MRP'den ERP'ye...Bir Yol Haritası

Kurtuluş savaşından sonra uzun yıllar tarıma dayalı sanayi gelişen ülkemizde MRP (Material Requirements Planning) sisteminin kullanımı son 20 yıla dayanmaktadır. Birçok yapı ve sistemde olduğu gibi MRP sistemi de önceleri doğru anlaşılamamış ve kabul görmemiştir. Ülkemizde ilk kurulan yabancı sermayeli işletmelerde MRP sistemleri kullanılmaya başlanmıştır. MRP'nin bir bilgisayar programının çok ötesinde bir sistem, bir yönetim biçimi olarak algılanması, sistemin doğru işletilmesinde ve işletme içinde kabul görmesinde etkili olmuştur... İşletmesinde MRP sistemi kuran birçok yönetici, sisteme sadece program gözüyle bakıp, algılama yoluna gitmemiş, atölyecilik anlayışı ile işletmeyi yönetmeye çalışarak başarısız olmuşlardır. Fakat bu sistemi, işletmenin en üst yönetiminden en alt kademesinde bulunan personeline kadar iyi sindirebilen işletmeler büyük ölçüde başarı sağlamışlardır.

MRP Gelişim Süreci

• ROP - Stok Kontrolü
• MRP - Malzeme İhtiyaç Planlaması
• MRP II - Finans ve Simülasyon
• ERP - Kurumsal Kaynak Planlaması

Hangi Amaçlarla, Hangi Modüller Kullanıldı?

1950'den sonraki dönemlerde, işletmelerde artan üretim kapasitesi beraberinde katlandıkları yüksek stok maliyetlerini de sorun olarak doğurmuştur. Stok miktarlarının artışı, takibinin güçleşmesi, yüksek maliyetler ve depolanmasında yaşanan sıkıntılar bu yönde çözüm arayışlarına gidilmesine sebep olmuştur. MRP gelişim sürecinde ağırlıklı olarak uzun bir süre stok kontrolü üzerinde çalışmalar yapılmıştır.

Sonraki aşamada ise üretimi yapılacak ürün için, üretim işlemlerinde gerekli olacak hammaddenin ihtiyaç gününde stokta olmasını sağlayıcı satın alma planları yapılmıştır. Bu noktada yaşanan en büyük sıkıntılar ise şunlardır; tedarikçi firmanın malzemeyi geciktirmesi, yüksek adetli alışlarda indirim önerileri (bu tür alımların stoku şişirmesi),temin süresi uzun olan hammaddelerin tedarik edilmesinde yaşanan sıkıntılar, ithal hammaddelerin üretimde kullanılması.

Bilgisayar programlarının devreye girmesinden sonra MRP sistemleri kısa zamanda çok hızlı gelişimler göstermiştir. İnsan eliyle yapılan birçok işlemin yerini bilgisayarlar almıştır. Bilgisayar programlarının bu aşamada sisteme kattığı en büyük katma değer; satın alma, üretim ve sevkiyat planlamasını yapabiliyor olmasıdır. "Makinelerim boş kalmasın, şundan da 1000 tane üreteyim, nasıl olsa satarım" anlayışı yerine, siparişin adet ve teslim tarihini dikkate alan bir üretim felsefesi gelişmiştir. Atölye şeflerinin yerini "üretim emirleri" almıştır. Her sistemde olduğu gibi bu sistemin de bir açığı bulunmaktaydı; "sonsuz kapasite varlığı üzerine üretim planlaması" yapması. Sisteme kayıtlı olarak imalat yapılan her bir parçanın, uzun süreçler sonunda üretim süreleri hesaplanıp, işletmenin günlük kapasite saptanarak bu açık kapatılmaya çalışıldı... Fakat yine de bir şeyler eksikti.

Şimdiki Durum Nedir?

MRP sistemlerinin son aşamasında, ERP sistemleri ortaya çıkmış ve firmanın tüm ihtiyaçlarını karşılayacak bir yapı geliştirilmiştir. Satın alma kararlarından sipariş takibine, atölye kontrolünden stok ve malzeme takibine, muhasebeden finansa, lojistikten müşteri ilişkilerine kadar, firmanın ihtiyacı olan tüm departmanların bilgi ve sistem ihtiyaçlarını karşılayabilecek alt yapıya sahip bir sistem oluşturulmuştur.
 

Program Seçimi ve Kurulum Süreci:

MRP ve ERP sistemleri, maliyetleri yüksek yazılım ve donanım alt yapılarını gerektirmektedirler. Bu nedenle firmanın ihtiyaçları doğrultusunda araştırma yapılıp, işletmenin iş akışlarının doğru çıkartılıp, bu akışlara en uygun programın seçilmesi gerekmektedir. Dünya çapında büyük başarılar elde etmiş bir ERP programının, sizin firmanızda yüksek performanslara ulaşacağı şeklinde bir kaide yoktur. Bu nedenle alınacak programın yeteneklerini iyi araştırıp, firmaya uygunluğu analiz edilmelidir. Yola gecikmeli fakat doğru başlamak, hızlı başlayıp büyük bir hatadan dönmekten daha az riskli ve daha az maliyetlidir.

Bazı firmalar bu konuya daha fazla önem verip, zaman ve kaynak ayırarak, işletmede kendi ekiplerini kurmuş ve tamamen firmaya özel programlar geliştirmişlerdir. Böyle bir durum da dahi firmanın danışmanlık hizmeti alması gerektiği kanaatindeyim. Daha önce de söylediğim gibi; bu sistemler sadece programdan ibaret bir sistem değildir. Bir düşünce ve yönetim şeklidir...

Program seçimi yapıldıktan sonra, satışı yapan firmanın kurulum sürecinde ve sonrasında danışmanlık hizmetlerinin sürekliliğini garanti ediyor olması dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biridir. Kurulum öncesinde; proje ekibinin oluşturulması, oluşturulan proje ekibinin genel eğitime tabi tutulması ve eğitimlerin sürekliliğinin sağlanması diğer önemli hususlardır. Genel eğitimlerin akabinde, projede yer alan birimlere de görevlerinin içeriğine göre ayrı eğitimler verildikten sonra pilot bölgeler seçilerek proje başlatılabilir. Projenin danışmanlık hizmeti verecek olan firma, birinci faz olarak tabir ettiğimiz ilk altı aylık süreçte, proje ekibi ile birlikte yakın çalışmalar yaparak, projenin yürütülebilirliğini kontrol etmesi gerekmektedir. En fazla kavram karmaşasının ve iletişim kopukluğunun yaşandığı bu süreçte, firma yönetiminin de projeye olan inancı ve tavrı, bu aksaklıkların önüne geçilmesinde kritik bir rol oynamaktadır. Danışmanlık veren firma, birinci faz sonucunda elde ettiği bilgilerle hangi alanlarda (kodlama, eğitim) iyileştirme yapılacağına karar vermelidir. Eskinin terk edilip yeninin hayata geçirildiği tüm bu süreçlerde, üretimin aksamaması da en önemli husustur.
 

MRP Sistem Akışı Tablosu

MRP Uzmanlarının Beklentileri

• Proje müdürünün seçimi; proje ekibini kontrolü ve yönlendirilmesi açısından organizasyon şemasındaki yeri,

• Projenin dokümante edilmesi, projenin yürütülmesi açısında MRP uzmanının işini planlı yapmasını sağlayan önemli hususlardandır.

• Üst yönetimin katılımı ve projeyi desteklemesi,

• İşletmenin stratejik planlamasının yapılmış olması,

• Pazarlama e satış tahminleri, performans ölçümleri, ürün gruplarının oluşturulup üretim planlamasının yapılması, uygulama çizelgelerinin hazırlanması.

Başarıya Ulaşmış Bir Projede Şunlar Gözlenir:

• Üretim sürelerinde azalma

• Üretim kapasitesinin verimli kullanılması,

• Stoklarda azalma, satışlarda artış ve satın alma maliyetlerinde düşüş.

MRP II projesinin tamamı devreye alındığında akış şeması şekildeki gibi olacaktır. Bu üretim teorisine göre; talep tahminleri yapılabildiği takdirde, kaba kapasite planlama da devreye alınıp üretim yoğunluğu seyreltilebilir.

Cengiz Kıylıoğlu
MRP Yönetim Danışmanı

CIO Club Dergisi
Mart 2009