Entegre Sistemlerin 10 Avantajı

Entegre ERP sistemleri, şirketlerin başarısı için kilit öneme sahiptir. Şirketlerde şeffaflığı ve süreç güvenliğini geliştirirken hata oranını önemli ölçüde azaltır. IAS’nin gerçekleştirdiği bir araştırma, pek çok firma temsilcisinin de aynı fikirde olduğunu ortaya koyuyor. Araştırmaya katılan orta ölçekli işletmelerin temsilcilerinin yüzde 85’inden daha fazlası, bütünleşik bir kurumsal yazılımın büyük verimlilik potansiyelinden şüphe duymuyor.

Orta ölçekli bir şirkette, pek çok şey, kullanılan yazılım sistemlerinin kalitesine ve performansına bağlıdır. Yazılım sistemlerinin performansı, şirketin başarısını ve rakipleri karşısındaki pozisyonunu belirleyecek temel yapı taşlarından biridir.

Kullanılan yazılım firmanın farklı alanlarındaki işlemleri ne kadar çok destekliyorsa, iş süreçlerindeki verimlilik ve şeffaflık da o oranda artar. Bu da sıklıkla, “sürdürülebilir rekabet avantajı” anlamına gelir. IAS’nin gerçekleştirdiği altı aylık bir araştırma, orta ölçekli işletmelerin önemli bir bölümünün de bu durumun farkında olduğunu ortaya koyuyor. Almanya’da faaliyet gösteren 577 orta ölçekli işletme ile gerçekleştirilen araştırmada, katılımcıların yüzde 85.6’sı, kullanılan entegre ve bütünleşik bir sistemin verimlilik potansiyelinin çok yüksek olacağı yönünde görüş bildiriyor.

Komple çözümlerin yüksek işlevselliği

Peki entegre sistemlerden en yüksek verim, nasıl sağlanabilir? Entegrasyonun en güçlü biçimi, tüm süreç ve işlemleri, bir yazılımda haritalamaktır. caniasERP gibi pek çok ERP çözümü de artık, klasik ERP sistemlerinin işlevselliğinin çok ötesine geçen bir modül portföyüne sahiptir. Bu sistemler, “Malzeme Yönetimi”, “Satınalma” gibi geleneksel alanların yanı sıra “Müşteri İlişkileri Yönetimi”, “Kalite Yönetimi”, “Doküman Yönetimi” ya da “Proje Yönetimi” gibi alanları da kapsarlar. Bu bileşenler klasik ERP yazılımlarının temel faaliyet alanları arasında yer almadığından özelleşmiş bir yazılımın karşılayabileceği bazı ihtiyaçlara cevap veremeyebilir ya da sektöre özgü gereksinimleri karşılayamayabilirler. Bununla birlikte ek yazılım işlevleri, kullanıcı için konforu ve iş verimliliğini artırır.

Sistemler arasında kalma

Öte yandan, çoğunlukla zaman içinde gelişen ve  farklı sistemlerin çalışması sırasında ortaya çıkan çökmeler, efektif bir çalışmayı tehlikeye atan risklerle bağlantılıdır. Öncelikle, belirli koşullarda birbirleriyle uyum sorunu yaşayan donanım, işletim sistemi, veri tabanı ve yazılımların farklı gereksinimleri vardır. Bu gereksinimler arasında bir denge kurabilmek de zordur. Bu noktada şirketler, er ya da geç finansal bir yük getirecek bir denge tutturmak zorundadır.

Diğer taraftan bu tür izole çözümler, yönetim ve bakımları için ekstra masrafları da beraberlerinde getiren arayüz kullanımını gerektirirler. Çoğunlukla hataya meyillidirler ve ortaya çıkan tutarsızlıkları çözmek çok zordur. Hata yeniden oluşturulamıyor ya da atanamıyorsa işletme için tehlike çanları çalmaya başladı demektir.

Bir sistem, birçok avantaj

Buna karşılık, tam entegre bir sistem, iş uygulamaları için birçok avantaj getirmektedir. Aşağıda sıralanan 10 argüman, bütünleşik bir yazılımın hangi verimlilik potansiyellerini barındırdığını göstermektedir:

1. Bütünleşik veritabanı: Kullanıcı yalnızca tek sistemde çalışır. Güncel bir özet almak ya da işlem gerçekleştirmek için birden fazla izole sisteme erişime ihtiyaç duyulmaz.  Bu şekilde farklı departmanların birbirlerinden habersiz çalışması ile ortaya çıkabilecek riskli durumlar büyük ölçüde azalır. Bunların dışında veriler daha şeffaftır ve uygun olup olmadıkları kolayca kontrol edilebilir, gerekli düzenlemeler kolaylıkla yapılabilir.

2. Merkezi veri depolama: Tüm bilgilerin tek bir yerde tutulması, depolama alanından ve böylece maliyetlerden de tasarruf sağlar. Bu durum ayrıca, veriler yeni oluşturulduğunda, değiştirildiğinde ya da silindiğinde ortaya çıkan çoklu bakım ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu da hata riskini azaltır ve daha yüksek veri tutarlılığı sağlar.

3. Gerçek zamanlı veriler: Arayüzler daima gecikmeye sebep olur. Sistemler arasındaki aktarım sırasında geçen zaman zarfında veriler değişebilir ancak kullanıcı bu durumun farkına varmayabilir. Bütünleşik bir çözümde ise gerçek zamanlı veriler ile çalışılması, bu riski en aza indirir.

4. Genel sürecin entegre görünümü: Her bir süreç katılımcısı daima, o sırada hangi süreç adımı üzerinde çalışıldığını ya da hangi işlemin gerçekleştirildiğini görebilir. Karşılıklı bağımlılıklar da daha şeffaftır ve böylece alınan önlemlerin muhtemel etkileri daha iyi değerlendirilebilir.

5. Daha basit analiz / hesaplama: Entegre bir çözüm ile güncel rakamlar ve gelişmeler eş zamanlı olarak izlenebilir; gerekli bilgiler ilgili kişilere hızla iletilebilir. Böylece, örneğin, sistemler arasındaki verilerin karşılaştırılabilmesi için hiçbir hazırlık çalışması yapılması gerekmez. (Örneğin, farklı malzeme numaraları) Ayrıca kullanıcıların, farklı uygulamaların değerlendirme sonuçlarını bir araya getirmek için uzun ve uğraştıran çalışmalar yapması gerekmez. Kritik süreçler çok daha erken tespit edilebilir ve gerekli önlemler alınır.

6. Odaklanmış kullanıcı yeterliliği / bilgileri: Bir bütünleşik yazılımın kullanıcıları, birden çok sisteme hakim olmak zorunda değildir. Bu durum, örneğin eğitim gibi, işe alıştırma süreç ve maliyetlerini azaltır; kullanılan uygulamada derinlemesine teknik uzmanlığa olanak sağlar.

7. Verimli yönetim: Entegre çözümlerde sistem yöneticileri, yalnızca tek bir yazılımı yönetmekle yükümlüdür. Bu durum servis, bakım ve hata giderme çalışmalarını kolaylaştırır, bu çalışmalar için harcanan süreleri kısaltır.

8. Versiyon yönetimi: Bir yazılım güncellemesinin, kullanımdaki diğer sistemlerle çatışmalara yol açıp açmadığının görülebilmesi için öncelikle heterojen bir IT ortamında kontrol edilmesi gerekir. Bazı durumlarda arayüzlerin yeniden tasarlanıp uygulanması gerekebilir. Diğer yandan,  doğal olarak, güncellemeler çok sık yapılmaktadır. Bu da mevcut kaynakların gündelik işler için kullanılabilmesini engelleyen bir iş yükü doğurur.

9. Benzersiz iletişim: Hata durumlarında ve operasyonel sorunlarda çözüm ortağı, açıkça tanımlanmıştır. Bu da sorunların hızla ve çözüme odaklı bir yaklaşımla çözülmesini destekler.

10. Tasarruf: Kullanılan yazılıma bağlı olarak daha az bakım ve yönetim maliyeti beklenir. Buna ek olarak, tek bir sistem için ortaya çıkacaklarından, servis ve lisans maliyetlerinde de düşüş sağlanabilir.

Şirketlerin yapısına ya da faaliyet alanlarına bağlı olarak bazı istisnai durumlar ortaya çıkabilir. Bu tür durumlarda şirketler, tüm gereksinimlerini merkezi bir ERP yazılımı ile ve makul giderlerle karşılayıp karşılayamayacaklarını ya da bir başka sistemin daha devreye alınması gerekip gerekmeyeceğini dikkatle düşünmelidir.

Bir başka sistemin daha devreye alınması, hiç şüphe yok ki, hem yönetim ve bakım faaliyetlerini hem de genel olarak sistemin öngörülebilirliğini daha karmaşık bir hale getirecektir. Edinilen deneyimler, belirsiz izole çözümlerin sonuçta israfa yol açacağını ve iş süreçlerinin etkin yönetimini güçleştireceğini göstermektedir.

Buna karşılık bir entegre sistem, iş süreçlerinin şeffaflığını ve istikrarını güçlendirir; kurumsal yönetim için çok daha güçlü bir temel sağlar. Özellikle, sınırlı kaynaklara sahip orta ölçekli işletmeler için hızlı ve basit veri bakımı, bilgiye erişim ve hızlı tepki verebilmek çok önemlidir. Bu da hataya açık ve zaman kaybına yol açan arayüzler olmaksızın, bütünleşik bir veri tabanı ile desteklenir. Bu nedenle ideal durumda heterojen bir sistem ortamından vazgeçilmesi, sistemlerin ve böylelikle de arayüzlerin mümkün olan en az düzeyde tutulması tavsiye edilir.

* Yazarlar: Holger Rau (Kıdemli Danışman) und Anna Seel (PR Yöneticisi) –IAS Almanya