ERP Sistemleri için Veri Ambarları

ERP Sistemleri

ERP sistemleri kurumların akışlarını başlangıçtan sona kadar sistem üzerinde yürütmelerini, aradaki bilgi geçişlerini birbirleri ile entegre eden ve kendi içinde bazı anlık karar verme fonksiyonlarını bulunduran, iş akışlarının tasarlanmasını ve organize edilmesini sağlayan sistemlerdir. Günümüz teknolojisi sayesinde bu sistem bilgisayar desteği ile kolay bir şekilde kullanılmaktadır.

ERP sistemleri operasyonun fonksiyonel alanlarına göre parçalara ayrılır ve her parça kendi içinde detaylı işlemler kümesi barındırır. Bu fonksiyonel alanlar daha önceki yıllarda aralarında sanal sınırlar çizilmiş ve birbirlerinden çok farklı olarak hareket eder hale gelmiştir. ERP yazılımları bu alanlar arasındaki sınırları kaldırmayı amaçlamaktadır. Böylece operasyonel fonksiyonlar birbirleri ile iletişim kurabilmekte, veri akışlarını kendi içlerinde sağlamaktadır.

ERP sistemleri muhasebe, üretim, satın alma, pazarlama, insan kaynakları, kapasite planlama, bütçe, maliyet ve proje yönetimi gibi bir firma içerisinde ihtiyaç duyulan sistemlerin birbirleri ile entegre çalışmasını sağlayarak aralarında olabilecek veri kayıplarını en aza indirger.

Kurumlar ERP sistemlerini, akışlarını yürütmenin yanı sıra gerçek maliyet ve karlılık oranlarını görmek ve bunun sonucunda alacakları kararlar ile maliyetleri düşürmenin yollarını aramak için de kullanırlar.

Kurumların ERP'yi tercih etmelerinde birçok sebep olabilir. Bunlardan en önemlileri ;

Yaşlanma: Yıllar önce parçalar halinde yazılmış uygulamalarda bugün değişiklik yapılmak istenen programlar, çok kırılgan bir yapıya sahip olduklarından ve dokümantasyon eksikliklerinden dolayı çok ciddi zaman ve maliyet kayıpları oluşturmaktadır.

Entegrasyon: Farklı kaynaklı uygulamalar birbirlerinden bağımsız çalıştıkları için bilgiyi aynı şekilde tanımlamama ve hesaplamaları aynı şekilde yapmamaları sonucunda veriler işlenmek istendiği zaman ciddi sıkıntılar yaşanmaktadır.

ERP sistemlerinin içinde barındırdığı uygulamalar birbirleri ile ilişkilidir ve ortak bir veritabanı kullanır. Uygulamaların birbiri ile ilişkili olmasının getirmiş olduğu avantajlar operasyonel karar verme sistemlerinde (Decision Support Systems - DSS ) büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

ERP yazılımı, kurumun hareket bilgileri tarafını çevreler. Hareket seviyesinde uygulama birimleri arasında ve müşteri-kurum arasında detaylı bir etkileşim sunar. ERP tarafında siparişlerin girilmesi, üretimin yapılması, ödemelerin yapılması ve sevkiyatların tamamlanması gibi işlemler tamamlanır. Bu nedenle ERP işletmelerin kalbini oluşturmaktadır.

Tüm bunlara rağmen hareketler (transactions) bilgi işlemenin sadece başlangıcıdır.

Veri Ambarları

Hareket seviyesindeki bilgilerin büyüklüğü, bu bilgilerin dolayı üzerinde çalışılması, sorgu yapılması ve bunun yorumlanmasını uzun zaman alan süreçler haline getirmektedir. Bu yüzden hareket seviyesindeki bilgilerden sadece bize ileride yarar sağlayacak anlamlı bilgileri bir yerde toplama ve bunlar üzerinde daha hızlı işlem yapabilmemize olanak tanıyan sistemlere ihtiyaç duyulmuştur.

Veri Ambarı, ilişkili verilerin sorgulanabildiği ve analizlerin yapılabildiği veri depolarıdır. Veri üretildikleri yerden elde edilir, ETL (Execution-Transform-Loading) aşamasından geçer ve veri ambarına atılır. Veri depolama programları bu bilgiyi kullanıcının tanımlamış olduğu ilişkiler ile bilginin daha hızlı çekilmesini sağlayan bir yapıda muhafaza eder.
 

ERP ve Veri Ambarı

Günümüzde artık yöneticiler ve araştırmacıların yoğunlaştıkları nokta hareket bilgilerinin tutulması veya raporların çıkarılması değildir. Artık yöneticiler ve araştırmacıların yoğunlaştığı ve ciddi efor sarf ettiği alan analizler ve bu analizleri destekleyecek karar destek sistemlerini geliştirmektir. Bu karar destek sistemlerinde günümüzde en çok firmalar tarafından veri ambarları kullanılmaktadır.

Birçok ERP uyarlaması esnasında karar destek sistemleri ve veri ambarları kurulumları yapılmaktadır. Uyarlamaların anında yapılmasındaki sebep, karar aşamasında kullanılacak verilerin yönetiminin de ERP uyarlama aşamasında yapılıp ve bir sonraki aşama için altyapının oluşturulmasıdır. . Ayrıca operasyonel fonksiyon alanlarında çapraz analizler oluşturulur ve daha iyi karşılaştırma sonuçları da desteklenmiş olur.

ERP kullanılmadan önceki durumlarda veri ambarı oluşturmanın en zor kısımlarından biriside birçok kaynaktan bilgiyi almak ve bunları işlemektir. Her kaynağın kendi altyapısı farklı olduğu için sizin de her kaynak için ayrı ETL araçları hazırlamanız gerekmektedir. Bu durum firmalara, hem tasarım aşamasında hem de geliştirme aşamasında sıkıntılar doğurmaktadır. ERP uyarlaması sırasında sistemin yukarıda bahsedildiği gibi bir veri ambarı uygulamasına alt yapı sağlayacak şekilde tasarlanması, hem veri analizlerinde hem de hareket aktivitelerinde tutulan kayıtlar açısından ciddi tasarruflar sağlayacaktır.

ERP sistemlerinde üretilen meta veri kolaylıkları ve zorlukları beraberinde getirmektedir. Eğer birden fazla ERP sistemi kaynak olarak kullanılıyorsa ve ortak meta veriler kullanılmıyorsa, bunların eşleştirilmesi, tekrarlı kayıtların önlenmesi gibi ek işlemler doğacaktır.

ERP sisteminin tarih bazlı kayıtlar tutması, istikrarlı veri ambarı uygulamaları için önem arz etmektedir. Özellikle tutulan verilerin ne kadar süreyle ERP sisteminin aktif veri tabanında saklandığı ve hangi bilgilerin yedeklenerek veri ambarlarına taşındığı gibi kurguların iyi hazırlanması gerekmektedir. Veri ambarında daha önceden analiz etmediğimiz bir bilgiyi analiz etmek istersek ve bu bilgiyi oluşturmaya başladığımızda hem aktif veri tabanından bilgiler okunmalı hem de tarihsel bazlı yedeklenen bilgileri okunmalıdır. Sistemin 6 aylık ve yıllık dönemlerde yedeklendiğini ve aktif veri tabanından silindiğini varsayarsak, bu bilgileri düzenlemek ve oluşturmak daha karmaşık bir hal alacaktır.
 

Veri Ambarlarının ERP Sistemlerinden Beslenmesi

ERP yazılımları kendi bünyelerinde veri ambarı uygulamalarını barındırabilmektedir. Günümüzde birçok ERP yazılım üreticisi kendi bünyesinde bu çözümleri sunmaktadır. Bu yöntemin elbette avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. En önemli avantajları arasında ise ERP yazılım üreticisinin sunmuş olduğu sistemin kompleks tasarımının ve geliştirmesinin çözülmesi ile çok büyük altyapı hazırlık kazançları sağladığı görülmektedir. ERP sistemleri ile birlikte gelen veri ambarı uygulamalarının dezavantajlarından biri de uzun süreli kullanımlarda bakımın basitleştirilmesinin gerekliliğidir. Kısa zamanda ERP yazılımlarının alt yapısının kullanılması veri ambarını tasarlayan kişilerin işlerini bir hayli kolaylaştırır.

ERP yazılımlarında kullanılan iki basit temel vardır;

1-Kurumsal Veri Ambarı (Enterprise Data Warehouse - EDW ) : İçinde çok çeşitli bilgileri bulundurabilen, analiz ve raporların yapıldığı veri havuzudur.

2-Veri Pazarı (Data Mart - DM ) : İhtiyaç doğrultusunda belirli bir veriye analiz yapmak ve rapor hazırlamak için kullanılan bilgi havuzudur.

Kurumsal veri ambarı, entegrasyonu ve gelişimi garantiler ancak her bilgiyi herkese kullandırmak istemek ciddi sıkıntılar doğurmaktadır. Bu yüzden veri pazarları veri ambarına göre daha kolay tasarlanıp geliştirilebilir yapısı ile özel konular için veri ambarı olarak tercih edilir. Veri pazarları konuya özel olmalarından dolayı farklı amaçlar için kullanılamaz. ERP kullanan firmaların büyük firmalar olduğunu düşünürsek her iki yapıya da ihtiyaç duyacaklardır.

ERP sistemlerinde tavsiye edilen kullanım, kurumsal veri ambarının geriye dönük bilgi entegrasyonları için kullanılması, veri pazarlarının da analiz ve rapor çalışmaları için tutulmasıdır. Bu işlem bir nevi yedekleme işlemi gibi dursa da çalışma anında büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

|||

Kurumsal veri ambarlarında tutarlılığı sağlamak için Kurumsal Veri Modeli kullanılmaktadır. Kurumsal Veri Modeli (Enterprise Data Model -EDM ) kurum hakkındaki özellikleri ve girişleri tanımlayan meta veri parçalarından oluşmaktadır. EDM ile veri ambarı içindeki verilerin tanımlanması bir çok açıdan değerli bir uygulamadır, fakat içeriğin tanımlanması her şey demektir. Çünkü oluşan verilerinizi bu meta veriler ile yorumlayabilirsiniz. Aksi takdirde elinizde sadece anahtar alanlardan oluşmuş anlamsız bilgiler olabilir. EDM'nin her şeyi içerdiği ile ilgili bir yanılgı vardır. EDM sadece verilerin tanımlanması için kullanılmalıdır.

Şekil 2'de ERP uygulamasının içine gömülmüş bir veri ambarı şeması görülmektedir. Buradaki şemada veri ambarının sadece ERP sisteminden beslendiği ve veri ambarını kendi içinde oluşturduğu görülmektedir. İstendiği takdirde sistem kendi dışını veri pazarları, karar destek sistemine veri aktarımı ve araştırmalar için bilgi aktarabilmektedir.

Ancak büyük birçok firma sadece ERP sisteminden değil harici diğer sistemlerde de faydalanmaktadır. Bu durumda iki farklı yol izlenebilir. Birincisi harici sistemden alınan veriler ERP veri ambarına atılabilir. Böylece dışarıdan gelen veriler için değişiklikler yapılarak aynı veri ambarı kullanımı sağlanabilir. Şekil 3'te bununla ilgili şema gösterilmiştir.

Bir diğer yöntem de ERP sisteminden ve harici sistemden verilerin dışarı aktarılması ile bu verilerin harici bir ETL uygulanmasından sonra veri ambarına aktarılmasıdır Şekil 4 bu yöntem ile oluşturulmuş bir veri ambarı şemasını göstermektedir.

Bu yöntemlerden ERP sistemine veri aktaran yöntem, ERP sisteminin alt yapısını kullandığı için tasarımcılara zaman kazandıracaktır.

ERP sisteminin içinde yer alan veri ambarına verileri atmak karar destek sürecinin ERP tarafından yapılacağı anlamına gelmez. ERP firmaları verilerin analiz edilmesi için analizlerin sistem üzerinden yapılmasını sağlayacak güçlü uygulamalar koymaktadır ve bu analizlerin ERP sisteminin içinde yapılmasını isterler Ancak bu karar destek sürecinin mutlaka ERP sistemi üzerinden yapılacağı anlamına gelmez. Şekil 5'te bu konuyla ilgili şema görülmektedir.

Bunların haricinde firmalar, her sistemin kendi içinde veri ambarını oluşturabilir. Oluşturdukları bu veri ambarlarının bazı nedenlerden dolayı birbiri ile veri alış-veriş yapmasını isteyebilirler. Bu gibi durumlarda, iki veri ambarını entegrasyona gerek kalmadan kullanabilirler. Şekil 6'da bununla ilgili örnek şema gösterilmiştir.

Bir diğer husus ise şirketlerin birden fazla ERP sistemi kullanmaları durumunda ERP veri ambarını nasıl tasarlayacaklarıdır. Bu tip bir veri ambarı hazırlanmak istendiğinde, global veri ambarının özelleştirilmiş bir hali olan "ERP odaklı kurumsal veri ambarı" modeli karşımıza çıkar. Bu sistemler genelde farklı coğrafi bölgelere ayrılmış ERP sistemlerinden beslenmek üzere tasarlanmıştır. Kurumsal veri ambarı, yöneticilere gerçek perspektiften uluslararası operasyonlarını sunar. Şekil 7'de bir kurumsal veri ambarı şeması görülmektedir.

Ancak kurumsal veri ambarı ERP sistemlerinin içinden beslenen bir modeldir. Bu da eğer tüm lokasyonlarımızda ERP sistemi yoksa ne olacak sorusunu gündeme getirir. Bunun da çözümü basittir. Veriler yeniden yapılandırılarak uygun hale getirildikten sonra kurumsal veri ambarına alınır.

Kurumsal veri ambarına gönderilirken en sorunlu aşama verilerin yeniden yapılandırılması ve çevrilmesi işlemleridir. Verileri harici ERP programlarından verileri kurumsal veri ambarına almak belki biraz daha kolay olabilir. ERP sisteminden verilerin kurumsal veri ambarına aktarımı işlemi ise şaşırtıcı şekilde zordur. Çünkü merkez kurumun kullanmış olduğu ERP programı ile, diğer lokasyonlardaki ERP programları aynı markaya sahip olsa bile implementasyon sırasında bir çok değişiklikler yapılabilmektedir. Bu yüzden tüm lokasyonlarınızda aynı ERP programını kullansanız bile merkez veri ambarına veri aktarımı hala zorlayıcı olabilir.

Ayrıca merkez veri ambarının olabilecek major değişikliklerde senkronize olmayı sürdürmesi gerekir. Mesela bir lokasyonunuzda herhangi bir sebepten ötürü yasalar değişti ve bunun sonucunda sizinde programda değişiklikler yapmanız gerekti ya da petrol fiyatlarında ciddi farklar ortaya çıktı ve tekrar değişiklik yaptınız. Bir başka gün aynı ekipmanlar ile daha verimli bir enerji üretimi yapabileceğinizi öğrendiniz ve ürün sisteminizi değiştirdiniz. Bir başka gün başka bir değişiklik çıktı. Sonuç olarak sizin hazırlamış olduğunuz bu senkronizasyon sistemin sürekliliğini korumak adına esnek ve değişikliklere açık olmalıdır. Bunun anlamı sürekli değişen bir yapımız olacağı değildir sadece altyapıyı hazırlarken değişime uygun bir altyapı hazırlamamız gerektiğidir.

Sonuç

Sonuç olarak veri ambarlarının geliştirilmesi ve ERP'nin ortaya çıkışı bilgi sistemlerinin patlama yapmasına neden olmuştur. ERP verilerinin veri ambarına entegre edilmesi karar destek sistemleri ve analizler için çok güçlü bir kaynak olabilir. Bunun için verilerin rapor ve analiz kullanımına göre biçimlendirilmesi ve ERP ortamının kurumun karar destek sistemi ile koordineli olması gerekir.

Kurumun ERP sistemlerinden sağlanan sağlıklı bilgi ve verileri yok sayması, veri ambarına güçlü bir altyapı oluşturabilecek değerli bir kaynağını yok sayması demektir. Kurumun ERP sistemlerinden olabildiğince faydalanması gerekir. Bir şirketin bütün sistemini ERP üzerinden kullanabilmesi; Bütün verilerinin oluşması, saklanabilmesi ve eğer doğru uyarlandıysa ilişkilendirilebilmesi anlamına gelir. Bu durum ise bir sonraki aşama olan verileri analiz etme ve karar destek sistemlerine geçilmesine olanak tanır. Bir veriyi oluşurken saklamak her zaman için bu veriyi araştırmalarla bulmaktan daha az maliyetlidir. Şirketlerin amacı kar etmek olduğuna göre, şirketler bir sonraki alınacak karar için karar destek sistemlerinden faydalanmak zorundadırlar. Bu da günümüz bilgi teknolojisinde önemli iki kavramı yan yana getirir; ERP ve veri ambarları.
 

Kaynaklar

1. Building the Data Warehouse Third Edition - W. H. Inmon (Grafikler ve makale içeriği)
2. Data Warehousing & ERP - A Combination of Forces - Anne Marie Smith (makale içeriği)

Celal Bilgin

IAS Türkiye
Sistem Danışmanı