Matbaa Sektörü

Matbaa sektöründe müşteri ilişkilerinden planlamaya, proje yönetiminden satış teklifi maliyet hazırlanmasına, iş süreçleri yönetiminden (BPM) finansal uygulamalara, tedarik zinciri ve depo yönetimine kadar tüm süreçleri canias^ERP ile yönetmek mümkündür.

Sektör bağımsız yapısı ve geliştirilebilir altyapısı sayesinde canias^ERP, standart ERP çözümlerine ek olarak IAS’nin çeyrek asrı aşan deneyimlerinden yola çıkılarak hazırlanmış, matbaa sektörünün kurumsal yazılım ihtiyaçlarına yönelik çözümü ile bu sektöre özel birçok takibe de olanak sunmaktadır.

IAS, Matbaa çözümünü canias^ERP içinde bir modül haline getirerek diğer ERP yazılımlarında ihtiyaç duyulan entegrasyon, data transferi gibi sorunları ortadan kaldırmıştır. Malzeme yönetimi, satın alma gibi temel modüllerle tam entegrasyonu matbaa çözümünü daha efektif kılar; raporlamayı dinamik olarak ERP’nin diğer datalarıyla birlikte yapma imkânı sunar. 

Matbaa uygulamaları canias^ERP'nin aşağıdaki modülleriyle paralel çalışmaktadır:

• Temel Modüller (Destek tabloları, malzeme kartları, müşteri kartları vb.)
• Malzeme Yönetimi
• Satış  Yönetimi
• Finans Uygulamaları
• Müşteri İlişkileri Yönetimi
• İş Süreçleri Yönetimi
• Satınalma Yönetimi
• Üretim Yönetimi
• Ürün Yönetimi (Ürün Ağacı ve Rota)
• Proje Takibi (İzlenebilirlik)

Matbaa sektöründe bu temel süreçlere ilave olarak sektöre özel aşağıdaki çözümler ön plana çıkmaktadır:

• Proje Yönetimi
  • Ürün Bilgi Kartı
    • Varyant Konfigüratörü
  • Teklif Yönetimi
• İş Süreçleri Yönetimi
• Tedarik Zinciri ve Depo Yönetimi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi
• Barkod Entegrasyonu
• Üretim Yönetimi ve Çizelgeleme
• Raporlama

• Proje Yönetimi (İzlenebilirlik)

Matbaa sektöründe ürün değişkenliği oldukça fazladır. Sabit bir ürün satılmadığı ve üretilmediği için her ürün müşteriye özel ve yeni bir ürün olarak sisteme dâhil edilir. Dolayısıyla her bir sipariş ve teklif isteği yeni bir ürün olarak planlanmalı ve takibi yapılmalıdır. Bu nedenle her teklif isteği veya sipariş yeni bir proje olarak değerlendirilerek proje kaydı oluşturulur. Oluşturulan proje kodu, üretilecek tüm datanın çatısı niteliğindedir ve bundan sonraki üretim, satın alma, satış, finans ve envanter yönetimi gibi modüllerde de direk entegrasyon sağlayan bir araçtır. Her modülde bu proje ile ilgili belgelere (iş emri çıktısı, teklif formu vb.) proje kodu üzerinden ulaşılabilir. Bir projenin altında birden fazla ürün, teklif, iş emri oluşturulabilir.

Sistemde satış ve üretim olmak üzere iki proje tipi vardır. Teklif onay safhasından geçmiş projeler, üretim projesi tipinde yeni bir proje kodu alır. Buradaki amaç, teklif safhasında oluşan revizyonları kolay yönetebilmektir. Teklif revizyonları üretim projeleri üzerinde değil satış projeleri üzerinde yapılır. Bu projeler birbiri ile ilişkilidir. Hangi teklif projesinden hangi üretim projesinin oluşturulduğu izlenebilir.

"Teklif projesi müşteri seçimi" yapılır; müşteri bilgileri ve projeye ilişkin genel bilgilerin (sayfa sayısı, tiraj vb.) girişini takiben web, dergi, föy gibi şablon ürün gruplarından biri seçilerek proje içeriği oluşturulur.

• Ürün bilgi kartı

İkinci adım, projeye ilişkin detay bilgiler (sayfa sayısı, tiraj, kapak, forma, teslimat, baskı, laminasyon, mücellit bilgileri) ile içerik bilgisinin sisteme girilmesidir. Girilen bu bilgiler proses edilerek ürün ağaçları, varyant temelli ürün bilgi kartları ve malzeme kodları (yarı mamul, mamul) ile ürün rotası otomatik olarak oluşturulur.  Oluşturulan proje bilgisi üzerinden maliyet temelli alternatif satış teklifleri hazırlamak mümkündür. Devamında projenin malzeme ihtiyaç planlaması yapılarak,  stok durumuna bağlı satınalma istek belgeleri ve iş emirleri otomatik oluşturulur. Uygulama üzerinden üretilen teklif, iş emri gibi belgelerin farklı formatlarda çıktıları alınabilir ya da gene uygulama üzerinden mail yoluyla müşteriye gönderilebilir. Proje altında tüm ürün bilgi kartları ve malzeme kodları varyant yapısı ile üretilir. Bunun için canias^ERP’nin varyant konfigüratörü özelliği kullanılır.

o Varyant Konfigüratörü;

Ürünü tanımlamada ek bir araç olarak özetleyebileceğimiz varyant konsepti, seçenek ve seçeneğin altında detaylanan özelliklerden ibarettir. Matbaa sektöründe en kıymetli malzemelerden biri olan kâğıt hammaddesini tanımlamak için kullanılır. Kâğıt türü, kâğıt cinsi, gramaj, en, boy gibi seçenekleri varyant özelliği olarak sıralayabiliriz. Varyant konfigürasyonu sayesinde malzeme kartı, ürün ağacı ve rota sayısı azaltılabilir. Varyant konfigürasyonun bir diğer avantajı ise varyasyonları ekrandan seçerek hedeflenen malzemeyi bulabilmektir. Kullanıcı hatasını azaltan ve seçenekli malzeme yönetimini kolaylaştıran bir faktördür.

• Teklif yönetimi

Proje kodu oluşturulduktan sonra projeye bağlı olarak satış teklifleri oluşturulabilir. Matbaa sektöründe hızlı ve doğru teklif verebilmek çok önemlidir. Bu nedenle ilgili ekranda önceki teklifler referans alınarak yeni teklif belgeleri hazırlanabilir. Bu aşamada ilgili müşterinin önceki tekliflerinin yanı sıra başka müşterilerin önceki teklifleri de referans alınabilir.

Sektörde maliyeti etkileyen en önemli faktör tirajdır; daha önce verilmiş teklifler üzerinde sadece tiraj değişikliği yapılarak revize teklifler üretmek çok sık başvurulan bir yöntemdir. canias^ERP’nin matbaa sektörü çözümü ile tiraj değişikliği taleplerine çok hızlı cevap verilebilir.

Teklif oluşturma safhasında sistem, proje oluşturulurken girilen ve teklifte yer alan sayfa sayısı, ebat, kağıt gramajı, kağıt cinsi ve türü, operasyon vb. detay bilgilerini kullanarak maliyet hesaplaması yapar. Bu esnada kalıp ve tabaka ebatlarına, giren kâğıt miktarına, kırım vb. bilgilere göre en düşük maliyetli üretim şekli de belirlenir. Ayrıca baskı, kalıp, kâğıt, laminasyon maliyetlerine ulaşılabilir. Cilt bezi vb. ek malzemeler ile fason tanımlamaları da yapılabilir.

Uygulamada ön plana çıkan, sektöre özel en önemli özelliklerden biri de farklı satış tekliflerinden gelen farklı içerikleri bir üretim projesi altında toplayabilme yeteneğidir. Buradaki asıl amaç, benzer işleri gruplayarak üretim maliyetini düşürmektir.

Proje yönetimi uygulamasının tasarımında müşteri temsilcisinin hata riskinin azaltılması ve hızlı veri girişi yapılabilmesi gözetilmiştir.

• İş Süreçleri Yönetimi

Ürün bilgi kartı ile birlikte, oluşan maliyet ve baskı öncesi çalışması için onay mekanizması da oluşturulur. Burada maliyetin kontrolden geçip doğruluğunun onaylanması esastır. Bir diğer önemli nokta da ilgili tüm departmanların, teklif onay sürecine dâhil edilmesidir. 

Hazırlanan proje ve teklif, yönetici onayına gitmektedir. Proje, teklifin maliyet tutarına ve yapılan onay süreci kurgusuna göre birden fazla onaydan geçebilir. Satış temsilcisi “Müşteriden proje ile ilgili dokümanları aldım” onayını verdikten sonra proje “baskı öncesi onay süreci”ne girer ve burada yedi farklı onaydan geçer  (Mac Onayı, Ozalit Onayı vb.).

Onay süreçlerinin tamamının yönetimi için canias^ERP’nin BPM modülü altyapısı kullanılmıştır.

• Tedarik Zinciri ve Depo Yönetimi

Firmanın faaliyet gösterdiği sektöre ve kurumsallaşma düzeyine bağlı olarak, farklı depo yönetim yaklaşımları geliştirilebilir. Bu yaklaşımlar öncelikle firmanın temel işlevlerini yerine getirecek seviyede planlanırken ek süreç gelişimlerine de açık olmalıdır. Uyarlama, uygulama danışmanı ile firmanın ortaklaşa yapacağı analiz sonucunda neticelendirilmelidir.

Matbaa sektörü seri üretime uygun olmadığı için proje bazlı kâğıt takibi yapmak daha uygundur. Projede kullanılacak kâğıt ihtiyacını belirlemek; tedarikçiden üretime, sarf aşamasına kadar tüm aşamaları raporlayabilmek ve takibini yapabilmek çok önemlidir.

Sistemde dâhili malzeme talepleri MRP ve TRO modülleri ile yönetilmektedir. Proje gerekli onaylardan geçtikten sonra üretime alınır ve MRP modülü üzerinden otomatik olarak kâğıt talebi oluşur. Satınalma modülü üzerinden gerekli tedarik işlemleri tamamlandıktan sonra bu bilgi, depo yönetimine mail olarak gider. Depo yöneticisinin onayından sonra “hammadde depo”dan “üretim depo”ya transfer işlemi gerçekleşir.

İlgili iş emrine operatör tarafından iş bitiş onayı verildiğinde kâğıda ilişkin patlak, koçan, kraft, iade bilgilerine bağlı olarak stok hareketleri otomatik olarak gerçekleşir. İade miktarına bağlı olarak iade transfer emri otomatik oluşur ve bu emir üzerinden iade depoya giriş gerçekleştirilir.

Burada sağlanan önemli faydalardan biri de hangi bobinin (lot takibi) hangi işte tüketildiğinin izlenebilirliğidir.

Bu aşamalarda fason takibi de aktif şekilde yapılabilir.

Proje sonunda teklifte hesaplanan teorik kâğıt sarfiyat miktarı ile gerçekleşen kâğıt sarfiyatı ve iade miktarı bir rapor üzerinden karşılaştırılabilir.

• Müşteri İlişkileri Yönetimi

Proje kodu ile projeye bağlı olarak gerçekleştirilen müşteri temaslarının ve dokümanların takibinin yapıldığı uygulamadır. Bu uygulamada  canias^ERP’nin CRM modülü altyapısı kullanılmıştır.  canias^ERP Matbaa çözümünde projeye bağlı tüm belgelere proje yönetimi ekranından ulaşılabilir ve aksiyonlar tek ekrandan görülebilir. Müşteri ilişkileri yönetimi ve doküman yönetimi proje yönetim ekranında izlenip yönetilebilir.

• Barkod Entegrasyonu

Satın almaya bağlı girişte, stok sayımlarında, üretim yönetiminde barkod kullanılmaktadır. Barkod kullanımı, üretim sahasından verilerin hızlı ve güvenilir şekilde toplanmasını sağlar; bobinlerin hangi iş emirlerinde ve hangi operatör tarafından kullanıldığı bilgisine erişimi mümkün kılar.

• Üretim Yönetimi ve Çizelgeleme

Üretim yönetimi, “çizelgeleme” ve “sahadan veri toplama” olmak üzere,iki kısımda ele alınmıştır. İş emri operasyonlarının sıralanmasında kullanılan sektöre özel “çizelgeleme” ve “sürükle bırak” özellikleri sayesinde projeler hızlı ve doğru şekilde önceliklendirilebilmektedir. Planlamacılar bu özellikler sayesinde iş önceliklerini belirler, operatörler de sıralanmış bu işleri dokunmatik (kiosk) ekranlardan takip edip onay verebilir.

Operatör, makinelerin durumuna göre sıradaki işi birden fazla iş merkezi arasında bölebilir. 

Ayrıca operatör kiosk ekranlar üzerinden aynı anda birden fazla operasyona onay verebilir, duruş başlatabilir ya da bitirebilir.

• Raporlama

Matbaa sektöründe aşağıdaki raporlara sıklıkla ihtiyaç duyulmakta ve  canias^ERP Matbaa çözümü ile bu ihtiyaçlar hızla ve hatasız olarak karşılanabilmektedir:

Proje planlanan ve gerçekleşen karşılaştırma raporu: Matbaa sektöründe teklif (teorik bilgiler) ve üretim (gerçekleşen) bilgilerinin karşılaştırıldığı raporlara sıklıkla ihtiyaç duyulmaktadır. Bu raporlar sayesinde teorik ve gerçekleşen maliyetler ile proje bazlı kâr - zarar durumu görülebilmektedir. Bu bilgiler sonraki tekliflerin daha doğru verilere dayanmasına ve daha kısa sürede hazırlanabilmesine olanak sağlar.

Fire raporu: Fire raporu, sektörün ihtiyaç duyduğu bir başka önemli rapordur. Bu raporla teklif aşamasındaki teorik kağıt firesi ile gerçekleşen kağıt firesi karşılaştırılabilmektedir.

İzlenebilirlik raporu: İzlenebilirlik açısından projeye ait malzeme hareketlerini görebilmek bir başka önemli konudur. Projede lot numarası bazında hangi hammaddelerin tüketildiği ve hangi ürün ve yarı mamullerin üretildiği izlenebilmektedir.

Maliyet raporu: Fiili maliyet modülünün devreye alınması, mamullerin ve forma detayında malzemelerin gerçekleşen maliyetlerinin izlenmesini mümkün kılar.

Üretim raporları: Dokunmatik ekranlardan hızlı, doğru ve anında toplanan veriler, üretim raporlamalarında kullanılır.

- Duruş raporları
(Sektöre özel duruş tipi tanımlamaları yapılmakta ve raporlanmaktadır)
- İş merkezi verimlilik raporları
- Personel kapasite ve verimlilik raporları
- Geçmişe ve geleceğe dönük kapasite raporları (doluluk)
- Gerçekleşen – Planlanan zaman yönetimi
- Barkod ile iş emirlerinde kullanılan bobin takibi (lot takibi)
 

Detaylı bilgi için Satış Uzmanı arkadaşlarımız ile bağlantı kurabilirsiniz.

satis_tr@ias.com.tr
http://www.ias.com.tr/41/346/ias-turkiye.htm