ERP Çözümlerinde Esneklik

ERP çözümleri kullanan ya da kullanmaya geçme aşamasında olan sistemlere baktığımızda, süreçlerin iyi yönetilme ihtiyacının bizi bu yazılımlara yönelttiğini görüyoruz.

Hem içinde bulunduğumuz tekstil sektörünün parametreleri, hem de global pazarda rekabet etmenin zorlukları, sahip olduğumuz karmaşık süreçleri etkin yönetemediğimiz takdirde ayakta kalma şansı vermiyor bizlere.

Süreçlerimizi yönetirken yaşadığımız zorluklar;

• Zaman baskısının, neredeyse diğer tüm parametrelerin önüne geçerek iş yapışımızda birinci etken olarak rol alması,

• Süreçlerin çok hızlı ilerleyişi,

• Standartlaştıramadığımız, öngöremediğimiz ve kontrol edemediğimiz parametrelerin çokluğu olarak karşımıza çıkıyor.

Bunlara bağlı olarak karar verme süreçleri de uzuyor. Oysa ki, en önemli kısıtlamanın zaman olması bizlere kısa zamanda doğru kararlar verme zorunluluğunu getiriyor. Tüm bu belirsizlikler altında sağlıklı öngörüler yapabilmek, olası senaryoların tümünü göz önüne alıp simülasyonlarını yapabilmek ve sonuçlarına göre karar verebilmek çoğu zaman hayati önem taşır hale geliyor. Bu çerçeveden baktığımda da, kurumsal kaynak yazılımları olmazsa olmaz bir ihtiyaç haline geliyor.

Bu çözümleri sistemimize uyarlarken aslında doğru olan, yazılıma göre süreçleri değiştirmek olarak bilinmektedir. Fakat işin dinamiği ve iş yapış şekillerimizdeki değiştiremediğimiz durumları göz önünde buldurduğumuzda, ek geliştirmelerle yazılımı kendi prensiplerimize göre uydurmak zorunluluğunu doğuruyor. Bu da, kullandığımız yazılımın esneklik yeteneğini çok önemli bir etken haline getiriyor.

Test aşamasında tespit edemediğimiz geliştirme ihtiyaçlarını çoğu zaman projeler ilerlerken görme şansını yakalayabiliyoruz. Modülleri adım adım devreye aldıkça karşımıza çıkan farklı ihtiyaçlar, bizi mevcut modülün yapısını tamamen değiştirme noktasına kadar getirebiliyor. Kullandığımız yazılımın esneklik yeteneğinin önemi işte tam da bu noktada ortaya çıkıyor. Bu esnekliği doğru kullanabilmek ise yapılacak geliştirmelere karar verirken iyi sorgulayıp analiz etmekten geçiyor.

Yapılacak geliştirmelerin gerekliliği hakkındaki kararı verirken, sistemin tümüne etkisinin çok iyi incelenmesi gerekir. Mevcut süreçlere göre yapılan geliştirmelerin, ileride ortaya çıkacak ihtiyaçlar için de çözüm üretecek yetkinliğe sahip olması dikkat gerektiren en önemli noktalardan biridir.

Yapılan geliştirmeler için mutlaka geliştirme envanteri tutulmalıdır. Bu hem sistemin takibi için çok faydalı hem de kişiye / kişilere bağımlı olmayan, rahat okunabilir, üzerine devam edilebilir bir sistem oluşturmak adına önem taşımaktadır.

Kullanıcıdan gelen geliştirme istekleri incelenirken, yanlış da olsa - alışkanlıklar nedeni ile - mevcut iş yapışın devam ettirilmeye çalışılması hatasına düşülmemelidir. Yoksa kurduğumuz sistem, farkına bile varmadan, üzerinde kontrolümüzü yitirdiğimiz çılgın bir sisteme dönüşebilir.

Yapılacak değişiklik ve uyarlamaları planlı ve kontrollü yürütmek kaydıyla, kendisinden beklenen fonksiyonları yerine getirebilen ve firmaya göre özelleştirilebilen bir yazılıma sahip olmak esastır. Burada en akılcı yol, sistemi standart hali ile en verimli şekilde kullanarak ihtiyaçlarla birebir örtüştürmek ve sonrasında da, karşılığını bulamadıklarımız için ek geliştirmeler yapmak olacaktır. Geliştirme istekleri sorgulanmalı ve anahtar kullanıcıların tümünün katılımının sağlandığı komisyon kararları ile hareket edilmelidir. Kimi zaman standartta yer alan uygulamalara farklı bir perspektiften bakmak, bizlere de farklı kullanım ve geliştirme fırsatları sunabilmektedir.

Yazılımın alt yapısıyla konseptsel kurgusu sağlam ise ve yapılacak geliştirmeler konusunda etkili bir danışmanlık desteği de alınıyorsa, sağlıklı, çözüm yaratan ve etkinliği artıran geliştirmelerin de yapılması daha kolay hale geliyor. Bu şekilde, ERP yazılımımızı etkin ve verimli bir şekilde kullanmak ve esnek yapısını olumlu değerlendirmek mümkün olacaktır.

İçinde bulunduğumuz ekonomik ortamda ve rekabet şartlarında, değişikliklere doğru ve hızlı tepki verebilen bir sisteme sahip olmak kritik önem taşır hale gelmiştir. Hiç şüphesiz, değişim ihtiyaçlarına hızlı cevap verebilen esneklikteki bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) yazılımı, değişimi yönetmekte kullanacağımız en önemli silahımız olacaktır.

Çiğdem Dönmez

Aster Tekstil
Proje Yöneticisi