ERP, boşanmanın zor olduğu bir evlilik

Rekabetin yüksek, karlılığın az olduğu her sektör için ERP'nin şart olduğunu belirten IAS Satış ve Pazarlama Müdürü Ahmet Oturgan, başarılı olmak için değişimin iyi yönetilmesi gerektiğine dikkat çekiyor.

Gold News: ERP'yi nasıl tanımlıyorsunuz?

Ahmet Oturgan: ERP'yi kurumsal kaynak planlaması olarak tarif edebiliriz. Bir işletmede satış, satın alma, stok, envanter, üretim, muhasebe, insan kaynakları ve daha temel kısımlara bakarsak; müşteri, stok kartları ile ürün ve malzeme gibi kısımları görüyoruz. İşte tüm bu alt parçaları içerisinde barındıran, entegre bir şekilde, tek bir veri tabanı içinde yönetilmesini sağlayan yazılımlara da kısaca ERP diyoruz.

Gold News: Önemi nedir?

Ahmet Oturgan: Bir ERP yazılımı yoksa departmanlar kendilerine ait ayrı ayrı sistemler oluşturmak zorunda. Bu durumda satış bölümü ayrı bir yazılım sistemi üzerinde, muhasebe ve üretim de ayrı yazılım üzerinde çalışıyor. Böyle olunca güncel ve doğru veriye ulaşmak zorlaşıyor. Satış raporunu satış sisteminden almanız gerekiyor. Veri stokları ile muhasebe datası birbirini tutmayabilir. Kurum verisinden çok, kişi verisi önemli olmaya başlıyor. Bu da kurumsallaşmayı geciktiriyor. Bilgiye ulaşmayı zorlaştırıyor. Şirketin hareket kabiliyetini kısıtlamış oluyorsunuz.

Gold News: ERP çözümü kullanmayan şirketlerin dezavantajları neler?

Ahmet Oturgan: ERP kullanmayan şirketler aynı işi birkaç kez yapmak zorunda kalabiliyor. Satış tarafından oluşturulacak bir siparişin faturasını, ister satış veya muhasebede kessin, ikinci defa aynı veriyi yine üretmek zorunda kalıyor.

Gold News: ERP ne zaman ve nasıl bir ihtiyaçtan ortaya çıktı?

Ahmet Oturgan: Şirkette iş süreçleri ayrı bir şekilde yönetiliyor olsa da, aslında tek bir amaç için çalışıyor. Sonuçta, her işletme müşterilerine ürünü ulaştırarak kar etmeyi hedefler. Üretim, satış, satın alma ve stok arasında sıkı bir ilişki var. ERP, Malzeme İhtiyaç Planlaması, bilinen adıyla MRP programlarının, üzerine finans ve insan kaynakları gibi boyutların eklenmesiyle ortaya çıktı.

Gold News: ERP'den önce şirketler kurumsal planlamalarını nasıl yapıyordu?

Ahmet Oturgan: Eskiden işler daha yavaş ilerliyordu. Pazar koşulları bu yavaşlığı kaldırabiliyordu. Rekabet keskin değildi, bilgiye ulaşmak ve maliyetleri hesaplamak bugünkü kadar önemli değildi. Çok yüksek karlarla satış yapılabiliyordu. Bugün durum tersine döndü. Bu kıskaç daraldığında yani karlılığınızı ve maliyetlerinizi çok iyi hesaplamaya başladığınızda ise bilgiye hızlı erişme ihtiyacı oluştu.

Gold News: ERP sistemini en iyi kullanan ülkeler hangileri?

Ahmet Oturgan: Özellikle Avrupa Birliği'nde Almanya, Fransa, İngiltere, İtalya gibi ekonomisi gelişmiş ülkelerde ERP yerleşmiş durumda. Almanya'da 70'in üzerinde üretici ile rekabet ediyoruz. Bu ülkedeki şirketlerin çoğunda ERP sistemi mevcut. Türkiye'de ise işletmelerin %95'inde ERP sistemi kurulmuş değil.

Gold News: Şirketler ERP çözümünün öneminin farkında değil mi?

Ahmet Oturgan: Pazar son yıllarda hareketlenmeye başladı. Daha çok işletme ERP'ye yatırım yapılması gerektiğini biraz da mecburiyetten fark etmeye başladı. Önümüzdeki yıllarda bu ilginin artacağına inanıyorum.

Gold News: ERP'de başarılı olabilmenin sırrı ne?

Ahmet Oturgan: Karar alıcılar başta olmak üzere şirketteki herkes değişime açık olmalı. Yöneticileri bu konuda kararlı bir şekilde bu değişimi yönetmeli. Ayrıca projeyi yönetecek ekip çok önemli. Burada en büyük iş proje liderine düşüyor. Bu yönetici, yüksek iletişim becerisi ve şirketi iyi tanıyan ve sevilen bir kişi olmalı. Tabii ki başarıda şirkete uygun, doğru ERP çözümünü seçmenin de büyük payı var. Bu noktada global anlamda başarı kazanmış yazılım firmalarıyla çalışılmalı.

Gold News: Bugün, büyüklü-küçüklü her şirket ERP kullanmak zorunda mı?

Ahmet Oturgan: Geçen ay ne kadar satış yaptım? Maliyetlerim ne oldu? "A" ürünün maliyeti ne olacak? Siparişleri önümüzdeki hafta yetiştirebilecek miyim? Bu üründe sapmalarım ne olacak? Geçmiş ay sattığım "A" ürününü ne kadar maliyetle ürettim? gibi soruların yanıtlarını rahatlıkla alabiliyorsak, üretim planlamacısı ve satış temsilcisi şirketten ayrıldığında herhangi bir zaafa uğramıyorsak, kağıt üzerinde bile olsa izlenirliği sağlayabiliyorsak gerek yoktur. Bu tür sorulara evet denemiyorsa ihtiyaç var demektir. Çok yakın bir zamanda 50 çalışanın üzerinde olan her işletme için ERP şart olacak.

Gold News: ERP'ye nereden ve nasıl başlanmalı?

Ahmet Oturgan: Sektörden sektöre ve firmadan firmaya farklılık gösterebilir. Bütün resme bakarak sistemi kurgulamakta yarar var. Satın alma, envanter ve muhasebe gibi ticari kısımlarla işe başlanmalı.

Gold News: Kurum veya şirkete uygun çözüm paketine nasıl, kim veya kimler karar verecek?

Ahmet Oturgan: Türkiye'de genellikle firmalar paket çözümlere karar veriyor. Ancak bu çok da bilinçli bir seçim değil. Firma ilk başta kendi iş süreçlerinin analizini yapmalı. İkinci adım, mevcut yazılımların özelliklerini araştırmak olmalı. ERP sonuçta sanal bir ürün. Vaatler ile onu uygulamak arasında çok fark olabilir. Bu nedenle firmanın size verdiği referanslarla yetinmeden çapraz sorgulara gitmekte yarar var. Biz ERP'yi bir evliliğe benzetiyoruz. Kolay kolay da boşanılamayacak bir evlilik bu.

Gold News: ERP ne sürede kurulabilir?

Ahmet Oturgan: Firmanın ihtiyaçlarına ve büyüklüğüne göre değişebilir. Altıncı aydan sonra yazılımın belli parçaları kullanılmaya başlanıyor. Sekiz ay- bir yıl içerisinde büyük oranda sistemi devreye almak mümkün. Çok büyük işletmelerde bu süre uzayabilir.

Gold News: Ne zaman verim alınmaya başlanıyor?

Ahmet Oturgan: Birinci yıldan sonra.

Gold News: Bu projeyi hayata geçirdikten sonra kar da artacak mı?

Ahmet Oturgan: Pek çok açıdan artacak. Süreçler hızlandığı için daha az zamanda daha çok iş yapmış olacağız. Satışımız daha hızlı teklif oluşturacak. Siparişi verirken daha hızlı ve doğru termin süreleriyle verecek. Satın almacı daha az hammadde alımıyla kesintisiz bir üretime kaynak sağlayacak. Bütün bunlar da doğal olarak karlılığımızı arttıracak.

Gold News: ERP kurum içinde ilk meyvesini hangi konuda veriyor?

Ahmet Oturgan: İlk etkisini üretimde gösteriyor. Üretim doğru bir şekilde planlanırken, maliyetler aşağıya çekiliyor.

Gold News: Kuyumculuk firmaları ERP çözümlerine başvurmalı mı?

Ahmet Oturgan: Sektör, kendine has özelliklere sahip, hammaddesinin çok pahalı olması, stok hareketlerinin ayrıntılı olarak izlenmesi gerekliliği, üretim operasyonlarının çok sayıda olması ve ürün çeşidinin çok fazla olması gibi kendi içerisinde bazı zorluklar barındırıyor. Esnek çözüm paketine ERP'ye çok aşina olmayan sektörlerde daha fazla ihtiyaç var. Rekabetin yüksek, karlılığın az olduğu her sektör için ERP zorunlu.

Kaynak: Gold News 2008