IAS Yazılım,Su Yalıtım Malzemeleri Konusunda Lider Olan BTM İle Anlaştı.

1993 yılından beri kurumsal kaynak planlama konusunda Türkiye'de ve Avrupa'da yazılım çözümleri sunan IAS yazılım, su yalıtım malzemeleri konusunda lider olan BTM ile anlaştı. BTM pazarlama müdürü Ali Eryiğit, Istanbul, İzmir, Ankara, Adana, Antalya ve Trabzon bürolarının yanında 60 bayilik geniş ağıyla Türkiye'nin en büyük yapılarında kullanılan bir marka olduğunu belirtti.. BTM gibi büyük ölçekli firmalara çözüm sunmanın yanında, KOBİ'lere yönelik geliştirme yaptıklarını söyleyen İzmir Bölge Müdürü Mehmet Özkan, BTM ile başlangıç olarak 35 kişilik bir lisans anlaşması yaptıklarını ve projenin hızlı bir şekilde ilerleyişinden çok memnun olduğunu belirtti. BTM, IAS'nin kurulumu ve kullanımı çok kolay olan CANIAS ERP'yi tercih etti. KOBİ Efor Dergisi Mayıs, 2003

Bugün büyük, küçük bir çok hemen her şirketin tüm iş süreçlerini yönetmesi için olmazsa olmaz çözüm olan kurumsal kaynak planlamada başarıyı yakalamak için iyi planlama, yönetim, dokümantasyon oluşturma, danışmanlık hizmeti alma ve eğitime önem verilmesi gerekiyor.

Kurumsal Kaynak Planlama ve KOBI

Birçok kuruluş ve özellikle KOBI'ler, ERP (Enterprise Resource Planning) olalarak bilinen kurumsal kaynak planlama yazılımı kullanan firmaların, büyük bilgi işlem departmanı olan, bir sürü bilgisayarın birbirine bağlı olduğu, uluslararası şirketler olduğunu düşünmektedir. Bu düşünce aslında ERP yazılımının çok iyi tanınmamasından ve de yazılım yatırımının kısa vadede kurumlara ciddi yük getiriyor olmasından kaynaklanıyor. Halbuki ERP yazılımları başarıyla uygulanabilirse, orta vadede, maliyetleri direkt olarak düşürmektedir. Bu yazılımların sağladığı diğer faydalara bakıldığında ise, direkt olarak olmasa da maliyeti düşüren bir çok özellik olduğu görülmektedir.

ERP paketleri temel olarak, organizasyonların farklı fonksiyonlarının ve departmanlarının kullandığı enformasyonu entegre ederek tek bir kontrol sistemine çevirir. Bu da, farklı departmanların birbirlerinden habersiz bir şekilde bilgiyi yönetmelerinin yerine herkesin aynı veri tabanını kullanması anlamına gelir. Bu şekilde, bir kuruluştaki herkesin aynı bilgiye bakması ve aynı dili konuşması sağlanır.

Özellikle belirli bir standarda ulaşmayı, iş akışlarını düzenlemeyi, kontrollü bir şekilde büyümeyi ya da ayakta kalmayı hedefleyen kuruluşlar, ERP ile daha az hata yapar, daha efektif çalışır ve tüm verilere rahatlıkla ulaşırlar. Doğru ve güncel verilere kolayca ulaşabilmek de tüm çalışanların firmada neler olduğunu anlamasına yardımcı olur ve üst yönetime de stratejik karar verme imkanı verir. Örneğin, satınalma departmanındaki bir kişi ERP sisteminde, azalan ya da artan bir ham maddeyi rahatça görebilir ve satınalmasını buna göre planlayabilir. Öte yandan yapılan bir satınalma işlemi de anında kuruluşun muhasebe kayıtlarında görülebilir. Bu hem satinalma departmanının işlerini kolaylaştırır hem de yönetimin gelir ve gideri güncel olarak izlemesine olanak verir.

Türkiye'deki Mevcut Durum

Şu anda Türkiye'deki duruma bakıldığında, bir çok orta ve büyük ölçekli kuruluş, farklı departmanlarda, birbirinden bağımsız değişik yazılımlar kullanılıyor. Bu kuruluşlarda, küçük ya da büyük her departman farklı sistem ve teknik kullanarak is kayıtlarını tutmaya çalışıyorlar. Bu tür bir sistemde bir çok departman aynı bilgileri tekrar tekrar giriyor ve bu girilen bilgiler çoğu zaman güncel olmuyor. Hatta, bu bilgilerin bir kısmı zaman zaman sadece kağıtta oluyor. Örneğin bir çok firmada, Müşteri ile ilgili bir bilgiye ulaşılmak istendiğinde, Müşteri bilgilerine bir excel dosyasından, Müşterinin yaptığı ödemelere bağımsız bir muhasebe programından, gelen faturalara ise fiziksel arşivlerden ulaşılıyor. Böyle bir durumda, firmadaki yönetici Müşteriyle konuşurken, her türlü bilgiye ulasmak için farklı departmanlarla kontağa geçmek ve bu bilgilerin güncelliğinden ve doğruluğundan emin olmak durumunda kalıyor. Buna karşılık ERP sistemi kullanan bir firmada kullanıcı, Müşteri ile ilgili her türlü bilgiye aynı sistem üzerinden kolayca ulaşabiliyor ve en önemlisi de bu bilgilerin güncel, doğru ve günvenilir olduğunda emin oluyor.

ERP'nin hayata geçirilmesi

ERP yazılımları uygulamaya geçirilmeden önce aşıllması gereken ciddi bir aşama planlama ve sistem analizi aşamasıdır. ERP sistemini kurmak, bir firmanın tüm birimlerini koordine etmek anlamına geldiği için oldukça kompleks bir olaydır. Bu yüzden ERP çözümleri sağlayan firmaların dikkatli bir şekilde analiz yapması ve aşamaları çok iyi planlaması gerekmektedir. İyi bir şekilde planlanmamış ve analiz edilmemis bir ERP projesi yıllar sürebilir. Bu da hesaplanmamış oldukça yüksek maliyetler anlamına gelir. Bu yüzden ERP çözümü almayı planlayan bir firmanın ERP'yi ve gerekli aşamaları çok iyi biliyor olması gerekir.
Problemlerin yaşanabileceği alanları ve ERP projelerinin maliyetlerini daha iyi anlayabilmek için 1993 yılından beri Türkiye'de orta ve büyük ölçekli firmalara ERP çözümleri sunan IAS Bilgi İşlem Danışmanlık'tan bilgi aldık.

IAS Danışmanlık bölümünün belirlediği ve önemini vurguladığı konular şunlar:

Planlama ve Proje Yönetimi IAS danışmanlık bölüm başkanı Mazhar Tellibeyoğlu, ERP projelerinin basarili olabilmesi için, bilgi işlem elemanlarına ve ilgili yöneticilere net olarak zamanlamanın ve sorumlulukların bildirilmesi gerektiğini vurguluyor ve ekliyor. "Projenin başarılı olması için projenin kapsamı, zamanlaması, maliyetleri ve bu maliyetlerin nasıl oluştuğu ekipteki insanlara net olarak anlatılmalıdır. Aksi takdirde projenin sağlıklı bir şekilde ilerlemesi mümkün değildir." Tellibeyoğlu, proje ekibi oluşturulurken, müşteri tarafında da ekibe seçilen elemanların teknolojideki bilgileri dışında, firmalarının ihtiyaçları ve aşamaları hakkında da bilgili olmasının çok önemli olduğunu ifade ediyor.

Dokümantasyon

Tellibeyoğlu, dokümantasyon bir ERP projesinin devam ettirilmesi için çok mühimdir çünkü IT çalışanlarının ve proje yöneticilerinin sistemi analiz ve modifiye edebilmeleri muhakkak gerekecektir. Ayni zamanda firmalardaki IT çalışanlarının sürekli değişecek ve bu yüzden yeni gelenlerin, is akısını ve sistemin nasıl çalıştığını anlamaları çok gereklidir. Ayrıca, dokümantasyon, danışmanların projeleri daha rahat izlemelerini ve geliştirmelerini sağlamaktadır.

Eğitim

Tellibeyoğlu, en önemli hatalardan birisinin ERP'yi kullanacak kişilerin bu sistemi çok iyi öğrenmemeleri olduğunu belirtiyor: "Çalışanlar, ERP sisteminin nasıl kullanıldığı, ne tür faydaları olduğu konusunda eğitilmelidir aksi takdirde ERP gibi rekabet avantajı sağlayacak bir çözümden tam olarak faydalanılamaz."

Danışmanlık ücretleri

Küçük ve orta büyüklükte firmaların ekstra isle ilgilenebilecek bir kaynağı olmadığı için ERP projesinin uygulamaya geçmesi için bir çok aşamada danışmanların yardımına ihtiyaç duyulur. Uygun bir danışmanlık planı yapılmadığı takdirde, danışmanlık ücretleri kurumların bütçesine ekstra bir gider olarak gelecektir. Tellibeyoğlu, firmaların ERP yazılımı için anlaşma yaparken danışmanlık kontratlarını çok dikkatlice incelemeleri gerektiğini ve ekliyor. "Her asama, zamanlama, projeden sorumlu kişilerin konuya hakimiyeti, hedefler ve eğitimler ek bir maliyet çıkmaması için çok net olarak belirlenmelidir."

Özetle, ERP projeleri kompleks ve kısa vadede pahalıdır fakat uygun bir şekilde planlandığı ve uygulandığı takdirde, orta ve uzun vadede firmaların maliyetlerini düşüren ve doğru karar vermeyi sağlayan araçlar sağlayan karlı bir çözümdür.

BT Vizyon Dergisi, Nisan 2003