ERP'de Barkod Kullanımı

ERP sistemi kullanımına geçmeye çalışan veya kullanmayı planlayan her firma için en önemli konulardan biri de barkod kullanımı. O kadar önemli ki, bazen projenin temel hedeflerinden biri olarak görülüyor bu konu. Öyleki birçok firma aslında barkod kullanımının neler getireceğini bilmemesine rağmen, birçok sorununun bu şekilde çözüleceğine inanıyor. Peki gerçekte barkod kullanımı size ve işletmenize ne sağlar?

İşletme içinde kullanılan barkod tanımlamaları aslında birer etiket niteliğinde. Bir malzemenin kodunun, bir iş emrinin, malzemeye ait parti numarası veya seri numarası gibi belirli bilgilerin ve tanımlamaların, barkod okuyucu ve bilgisayarın anlayacağı farklı kalınlıkta çizgilerle yazılmasından başka bir şey değil. Bu açıdan bakıldığında çok da önemli olmadığı düşünülebilir. Ne de olsa bu bilgiler zaten sistem içerisinde çok daha anlamlı karakterlerle ifade ediliyor öyle değil mi? Ancak bir ERP sistemini kullanmaya başlamış olan firma için barkodun bilgi akışı açısından önemi gerçekten de gözardı edilemeyecek kadar büyük.

Temel olarak bakıldığında barkod kullanımının ERP sistemi açısından iki önemli getirisini şu şekilde özetleyebiliriz:

• Veri girişinin, dolayısıyla bilgi akışının hızlı bir şekilde sağlanması.

• Veri girişinin en az hatayla yapılabilmesi.

Her iki maddenin de ortak noktası, aslında belirli bilgilerin barkod okuyucu cihazlar tarafından sisteme girilmesinin sağlanmasıdır. İşte bu açıdan bakılırsa, barkodun sadece bu cihazlardan faydalanabilmek amacıyla gerekli olduğu akla gelebilir. Ancak zaten tüm faydayı sağlayan da cihazlardır.

Günlük hayatta barkodla en sık karşılaştığımız yerlerden biri marketlerdir. Kasaya geldiğimizde ürüne ait barkod okutularak satınaldığımız ürüne ait bilgiler ve fiyatlar doğrudan belgeye yansıtılır. Şimdi kalabalık bir markette aldığınız tüm ürünlere ait önceden tanımlanmış kodların kasiyer tarafından elle girildiğini hayal edin. Herhalde işlemlerin ne kadar yavaş olacağını, bununla birlikte karakterlerin anlamsız bir şekilde yan yana getirilmesi ile oluşturulan kodların girişi esnasında yapılabilecek hataları rahatlıkla gözünüzün önüne getirebilirsiniz.

Yukarıda verdiğimiz örneği bir de işletmeniz içerisinde düşünelim. Bir ERP yazılımı kullanıyorsunuz ama sistemi besleyen bilgilerin çoğu bilgisayar ortamına çok da alışık olmayan çalışanlarınız tarafından giriliyor. Deponuzda bir malzeme hareketi oluyor, ancak bu hareket doğru parti numarası ve seri numarası, hatta doğru malzeme kodu ile mi yapıldı emin değilsiniz. Bu durumda da sayımlar esnasında çok büyük sürprizlerle karşılaşabiliyorsunuz.

Yine aynı sistem içerisinde üretimle ilgili bilgilere anlık olarak ulaşmayı hedefliyorsunuz. Ancak bu ürünlerin üretimi için açılan iş emirlerine ait iş bitiş bilgileri doğru şekilde ve zamanında girildiğinden şüphe ediyorsanız, sistemden alacağınız üretim bilgileri ne kadar inandırıcı olabilir. Siz raporu aldığınızda, üretim alanından gerekli bilgiler henüz girilmemiştir büyük ihtimalle. Bu nedenle de her seferinde belirli kişileri arayarak bu bilgilere ulaşmaya çalışırsınız. Oysa barkod kullanılan bir sistemde, depodaki malzeme hareketlerine ait bilgilerin girişini yapan operatörler, bu malzemelere ait etiketlerin barkod okuyucu cihazlara okutarak gerçekleştirir. Bu şekilde operatörün hata yapma olasılığını en aza indirerek, okuma esnasında hata yapma oranı 3 milyonda 1'den daha az olan cihazlar sayesinde stoklarınızı sağlıklı bir şekilde izlemeyi sürdürebilirsiniz.

Bu durumu bir de üretim bilgilerinin girişi açısından düşünelim. Operatör, en az bilgi girişini gerektirecek ekranlar ile iş emri, operasyon, operatör, iş merkezi gibi bilgileri barkod okuyucular kullanarak sisteme aktarır. Böylece veri girişinin hızlı ve hatasız yapılmasını sağlamış olursunuz. Hızlı ve kolay veri girişi aynı zamanda bu işlemlerin gerçek zamanlı yapılmasını sağlayacağı için, aslında üretim başlangıç ve bitiş zamanlarına da ulaşmış olursunuz. İşçilik, makine ve hazırlık gibi aktivitelerinizin birim maliyetlerini sağlıklı bir şekilde hesaplayabildiğinizi de düşünürsek sizin için artık ürünlerin gerçekleşen maliyetlerinin hesaplanması da bir hayal olmaktan çıkacaktır.

Burada unutulmaması gereken en önemli nokta, barkod kullanımının aslında bir ERP sistemi içinde araç olduğudur. Asıl işlemleri yapacak olan sistemin kendisidir. Dolayısıyla barkod kullanımının getireceği kolaylıklardan ve faydalardan yararlanabilmeniz için herşeyden önce sağlıklı çalışan ve kendisinden beklenen fonksiyonları yerine getirebilen bir ERP yazılımına ihtiyacınız var.

IAS Türkiye