Genç Rondela'nın Hızlı Yükselişi ve caniasERP Projesi

İlk kuruluş amacı rondela üretmek olan, hızlı bir büyüme kaydederek şu anda tüm Avrupa pazarı ve iç piyasadaki otomotiv, inşaat, beyaz eşya, tarım ve iş makineleri gibi birçok ana sanayi kolunun bağlantı elemanı ve özel parça ihtiyacını karşılayan Genç Rondela"nın canias ERP projesinin tüm detaylarını ve kurumsallaşma yolundaki önemini, Şirket Kurucusu Dursun Genç, Pazarlama Müdürü İlker Genç ve Proje Sorumlusu Cemile Çengel bizlere anlattılar.

Kurumsallaşmayı ilke edinmiş Genç Rondela"nın bu yoldaki en önemli adımlarından caniasERP Projesi

IAS: Genç Rondela"yı biraz daha yakından tanıtır mısınız?

İlker Genç: 1974 yılında, İstanbul Bayrampaşa, Demirciler çarşısına yakın bir yerde, iç piyasaya standart ve özel ebatlarda rondela imalatı yapmak amacıyla Dursun Genç tarafından kurulduk. Zaman içerisinde kaliteli ve dürüst çalışmalar sonucunda pazarda elde ettiğimiz güven sayesinde sektörün öncüleri olarak bilinen büyük firmalara tedarikçi olmaya başladık. Yaklaşık 15 yıl iç pazarda irili ufaklı birçok firmaya hizmet verdikten sonra, ismimizin bilinir olması ile söz sahibi büyük firmalara iş yapar duruma geldik. Yurtdışı çalışmalarımız ise rondela ürettiğimiz STFA firmasına bağlı olarak çalışan (alt kuruluşu) Temel Cıvata"nın Alman müşterilerinden birinin Türkiye"den rondela temin etmek istemesi üzerine ve bu firmanın iyi referansıyla birlikte bize yönlendirmesi ile başladı.

1989 yılının sonlarında Avusturya"da bulunan bir firmaya ilk ihracatımızı gerçekleştirdik. Kaliteden ödün vermeyen üretim anlayışımız, her zaman müşteriyi önde ve haklı tutan politikamız ile yurtdışında da büyük tedarikçilere ürün yapar duruma geldik. Yaklaşık 10 yıl boyunca başta Almanya ve İngiltere olmak üzere Avusturya, Danimarka, Hollanda, İsviçre, Fransa gibi bütün büyük Avrupa ülkelerinden müşteri portföyümüzü arttırarak çalışmaya devam ettik. Şu anda da üretimimizin %95"ini dış pazar için yapıyoruz.

2000"li yılların başlarında başta Çin ve Taiwan olmak üzere Uzak Doğu ülkelerinin de pazara girmesi ve bu sektörde standart ürünlerdeki rekabeti oldukça zorlaştırmasından dolayı, stratejik bazı kararlar almak zorunda kaldık.

Bu doğrultuda Alman ortağımız ile birlikte hareket ederek ürün portföyümüzü genişletmeye karar verdik. Sadece rondela değil talaşlı imalat ve özel bağlantı parçaları yapılmasına karar verildi ve bu düşünce müşterilerimizle paylaşılarak olumlu yanıt alınınca hemen gerekli yatırımlara başlandı. Tabi ki bu tip değişim hemen olmuyor. Müşterilerden gelen talepler doğrultusunda her geçen gün ürün portföyümüzü genişletiyoruz. Müşteriler teknik çizimlerini gönderiyor, biz de maliyet analizleri yapıp teklifler veriyoruz. Sipariş olarak geri dönen parçalar doğrultusunda da makine yatırımlarımızı yapıyoruz. Avrupa"daki bütün müşterilerimiz otomotiv, inşaat, denizcilik, tarım makineleri, beyaz eşya ve ağır sanayi gibi sektörlerde son kullanıcılara hizmet veren tedarikçi konumunda firmalar. Proje bazlı özel imalat yapıyoruz. Bu arada rondelada da standarttan özel imalatlara girilmeye başlanıyor.

IAS: Şirketin kurucusu olarak Genç Rondela'nın doğuş hikayesini bir de sizden dinleyebilir miyiz?

Dursun Genç: Ben meslek lisesi mezunuyum. İstanbul"a üniversite sınavına gelmiştim. Üniversiteyi kazanamayınca bir akrabamızın yanında çalışmaya başladım. Sonra 1974 yılında ayrılıp, ufak bir atölye kurdum kendime. Yurtdışı ile çalışmaya başlayınca da firmayı hızla büyütebildim.

Cemile Çengel: Dursun Bey"in bu başarısında, çok titiz çalışmasının, vizyonu geniş, değişime ve yeniliğe açık olmasının önemi var.

Dursun Genç: Teknolojiye çok inandım. Yatırımlardan kaçmadım hiçbir şekilde. Bu anlamda yeni makine, kalite kontrol ekipmanı, yazılım, kalifiye eleman kısacası kaliteyi arttırmak ve maliyetleri en aza indirgemek adına ne gerekiyorsa yapmaya çalıştım ve çalışacağım.

İlker Genç: Biz firmanın geleceği açısından, öncelikle kurumsallaşmaya önem verdik. Bu tarz orta ölçekli firmaların kurumsallaşması bir hayli zaman alıyor. Bu bir anda olacak bir şey değil. Sektörde malzeme fiyatları, döviz kurlarının hareketleri gibi sebeplerle de yatırım yaparken çok dikkat etmeniz gerekiyor. Tahmin ediyorum ki 10 yıl içinde firmamızda kurumsallık yapısı oturmuş olacak. Firmayı Dursun Bey kurdu, bu noktaya getirdi. Biz 2. kuşak ilerletmek istiyoruz. Dileriz ki 3. kuşağa artık işleyişle değil, işin stratejisi ile daha çok uğraşacakları bir şirket bırakabilelim. Tabi biz de gelişmek için ne yapabiliriz onun hesaplarını da sürekli yapıyoruz. Alman ortağımız ve sürekli yurtdışı ile çalışmamızın iş yapısı ve kurumsallaşma anlamında katkısı çok büyük oluyor. Sistemimizi daha hızlı geliştirebiliyoruz.

IAS: Kurumsallaşma dedik, ERP projesi de bu noktadaki adımlardan olmazsa olmazı. Siz bu adımı attınız. ERP"ye neden ihtiyaç duydunuz?

Cemile Çengel: Biz caniasERP'den önce birkaç özel yazılım kullandık. Ancak ürün çeşitliliğimizin artması, takiplerin zorlaşması, maliyetleri hesaplarken zorlanmamız, herkesin her bölümde kendi başına yaşaması kopukluk yaratıyordu. ERP"ye geçmemizin en büyük nedenlerinden biri de kimin neler yaptığını görebilmek. Şu anda müşterilerimiz bile internet üzerinden bizim belirleyeceğimiz şifreleri girerek ürünlerinin hangi aşamada olduğunu görebiliyor, takip edebiliyor.

caniasERP sayesinde tüm bölümlerin entegre çalışması sağlandı. ERP öncesinde her bölüm yaptığı işi kendi alanında kaydediyordu; şu anda ortak alanda çalışıldığı için aynı bilgi tekrar tekrar kaydedilmiyor ve istenilen bilgiye rahatça ulaşılabiliyor. Bu şekilde iş yükü azaltılarak, çalışanlardan kaynaklanan hatalar en aza indirildi.

IAS: ERP yazılımı seçim sürecinizde neler yaptınız?

Dursun Genç: Birçok araştırma yaptık. Biz yazılım firmaları ile görüşürken Almanya"da çalıştığımız bir firma caniasERP'yi önerdi. Türkiye"den de referans olarak Norm Cıvata ile görüştük ve onlar da memnun olduklarını söylediler. Bizim caniasERP için olumlu karar vermemizdeki en önemli etken yazılımın firmaya göre uyarlanabilecek olması idi. Paket programlara o yüzden hiç bakılmadı. Dediğim bir laf var "Ben bir gömlek giyeceksem benim üzerime göre olanını giyerim." Yazılımın da öyle olması lazım. Firmaya uygun hale getirilmeli.

İlker Genç: Esnek ve modüler yapısı sayesinde caniasERP bizim aradığımız kriterleri sağlıyordu. Referansları da iyiydi.

Cemile Çengel: Şu anda kullanılan bütün modüller bize göre uyarlandı. Danışmanlar da hiç bir zaman desteklerini esirgemediler ve sonuç olarak çok ciddi geliştirmeler yapıldı.

IAS: caniasERP proje süreci nasıl ilerledi? Neler yapıldı?

Dursun Genç: Yapı olarak sabırsız ve tez canlı bir kişiliğe sahip olduğum için başladığım bir işi en kısa sürede sonuçlandırmak isterim. Benim ERP"den beklediğim bir an önce ürünün gerçek maliyetini göstermesiydi. Kar mı ediyoruz, zarar mı ediyoruz görmek lazım. Öngörülen maliyetle gerçekleşen arasında zarar ettiğimiz bir ürün varsa, bunu çok çabuk fark etmemiz gerektiği için programın bu modülü üzerinde acele ettim. Şimdi her şeyin karlılık oranını net maliyetini görebiliyoruz. Ne kadar indirim yapabileceğimizi biliyoruz. Tek sorun ben bunun bu kadar zaman alacağını düşünmemiştim.

Cemile Çengel: Seçimden sonra proje ekibi kuruldu. İki endüstri mühendisi çalıştık projede. Ben proje sorumlusu olarak çalıştım. Proje 2008 Eylül ayında başladı. Satış, satınalma ve muhasebe modülleri için ilk hedefimiz yılbaşı idi. Her birimden projede kullanılacak modülde çalışacak ilgili yönetici ve personelle oturup analiz yapıyorduk. Dursun Bey yazılımı alır almaz hemen maliyetleri görebilmek istiyordu. Ama bu entegre bir sistem; satış, siparişi girecek; planlama, ürün tasarımı yapacak, iş emri girilecek; üretimde iş emri onaylanacak; her şey bitecek ki bu ürünün maliyetini görebilelim.

Bu müşteri-firma ilişkisinin ötesinde, şirket evliliği gibi bir şey. Biz bu geliştirmeleri yaparken, caniasERP'yi da geliştirmiş oluyoruz. caniasERP'den öğrendiğimiz de çok şey oluyor.

Genç Rondela"nın sistemini bozmadan bütün çıktıları caniasERP'ye uyarladık. Eskiden saatlerce uğraşılan raporlar şimdi tek bir tuşla çıkarılabiliyor. Şu anda ana modüllerin hepsi kullanılıyor. Fakat tabi ki daha geliştirilecek çok şey var.

IAS: Personelin caniasERP'ye bakışları nasıl oldu? Sıkıntı yaşadınız mı?

Cemile Çengel: Personelde ilk etapta biraz yadırgandı program. Şimdi siz Excel"e ne yazarsanız onu kabul eder, örneğin; 500 adet yazacağınız yerde, 50 adet yazarsanız onu kabul eder ve daha sonra sorun olabilir. Ama caniasERP'de bu şekilde hatalı giriş yapılamıyor, hemen uyarı veriyor. İlk etapta biraz zorlandılar ama bu yanlışlıklardan kaynaklanan sıkıntıları görünce, verileri girmeyi tercih ediyorlar. Hatta şimdi diyorlar ki "CANIAS ERP şunu da yapabilir mi?", "Bunu da ekleyelim mi?"

IAS: ERP projesine başlayacak olan firmalara önerileriniz ne olacak?

Dursun Genç: Bir firma ERP"ye başlamadan önce hedeflerini iyi analiz etmesi gerekiyor. Bu süreci de biliyor olması lazım. ‘Siz dağa çıkarken yolun durumunu tayın edip, jiple mi gitmeniz gerektiğini, arabayla mı gitmeniz gerektiğini bilmelisiniz". Önce firma yazılımcılara kendisini çok iyi anlatması, onların da bu firmayı çok iyi analiz etmesi gerekiyor. Firmaya sürecin çok iyi anlatılması da gerekiyor.

Çalışanlardan aldığınız bilgiler çok önemli çünkü proje boyunca onlarla omuz omuza çalışıyorsunuz. Doğru bilgi akışı şart. En önemlisi sabırlı olmak lazım.

"KOBİ’lerin ERP yazılımları alırken çok iyi düşünmeleri lazım. Öncelikle altyapılarını kuracaklar. Sonra basit de olsa küçük yazılımlarla sistemlerini geliştirecekler. Öncelikle sistem burada biraz çalışacak, daha sonra sistem oturunca geniş çaplı ERP’ye yönelecekler."

İlker Genç: KOBİ"lerin ERP yazılımı alırken çok iyi düşünmeleri lazım. Öncelikle altyapılarını kuracaklar. Sonra basit de olsa küçük yazılımlarla sistemlerini geliştirecekler. Öncelikle sistem burada biraz çalışacak, daha sonra sistem oturunca geniş çaplı ERP"ye yönelecekler. "Biz artık çok iş yapıyoruz, ERP alalım" derlerse başarısız olurlar bence. Önce bir altyapının olması lazım. Biz Excel ve birkaç küçük yazılımla sistemi, iş akışlarını oturtmuştuk. Sonra ERP"ye geçtik. Biz ISO"yu almadan önce de her şeyimiz kayıt altındaydı. Belki formatları farklıydı ama mutlaka bir şekilde kaydı tutuluyordu. Toplam 6 aylık bir süre ISO 9001-2000 sistemini işler hale getirip belgelendirdik. Bu nedenle ERP projesine başlarken de işleyiş daha kolay oldu.

Bir de ERP Proje ekibi ve sorumlularının, yani projeyi yürütecek insanların görev ve sorumluluklarının çok iyi belirlenmesi gerek. Proje sorumlusu belirleniyorsa proje ile ilgili tüm sorumluluk onun yetkisinde olmalı. Onu aşan durumlarda da danışacağı çok kişi olmamalı. Bu noktada üst yönetimden bir ya da iki kişi yeterli olacaktır. Çok kişi karıştığı zaman hem proje aksayabiliyor, hem de yanlış bilgi verilebiliyor. Buraya gelen danışmanları da hataya sürükleyebiliyorsunuz.

Cemile Çengel: Bizim caniasERP'den önce de sistemimiz vardı. Süreçlerimiz belirliydi. O yüzden biz kendi süreçlerini bize uygulatan program değil, bizim süreçlerimize göre hazırlanacak bir programı tercih ettik.

Dursun Genç: Mesela bizde ürün üretildikten sonra kontrolleri yapılıp stoka girilirdi. Şimdi de aynısını yapıyoruz. Ama caniasERP üzerinden satınalmadan gelen talimatlara göre, o ürüne ait bütün bilgileri görebiliyoruz.

İlker Genç: Firma yetkilileri böyle bir sistemi alma kararı aldıkları zaman departman yetkililerine de ERP"yi anlatmaları ve belki programı seçerken onlarında fikirlerini almaları gerekiyor. Üretim, satınalma müdürleri gibi proje de kilit isimlerle bu programın neden alınacağını paylaşmaları gerekiyor. Diğer türlü "bana sorulmadı, bana ne" diye çatlak sesler çıkabiliyor. Bunu kullanacak kişilerle de sistem kurulmadan belki alım aşamasında bilgi paylaşımı yapılmalı. ERP"nin ne olduğunu ve neden böyle bir sisteme geçilmesi gerektiğinin bölüm sorumlularına anlatılması gerekiyor.

Cemile Çengel: ERP bir etikettir. ERP"si olan firma ya büyüktür, ya büyüme vizyonu vardır. Artık dünyada kalite ön planda geliyor, eskiden sadece kalite önemliyken şimdi kaliteyi ucuza almak istiyorlar. Kaliteyi düşük fiyata yapmanız içinde neye ihtiyacınız olduğunu çok iyi analiz etmeden başaramazsınız. Bunu en önemli yolu da sistemli ve kaynakları düzgün kullanarak çalışmak, önünüzü görebilmek. ERP bize bunu sağladı.

 

GENÇ RONDELA

İmalat teknolojisi konusunda Türkiye"nin lider firmalarından birisi olan Genç Rondela, otomotiv, inşaat, beyaz eşya, tarım ve iş makineleri alanında çalşan ana sanayi firmalarının yedek parça ihtiyacını karşılamaktadır. Şirket İstanbul Bayrampaşa"da 1974 yılında Dursun Genç tarafından kurulmuş ve şu anda üretimine İstanbul Tuzla"daki (10.000 m2) fabrikasında devam etmektedir. Unvanından da kolayca anlaşılacağı gibi ilk kuruluş amacı rondela üretmek olan şirket daha sonra gelişen ve değişen piyasa şartlarıyla yapısını ve üretimini yenilemiş, şu anda tüm Avrupa pazarı da dahil olmak üzere iç ve dış piyasadaki bir çok ana sanayi kolunun bağlantı elemanı ve özel parça ihtiyacını karşılar duruma gelmiştir. Firmanın şu anda üretmekte olduğu başlıca parçaları tüm uluslararası standartlardaki rondelalar, müşteri teknik resimleri doğrultusunda üretilen çok çeşitli talaşlı-talaşsız imalat bağlantı parçaları ve kaynaklı parçalar olarak sıralayabiliriz. Genç Rondela günümüz şartlarında parçaların kullanım alanları doğrultusunda müşterileriyle dirsek temasında bulunarak teknik danışmanlık, dizayn ve mühendislik hizmetleri de sunmaktadır.