ERP Sistemlerinin Yakın Tarihçesi ve Yeni Yapısı

Dr. Halefşan Sümen
Akademisyen, Maltepe Üniversitesi

ERP (Enterprise Resources Planning - Kurumsal Kaynak Planlama) ismi iyi konmuş bir ticari yazılım grubudur. Bu isim şirketleri çalıştırmak için gereken pek çok işlevi tek bir sistem altında sunan bütünleşik bir yapıyı refere eder. Bu yapının ana yararı, değişik departmanlarda geliştirilen aynı iş sürecine ait faaliyetleri konsolide etmek ve verilerin tutarlılığını sağlamaktır. Böylelikle süreçler hem disiplin altına alınırlar hem de sorunsuz işleyişe kavuşurlar.

ERP (Enterprise Resources Planning–Kurumsal Kaynak Planlama) ismi iyi konmuş bir ticari yazılım grubudur. Bu isim şirketleri çalıştırmak için gereken pek çok işlevi tek bir sistem altında sunan bütünleşik bir yapıyı refere eder. Bu yapının ana yararı, değişik departmanlarda gerçekleştirilen aynı iş sürecine ait faaliyetleri konsolide etmek ve verilerin tutarlılığını sağlamaktır. Böylelikle süreçler hem disiplin altına alınırlar hem de kesintisiz ve sorunsuz işleyişe kavuşurlar. Geleneksel ERP içinde işlevsellik genel şirket organizasyon şemasındaki departmantal yapıyı dikkate alan anlayışla, çekirdek modüllere dağıtılmıştır. Finansman, satış/pazarlama, insan kaynakları, lojistik, üretim bunların genel olanlarıdır. Bu çekirdek modüllerin her birinde yüzlerce iş sürecini içeren alt modüller bulunur. ERP sistemlerinin omurgası olarak ifade edebileceğimiz bu kısım, temelde bir OLTP (online transaction processing) yapısı sunar. OLTP işlem olarak adlandırdığımız kaynak değişikliklerinin dijital ortamda gerçek zamanlı olarak kayıt edilmesidir. ERP içerdiği raporlama araçları ile OLTP veri tabanından ve diğer dijital dokümanlardan veri ve enformasyon derleme yeteneği sunması sayesinde bir MIS (Management Information System) işlevselliği de içerir. Bunlara ek olarak, klasik ERP yapısı içinde doküman yönetimi, iş akış otomasyonu gibi markalara göre değişen işlevler de yer alır.

Yapısal değişiklikler

Bugünkü yapısına baktığımızda, ERP sistemlerinde üç farklı bileşen grubunun varlığını görmekteyiz. Bunların ilki “spin off bileşenler” dediğimiz standart ERP kümesine eklenen özel amaçlı fonksiyon setleridir. İleri finansal planlama araçları ile ana amacı kurulum sürelerini kısaltmak olan banka, sağlık, perakende, kamu gibi endüstri tabanlı ekler bu gruptadır. Spin off bileşenler mevcut veri tabanını kullanmakla birlikte, onlar için ERP kernelinde kısmi modifikasyonlar yapılmıştır. İkinci farklılık, “ara katman bileşenleri” diyebileceğimiz yeniliklerdir. Bu grupta interneti kullanma gereksiniminden doğan ve diğer firmalarla işbirliği yapma olanağı kazandıran eklemeler yer alır. Bu eklemeler kernele gerek duymadıkları gibi veri tabanı da kullanmazlar. Üçüncü farklılık “karmaşık bileşenler” şeklinde isimlendirebileceğimiz, tipik örneği tedarik zinciri yönetiminin yaygınlaşması ile gereksinim haline gelen ileri planlama ve çizelgeleme aracıdır. Tek bir fabrika için geliştirilmiş olan MRP (malzeme gereksinimleri planlaması) ve CRP (kapasite gereksinimleri planlaması) modülleri içindeki yetersizleşmiş mantığı modernize eden bu araç seti hem ERP kernelini ve veri tabanını kullanır hem de kendisi için yaratılmış unsurlar içerir.

Uygulama tabanlı değişiklikler

Günümüz ERP sistemleri ile standart ERP sistemlerini kıyasladığımızda gördüğümüz bir değişiklik de yazılımın arayüzlerinin işlev tabanlı yaklaşımdan rol tabanlı yaklaşıma dönüşmüş olduğudur. Rol tabanlı yapıyı olanaklı kılan intranet portali her kullanıcı için ayrı hazırlanmış arayüz sunarak hem kullanıcıların işlerini yürütmek için ihtiyaç duydukları işlev ve hizmetlere kolayca erişebilmelerini sağlayarak üretkenliklerini arttırdı, hem de web master’ın yükünü hafifletti. Self servis uygulamalarıyla da desteklenen ve bir kez logon olmakla hizmete hazır hale gelen bu sistem, emniyet düzeyini de yükseltti.

Günümüzde IT sistemlerinin yaygın biçimde kullanımı, verilerin adeta sel gibi gelmelerine yol açmaktadır. Bu verilerin rekabet avantajına dönüştürülebilmeleri için imbikten geçirilmeleri, konsolide edilmeleri, korelasyonlarının analizleri zorunludur. Bununla beraber bu çalışmalar, OLTP veri tabanları üzerinde gerçekleştirilemez. Aksi olursa, yüksek işlemci kullanımı nedeniyle diğer isteklerin gerçeklemesi çok yavaşlar. Bu nedenle veri ambarı kullanmak uygun olur. Böylelikle OLTP sistemine yük binmez ve performans problemleri yaşanmaz. Veri ambarı üzerinde de OLAP (online analytical processing) ve veri madenciliği gibi iş zekâsı çözümleri kullanılarak daha iyi kararlar almanın önü açılır.

Son zamanlarda hız sorunu yaşamamak için bellek içi uygulamalar denilen, işlemciye en yakındaki belleği kullanan çözümler geliştirilmiştir. Donanımla birlikte gelen, sorgulamaları ve hesaplamaları birkaç yüz kat hızlandıran bu yepyeni çözüm şu sıralar biraz pahalıdır. ERP’lerin Know-how İçeriği ERP sistemleri içlerinde değişik iş süreçleri yapıları bulunur. ERP satıcısı firma önceki müşterilerinin uygulamalarını yazılımı içinde barındırdığından müşteriler bu uygulamaları görmek ve bunlara bakarak kendi süreçlerini yeniden tasarımlamak fırsatına kavuşurlar. Eğer ERP sistemi edinen bir şirket bu know-how’ı değerlendirirse hem fevkalade bir ‘yeniden yapılanma’ gerçekleştirir, hem de Sarbanes Oxley gibi standartlara sorunsuz uyum yakalarlar. ERP yazılımları da şirketler de canlı organizmalar gibi evrim geçirmekte olan yapılardır. Hizmet üretiminden mal üretimine, stok için üretimden sipariş için üretime kadar herhangi bir tür şirket çağdaş işleyiş yapısına kavuşmak ve bunu sürdürmek istiyorsa, uygun ERP çözümünü bulmak ve onunla birlikte evrimine devam etmek zorundadır. Bunun için de ERP kültürünü edinmek ve geliştirmek ön koşuldur.

 ERP Komitesi, BThaber, Kurumsal Çözümler Rehberi - Nisan 2013