Makine Sektöründe ERP Sistemlerinin Kullanımı Yaygınlaşıyor

Eylül 2013
Kaynak: Moment Dergisi

Makine üreticileri kurumsal kaynak planlama (ERP) uygulamalarıyla işletme verimliliğini ve karlılıklarını artırmayı amaçlıyor.Erp kurulumu yapan firmaların ve bu sistemleri kullanan makine üreticilerinin görüşlerini derledik.

Kurumsal Kaynak Planlama-Enterprise Resource Planning (ERP) uygulamaları ile makine imalatına dair üretimin gerektirdiği tüm süreçler yakından izlenerek, işletme verimliliği ve karlılığının artırılması amaçlanıyor. Makine imalatı ile ilgili birçok farklı alt sektör tarafından da tercih edilen ERP yazılımlarıyla firmalar üretim sürecindeki ihtiyaçlarına çözüm arıyor. Yapısı gereği sürekli gelişen makine sektöründe karmaşıklaşan üretim süreçlerinde çözüm, yazılım uygulamalarıyla bulunmaya çalışılıyor.

ERP KULLANIMININ MAKİNE ÜRETİCİLERİNE SAĞLADIĞI FAYDALAR
Makine imalatı ile ilgili teklif hazırlama süreci çok uzun ve zahmetli olarak nitelendiriliyor. Diğer taraftan tekliflendirme sürecinde harcanan her dakika, makine imalatçısı için önem arz ediyor. Bununla birlikte tekliflerin çok büyük kısmı aslında daha önce yapılan işlere benziyor. Eski işlerde çeşitli revizyonlar yapılarak yeni teklif hazırlanıyor. ERP uygulamaları ile sistemde hem şablon teklifler üzerinden hem de daha önce üretimi yapılmış makineler üzerinde kolay revizyon yapılabiliyor ve bu revizyon üzerinden ön maliyet çıkarılabiliyor.

GERÇEKÇİ TERMİN SÜRELERİ
Makine imalatçısı için en zor konulardan biri, tekliflendirme sürecinde müşteriye termin süresini doğru verebilmektir. Teklifin mevcut yü-rüyen siparişler içindeki önceliği ve bu önceliğin verilmesi durumunda yürüyen siparişlerdeki termin sürelerindeki sapmaların ne olacağı son derece önemlidir. ERP ile simülasyon ortamında bunların testleri yapılarak gerçekçi termin süreleri rahatlıkla verilebiliyor.

PROJE TAKİBİNİN TÜM SÜREÇLERE YAYILMASI
Tüm süreçlerin proje bazında takip edilmesi sayesinde (tekliften planlamaya, imalattan maliyete, finanstan mali tablolara kadar), sektörün gerektirdiği ihale usulü takipler, verilerin proje kodları ile her aşamada girilmesi ile her bir proje için ayrı ayrı yapılabiliyor.

FASON TAKİBİ
Makine imalat sektörü, imalatta fason konseptini yoğun şekilde kullanıyor. Depodan fasona gidecek malzemeler, iş emirlerinin operasyonları bazında takip edilebiliyor.

MALZEME İZLENEBİLİRLİĞİNİN SAĞLANMASI
Üretilen bir makinede kullanılan yüzlerce yarı mamulün ne zaman, hangi operatör tarafından, hangi tezgahta üretildiği; satın alınanların tedarikçiden, ne zaman ve hangi kabullerle alındığı çok önemlidir. Gün içersinde binlerce malzeme hareketi olur ve böyle bir izlenebilirliği sağlayabilmek için de her malzemede lot takibi yapmak gerekir. Ancak bu durum işletmelere ciddi bir operasyonel yük oluşturuyor. Çünkü sistem üzerinde yaptığınız her harekette malzeme kodunun yanında malzemeyi stokta ayırt eden bir lot numarası seçmeniz gerekiyor. ERP uygulamalarında ise lot numarasını sistem kendisi oluşturuyor ve kullanıcıyı ciddi bir operasyonel yükten kurtarıyor.

DOKÜMAN YÖNETİMİ VE SATINALMA ONAYLARI
Satış teklif ve sipariş bilgileri başta olmak üzere istenilen her türlü bilginin doküman yönetimi ile takibi yapılabiliyor. Her türlü doküman, belge ile ilişkilendiriliyor ve Server’de haberleşebileceği özel bir yapıda saklanıyor. Kullanıcılara dokümanlara erişme, değiştirme, okuma ve silme gibi yetkiler verilerek veri bütünlüğü ve bilgi güvenliği sağlanıyor. Personelin hangi tasarım, proje veya Ar-Ge faaliyeti için ne kadar süre çalıştığı kayıt altına alınıp istenilen zamanda maliyet analizi raporlanabiliyor. Kullanıcıların açtıkları satın alma istekleri bölüm bazında takip edilip onaylanıyor. Açılan satın alma istekleri bölüm yöneticisinin ekranına düşüyor ve bu ekrandan bölüm yöneticileri sadece kendi departmanlarının açtıkları istekleri görebiliyor, seçili satırları onaylayabiliyor veya iptal edebiliyor. Bu ilk onay satın alma departmanını tetiklediği için satın alma sorumlusu, departman yöneticilerinin onaylamış oldukları satın alma isteklerini görebiliyor ve bu istekleri onaylayarak satın alma siparişine çevirebiliyor.

Satın alma siparişi oluştuktan sonra siparişin toplam tutarına göre, gerekli yöneticilerin onaylarına düşüyor ve nihai onay verildikten sonra siparişin çıktısı alınıp sipariş geçme işlemi tamamlanıyor. Satın alma siparişine çevrilen isteklerin sahiplerine bilgi mesajı gidiyor. Daha sonra satın alma siparişinin stok girişi yapıldığında satın alma isteğini yapan personele ve satın alma sorumlusuna bilgilendirme mesajı iletiliyor. Tüm bu özelikler sayesinde satın alma süreci; onay mekanizması ve bilgilendirme mesajları ile kontrol altına alınmış oluyor.

KALİTE YÖNETİMİ
Hammadde kalite kontrol girişleri satın almaya bağlı olarak belirlenen kriterlere göre yapılıyor. Burada yapılan kalite kontrol kriteri havuzundan satın alma isteğini yapan tarafından seçilmiş olan kriterlerin, belirlenen sırada ve belirlenen kişiler tarafından kalite kontrolü-nün gerçekleştirilmesidir. Dolayısıyla kalite kontrolü gerçekleştirecek kişilerin yetki kontrolleri kriter bazında sistem tarafından yapılıyor. Operasyonel kalite kontrolde ise fasondan gelen yarı mamulün veya mamulün kontrolü için öncelikle malzemenin depo sorumlusu tarafından stoğa alınması sağlanıyor. Bu işlem ile kalite kontrol sorumlusunun ekranına veri geliyor. Kalite departmanına bu hareket sayesinde depoda kontrol edilmesi gereken bir fason hareketinin yapılmış olduğu bilgisi mesaj ile aktarılı-yor. Daha sonra kalite kontrol sorumlusu veya yetkili kişi kalite kontrolünü yaparak kullanılabilir stoğa girişini yapıyor. Kalite kontrol modülü doküman yönetimi ile entegrasyon içinde çalışıyor.

ESNEK TEZGAH KAPASİTE PLANLAMA VE GERÇEK MALİYETLERİ HESAPLAMA
Makine imalatçısı için önemli konulardan biri de siparişlerin önceliklerinin değişmesi ya da daha öncelikli bir işin gelmesi durumunda üretimde hızlıca değişiklik yapılabilmesidir. ERP ile siparişlerin önceliklerini değiştirerek, kullanılacak malzeme rezervasyonlarını ve de tezgah planlarını hızlıca yeni duruma adapte etmek mümkündür. Üretilen her makine için onlarca farklı operasyonun farklı operatörler tarafından gerçekleştirildiği, yüzlerce malzemenin kullanıldığı ve işletmede üretim faaliyetlerinin devam edebilmesi için yapılan genel üretim giderlerini de düşündüğünüz zaman maliyet hesaplamak makine imalatçısı için çok karmaşık hale gelebiliyor. ERP ile makinenin gerçek maliyetleri görülebildiği gibi, bu maliyetin detayında işçilik, hazırlık, makine, amortisman, endirekt malzeme, endirekt işçilik, elektrik, genel üretim giderleri ne kadar pay aldığı da analiz edilebiliyor. Makine ya da ürün bazında maliyet izlenebildiği gibi daha büyük çaplı makine imalatı projelerinde özellikle de uzun süreli projelerde maliyet analizleri yapılması ERP ile kolaylaşıyor.

“MAKİNE SEKTÖRÜNE HIZ KATIYORUZ”

Nilüfer Ustamehmetoğlu
IAS Türkiye, Satış ve Pazarlama Müdür Yardımcısı
“ERP sistemimiz ile özellikle proje bazlı makine imalatı alanında sektörün gerektirdiği tüm süreçleri izlemek mümkün. Proje bazlı üretim ve değişken ürün ağacı yapısı nedeniyle makine sektöründe, seri imalat yapısına uygun olan ERP sistemlerinin çözüm üretmesi hayli zordur. Özellikle her yapılan işin bir diğerinden farklı olduğu üretim ve hizmet dallarında gibi özelleştirilebilen (açık kaynak kodlu) yapılar, çözüm sunma anlamında ön plana çıkıyor. Makine sektöründe klasik ERP sistemlerindeki satış, satınalma, MRP, envanter, depo yönetimi, maliyet analizi gibi süreçler takip edilebildiği gibi, varyant konfigüratörü, özel tekliflendirme süreci, gerçekçi termin sürelerinin hesaplanabilmesi, CAD yazılımlarından ERP içerisine ürün ağacı aktarımı, uzun süreli projelerde tasarım ve Ar-Ge revizyonları tek platformda ERP ile kontrol altına alınabiliyor.”

“ERP YAZILIMI ESNEK OLMALI”

Ragıp Şimşek
Norm Civata, Bilgi İşlem Müdürü
“Firmaların ihtiyaçları her zaman eksiksiz şekilde karşılanamayabilir. Bu sebeple ERP yazılımı mutlaka esnek olmalı ve sizin ihtiyaçlarınıza karşılık vermelidir. Bunların yanında firmanın desteği, eldeki bütçe de önemli seçim kriterleri arasındadır.

ERP kullanılmadan önce değişik departmanlar değişik uygulamalar kullanarak sistemi işletmeye çalışıyordu. Her bir süreç için ayrı bir uygulama vardı ve yine bunlardan her biri kendi başına bir veri adacığı oluşturmuştu. Hal böyle olunca bilgiye ulaşmak zordu. Ayrıca ulaşılan bilginin doğruluğu ise sorgulanamıyordu. Raporlama yapmak ise son derece zordu. Birçok değişik uygulamadan verilerin toparlanması ve yine başka bir uygulama ile raporlama yapmak son derece zaman alıcı ve sonucu da kuşku verici bir haldeydi. ERP’ye geçtikten sonra süreçlerin tam anlamıyla ERP üzerine alınması zaman alıyor.

Gerek süreç analizlerinde eksiklikler, gerekse zaman içinde müşteri ve kullanıcı istekleri; süreçlerin ERP üzerinde kısa sürede oturmasına imkan vermiyor. Süreçler tam anlamıyla oturduktan sonra kullanıcılar açısından süreçlerin yönetimi belli bir standardizasyona ve düzene girdi. İşler hızlandı ve hata olasılığı en aza indi. Ayrıca süreçlerin raporlanması son derece kolaylaştı. ERP uygulamasında ilk olarak satış, muhasebe ve envanter modüllerinden başlandı. Bu modüllerin uygulamaya alınmasının ardından satın alma, üretim, kalite kontrol, bakım, maliyetlendirme, insan kaynakları gibi diğer uygulamalar devreye alındı. Bunların üstüne veri ambarı ve OLAP uygulamaları eklenerek raporlama yapılması sağlandı.

Otomotiv yan sanayi sektöründe yaşanan en büyük zorluk ana sanayilerin ihtiyaçlarına zamanında ve uygun olarak cevap verebilme konusudur. Tüm ana sanayiler kendilerini sürekli geliştiriyor, sistemlerini düzenliyor ve bu gelişmeyi yan sanayilerinden de bekliyor. Eğer elinizdeki yazılım ve uygulama modeliniz bu tarz yeniliklere cevap verecek şekilde değilse sorun yaşamanız kaçınılmazdır. Diğer zorluklar ise üretilen verilerin çokluğu ile ilgilidir. Sektörünüze göre çok fazla veri ile uğraşılması kullanıcıların veri girişleri ile süreçlerin otomatize edilmesini gerektirdiği için bu durum uygulama zamanını ve maliyetini artırıyor. ERP’nin şirketimize kattığı ilk değer itibardır. Özellikle otomotiv yan sanayi alanında faaliyet gösteren bir firma olarak ana sanayinin önüne tutarlı bir çözüm ile çıktığımızda, bulunduğumuz yeri sağlamlaştırmış olduk. Ana sanayilerin bizden bekledikleri sadece onlara mal satmamız değildir. Onlara uygun malı uygun fiyatla ve istenilen zamanda ve istenilen belgeler ile vermek zorundasınız. İşte bu aşamada ERP’nin önemi ortaya çıkıyor.

Satış sürecinden başlayarak; satın alma, lojistik, üretim, planlama, finans gibi süreçlerin ERP üzerinden takibi ile birlikte şirket içinde bilgi paylaşımı, bilginin şeffaflığı ve doğruluğu, hataların ve iş yüklerinin azalması gibi faydalar elde edilmeye başlandı. Özellikle iş yükü başlangıçta artış gösterse de zaman içinde azaldı. Tüm operasyonel süreçlerin ERP sistemine aktarılmasının ardından analiz süreçlerinin oluşması sağlanabildi. Düzgün ERP verisi üzerinden analiz yapılması ve uygun bilgiler elde edilerek şirketin tamamen bilgi ile yönetilmesi sürecine başlandı. ERP sadece yazılım olarak algılanmamalı aynı zamanda bir şirket kültürü ve iş yapma biçimi olarak görülmelidir. ERP ile iş süreçlerini ve insan kaynağının etkin kullanımı hedeflenmelidir.

Sadece yasal verilerin toplanması, geleneksel bilgi yapısından kurtularak gelecek için veri toplama çalışması olmalıdır. ERP gelişen veri toplama tekniklerine ayak uydurabilecek alt yapılara sahip olmalıdır. Bu çerçevede mobil ağlarla haberleşebilmesi önemlidir. Kısacası ERP sistemleri firmanın gözü kulağı, eli ayağı olmaya devam etmeli ve gelişime ayak bağı olmamalıdır.”

“ÜRETİMDE SAĞLIKLI VERİLERE ULAŞTIK”
Ali Yit
Repkon Makine, Fabrika Müdürü
“Çalışmalarımıza Türkiye pazarıyla başlamamıza rağmen 2013 yılında üretimimizin yüzde 100’ünü yurt dışına ihraç ettik. Projeler çoğunlukla müşterilerimizin özel isteklerine göre tasarlanıyor. Bu nedenle kullanılan ekipman değişkenlik gösterirken teslim süreleri de duruma göre çok uzun olabiliyor. Bunların planlanması bizim için ciddi bir sıkıntı oluşturuyordu. Bir veya iki makine için bunu yapmak mümkün ama işler üst üste bindiğinde bir insanın planlama gücünü aşan süreçler haline geliyordu. Bu durum birimler arası kopukluklara da sebep oluyordu. Bu nedenle mevcut sistemi kaldırıp bir ERP sistemi içine girmenin faydalı olacağına karar verdik.

En kolay uygulanabilir ERP modülünü seçtik. Ardından satış ve muhasebe ayağını da tamamlamaya çalıştık. Çek senet takipleri, banka işlemleri gibi süreçleri sistem üzerinden takip etmeye başladık. Muhasebe departmanının daha önce kullandığı bir paket program sayesinde, sistemi kullanmaya daha yatkındı. Bir sonraki adımımız satın alma ve stok takibi oldu. Stok alanlarımızı düzenledik, malzeme kodlandırmamızı yaptık ardından satın alma faaliyetlerini devreye aldık. Satın almamız da harekete geçtikten sonra tamamen sistem üzerinden talep açıp siparişe dönüştürme işlemini gerçekleştirdik.

ISO 9001 belgelerinin kağıt üstündeki döngüsünü de sistemle azaltabildik. Şu an arkadaşlarım tamamen sistem üzerinden talep açıp, sistem üzerinden onay verip, sistem üzerinden sipariş geçiyor. Bunu da ISO kayıtlarımıza bu şekilde aktarabiliyoruz. Zaman zaman çok adetli siparişler olup sipariş süreleri yüksek olduğundan, en ufak bir aksamada telafi edilmez zararlarla karşılaşmak mümkün olabiliyordu. ERP sistemini kullanmaya başladıktan sonra bunları sistem üzerinden kolaylıkla takip altına alabildik. Yani artık biz bir projeye başladığımızda o projeyle ilgili sipariş listesi, teslim süreleri ve üretim planları gibi her detayı sisteme atıyoruz ve bu sayede ciddi bir kazanç elde ediyoruz. İkinci olarak eskiden çok sirküle eden teknik resim vardı ve resimler üzerinde eğer değişiklik yapılmazsa hangi resim finalize olandır, hangisi tadilattır burada ciddi bir sıkıntımız vardı. Fakat şimdi sistem üzerinden çıktı aldığımızda son resim neyse elimize o geliyor ve bu çok önemli bir karmaşayı ortadan kaldırıyor. Üçüncü olarak üretim takibinde zamanlamaları yapabilir hale geldik. Daha önce havuzdan yapılan bir işçilik dağıtımı söz konusuydu.

ERP ile takım tezgahları imalatı yaptığımız talaşlı imalat makineleri de dahil olmak üzere her tezgahtaki işin zamanlamasını çıkartabiliyor ve montaj zamanlarını alabiliyoruz. Dolayısıyla üretim maliyeti açısından elimizde daha sağlıklı veriler oluyor. Sonraki işlerimiz için de elimizdeki bu sağlıklı veriler maliyet hazırlamak konusunda bize ciddi katkı sağlıyor.”

“ERP İLE HEDEFLERİMİZE ULAŞTIK”
 

Serpil Altaş
Öz-Kan Makina Proje Yöneticisi
“Firmamızda, verinin tek bir noktada toplanması, stokların yönetimi, üretimin planlanması ve maliyetlerin belirlenmesi hedefiyle ERP yazılımı arayışımız başladı. Bu hedefleri ERP yazılımı olmadan gerçekleştirmemiz mümkün değildi. Maliyet olarak ERP yazılımları bütçede önemli bir yer tutsa da geri dönüşün bundan çok fazla olacağına inandık.

Malzemelerin kod yapısının ve ürün ağaçlarının oluşturulması, müşteri ve tedarikçi kayıtları gibi temel verilerin düzenlenip sisteme kaydedilmesiyle çalışmalarımıza başladık. Sonra da tüm bölümlerde süreçlerin sisteme aktarılması ile adım adım canlı kullanıma geçtik. Bu adımlarda ERP bize işleyişimizdeki aksaklıkları da net bir şekilde gösterdiği için bu noktalarda iyileştirmelerimizi de yaparak canlı kullanıma geçirdik. Çalışmada yedinci yılımızı geride bıraktık. Başta belirlediğimiz tüm hedeflere ulaştık. Artık üretimimizi planlıyor ve gerçek maliyetlerimizi hesaplıyoruz.

ERP sürekli yaşayan dinamik bir sistem. Tüm süreçlerimizi sisteme aktardığımız halde hala yenilikler ve iyileştirmelerle çalışmalarımıza devam ediyoruz. En büyük problemi, çalışanların ERP kültürüne geçiş sürecinde yaşadığımızı düşünüyorum. Yeniliğe açık olmayan ve alışık oldukları çalışma sistemini değiştirmek istemeyen çalışanların iş akışlarını sisteme aktarmamız biraz zaman aldı. Fakat gelinen noktada aslında işlerin ne kadar kısa sürelerde yapılabildiği anlaşıldı.

Danışmanlar ile birlikte görev alacak, her departmandan iş süreçlerine hakim çalışanlar olmadan, başarılı bir proje gerçekleştirmek mümkün değil. Geçiş sırasında büyük bir özveri gerekiyor."

Haberin orjinali için:

http://www.moment-expo.com/makine-sektorunde-erp-sistemlerinin-kullanimi-yayginlasiyor