Kristal Endüstriyel Başarıyla Süren caniasERP Deneyimini Aktardı

"canias ERP olmadan burada bir şey yapmanız mümkün değil" diyerek sohbete başlayan Kristal Endüstriyel Üretim ve Sistem Yöneticisi Sayın Ahmet Fırat Yaylacı ile caniasERP hakkında güzel bir söyleşi gerçekleştirdik. 1997 yılında kurulmuş ve çok ciddi bir büyüme trendi yakalayarak Türkiye ve yurt dışına hizmet verme başarısını yakalamış olan Kristal Endüstriyel"in başarıyla devam eden caniasERP öyküsünü Ahmet Bey"den dinledik...

IAS: Öncelikle bize biraz Kristal Endüstriyel"den bahseder misiniz?

Ahmet Fırat Yaylacı : Kristal Endüstriyel, 1955 yılında temelleri atılan GALERİ KRİSTAL tarafından, 1997"de kuruldu. Kristal Endüstriyel; projelendirme, pazarlama, imalat, montaj ve pazarlama sonrası servis departmanları ile Antalya merkezli olarak tüm Türkiye ve yurtdışına hizmet vermektedir.

Üretimini, 40.000 m² alanda kurulu fabrikasında gerçekleştirmektedir.

Kristal Endüstriyel, kalitesini ve profesyonelliğini ISO 9001, CE ve diğer uluslararası sertifikalar ile belgelemiştir.

Kristal Endüstriyel"de hedef koşulsuz müşteri memnuniyetidir. Bu amaçla; müşteri ihtiyaçlarına ergonomik çözümler üretilerek, kullanıma en uygun şekilde projelendirilir ve kısa sürede hayata geçirilir. Pazarlama sonrası servisi ile imzasını taşıyan her projenin, verimli ve uzun ömürlü olmasını destekler ve bu projeleri güvencesi altına alır.

Kristal Endüstriyel, kalitesinin, deneyiminin, profesyonellik anlayışının sonucu olarak, Endüstriyel Mutfak sektöründe dünyaca ünlü bir lider markanın da Türkiye distribütörüdür.

Kristal Endüstriyel; mesleki, teknolojik ve kültürel gelişimi hızlandırarak, hizmet kalitesini artırmayı hedefleyen, "Turistik Tesis Mutfak Çamaşırhane Sanayicileri ve İşadamları Derneği"nin (TUSİD) üyesidir.

Kristal Endüstriyel, büyümekte olan iş hacminde hizmet kalitesini artırmak için aşağıdaki departmanlara ayrılmıştır;
Endüstriyel Mutfak - Soğutma - Tasarım - Çamaşırhane - Teknik Servis

Endüstriyel mutfak tarafında pişiriciler, davlumbazlar, self servis üniteleri, çalışma tezgâhları, yıkama tezgâhları, sıcak tutucular, istifleme üniteleri, HACCP ürünleri, döner ocakları vb ürünlerin üretimi.

Soğutma tarafında, dik tip ve tezgâh tipi buzdolapları, bar buzdolapları, pizza hazırlık buzdolapları, salata hazırlık buzdolapları, sıcak ve soğuk banket arabaları, şarap dolapları, set üstü teşhir üniteleri, bardak soğutucuları, şok soğutucu ve dondurucu vb ürünlerin üretimi.

Tasarım kısmında, tüm açık büfe ünitelerinin müşterilerin isteklerine göre dizaynı ve üretiminin yanında kat arabaları, oda servis arabaları, banket masaları, bavul taşıma arabaları vb ürünlerin üretimi gerçekleştirilmektedir.

Çamaşırhane kısmında, grup bünyesinde bulunan otellere ait çamaşırların yıkama ve ütüleme işlemleri yapılmaktadır.
Teknik servis kısmında da satışını yapmış olduğumuz tüm ürünlerimize teknik servis hizmeti vermenin yanı sıra yedek parça market ile müşterilerimize hizmet etmekteyiz.

IAS: Sanırım ERP arayışınız 2007 yılında başladı. Sizi ERP arayışına iten güç neydi?

Ahmet Fırat Yaylacı: ERP sürecine girmeden önce Muhasebe, İnsan Kaynakları, Satış, Satınalma departmanlarında ayrı programlar kullanılmakta ve aynı zamanda birçok kullanıcı verilerini Excel ortamında takip etmeye çalışmaktaydı. Ancak şirketin büyüme sürecinde, bu sistemler koordinasyonsuzluğu oldukça artırmakta ve tekrarlı veri kayıtları oldukça fazla zaman kayıpları ve hatalara yol açmaktaydı. Bunun yanında özellikle satış departmanında kullanılan özel yazılımın kullanımının, üst yönetim tarafından kaldırılmak istenmesi ERP yazılımına geçme zorunluluğunu oldukça artırmıştı. Biz de tam bu noktada, satıştan muhasebeye, insan kaynaklarından üretime kadar her alanda birbirini destekleyecek ve birbiriyle koordineli çalışabilecek bir ERP arayışına başladık.

2007 yılında başlayan ERP arayış sürecinde birçok büyük firmayla masaya oturduk fakat hiçbir firmanın sunumu bizi IAS"nin ki kadar heyecanlandırmadı. Ayrıca bizim aradığımız şey tam olarak standartların dışında olan, paket bir sistem olma felsefesinden uzak bir yazılımdı ve işte tam da bu noktada canias 'ın bizi her noktada destekleyebileceğine karar verdik. Şu an geldiğimiz konuma baktığımızda da kesinlikle doğru kararı vermiş olduğumuzu görüyoruz.

Bizim gibi proje odaklı çalışan ve müşteriye özel çözümler üreten bir firmanın ERP yazılımı da oldukça esnek, geliştirilebilir ve özel çözümleri düşük maliyetlerle çözebilmeliydi.

Görüştüğümüz yazılım firmaları arasında IAS esnekliği, danışman kalitesi ve uygun fiyatıyla hemen ön plana çıktı.

IAS: IAS ile yürüme kararınızın ardından, nasıl bir yol izlediniz kısaca bahsedebilir misiniz?

Ahmet Fırat Yaylacı: Ben size süreci en başından başlayarak anlatmak isterim aslında. IAS ile anlaşmamızın akabinde ilk olarak proje planını revize ettik ve gerekli görevlendirmeleri yaptık.

ERP’ye geçiş çok kolay bir süreç olmamakla birlikte büyümekte olan firmaların varlıklarını devam ettirebilmesi için mutlaka içinden geçmek zorunda oldukları bir süreç. Neyse ki biz IAS ile birlikte bu süreci çok zorlanmadan geçirdik.

ERP ekibi ile birlikte çok yoğun geçen 4 aylık bir çalışma sonrası tüm veri girişlerini tamamladık. Akabinde sektöre özel geliştirmeleri yapmak üzere IAS danışmanları ile birlikte (Sistemimizin bu aşamalara gelmesinde göstermiş olduğu özverili çalışmalarından dolayı kendilerine çok teşekkürlerimi sunarım) gecenin geç vakitlerine kadar çalışarak gerekli tüm düzenlemeleri tamamladık. Mayıs ayının 2.yarısında teste başladık. Yaklaşık 1 aylık test sonrası 2007 yılının Haziran ayında satış modülünü devreye alarak canlı kullanıma geçtik. Satış tarafında diğer programı iptal etmemiz nedeniyle ciddi sorunlar yaşamaktaydık ve satış modülü bizim için müşterilerimize doğru teklif ve fiyat verebilmemiz adına önem taşıyordu. Satış modülünün ardından satın alma modülü, akabinde insan kaynakları, muhasebe ve üretim modüllerini devreye aldık. Tüm modülleri tam anlamıyla devreye almamız yaklaşık 1 yıl sürdü.

Bu süreç çok kolay bir süreç olmamakla birlikte büyümekte olan firmaların varlıklarını devam ettirebilmesi için mutlaka içinden geçmek zorunda oldukları bir süreç. Neyse ki biz IAS ile birlikte bu süreci çok zorlanmadan geçirdik.
 

IAS: caniasERP'nin yazılım olarak en temel farklılığı nedir sizce?

Ahmet Fırat Yaylacı: Firmalar büyüdükçe, süreçleri ve ihtiyaçları da aynı doğrultuda değişim ve gelişim göstermektedir. Dolayısıyla ERP sisteminizin de bu değişikliğe ayak uydurması çok önemlidir. Biz de sürekli büyüyen yenilikçi bir firma olarak devamlı yeni geliştirmelere gerek duyuyoruz ve canias sayesinde bunu kolaylıkla yapabiliyor ve sistemimizi canlı tutabiliyoruz, bu çok önemli bir nokta.

caniasERP'nin açık kodlu bir sistem olması bizim için çok önemliydi. Çünkü proje bazlı çalıştığımız için kendimize özel birçok geliştirmeye ihtiyaç duyduk. Danışmanlarımızdan çok destek aldık ama bazı basit konularda da biz sisteme müdahale edebildik ve edebiliyoruz. Ayrıca web tabanlı bir yazılım olması sisteme erişilebilirlik açısından çok önemli bir avantaj sağlıyor.

IAS: caniasERP'nin firma olarak size özel kazandırdığı en önemli faydalar ve farklılıklar nelerdir peki ?

Ahmet Fırat Yaylacı: Biz Kristal olarak, endüstriyel mutfak sektöründe proje odaklı çalıştığımız için, üretmiş olduğumuz standart ürünlerin yanında, projeye uygun ve müşterinin isteğine göre özel üretimler de yapıyoruz ve tam da bu noktada müşteriyi memnun edebilmek adına, sipariş ettiği ürünleri yüksek kalite ve en uygun fiyatla vermek durumundayız. Dolayısıyla standart paket bir yazılımla gerekli çözümleri üretmemiz oldukça zordu.

IAS ile başladığımızda yazılımın içinde var olan standart çözümler elbette ki bizim çok işimize yaradı fakat bazı spesifikasyonlarımızda özel geliştirmelere ihtiyaç duyduk. Bu noktada işinde çok uzman ve oldukça deneyimli olan IAS danışmanımızın desteği ile çok özel geliştirmelere ekip olarak imza attık.

Bu özel geliştirmeler sayesinde, müşteri mutfağında ihtiyaç duyduğu standart dışı bir ürünü satış ekibimize tarif ederek anında fiyatını alabiliyor. Yine proje ekibi tarafından hazırlanan mutfak projelerinin teklifleri hazırlanırken özel olarak geliştirilen, çok değişkenli varyant ekranları sayesinde standart ölçü harici ürünlerin de fiyatlandırmaları oldukça basit ve hızlı bir şekilde yapılabiliyor.
 

caniasERP'den  önce bu raporları Excel tablolarında günlerce zaman harcayarak düzenlemekteydik. caniasERP aracılığı ile şimdi tek tuşla anlık otomatik veri geçişleri sayesinde bu raporları sistem üzerinden görebiliyoruz.

caniasERP ile beraber bu tamamen ortadan kalktı ve tüm departmanlar arasında iletişim ve koordinasyon sağlandı. Bunun yanı sıra farklı departmanlar tarafından ayrı ayrı yapılan mükerrer veri girişlerinin önüne geçerek verimliliği ciddi şekilde artırmış olduk. Tekliflerin hazırlanmasından başlayıp sevkiyatların yapılmasına kadar geçen tüm süreçleri kayıt altına aldık. Önceden stok takibi gibi bir durumumuz söz konusu bile değilken şimdi online olarak depomuzda hangi ürünlerin olduğunu anında görerek müşteriye doğru bilgiyi aktarabilmenin yanında malzeme ihtiyaçlarımızı da daha kolay tespit edebiliyoruz. Bunun bir adım ilerisi de malzemelerin depolarımıza el terminalleri ile girişini ve çıkışlarını yapabilmek, bu da caniasERP ile beraber ilerleyen günlerde yapmak istediğimiz önemli geliştirmelerden biri olacak.

IAS: İlerleyen günlerde caniasERP üzeride yeni geliştirmeler ufukta gözüküyor mu? Biraz da bu hedeflerinizden bahsedebilir misiniz?

Ahmet Fırat Yaylacı: Bizim hücre tipi bir imalatımız var. Bir ürünün üretim safhasındaki tüm süreçlerini üretimden on line veri toplayarak almak istiyoruz.

Şimdi caniasERP'nin kolaylığına herkes o kadar alıştı ki bazen server kaynaklı kesintiler yaşıyoruz ve kimse hiçbir şey yapamaz hale geliyor. caniasERP olmadan burada bir şey yapmanız mümkün değil. Biz tam da bu noktaya gelmiş durumdayız.

Şu anda imalata iş emirleri veriyoruz, iş emirleri belirli aşamalardan geçiyor ara kontrolleri son kontrolleri yapıldıktan sonra üretim planlama departmanına geri geliyor ve iş bitiş onayları verildikten sonra ürünün bittiğini ya da bitmediğini görebiliyoruz. Fakat biz bu süreci belirli yerlere terminaller koyarak ürünlerin anlık kontrollerini ve maliyetlerini de görmek istiyoruz. Bunun caniasERP üzerinden kolaylıkla yapılabildiğini kullanıcı referansları sayesinde biliyoruz ve şu anda sisteme dahil etmeyi hedeflediğimiz en temel yenilik budur.

Üretim odaklı olarak baktığımızda kapasite planlamalarını yapabilmek ve yarı mamulleri barkodlayarak, barkod okutma cihazlarıyla giriş çıkışlarını sistem üzerinden yapabilmek de uygulamaya koyacağımız yenilikler arasında. Bu sistemleri en geç 2011 yılı sonuna kadar canlıya geçirmiş olmayı arzu ediyoruz.

IAS: Peki caniasERP'ye geçiş sürecinde kullanıcı direnci ile karşılaştınız mı?

Ahmet Fırat Yaylacı: İnsanlar, alışmış oldukları kalıpların dışına çıkmak konusunda gerçekten çok zorlanıyorlar. Bizde şirket içinde çeşitli kullanıcı dirençleriyle karşılaştık tabi ki ama bu işe adım attıysanız asla pes etmek yok pes etmek en kolay çözüm. Biz asla pes etmedik ve caniasERP'nin sonuna kadar arkasında durduk ve şu anda herkes severek sistemi kullanıyor. Şimdi caniasERP'nin kolaylığına herkes o kadar alıştı ki bazen server kaynaklı kesintiler yaşıyoruz ve kimse hiçbir şey yapamaz hale geliyor. caniasERP olmadan burada bir şey yapmanız mümkün değil. Biz tam da bu noktaya gelmiş durumdayız.

Biz canias ERP ile ilk yürümeye başladığımızda 75 - 80 çalışanı olan firma iken şimdi 200 - 250 çalışanı olan bir şirketiz. Eskiden word ya da Excel dokümanları ile bu işler bir şekilde yürüyebiliyordu belki ama şu anda caniasERP olmadan bunca işi minimum hata ile yürütebilmemiz mümkün değil zaten.

IAS: Eklemek istediğiniz başka bir konu var mı Ahmet Bey?

Ahmet Fırat Yaylacı: Benim askerlik nedeniyle ofiste olmadığım dönemlerde İnsan Kaynakları Sorumlumuz olan Ulviye Acar sistemle ilgili tüm süreçleri takip etmişti. Ben kendisinin de değerli yorumlarını alabileceğinizi düşünüyorum.

IAS: Ulviye Hanım Ahmet Bey"den değerli yorumlarını aldık sizin de caniasERP ile ilgili eklemek istediğiniz konular nelerdir?

Ulviye Acar: Ahmet Bey tüm detaylarıyla konuyu size anlatmış zaten ama benim de eklemek istediğim birkaç detay var. Öncelikli olarak caniasERP sayesinde kişilere olan bağımlılığımız ortadan tamamen kalkmış oldu. Örneğin Ahmet Bey"in askerliği sürecinde ben kendisinden görevleri devraldım ve hiçbir kesintiye uğramadan tüm süreçler aynı şekilde ilerlemeye devam etti. Bunun yanı sıra yönetim raporları dışında insan kaynakları modülünde tasarlanan özel bir arayüz ile ihtiyaca yönelik raporları sınırsızca oluşturabildik. Ayrıca ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarını sisteme entegre ettik ve bunun çok ciddi faydalarını gördük. Bütün bu dokümantasyon süreci caniasERP sistemi üzerindeki veri tabanında tutuluyor ve çok pratik şekilde gerekli verileri bu noktada da sistemden alabiliyoruz.