodunu yazarak tüm bu maliyet hesabına ulaşabiliyoruz.

Etiketleme işleri eskiden ayrı bir barkod programından yapılıyordu. caniasERP üzerindeki geliştirmeler sayesinde, her müşterinin kendine özel etiketleri ve barkodları, kendi dillerinde, tüm detaylarına kadar, başka bir ek programa gerek kalmadan caniasERP üzerinden alınabiliyor.

E-maillerinizi gönderebileceğiniz, alabileceğiniz ve yönetebileceğiniz, etkinlik takipleri yapabileceğiniz Collaborator uygulamasını da içerisinde barındıran yeni çalışma şekli ile artık Rapro Kimya’da caniasERP haricinde bir yazılım kullanılmayacak.

IAS – Cüneyt Ömer Günaydın: Yapılan işin bir veri tabanına girilmesi, istenen yerden verilerin çekilebilmesi, yapılan satınalmalar, senelik satışlar, bütçeler gibi elde edilen raporlar bu çalışmanın verdiği en güzel sonuçlar.

Özelikle genel yönetim giderleri için oluşturulan sistemle, her ürün için gelen ve giden faturanın tipine göre bir kodlama yapıldı. Şirketin her sene sonunda, her kalemdeki genel yönetim giderini, bekçilik masrafından tutun da, hangi aracın ne kadar yaktığına kadar, hangi harcamalar yapıldıysa, en küçük detayına kadar tutulup, bir sonraki senenin bütçesinin daha rahat yapılması sağlandı.

IAS: Bize yeni projeniz Depo Yönetimi uygulamasından bahseder misiniz?

Patrizio Ragusin: Fiziksel bir düzenleme ile ilk önce raf sistemi ve depo sistemi oluşturduk. Somut bir yatırımdı, tamamen raf, kasa ve ürünlerden ibaret bir çalışmaydı. Ürünler artıkça raflar da yetmemeye başladı ve raflarda gereksiz ürünlerin durduğunu fark ettik. Bir şekilde malı alıp satmanın kontrolünün dışında, malı stoklamanın kontrolü de elden kaçmaya başladı.

Diğer firmalarda da gördüğümüz şekilde dinamik bir depoya ihtiyaç duyduk. Boş olan kasalar raftan kaldırılmalı, onun yerine ürünler raflara konulmalıydı ve hangi kasada hangi ürünler var bilinmeliydi. Bunu yapabilmek için bir personel tarafından kontroller yapılmalı ve bir database oluşturulmalıydı.

IAS’nin sistem danışmanları ile görüştük ve depo kontrolünün caniasERP ile yapılmasının mümkün olduğunu söylediler. Sistem el terminallerine uyarlandı ve 5 aylık bir süreçten sonra kasaları etiketledik ve çalışmaya başladık.

En son 2012 başındaki sayımı otomasyonla yapma kararı aldık. Bu süre içerisinde, depo sayımı çok düzgün yapıldı. Tüm çalışanlar mevcuttaki rafların yetersiz olduğunu düşünürken, sevkiyat başladığında, kasalar raflardan inip yerine yeni ürünler gelmeye başladığında, rafların %30 unun boş olduğunu gördük. Böylece yeni ürünlerin sirkülasyonu var olan raflarda sağlandı.

Şubat ayında yapılan sevkiyata bakıldığında aşağı yukarı %20’lik bir hız kazanmışız. Ciroda da %20’lik bir artış oldu. Aslında Şubat ayındaki çalışmanın bir öğrenme dönemi olduğunu düşünürseniz, projedeki ilerlemeye göre, sevkiyat hızının %40 civarında artacağını düşünüyoruz.
 

RAPRO Depo Yönetim Uygulaması Genel Süreç Akışı

IAS - Cüneyt Ömer Günaydın: Rapro Kimya, ilk projeye başladığında şu andaki gibi bir depoya sahip değildi. Depo otomasyonu ihtiyacı zamanla ortaya çıkmış bir ihtiyaç. Ek bir çözüme ihtiyaç duyulmadan caniasERP ile farklı süreçlerin yönetilebilme kabiliyeti ve yazılımın esnekliği sayesinde, oluşan ihtiyaç kolayca çözüme kavuşuyor.

Utku Akca: Depo fiziksel olarak kurulduktan sonra, stokların yönetimine ihtiyaç duyduk. 5-6 ay kadar önce projeye karar verip IAS danışmanlık ekibi ile çalışmaya başladık.

Sanal depolar oluşturarak, ticari ürünlerin bir orta alanda birikmesini ve bu sanal depolardan ürünlerin, fiziksel raflara aktarılmasını ya da çıkış için başka depolara transferini sağladık. Gönderilen ürünlerin raflardaki dinamik hareketlerini kontrol ettik. Mevcut malzemelerin içerisine konulduğu kasanın içerisindeki adetlerin o kasayı dolup dolmadığı, kasa boşaldığında o kasanın yerinden alınıp yerine başka kasa konulmasına, her kasanın birer adresinin olmasına kadar, tüm takipler caniasERP üzerinden yapılıyor.

Orta Alan Giriş, Orta Alan Çıkış ve Depo Rafları olmak üzere 3 ayrı fiziksel alan belirledik. Belirlenen depolara göre tesis yerleşimini düzenledik ve caniasERP "de depoları tanımladık. Depo raf sistemindeki tüm raflara, raflarda kullanılan tüm kasalara belli bir kurala göre numara verdik. Depo raflarına ve kasalara, üzerinde numara bulunan barkodlu etiketler yapıştırdık. Depo raflarının ve kasa tiplerinin malzeme kodu bazında kapasite bilgilerini caniasERP "de tanımladık.

A, B ve C olmak üzere 3 adet kasa tipimiz mevcut. Her kasanın genişliğinin farklı olmasından dolayı raflara farklı kombinasyonlarla yerleştirilebiliyorlar. Tüm kasa tipi kombinasyonlarını çıkardık ve caniasERP "de tanımladık. Malzeme yerleştirme ve toplama uygulamalarını devreye almadan önce tüm depolar için stok sayımı yaptık. Stok sayımı esnasında caniasERP 'de el terminali için tasarlanan ekranlarını kullandık.

Stok Sayımı Girişi Terminal Ekranı
 

IAS - Cüneyt Ömer Günaydın: Gün içerisinde satınalmaya bağlı gelen malzemeler, orta alanda birikiyor ve raflara yerleştirilmiyor. Bu aşamada bir yerleştirme iş emri basılıyor. Gelen malzemenin hangi rafta, hangi kutu, hangi kasa ve nereye bırakılacağı, bir adresleme yapılarak, iş emrini basan kişiye öneri olarak sunuyor ve sonrasında yerleştirme işlemi yapılıyor.

RAF Yerleştirme İşlemi Terminal Ekranları
 

Patrizio Ragusin: Farklı birçok seçenek olduğu için algoritmanın çok iyi oluşturulması gerekiyor. Bu sebeple üzerinde çalışmalarımızın devam ettiği, tüm bu sürecin otomatik olarak yapılması planlandığı yeni bir çalışmamız var.

Utku Akca: Mevcutta yazılım bize, en ağır ürünler altta, en fazla satışı yapılan ürünler önde durur, boş ya da yarı boş kasalar nerede gibi önerileri gösteriyor, bizim arkadaşlarımız sadece onay veriyorlar. Yerleştirme işleri tamamen el terminalleri ile yapılıyor. El terminallerinden yerleştirme iş emri işlemi seçiliyor ve ürünler kasalara el terminalleri eşliğinde yerleştiriliyor. Her onay verildiğinde hareket otomatik olarak sağlanıyor.

Rafların bir konumu var. Her rafın barkodu, her ürünün ve her kasanın ayrı ayrı barkodu var. Herhangi bir ürün yanlış bir alana bırakılmak istendiğinde işlem gerçekleştirilemiyor.
Sistem yerleştirme yaparken ya da raftan bir ürün alırken rafların yerleşik bir düzeni var. Bu alanı gezen arkadaşımız için caniasERP , rafların en sonuna ilk malzeme bırakılsın en başından ikinci malzeme şeklinde değil, en az yorulacağı şekilde bir route oluşturarak yerleştirmeyi yapması sağlanıyor.

IAS - Cüneyt Ömer Günaydın: Satış sevkiyatında da benzer bir mantıkla irsaliye kesilirken, mevcut siparişe istinaden müşteri ve ürünler seçiliyor. Sistemde bir sevkiyat emri çıkıyor. Aynı yerleştirme emri gibi bir sevkiyat emrinde de şu ürünü şu raftan şu kasadan al önerisini sunuyor, barkodlarla taşınıp sevkiyat alanına getiriliyor. El terminalleri ve barkodlarla giriş çıkışlar yapılıyor.

Utku Akca: Sistemi kurmamız satıştaki arkadaşlar için de büyük bir kolaylık oldu. Önceki durumda, ürünün satışı yapılacağı zaman, depodaki ürün başka bir sipariş için mi ayrıldı, yoksa sevkiyatta mı belli değildi. Şimdi sadece raflardaki ürün stokuna baktıklarında mevcut ürünü net olarak görebiliyorlar. %40 oranında sevkiyatta, %20 oranında da satış performansında artış var. Malzeme stoklarının kontrolü ve takibi konularında güncel ve doğru raporlara ulaşabiliyoruz.

Herhangi bir anda Malzeme Kodu, Raf Adresi, Kasa Numarası ve Stok Miktarı şeklinde detay stok bilgisini caniasERP "den alabiliyoruz. Sevkiyat alanındaki ürünlerin hangi müşteri için ayrıldığını rezervasyon mantığı ile takip edebiliyoruz. 

Depo uygulamalarında, işlemlerin hızlı ve doğru olmasını sağlamak adına çalışmalar yaptık. Malzeme yerleştirme ve toplama işlemlerinde; belirlediğimiz kurallar ve kısıtlar doğrultusunda, caniasERP "den öneriler ve uyarılar alıyoruz. Ayrıca, depo personelimizin operasyonel işlerini kontrol ve kayıt altına almaya başladık. caniasERP "de hazırladığımız bir rapor ekranı ile depo personelinin yaptığı her sistemsel hareketi takip edebiliyoruz. Malzeme yerleştirme, transfer ve toplama işlemlerinin standart sürelerini ölçme imkanına sahip olduk.

Patrizio Ragusin: Deponun yerleşik olmadığı zamanlarda, 4.000 TL’lik bir sevkiyat 1-1,5 saatte, 1-2 kişi tarafından yapılırdı. caniasERP ve yeni depo sistemi ile birlikte bu süre 15-16 dakika gibi bir zamanda yapılıyor.

IAS: Rapro Kimya’nın ERP geçiş aşamasında sorunlar yaşandı mı?

Patrizio Ragusin: Biz, başka bir yazılım kullanırken caniasERP projesine geçtik. Bu sebeple çok büyük bir dirençle karşılaşmadık. Sadece 5-6 ay kadar, alışkanlıklardan vazgeçme süresi yaşadık.

IAS: ERP projesi düşünen bir firmaya önerileriniz ne olur?

Patrizio Ragusin: Firma projeye başlamadan bir bütçe planlamış ve ayırmış olmalı. Proje başlangıcında, sabırlı olmaları gereken bir süreç yaşayacaklarını bilmeliler.

ERP yazılımları çok büyük birer havuz gibi. Satın alınan yazılımın, maksimum ölçüde, her modülünün kullanılması çok önemli. Proje ilerlediğinde, ihtiyaçlar doğrultusunda, yeni uygulamalar da sistem içerisinde var olmalı.

Sürekli kendini yenileyen, gelişen, referansları kuvvetli ve yazılım sektöründe kendini ispatlamış bir yazılım firması seçmeleri en az yazılımın teknik altyapısı kadar önemli.