ERP Arayışında ve Canlı Kullanım Sonrası Dikkat Edilecekler

Firmaların ihtiyaçları doğrultusunda, ERP sisteminden olası beklentileri kullanıcı gözüyle aşağıda özetlenmiştir. Ayrıca canlı kullanıma geçtikten sonra, sistemin hayatta kalması için, belli noktalara dikkat etmek gerekmektedir.

Dr.Batuhan KOCAOĞLU
erpmrp@gmail.com

ERP; işletmenin stratejik amaçları doğrultusunda, müşteri taleplerini hızlı ve en uygun biçimde karşılayabilmek için, işletme kaynaklarının, malzeme + bilgi + nakit akışının izlenmesi ve koordine edilmesine olanak veren, uyarlanması için organizasyonel analiz, değişiklik ve yeniden yapılandırma gerektiren, çok modüllü bir yazılım sistemidir.
Firmaların ihtiyaçları doğrultusunda, ERP sisteminden olası beklentileri, belli bir birikim sonucu, kullanıcı gözüyle aşağıda özetlenmiştir. Ayrıca canlı kullanıma geçtikten sonra da, sistemin hayatta kalması ve etkinliğinin artması sağlamak için, belli noktalara dikkat etmek gerekmektedir.

1.ERP'YE GEÇİŞ ÖNCESİ

1.1 Alıcı Firmadaki Durum

ERP Arayışındaki Firmalar:

ERP arayışındaki firmalar, Türkiye geneline bakıldığında mali olarak belli yeterliliğe gelmiş, iş hacmi büyümekte, bu büyüyen iş hacmine paralel olarak işleri yönetmede zorlanan, konuyu gündeme getiren vizyon sahibi birey veya bireylerin bulunduğu, kurumsallık sürecine girmeye çalışan firmalar olarak göze çarpmaktadır.

Canlı Kullanıma Geçiş Süresi:

"Önceden MRP gibi bir yazılım sistemi kullanmış firmalarda, geçiş sürecinin daha hızlı olması beklenir."
Stok kodları, makine bilgileri, cari kartlar, üretim ve tedarik süreleri, ürün ağacı ve rota gibi temel bilgilerin, önceden farklı bir formatta da olsa, mevcutta bulunması büyük bir avantajdır. Bunlar yok ise, sistem tamamıyla baştan kurgulanacak ve kurulacak, doğal olarak canlı kullanıma geçiş süresi daha uzun olacaktır.

Kullanıcının Bilgisayar Bilgisi:

"ERP iş ortamında işleyen bir yazılımdır"
ERP sistemini alan firmadaki kullanıcılar veya operatörler her şeyden önce, temel bilgisayar bilgisi ve kullanımına sahip olmalıdır. Ayrıca modül kullanıcıların orta derece Excel biliyor olması, geçiş aşaması ve veri kontrollerinde büyük avantaj olacaktır.

1.2 Sistemin Modüler Özellikler

Veri Girişi ve Tutarlılığı:

"ERP kullanılan ortamda veriler zamanında ve doğru yerde, yani veri üretildiği yerde girilmelidir."
ERP'de doğru bilgi akışını sağlamak için, işleri doğru sırada ve şekilde yapmak gereklidir. Bilgi akışının kesildiği nokta, aslında işletmedeki sorunları, yanlışları ortaya çıkarmaktadır. Bu akışları inceleyerek, hataları tanımlayarak ve çözümleyerek yol almak, şirkete verimlilik artışı ve kurumsallık konusunda çok şey katacaktır. Aslında ERP sisteminin firmaya kazandırdığı asıl fayda budur.
Firma üretim yapıyor ise, yazılımın mühendislik modülü Autocad ve Solidworks gibi tasarım programları ile entegre çalışabilmelidir. Bu tip programlar stok kartları, ürün ağaçları, rota gibi fonksiyonlarla etkileşimli çalışmalıdır. Tasarım ve onaylı resimlerin Solidworks gibi bir programda ilk tasarlandığı, bunun üzerinden iş dağıtımlarının yapıldığı, ama aynı işletmedeki ERP sistemindeki bilgiler ile paralel, daha doğrusu eşit değil ise, sorunlar başlayacaktır. MRP ve üretim ERP'deki tanımlamalar üzerinden malzeme yönetimi yapacak, ama ortaya çıkan veya sarf edilen malzeme, olması gerekenden farklı olacaktır. Veri uyumluluğunun önemine güzel bir örnektir.

Farklı Sistemlerle İletişim:

"ERP sistemi PLC, barkod, EDI, web, XML, mail, SMS gibi etkileşimleri desteklemelidir."
ERP sisteminin başarılı olabilmesinin ön şartı "veri tutarlılığı" olduğu için, sistemdeki stok hareketleri, onaylanan üretim miktarları, stok kartı, ürün ağacı rota gibi üretim temel tanımları çok önemlidir. Buralarda hataları azatmak için:

1. Stok kartları, ürün ağaçları ve rotalar güncel ve doğru olmalıdır. (solidworks vs. Entegrasyonu buna destek verecektir)
2. Stok ve depo hareketleri doğru yapılmalıdır.(üretim miktarları için PLC'ler, depo hareketleri için barkod, RFID desteği yardımcı olacaktır.)

Aksi halde, evrak işi ve hatalı veri girişinin yarattığı karmaşa kaçınılmaz olacatır.

Yüklü Veri Girişi:

Yüklü veri girişi için, uygun formatta Excel'den import özellikleri bulunmalı ve benzer toplu güncelleme uygulamaları bulunmalıdır. Özellikle çok sayıda stok kalemi içeren sipariş, bütçe, stok sayımı gibi uygulamalarda bu ciddi bir ihtiyaçtır.

Veri Kontrolü:

Binlerce malzeme veya finans bilgisinin bulunduğu bir yapıda, veri kontrol raporları bulunmalıdır. Gruplama ile çalışma yöntemine gidilmeli, kontrol kriterleri belirlenmeli ve hatalı veriler düzeltilmelidir. Tabiki asıl yapılması istenen, bu kuralların veri giriş aşamasındaki yerlere tanımlanabilmesi ve daha başta verinin yanlış veya tutarsız girişinin önlenmesidir.

Veri Revizyon Takibi:

İstenen verilerin değişiklik tarihi, kim tarafından değiştirildiği gibi tarihçe kaydı tutulabilmeli ve raporlanabilmelidir.

Belge İlişkileri ve Takibi:

ERP sistemi kuvvetli ve doğru şekilde belge takibine, yani eşleştirmesine uygun olmalıdır. Belge takibi izlenebilirlik ve raporlamalar için bir ön şarttır. Hangi belgenin (sipariş, irsaliye, iş emri vs.) neye istinaden olşuturulduğu bilgisi, istendiğinde sistemde saklanabilmelidir.

İş Akışı ve Prosedürler:

İşletmenin iş akışına uygun, yazılım üzerinde de belli noktalarda iş kuralları tanımlanabilmelidir. Bir iş bitmeden diğerinin başlatılamaması, bir iş bittiğinde diğer bir işin otomatik başlatılması veya onay mekanizmasında bekletilmesi gibi uygulamalar, hem hataları azaltacak hem da tam kontrollü bir yönetim ortamı sağlayacaktır.

İş Akışı ve Prosedürler:

"Üretim yapan işletmelerin en büyük beklentilerinden biri, etkin ve en uygun stok seviyeleri ile üretimi gerçekleştirmektir."
Anlık veya geçmişe yönelik stok durumu raporlanabilmelidir. Stok sayımı ve aktarımı işlemleri rahat ve doğru şekilde yapılabilmelidir. İstendiğinde, operasyonlar arası stoklar izlenebilmelidir.
Üretim yapan işletmelerdeki fason hareketler doğru kurgulanmalı ve yazılım kurguya ilgili desteği verebilmelidir. İş emri ya da satınalma siparişi açma yöntemi, fasondaki stokların izlenmesi, bunların operasyon süreleri, kapasiteleri, bu faaliyetlerin maliyetlendirilmesi gibi konulara dikkat edilmelidir.
Yanlış stok hareketlerinin iptali, rahat bir şekilde yapılabilmeli, çok iyi kurgulanmalı ve kullanıcılara aktarılmalıdır.

İş Emri Yapısı:

İş emri yapısı incelenmeli siparişe özel, kollektif, standart yapı vb. arasında karar verilmelidir. Kollektif iş emri istenildiği takdirde, yarımamül stoklarını düşebilmelidir.

Üretim Planlama:

ERP sistemi MPS, CRP, APS gibi üretim planlama ve üretim yönetimi fonksiyonlarını desteklemelidir. Farklı senaryolarda işlem yapılıp, senaryo karşılaştırma raporları alınabilmelidir. Belli bir tarihte yapılan planlama ile, belli tarih sonunda gerçekleşen durum karşılatırılabilmelidir.

1.3 Sistemin Teknik Özellikleri

Yazılım Alt Yapısı:

"Bugünün ihtiyaçlarını tam karşımalı, yarının ihtiyaçlarına hazır olmalıdır"
Yazılım kodlama dili kolay, esnek olmalıdır.
Sorunsuz bir şekilde versiyon geçişini desteklemelidir.
Windows, Linux gibi farklı işletim sistemlerini desteklemelidir.
Farklı veritabanlarında (MsSQL,mySQL,Oracle vs.) çalışabilmelidir. Geçiş ihtiyacında sorun yaşanmamalıdır.
Veritabanlarının bakımı ve yönetimi için prosedür, dökümantasyon olmalıdır.
Kullanıcıda(client) yüksek donanım gerektirmemeli, örneğin standart windows kullanan bir bilgisayarda çalışabilmelidir. Gerekli upgrade ve takviyelerin, serverda yapılması yeterli olmalıdır.
Farklı lokasyonlardan erişim hızlı, kolay ve güvenli olmalıdır.
Web tabanlı tedarikçi veya müşteri portalı gibi uygulamaları desteklemelidir. Benzer şekilde ERP veritabanında beslenen, web üzerinde çalışan online ürün kataloğu yayını imkanı bulunmalıdır.
Ürün ağacı, üretim ağacı v.b. gibi uygulamalar sürük-bırak gibi fonksiyonlarını destekleyerek, kullanıcıya kolaylık sağlamalıdır.
Sistemdeki yetkilendirme yapısı, açık, basit ve kuvvetli olmalıdır.

Raporlama:

"Doğru çalışan ERP sistemlerinin en önemli çıktısı raporlardır. Şirket rapor sonuçlarına göre yönetilecektir"
Raporlara grafik desteği vermeli ve kullanıcıya hazır rapor araçları sunabilmelidir. Özet yönetici raporları bulunmalı, aylık, haftalık, yıllık bazda grup raporları alınabilmeli, istendiğinde drill-down özelliği ile, verinin detayına inilebilmelidir. Çok sayıda planlanan-gerçekleşen raporu bulunmalıdır.
Günümüzde ERP sistemlerinde yönetim raporlamalarındaki bazı eksiklikler, biraz daha kapsam genişletilerek kurumsal zeka araçlarıyla çözümlenebilmektedir.

1.4 Proje Detayları

Dökümantasyon ve Eğitim Materyalleri:

"ERP programının güncel ve açıklayıcı, yeterli içeriğe sahip kullanıcı dökümanları olması oldukça önemlidir."
Özellikle yeni devreye alınan modüller veya, mevcut modüllerin ilave fonksiyonları kullanılmak istendiğinde, bu dökümanların oldukça faydası olacaktır. Ayrıca her firma, kendi departmanlarına ve iş yapışlarına uygun, kendi kullanım kılavuzlarını hazırlamalı, belli periyodlarla revize etmelidir. Özellikle yeni işe başlayan personelin eğitimi ve işe adaptasyonunda bu tip kaynak bulunması, oldukça kolaylık sağlayacaktır.

ERP Yazılım Tedarikçisi Firma:

"Yazılım firmasıda bir tedarikçiden öte bir iş ortağı, bir iş danışmanı niteliği bulunmalıdır."
Yazılım firmasının özellikle ArGe personel sayısının çokluğu ve kalifikasyonu önemlidir.
Tabiki yazılım geliştirmeci ve yetişmiş danışman sayısına da dikkat edilmelidir.
Ciddi bir eğitim planı bulunmalıdır. Yeterli sayıda ve içerikte, güncel eğitim dökümanı bulunmalıdır.
ERP yazılımı tedarikçisi firma, bir yazılım firması olmaktan öte, bir danışmanlık firması yetkinliğinde olmalıdır. Elemanlar iş süreçleri hakkında bilgi sahibi olmalı, gerekli durumlarda, sağlıklı süreç analizleri yaparak çalışmalara doğru şekilde yön vermelidir.
Canlı geçiş sonrası, kullanıcı sorunları ile ilgili bir destek birimi(helpdesk) olmalıdır.

ERP Proje Maliyeti:

Proje maliyeti hesaplanırken danışmalık ve özel geliştirme ihtiyacı çok dikkatli hesaplanmalıdır. Bu hesapta tutar kadar, süre de önemlidir. Genelde maliyet, süre ile orantılı olmaktadır. Proje maliyeti ve süresine, hesaplanan değere %20 ilave edilmesini öneririm.

Yıllık Bakım Anlaşması:

Yıllık bakım anlaşması modeli incelenmeli, içeriği ve kapsamı üzerinde uzlaşılmalı, taraflar arasında bir anlaşmazlık kalmamalıdır. Bu anlaşmaya dahil olan ve olmayan faaliyetler çok net bir şekilde tanımlanmalıdır.

2.ERP'YE GEÇİŞ ve SONRASI

Yanılgı:

ERP kullanıcısı firmalarda en büyük yanılgılardan biri "ERP aldık, büyük yatırım yaptık, hiç birşey değişmedi, iyileşmedi" yorumudur. ERP, bir sistemi veya veriyi optimize etmez, iyileştirmez. ERP bilginin bir kerede doğru şekilde girilmesini sağlayarak, doğru ve tutarlı veri akışını sağlar. Bir tuşa basılarak, yüzlerce çapraz sorgu ve raporlama yapılmasına olanak verir. Ama ERP KARAR VERMEZ. ERP iyi kurgulamak, sonuçlarını uygun şekilde değerlendirmek, doğru yönetim işidir. İyi bir analiz ve danışmanlık tecrübesi gerektirir. Sistem olarak, bu aşamada karar destek sistemleri, bir yere kadar yardımcı olabilir. Bunu kullanabilmek içinde, kurgu ve parametreler çok iyi tanımlanmalıdır.

Dezavantajlar:

ERP mevcut sistemi karmaşıklaştırmamalı, hantallaştırmamalıdır. Yönetimi ve bakımı maliyetlidir. Genelde kendierine özgü yazılım geliştirme dilleri vardır. Hatalı verinin iptali, düzeltilmesi genelde karmaşık ve zordur. Entegre bir sistem olmasının avantajı, burada dezavantaja dönüşür ve hatalı veri bir virüs gibi çeşitli yerlere yayılır.

Firma İçi Proje Yönetimi:

Yapılan özel geliştirmeler çok özenli bir şekilde dökümante edilmeli, gerektiğinde kolayca ulaşılabilmeli ve güncelliği sağlanmalıdır.
Firma içi ciddi bir eğitim programı olmalıdır. Eğitim hiyerarşik şekilde, belli periyodlarda tekrarlanmalıdır. Eğitim sonunda, kullanıcılar teste tabi tutulmalıdır. Geri bildirimler toplanmalı ve değerlendirilmelidir.
Kullanıcı rapor kullanım oranları izlenmeli, özel geliştirme ile istenen, ama kullanılmayan raporlar için açıklama istenmelidir. Bu gibi durumların ortadan kaldırılması ve çözümlenmesi üzerine gidilmelidir.

3.SONUÇ

Piyasadaki farklı ERP yazılımlarının kendilerine göre, farklı alanlarda daha üstün olduğu, asıl önemli olanın yazılımı alacak firmanın kendi kendisini iyi analiz ederek, kendi ihtiyaçlarını karşılacak çözümü ve proje ekibini seçmesi olduğu unutulmamalıdır.

Dr.Batuhan KOCAOĞLU
erpmrp@gmail.com
Şubat 2011