Firmalar e-Arşiv Uygulaması Sayesinde Hızla Büyüyecek

Hem yurtiçi hem de yurtdışı operasyonlarında ön gördüğü büyüme hedeflerini gerçekleştirmek için sağlam adımlar atan yerli ERP yazılımı firması IAS, Türkiye’nin son birkaç yıl içinde e-Dönüşüm adına attığı adımları yakından takip ediyor ve destekliyor. Firmalara e-Fatura sistemine geçişin zorunlu kılındığı 2014’ten beri müşterilerine canias^ERP ürünü üzerinden uygulamayı sunan IAS, e-Arşiv’e geçiş sürecinde de müşterilerine yardımcı oluyor. IAS Ticari Uygulamalar Birim Yöneticisi Kamil Akbul “Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı tebliğ ile 01.01.2019 itibaren e-Fatura mükellefi olan tüm firmaların e-Arşiv uygulamasına geçişi zorunlu hale getirildi. Bu da canias^ERP kullanan müşterilerimizin çoğunun 2018 sonu itibarı ile e-Arşiv uygulamasına geçirileceği anlamına geliyor. e-Arşiv uygulaması ile firmalar, hem maliyetlerini azaltacak hem de faturalarını sakladıkları fiziksel alanlardan tasarruf edecekler. e-Arşiv tüm firmalarda yönetim sürecini kolaylaştıracak önemli bir uygulama” diye anlatıyor.          

Firmanızın 2018 yılının ilk altı ayında sergilediği performansı ve yaptığı yatırımları anlatır mısınız? Yatırım ve pazar payı anlamında yakaladığınız büyümeden bahseder misiniz?
2018’in ilk altı ayı şirketimiz için güzel bir başlangıç oldu. Geçmiş senelerden aldığımız başarı ve güç ile hem yurtiçi hem de yurtdışı operasyonlarımızda ön gördüğümüz büyüme hedeflerini gerçekleştirmek için gerekli yatırımları yapıyoruz. Geliştirme ve Danışmanlık ofisimizdeki kaynak sayılarımızı hızlı bir şekilde arttırmaya başladık. Sektöre özel çözümlerimiz ile direkt olarak sektörlerin işini kolaylaştıracak, kurulum maliyetlerini düşürecek yatırımlarımız oldu. Endüstri 4.0 için yerli yazılımda öncü bir ERP programı olma hedefini seçtik ve bunu canias^ERP içerisinde her modül için uyguladık. Otomasyon özelinde hem teknolojik açıdan hem de konseptsel çalışmalarımız oldu. Kendi teknolojisini üreten bir şirket olarak, canias^ERP yazılım dilimiz TROIA kullanıyoruz. Ayrıca yapay zeka üzerine de araştırma ve geliştirme faaliyetlerimizi başlatmış bulunmaktayız. Yurtdışındaki yatırımlarımıza da aynı ölçekte hız verdik. Güney Kore pazarına hızlı bir giriş yaptık. Şu anda orada bulunan aktif müşterilerimiz ve yeni adaylarımız ile pazardaki yerimizi sağlamlaştıracağımızı düşünüyoruz. Ayrıca Çin’de de paralel olarak aktivitelerimiz olacak. Brezilya pazarı için de çalışmalarımız devam etmektedir. Bu senenin içerisinde de aynı şekilde orada da faaliyetlerimizi arttıracağız. Almanya’da şu anda üç tane ofisimiz bulunmakta ve buradan da Avrupa’daki birçok ülkeye hizmet vermekteyiz. Hindistan’da bulunan ofisimizle de hem Türkiye’de ki geliştirme faaliyetlerine destek oluyoruz hem de oradaki pazarda aktif olarak rol alıyoruz. Dubai ofisimiz de aynı şekilde bu operasyonları desteklemekte. Müşterilerimize daha kaliteli hizmet vermek amacıyla tüm dünyadaki iş ortağı ağımızı hızlı bir şekilde arttırıyoruz. Dünya çapında 800'den fazla müşteri ve 30.000 'den fazla kullanıcıyla, 50’den fazla iş ortağıyla, 30 ülkede 15 dilde hizmet vermekteyiz ve yatırımlarımız gün geçtikçe artarak devam etmektedir.

e-Arşiv konusunda sunduğunuz hizmet ve çözümler nelerdir? Çözümlerinizde hangi kriterler ön planda yer alıyor?
Türkiye’nin son birkaç yıl içerisinde dijital dönüşüm adına yapmış olduğu atılımlar firmaların takdirini kazanmış durumda. Ülkemiz e-Dönüşüm konusunda dünyadaki çoğu ülkeyi geride bıraktı. IAS ailesi olarak bu gelişmeye kayıtsız kalmamız elbette düşünülemezdi. Firmalara e-Fatura geçişinin zorunluğu kılındığı 2014 başı itibarı ile canias^ERP e-Fatura uygulamamızla müşterilerimizin yanında olduk ve bu yeni dönemin getirdiği zorluklara uzman ve yetkin kadromuz sayesinde çok çabuk adapte olarak paydaşlarımızın bu süreçten minimum seviye de etkilenerek geçişlerine olanak sağladık. canias^ERP ailesi olarak e-Fatura sürecini başarı ile tamamlamış ve sistemimize, G.İ.B.’in tüm beklentilerini canias^ERP modülleriyle bütünleşik olarak karşılayan bir yapı kazandırmış bulunuyoruz. Geliştirdiğimiz e-Arşiv uygulamasında da hem e-Fatura uygulamasının fonksiyonaliteleri kullanılmış hem de e-Arşiv mevzuatlarına uygun yeni fonksiyonlar kazandırılmıştır. e-Fatura uygulamasının temelleri üstüne inşa edilmiş olan e-Arşiv sistemi de kullanıcılara büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Firmamız e-Fatura sürecinde yola çıktığı IAS onaylı özel entegratörler ile e-Arşiv uygulamasında da alt yapısını hazır hale getirmiştir. Bu altyapı sayesinde canias^ERP üzerinden oluşturulan satış ve iade e-Arşiv faturaları canias^ERP üzerinden entegratörlere ulaştırılabilmekte, bu faturalar gerekli durumlarda iptal edilebilmekte ve yine entegratöre yollanan raporlanmaya hazır bu faturalar sistem üzerinden ya çıktıları alınarak posta yolu ile ya da direk e-posta ile müşteriye ulaştırılabilmektedir. Entegratörler ile canias^ERP arasındaki haberleşmeler web servisleri üzerinden yapılmakta ve veri iletişimi bu süreçte otomatik hale gelmektedir. Entegratörlerin sistemi ile canias^ERP sistemi bütünleşik olarak sunulmaktadır. Piyasada bulunan ürünlerin aksine canias^ERP kullanıcılarına E-Fatura ve E-Arşiv süreçlerini ilgili her modül için (Satış, Satın Alma, Fatura Kontrol, Müşteri Kartları, Muhasebe, Doküman Yönetimi vb.) farklı bir bileşen değil o modüllerin içindeki standart bir fonksiyon olarak sunmaktadır. Bu özelliği sayesinde canias^ERP kullanıcıları başka hiçbir uygulamaya ve portal kullanımına gerek duymadan bütün e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini sistem içerisinden yürütebilir. Bu birleşik sistemin eğitimi, bakımı ve desteği ile ilgili çalışmalar da IAS tarafından yapılmaktadır.

e-Arşiv uygulaması, firmalara ve tüketicilere ne gibi avantajlar sağlıyor?
e-Arşiv uygulamasının getirdiği çok sayıdaki avantajdan biri kesilen faturaların ikinci nüshasının kağıt olarak saklanması zorunluluğunun ortadan kalkması. Böylece hem maliyetler azalıyor hem de faturaların saklandığı fiziksel alanlar küçülüyor. Böylece yönetim süreci daha basit bir hal alıyor. Müşterinin isteği doğrultusunda birinci nüshanın e-posta ile gönderilmesi daha fazla tasarruf edilmesine de imkan sağlıyor. e-Arşiv evrak işleri, evrakın saklanması, yedeklenmesi, ihtiyaç halinde tekrar çıkartılması gibi mali ve teknik açıdan çok zor bir sürecin, saniyeler bazında ve çok daha az maliyet ile çözülmesini sağlar. Bu da kâğıt sürecinin denetim ve yönetiminin ortadan kaldırılması sonucunu doğurur.

Genel olarak e-Arşivin yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Kesilen faturaların ikinci nüshasının kâğıt olarak saklanması zorunluluğu ortadan kalkar 
• Müşteriye gönderilecek faturalar, müşterinin isteğine göre e-posta veya çıktı olarak gönderilebilir. Çıktı olarak gönderilen faturaların matbu numaralı bir evrak üzerinde basılması zorunluluğu ortadan kalkar. e-Arşiv mükellefleri, faturalarını kâğıt olarak yollamak istediklerinde standart bir A4 üzerine basıp alıcı tarafa iletebilirler
• Faturalar tek bir merkezi sistem üzerinden denetlenir
• Kâğıt evraklar ile yürüyen sürecin denetim ve yönetimi kolaylaşır 
• Kâğıt tüketiminin ve nakliye ihtiyacının azalması ile doğal çevrenin korunmasına katkı sağlanır 
• İş süreçleri hızlanır
• Nakit ve ödeme yönetiminde otomasyon sağlanır
• Tahsilat süresi kısalır
• Postalama masrafları azalır, teslim süreleri kısalır 
• Fatura bilgileri anlık olarak kontrol edilebilir
• Hata tespit ve itiraz süreleri kısalır 
•  Anlık ve otomatik veri akışı ile hata ihtimalleri en aza indirilebilir 
•  Elektronik arşivleme ile fiziksel olarak çok büyük boyutlarda olan evrak dolaplarının yerini çok daha küçük boyutlardaki harici saklama aygıtları alır. Böylece gerektiğinde istenilen fatura bilgilerine anında ulaşılabilir.

e-Arşiv’de süreç nasıl işliyor ve e-Arşiv’e geçmek için neler yapılması gerekiyor?
e-Arşiv sürecini canias^ERP üzerinden yürütecek müşterilerimiz için başvuru süreci şu şekilde özetlenebilir: IAS onaylı özel entegratör firmalarından hangisinin seçileceğine karar verilmeli, seçilen IAS onaylı özel entegratör firma ile görüşerek e-Arşiv kullanımı aktive edilmeli ve e-Dönüşüm ile bütünleşik olan canias^ERP üzerinde gerekli güncellemeler yapıldıktan sonra ilgili eğitimler alınmalı. Tüm bu aşamalar tamamlandığında sürece başlanılabilir. Bu bahsettiğimiz geçiş süreci canias^ERP üzerinde bütünleşik yapı sayesinde eğitimler de dahil olmak üzere 2-3 iş günü gibi kısa sürelerde gerçekleştirilebilir.

KOBİ’ler e-Dönüşüm İle Büyüyecek

KOBİ’lerin dijitalleşme sürecini ve e-Dönüşüm konusunda neler yapmaları gerektiğini özetler misiniz?
Gelir İdaresi Başkanlığı aradaki makası daraltarak gittikçe bütün firmaların e-Dönüşüm kapsamı içine girmesini zorunlu kılıyor. KOBİ’ler de bütçelerine göre zaten kademeli olarak bu sürecin içine girmeye başladı. e-Dönüşüm ve dijitalleşme süreci KOBİ’lerin büyümesi ve maliyetlerinden tasarruf etmesi açısından büyük avantajlar getiriyor. Bunu KOBİ’ler için kurumsallaşma ve hacimlerini büyütmeleri açısından güzel bir adım olarak görüyoruz. Bizim müşterilerimiz olan KOBİ’ler için aslında süreç çok kolay. KOBİ müşterilerimizi bütünleşik olan e-Dönüşüm süreçlerine iki-üç gün içinde eğitimleri ile birlikte hazırlıyoruz.

Firmanızın e-Arşiv ağırlıklı olmak üzere 2018 yılına yönelik hedefleri ve yatırım planları nelerdir? Hangi yatırımlarla ve hizmetlerle sektörde ön planda yer alabilmeyi hedefliyorsunuz?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınlamış olduğu son tebliğde e-Fatura mükellefi olan firmaların 01.01.2019 itibarı ile e-Arşiv uygulamasına geçişi zorunlu hale getirildi. Bu da canias^ERP kullanan müşterilerimizin çoğunun 2018 sonu itibarı ile e-Arşiv uygulamasına geçirilmesi anlamına geliyor. Planlarımızı ve hazırlıklarımızı bu müşterilerimizin herhangi bir mağduriyet yaşamadan e-Arşiv uygulamasına geçmesi üzerine yapıyoruz. Bunun yanında bünyemizde bulunan destek ekibimizle gerek e-Arşiv gerekse de diğer e-Dönüşüm uygulamalarında meydana gelen mevzuat değişikliklerini takip etmekte ve bu değişiklikleri uzman geliştirme ekibimiz sayesinde çok kısa zamanda sisteme adapte edebilmekteyiz. Yine konusunda yetkin destek ekibimiz sayesinde müşterilerimizin e-Dönüşüm ile ilgili yaşadıkları sıkıntılara anında cevap vererek çözüm sağlamaktayız. Son olarak e-Dönüşümün en yeni uygulaması olan e-irsaliye çözümümüzde de geliştirmemizin son aşamasına gelmiş bulunuyoruz. 01.01.2019 itibarı ile bu çözümümüzü de müşterilerimizin hizmetine açmış olacağız.