ERP'sini Alana ISO9001-2000 Bedava!

Küreselleşme ve beraberinde yaşanan teknolojik ve sosyolojik değişimler işletmelerde çok farklı gelişmelere neden olmaktadır. Yaşanan değişimlerden en önemlisi müşterinin krallığını ilan etmesi ile işletmelerin ürün veya kar odaklı olmakla birlikte, müşteri odaklı yapılanmalara da önem vermesidir. Bu bağlamda, "müşteri" günümüz işletme modellerinde merkeze yerleştirilmekte ve her türlü kararın hareket noktası olarak kabul edilmektedir. İşletmeler eskiden olduğu gibi büyük kar marjlarıyla çalışamamakta ve bu yüzden müşteri memnuniyetini en üst seviyede tutup onu maksimize etmeye çalışmaktadır. Algılanan kalite ile beklentiler arasındaki fark olarak açıklanabilen memnuniyet kavramı özellikle toplam kalite hedefinde işletmeler açısından büyük önem arz etmektedir. Müşteriye sunulan ürün ya da hizmetin kalitesi, yapılan iş ve işçilik, alınan hammaddenin kalitesi, çalışan personelin verimliliği gibi girdilerle doğru orantılıdır. Müşteriye en kaliteli çıktıyı en uygun fiyata sunabilmek için doğru girdilerle çalışıp, en az maliyetli ve uygun prosesi yerine getirmek gerekir. Bu yüzden de bu girdileri ve prosesleri etkin bir şekilde takip edip, analiz edebilmek gereklidir. ISO9001-2000 de bu girdileri ve süreçleri takip edebileceğiniz ve buna bağlı olarak doğru çıktıları ortaya koyabileceğiniz bir standartlar bütününü ortaya koymaktadır. Bu standartlardaki temel yaklaşım tüm süreçlerin kayıt altına alınıp gereken zamanlarda kullanılıp, analiz edilebilmesidir.

ISO9001-2000 kapsamında en temel standartlardan birisi "tedarikçi değerlendirme"dir. Tedarikçi değerlendirme, satınalma öncesinde tedarikçileri kalite, termin, fiyat, teslim zamanı, vade gibi kriterlere göre değerlendirip satınalma işlemini en uygun olan tedarikçi üzerinden yapabilmektir. Bir mal ya da hizmeti alabileceğiniz beş tedarikçi varsa ve son üç aylık dönem içerisinde ondan on kere satınalma yaptıysanız değerlendirmeniz gereken yaklaşık 250 ayrı kriter bulunmaktadır. Bunu her mal ya da hizmet için yapacağımızı düşünürsek binlerce veriyi sorgulamamız gerekecektir. Satınalma siparişlerini veya anlaşmalarını, malzemenin gerçekleşen ve beklenen stok giriş tarihlerini, kalite kontrol kriterlerini ve analizini, vade ve fiyat politikalarını istenilen zamanda sorgulayabileceğiniz bir sistem gereklidir. Hatta bu kriterlere göre tedarikçilerinize bir takım puanlar verebilmek için gereken değerlendirme metodlarının da istenilen ölçütlere göre tanımlayabilmek gerekebilir. Bu olayın tam ters noktasından bakarsak yani tedarik eden değilde tedarik edilen kimliğine bürünürsek aynı kriterleri diğer işletmede kendi açısından değerlendirmek zorundadır. Yani müşterisine malı zamanında teslim edip etmediği, gönderdiği ürünün kalitesi, satış fiyat politikaları gibi. Bunun içinde doğru kapasite planlama yapabilmeli, hata analizlerini çıkarabilmeli, kusursuz ürün üretebilmek için kaliteli malzeme ve işçilik kullanabilmeli v.s.

ISO9001-2000'nin diğer temel standartlarından birisi de "düzeltici ve önleyici faaliyetler"dir. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerle ilgili standardın temel amacı hata oluşmadan önce ya da oluştuktan sonraki tüm verilerin kayıt altına alınıp, gerekli önlemlerin alınması ya da düzeltmelerin yapılmasıdır. Burada da sorgulanması gereken veri sayısı oldukça fazla olup geriye dönük analizler yapılması gerekmektedir. Hatanın ne zaman oluştuğu, ne zaman düzeltileceği, hangi bölüme ait olduğu, öncelik derecesi, açıklaması, statüsü gibi pek çok bilgiyi takip etmek gerekir.

İşte tüm bu ve benzeri standartları kayıt altına alıp takip edebilmek için gereken sistem altyapısı doğru ERP yazılımlarında mevcuttur. ISO9001-2000 gerekliliklerini, ERP sistemi kullanmanın bir sonucu gibi düşünebiliriz. Zaten ERP yazılımlarında yukarıdaki iki örnekte bahsedilen her türlü bilgi kayıt altına alınıp raporlanabilmektedir. Yani ERP sistemi kullanan bir işletme ISO9001-2000'nin gerekliliklerini yerine getirmektedir. Bu yüzden işletmeler öncelikle ERP yazılımını seçip süreçlerini düzenledikten sonra ISO ile ilgili çalışmalarına başlamaları faydalı olacaktır. Çünkü etkin bir ERP sistemi kurulmuş olan bir işletmede geriye sadece ISO için gerekli olan prosedür ve talimatları tanımlamak kalmıştır.

Kurumsallaşma süreci içerisinde olan işletmelerde ISO 9001-2000 sadece bir kalite belgesi değil bir yaşam biçimi haline gelmiştir. Bunu işletmenin tüm süreçleri içerisinde etkin olarak kullanıp, çalışanları da bu sürece dahil edebilmek için bir sisteme ihtiyaç duyulmaktadır. Bunun için kullanılan Kurumsal Kaynak Planlama yazılımlarının bu beklentilere ne ölçüde cevap verebildiği de iyi analiz edilmelidir. ISO'nun beklentilerini yerine getiremeyecek ve iyi yönetilemeyen bir sistem sadece maliyeti arttırıcı bir etki yaratacaktır.

caniasERP Board'un gelecek sayısında "ISO'nun standartlarından tedarikçi değerlendirmenin önemli kriterlerinden birisi olan "termin" ve buna bağlı olarak kapasite planlama uygulaması ile ilgili bir yazı ile sizlerle birlikte olacağım.

Z.Ç.
Senior Sistem Danışmanı - IAS Türkiye