ERP Projesi Yönetirken...

Toplantıya tüm üst düzey yöneticiler, ERP Proje Komitesi Üyeleri ve her iki tarafın ERP Proje Yöneticileri katılmıştı. Zaten tüm üst düzey yöneticiler ERP Komitesi Üyesi olduğu için onlar iki sıfatları ile katılmıştı. Aslında böyle olması da gerekiyordu. Projeye başlarken, analiz sonrası değerlendirme yaparken, ERP Projesi kapsamında tüm kritik kararları alırken onların fikirlerine ihtiyaç vardı. Toplantı öncesi her iki tarafta da bir heyecan içerisindeydi. Uzun bir süreç sonucunda, ERP Programına ihtiyaç duyan firma kararını vermiş ve tüm ihtiyaçlarını karşılayabileceğine inandığı bir ERP Yazılımı firması ile anlaşmıştı. Yapılacak çok iş vardı. Her iki tarafında da Proje Ekibi toplantı öncesinde belirlenmiş, toplantıda taraflar birbirine takdim edilmiş ve yine toplantı öncesinde Yazılım ve Danışmanlık Firması tarafından hazırlanan Proje Planı'nı, hedefleri ve tarihleri ile birlikte toplantı boyunca revize edilmişti. İhtiyaç dâhilinde yeni bir işe başlanmış, hedefler konulmuş ve bu hedefe ulaşmak için plan yapılmıştı...

Toplantıya tüm üst düzey yöneticiler, ERP Proje Komitesi Üyeleri, ve her iki tarafın ERP Proje Yöneticileri katılmıştı. Zaten tüm üst düzey yöneticiler ERP Komitesi Üyesi olduğu için onlar iki sıfatları ile katılmıştı. Aslında böyle olması da gerekiyordu. İlk toplantıdan bu yana iki ay geçmişti. ERP Danışmanları Sistem Analizi yapmışlar, buna göre ihtiyaç kapsamında Program'da gerekli tanımlamaları yapmışlar, eğitimleri vermişler, verileri aktarmışlar, ilave rapor ve çıktı ihtiyaçlarını tespit edip düzenlemişlerdi. Test Veritabanı'na yapılan kullanıcı girişleri bir taraftan devam ederken, projede gelinen nokta ve buna göre canlı kullanıma geçiş tarihi bu toplantıda tartışılacaktı. Daha sonra bu tarih kullanıcılara duyurulacak ve kullanıcılardan bu tarihe kadar son testleri ve hazırlıkları tamamlamaları istenecekti. Kullanıcıları takip etmek için firmanın Proje Yönetimine, onların tespit ettiği hata ve ihtiyaçları bir an önce çözmek ve gidermek konusunda da ERP Proje Yönetimine çok önemli görevler düşüyordu.

Toplantıya tüm üst düzey yöneticiler, ERP Proje Komitesi Üyeleri ve her iki tarafın ERP Proje Yöneticileri katılmıştı. Zaten tüm üst düzey yöneticiler ERP Komitesi Üyesi olduğu için onlar iki sıfatları ile katılmıştı. Aslında böyle olması da gerekiyordu. Canlı Kullanıma geçişten bu yana iki hafta geçmişti. ERP Danışmanları Canlı Kullanım Desteği verirken, kullanıcılar da yoğun bir şekilde çalışmalarına devam ediyorlar, cari hesap bakiyelerini, stokları ve diğer dataları güncel tutmaya çalışıyorlardı. Toplantının konusu, önceliği yüksek olan bakiye işlerin belirlenen terminlerde bir an önce tamamlanabilmesi için taraflara düşen görevleri belirlemek ve değerlendirmekti. Taraflarda, işleri zamanında yetiştirebilmek için biraz telaş ve stres vardı. Proje'nin bu aşamasında, her iki taraf için de, moral ve motivasyon çok önemli idi. Neticede, projenin en kritik evresi idi...

Toplantıya tüm üst düzey yöneticiler, ERP Proje Komitesi Üyeleri, ve her iki tarafın ERP Proje Yöneticileri katılmıştı. Zaten tüm üst düzey yöneticiler ERP Komitesi Üyesi olduğu için onlar iki sıfatları ile katılmıştı. Aslında böyle olması da gerekiyordu. Proje başından bu yana dört ay geçmişti. ERP Programı temel fonksiyonları ile Canlı Kullanımda idi. Canlı Kullanım Desteği ERP Firması tarafından devam ediyordu. Bu arada, kullanıcılardan ufak tefek talepler gelmeye devam ediyordu. Stoklar düzgün takip ediliyor, Planlama doğru bir şekilde yapılıyor, İş Emirleri açılıyor ve kapatılıyor, Alış Satış Siparişleri ve Faturaları Sisteme giriliyor ve Muhasebeye entegre oluyor, tüm muhasebe kayıtları sistemden takip ediliyordu. Merkezi bir yerden, online veri takibi işleri çok rahatlatmış ve kolaylaştırmıştı. Ancak, ERP Programı Maliyetleri düzgün çıkarmak, Kapasite Planlaması yapabilmek için alınmamış mıydı? Bu toplantıda, bu işlerin terminleri çıkarılacak, tarafların bir an önce ne yapması gerekiyorsa bunlar tespit edilecekti. Çünkü yönetimin esasen ilgilendiği konular bunlar idi. Diğer işler de eski sistemde zaten bir şeklide takip ediliyordu...

Toplantıya tüm üst düzey yöneticiler, ERP Proje Komitesi Üyeleri ve her iki tarafın ERP Proje Yöneticileri katılmıştı. Zaten tüm üst düzey yöneticiler ERP Komitesi Üyesi olduğu için onlar iki sıfatları ile katılmıştı. Aslında böyle olması da gerekiyordu. Toplantı konusunun şu ana kadar bahsi geçen proje ile direkt alakası yoktu. Ne de olsa, altı ay süren bir uyarlama sonucunda, yukarıda bahsi geçen tesis ihtiyaç duyduğu her türlü raporu Sistem'den alıyor, Fiili Maliyetlerini çıkarabiliyor, Kapasite Planlama Sonuçlarını revize ederek daha iyi modeller geliştirmeye çalışıyordu. Hatta Satış Temsilcileri Siparişlerini PDA'ler ile geçiyordu. Bugünkü toplantının konusu, Firma'nın diğer tesisinde ERP Programını bir an önce devreye almaktı. Yine de bu toplantıda yukarıda bahsi geçen proje ile ilgili birkaç kelime toplantı sonunda Firma'nın Genel Müdürü tarafından söylendi... "Emeği geçen herkese çok teşekkür ederim..."

Son Söz: Moğol Hükümdarı Cengiz Han, "Bir Surun kuvveti onu müdafaa eden askerlerin gücünden ne eksik ne de fazladır" demiştir. ERP Proje'lerinin tüm safhalarından projenin başarısının, Proje Yönetiminden, Kullanıcılara kadar tam olarak bir ekip çalışmasına bağlı olduğu ve projeye katkımız ve gücümüz kadar başarıya ulaşabileceğimiz unutulmamalıdır.

Yukarıda bahsi geçen Proje'nin aşamalarında belirtilen süreler projenin büyüklüğüne ve tarafların verimine göre değişmektedir.

Dilara Gürdal
ERP Danışmanı - IAS Türkiye