Norm Grup, bünyesindeki 12 firmadan altısında e-fatura’ya geçerek hem tahsilat performansını artırdı hem de faturalama süreçlerinde yaşanabilecek aksaklık risklerini azalttı

Bünyesindeki 12 firmadan altısında e-fatura uygulamasına geçen Norm Grup’un BT Müdür Yardımcısı Ahmet Oturgan, sonuçtan memnun. e-fatura uygulaması ile faturaların daha rahat takip edilebildiğini, veri giriş aşamalarının otomotize edilebilmesi imkânlarının da arttığını vurguluyor. canias^ERP e-Fatura çözümünün en çok öne çıkan özelliğini “teknik karmaşadan arınmış olması ve yüksek özelleştirilebilme altyapısı” olarak tanımlayan Oturgan, canias^ERP’nin sağladığı olanaklar sayesinde, ihtiyaç duydukları tüm özelleştirmeleri kendi ekipleriyle hayata geçirebildiklerine dikkat çekiyor. Oturgan’a göre canias^ERP’nin bir başka önemli avantajı da sürecin tamamının canias^ERP ekranlarından yürütülebilmesi”. Oturgan, “Son kullanıcımız merak edip sormadığı sürece özel entegratörün kim olduğunu dahi bilmiyor” diyor.

Oturgan, e-Fatura’ya geçiş sürecine ilişkin deneyimlerini anlatıyor:
 

1. e-Fatura sürecine geçiş sırasında ihtiyaçlarınızı tespit etmek için nasıl bir çalışma yaptınız?

Bilgilendirme seminerlerine katıldık.  İşin kapsamını, altyapısını ve teknolojisini anlamak istedik. e-fatura uygulaması Mart 2010’dan beri yürürlükte ama pek çok firma gibi biz de çalışmalarımızı 2013 sonlarında hızlandırdık. IAS ve özel entegratör firmaları ile de görüşerek ihtiyaçlarımızı ve bizi bekleyen zorlukları netleştirmeye çalıştık. Bu aşamada Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-fatura sitesi de önemli bir bilgi kaynağı oldu.

2. Geçiş sırasında sıkıntılı bir süreç yaşadınız mı? Karşılaştığınız en büyük sıkıntı neydi?

Hazırlık aşamasında endişelerimiz çok fazlaydı. İyi hazırlanmış olsak da faturalama süreçlerimizde yaşayacağımız bir aksaklığın olumsuz etkileri çok büyük olurdu. Sistemi devreye alacağımız günler yaklaşırken uykusuz geceler geçirdim. Faturaları düzenleyen arkadaşlarımızın da pek çok soru ve kaygısı vardı. Ancak e-faturaya geçişten sonra bu endişeler kayboldu. Geriye dönüp baktığımda hiçbir kritik problem yaşamadığımızı rahatlıkla söyleyebilirim.

3. Projenin canlı kullanıma geçiş süresi hakkında bilgi verebilir misiniz?

Norm Grup bünyesinde altı firma e-faturaya geçti. Bu firmalardan dördünün bilgi teknolojileri (BT) hizmetlerini Norm Cıvata merkezli Bilgi İşlem (Bİ)  Bölümü veriyor. Diğer iki firmanın ise kendi içlerinde Bİ bölümleri var. Doğrudan sorumlu olduğumuz dört firmada IAS danışmanı arkadaşlarımızla yaptığımız ön çalışma, iki-üç adam gün sürdü.  2013 sonlarında kendi içimizde gerçekleştirdiğimiz iki-üç haftalık bir hazırlık çalışmamız da oldu. Süreç başladıktan sonra da son kullanıcılarımıza, ihtiyaç duyduklarında destek verdik.

4. Geçiş aşamasında aldığınız danışmanlık hizmetleri hakkında neler söylemek istersiniz?

e-fatura’ya geçeli dört ay oldu. ERP hizmeti aldığımız IAS’den de özel entegratör hizmeti aldığımız İZİBİZ’den de çok memnunuz. Her iki firma da hem sorularımıza hem de sorunlarımıza çok hızlı geri dönüşlerde bulundu. Geçiş öncesi hazırlıklarda da sıkı destek ve işbirliklerini gördük.

5. e-Fatura sürecinin tahsilat performansı üzerindeki etkileri nelerdir?

Faturalar, alıcı firmaya daha kısa sürede ulaşmaya başladı. Faturaların kaybolması ya da doğru kişilere zamanında ulaşamaması gibi sorunlar da ortadan kalktı. Bunlar tahsilat performansını mutlaka olumlu etkileyecektir.

6. canias^ERP piyasadaki portal, entegrasyon ve özel entegrasyon yöntemlerinin hepsini destekliyor. Siz hangi yöntemi ve neden seçtiniz?

Biz özel entegrasyon yöntemini tercih ettik.

7. e-Fatura, hızlı bir geçişi olan ve çoğu yazılım firmasının çok da hazırlıklı giremediği bir süreçti. Bu süreçte IAS’nin yaklaşımını nasıl buldunuz?  

2013 yılında görüşmelerimiz sürerken IAS yetkilileri, sürecin tamamının canias^ERP içinde yürümesine odaklandıklarını vurgulamışlardı. Özel entegratör yöntemini benimseyip işbirliği yaptıkları entegratörlerle çalışırsak son kullanıcılarımızın sürecin tamamını canias^ERP ekranlarından yürütebileceğine söz verdiler. Sözlerini de tuttular. Son kullanıcılarımız yalnızca canias^ERP ekranlarını kullanıyor ve merak edip sormadıkları sürece özel entegratörün kim olduğunu dahi öğrenmiyorlar. Bu başarıda IAS ve İZİBİZ arasındaki etkin işbirliğinin büyük payı olduğunu düşünüyorum.

8. Piyasada bir çok firma, e-Fatura için kullanılan UBL-TR 2.0 protokolü üzerinde kendilerine özel değişiklikler talep ediyor ya da ihtiyaçlarına ve çalışma şekillerine özel çalışmalar yürütüyorlar. Piyasa için sıkıntı yaratabilecek bu süreci canias^ERP e-Fatura çözümü ile nasıl aşıyorsunuz?

IAS yazılım ekibi, canias^ERP’nin genel yapısına ve esnekliğine yakışır bir biçimde e-fatura altyapısında da çok iyi bir iş çıkardı. Sağladıkları özelleştirme araçları sayesinde özelleştirme ihtiyaçlarımızın tamamını kendi ekibimizle, kolaylıkla hayata geçirebiliyoruz. Otomotivden beyaz eşyaya pek çok ana sanayi firması ile çalışıyoruz. Bu firmaların tedarikçilerinden kendi iş süreçlerine özgü talepler de geliyor. Benzer şekilde bu talepleri karşılamak için gerekli tüm özelleştirmeleri de canias^ERP’nin imkanlarını kullanarak, kendi ekibimizle yapabiliyoruz.

9. efatura uygulamasının olumlu etkileri oldu mu?

En önemli etkisi, elektronik ortamda gelen faturaların izlenebilirliğinin artması. e-fatura, veri giriş aşamalarının otomotize edilebilmesi imkânlarını da artıran bir uygulama.

10. canias^ERP e-Fatura çözümünde sizce öne çıkan özellikler neler?

Teknik karmaşadan arınmış olması ve yüksek özelleştirilebilme altyapısı.

11. canias^ERP e-Fatura çözümünün sizin ve firmanız için önemi nedir?

Faturalama çok kritik bir süreç ve bu süreçte yaşanabilecek aksaklıkların olumsuz etkisi çok büyük olur. canias^ERP e-Fatura çözümü takip imkânlarını artırarak ve veri girişini otomatize ederek hata ihtimalini en aza indiriyor. Bu nedenle de bizim için çok önemli. Bu süreçte yaşadığımız olumlu deneyimin sürekliliğini diliyorum.

12. canias^ERP e-fatura çözümünü başka firmalara tavsiye eder misiniz?

Kesinlikle.