EM Elektrik'ten "4 Ayda Canlıya Geçiş" in Öyküsü

EM Elektrik, canias ERP yazılımı ile 4 ay içinde nasıl canlıya geçtiğini anlattı.

1999 yılında yüksek gerilim kablo montaj taahhüt işleri yapan bir firma olarak kurulan ve 2001 krizi ile birlikte üretime kayan EM Elektrik, genç olmasına rağmen yılların tecrübesi ve geniş bir vizyon ile yönetilen bir firma. EM Elektrik, canias ERP yazılımı ile 4 ay içinde nasıl canlıya geçtiğini anlattı.

Kurulduğu günden bu yana çok hızlı büyüyen, yurtiçi ve yurtdışında önemli başarılara imza atan EM Elektrik Genel Müdürü Sadettin Erdeniz ve Genel koordinatörü Ece Erdeniz; kuruluştan bugüne EM Elektrik"i, ERP Projelerini ve başarı sırlarını anlatıyor.

IAS: EM Elektrik nasıl kuruldu?

Ece Erdeniz: EM Elektrik 1999 yılında, yüksek gerilim kablo montaj işleri yapan bir taahhüt firması olarak kuruldu. 2001 krizinde yatırımların durması taahhüt işlerinin azalmasına sebep oldu, biz de yavaş yavaş üretime doğru kaydık. Genel müdürümüz Sadettin Erdeniz, 30 senelik iş hayatının tamamını yüksek gerilime adamış, yılların tecrübesi ile sektörde aranılan bir isim olmuş. Kendisi Elektrik Mühendisi, uzun süre Demirer Kablo"da üst düzey yöneticilik, öncesinde Siemens"de imalat müdürlüğü görevlerinde bulunmuş.

Yüksek gerilim sektörü hassas, herkesin giremeyeceği bir sektör. Bir projede elektrik panosunun önemi çok büyüktür. Panonun su almasından dolayı bile bütün bir projenin yatması; büyük firmaların büyük cezalar ödemesi gibi sorunlar yaşanır. Sadettin Erdeniz, geçmişinde yaşadığı deneyimlerle de bu işi en iyi yapan firma olmak için yola koyulmuş. Şu anda Türkiye"de yüksek gerilim pano üretiminde EM"den daha kalitelisi yoktur diyebilirim.

Yaklaşık 1,5-2 sene Ar-Ge çalışması yapıldı. Olumlu tepkiler gelmeye başlayınca bu işe inandık ve yavaş yavaş işi büyüttük. Ben yaklaşık 3 sene önce başladığımda 15 kişiydik ve şimdi 50 kişiyiz. Büyümeye devam ediyoruz.

Sonuç olarak yüksek gerilim kablo aksesuarları üreten bir firmayız. Yüzde 90 ihracat yapıyoruz. İhracat yaptığımız ülkeler Birleşik Arap Emirlikleri başta olmak üzere, İsviçre, Almanya, İspanya, İngiltere, İtalya ve Fransa. Pazar çok dar ve Saadettin Bey"in pazarda tanınmış bir ismi olduğu için yurtdışına açılmamız kolay oldu. Müşterilerimiz çok büyük kablo ve aksesuar üreticileri. İhalelerden herkesin haberi vardır. Çok ciddi bir iş gücü gerektiği ve çok riskli de bir iş olduğu için herkes giremiyor yüksek gerilim pazarına. Şu anda en büyük risk Çin. Çin"de üretim yaptıran firmalar da var ama kalitesi kabul görmüyor.

İşletmemizin en önemli 3 kriteri şunlardır: "Kalite, fiyat ve teslim süresi." Bunlardan bir tanesi diğerinin gerisinde kaldı mı bizde iş duruyor. Bizim ürettiğimiz ürün unutulan bir ürün. Büyük bir kablo projesi düşünün, en maliyetli şey kablodur. Adam kabloyu döşer, sıra kutuya gelir kutu yok. Bütün proje, bir kutu için bekler ve kutu olmadan enerjileyemez. O yüzden işler hep acildir. İşçiliklerimizin çoğu burada yapılıyor. Fasonumuz çok azdır.

IAS: Neden ERP? Hangi ihtiyaçlar sizi ERP"ye yöneltti?

Ece Erdeniz: Personel alıyorsunuz, üretim oluyor, malzemeler geliyor, gidiyor, sevkıyat oluyor, faturalar kesiliyor... Tamam, bir şeyler gidiyor ama o kadar kontrolsüz bir şekilde gidiyor ki. Gecenin bir yarısı eksik bir tane bara yüzünden ihracatın durduğunu hatırlıyorum ben. Bizim ürün stokumuz yoktur ama yarı mamul stokumuz vardır ve çok önemlidir. Orada bir eksiklik, bizim bütün sevkiyatı durdurur. Sevkiyatın kayması demek, işlerin çorba olması demek. Böyle çok şey yaşadık. Bu karışıklığı önlemek ERP projesine başlamamızın temel amaçlarındandı.

 .

Herkes kendi bölümü ile ilgili veri tutuyordu ama veriyi paylaşmıyorduk. Bir de eskiden atölyeler ve depo farklı yerlerdeydi. Bu da çok ciddi kontrol kaybı yaşatıyordu. Biz bir performans bekliyorsak, ilk önce personelin kontrolünü sağlamalıyız, aynı çatı altında toplamalıyız dedik. İlk yaptığımız şey o oldu. Büyük bir yere geçtiğinizde maliyetler de çok artıyor. Maliyetleri azaltmanın tek bir yolu var o da verimliliği arttırmak. Daha çok sayıda ürün üreteceksiniz, üründeki işçiliği azaltacaksınız. Verimlilik iki şekilde arttırılıyor. Makine parkurunu genişletmek ve proseslerde düzeni ve kontrolü sağlamak. Bunun için de ERP şart.

Makine parkurunu genişlettikten sonra elde edilen bilgilerin analizini, raporlanmasını sağlayacak, üretimdeki hataları azaltacak bir yazılıma ihtiyacımız olduğunu düşündük ve bir ERP yazılımı aldık. Ürün ağaçlarını o zamanlar oluşturduk. Süreçlerimiz üzerine bayağı çalıştık hep birlikte. Üretim süreçlerimiz çok karışık ve ürünlerimiz varyantlı. Ürünün her şeyini biz üretiyoruz. Hammaddeyi alıyoruz, işliyoruz, bir taraftan paslanmaz geliyor, bunların hepsi farklı bir şekilde işleniyor, kutu ve kutunun içine giren bakır aksamları montajlanıyor, paketlenmesi ve sandığı dâhil bize ait. Ancak ilk ERP yazılımımız yeterli gelmedi. Bununla ilgili ciddi sıkıntılarımız vardı.

IAS: İlk ERP yazılımınızla ne gibi sorunlar yaşadınız? Sizi değişikliğe yönelten sebepler neydi?

Ece Erdeniz: Biraz önce de bahsettiğim gibi üretim süreçlerimiz çok karışık ve 8 temelürünümüz olmasına rağmen varyasyonları da katarsak 4 bine yakın ürün çeşidimiz var. -Bunu da net olarak CANIAS"dan sonra gördük tabii.- İlk yazılıma hızlı bir şekilde, fazla incelemeden karar vermiştik. Gördük ki varyant yapısı yok. Ayrıca iletişim kopukluğu nedeni ile sistem ilerleyemiyor. Danışmana bile ulaşmakta sıkıntı çekiyorduk. Program çok hata veriyordu. İş bu şekilde olunca insanın direnci kırılıyor, motivasyonunu kaybediyor. Neyse ki onun muhasebesi yoktu, üretim o da MRP I, depo ve satın alma vardı sadece. Biz onlarla olmayacağını anladık ve yazılım araştırmaya başladık. IAS"yi internetten bulduk. ERP diye yazdığımızda direk IAS çıkıyor. Birçok makalede de sizin isminiz geçiyordu. İnceledik, araştırdık. Bir de referanslarınıza sorduk. CANIAS ERP"yi Almanya müşteriniz EMKA"ya sorduk. Onlar bizim tedarikçilerimizden. Müşterilerinizden Sağlam Metal"le de çalışıyoruz. Onlara da sorduk. Herkesten iyi referans alınca, bağlantıya geçtik. Demo aldık, satış görüşmeleri başladı. Biz de işler çok uzatılmaz. Eğer işimize yarayacağını düşünüyorsak ve karşıdan da güvenebileceğimize dair sinyaller aldıysak, hemen karar veririz.

IAS: CANIAS ERP"yi tercih etme nedenleriniz neydi?

Ece Erdeniz: Departmanlar arası entegrasyonun hızlı olması bizim için önemliydi. CANIAS"ın raporları kolay ve anlaşılırdı. Yazılım firmasının profesyonel bir firma olması da bizim için çok önemliydi. Daha önce yaşadığımız deneyimden ötürü, biz kurumsal ve profesyonel bir firma ile çalışmak istiyorduk.

Arayüzler de çok kolaydı. Bizim sekreter arkadaşımıza, güvendiğimiz bir personel olduğu için İnsan kaynakları veri girişini yaptırmak istedik. Kendisinin bilgisayar bilgisinin başlangıç seviyesinde olmasına karşın, IAS"den arkadaşların 1 günlük eğitimi ile şu anda takır takır veri girebilir hale geldi. Tüm kullanımını da hemen öğrenmiş. Raporunu alıyor, detaylarına giriyor. Şu anda bizim hiçbir kullanıcımızdan bu konuda bir sıkıntı gelmedi.

IAS: ERP projelerinde en çok korkulan nokta canlı kullanıma geçiştir. Sizin de 4 ay gibi çok kısa sürede canlı kullanıma geçtiğinizi biliyoruz. Bu hızlı geçişin sebebi neydi?

Ece Erdeniz: Geçen yılın Haziran ayı sonlarında sözleşmeyi imzaladık ancak Ağustos itibariyle ciddi bir şekilde çalışmaya başladık. Totalde 4 ay gibi kısa bir sürede canlı kullanıma geçildi. İlk kullandığımız programın, bize Erp sistemini öğretmesi açısından faydaları oldu tabi. Ama personel ilk yazılımda karşılaştıkları gibi sıkıntılar yaşamaktan korkuyordu. Bunu çabuk aştık ve daha motive bir şekilde sarıldık projeye. Firmanın hızlı geçiş nedenlerinden birisi de çalışan personelin kalifiye olması ve yönetimin ERP"nin yararlarına inanmasıydı.
 

IAS: Proje başlamadan kendi içinizde bir proje ekibi kuruldu mu?

Ece Erdeniz: İşin görev dağılımı belliydi. Ürün ağaçları ve malzeme kartlarında birkaç kişi çalıştık. Olması gereken ama biz de olmayan bazı departmanları kurduk. Satın alma departmanımız yoktu. Satınalma için bir departman kurduk. Depocumuz da yoktu. Bir de depo sorumlusu aldık. İki arkadaş da çok yetenekli ve ERP sürecini bilen arkadaşlar. Satış ile ben ilgileniyorum. İhracat yaptığımız için formatlarımız çok uzundu. Müşteri bizde her şeyi yazılı ister. Her şeyin teyidini ister. Teklifi veriyoruz, teklifi sipariş geçiyoruz ve siparişi tekrar teyit ediyoruz. Biraz fazla yazışmalıydı ama şu anda CANIAS"la çok kolay oldu işimiz.

IAS: Satıştaki her süreci sistemden takip eder hale geldiniz değil mi?

Ece Erdeniz: Sipariş emrini önceden Sadettin Bey veriyordu. Kendisinin sürekli iş seyahatleri olduğu için gelen siparişin onayını vermekte gecikiyorduk. Teyit edilmeyen hiçbir sipariş, üretime alınmayacak diye bir prosedürümüz vardı. Kontrollü oluyordu fakat müşteri acil diyor, siz bunu üretime sevk edemiyorsunuz. CANIAS ile ne oldu? Teklifler veriliyor zaten, üzerinden müşteri sipariş geçiyor. Hatta artık bazı firmalarda teklifleri de kaldırdık. Ellerinde fiyat listesi var. Bize pat pat pat şunları verin diyor, CANIAS"da fiyatı da belirli. Sipariş geldiği zaman otomatikman iş emirleri açılıyor, bilgi gidiyor. MRP çalışıyor ve oradan üretime gidiyor. Yani bizim o kısır döngümüzde CANIAS çok zaman kazandırdı.
 

IAS: Üretim sürecinizde CANIAS ERP ile gelen değişikliklerden de bahseder misiniz?

Ece Erdeniz: Üretim kısmını tamamen CANIAS MRP ile yönetmeye başladık. Şu an temel oturdu, binayı çıkmaya başladık. Varyantlı bir üretimimiz olduğu için MRP"den doğru veri almak bizim için çok önemliydi. Gerekli testler yapıldı. Düzgün veri akışını sağladık.


 

CANIAS"ın bize en önemli katkısını anlatabilmek için biraz üründen bahsetmem gerekiyor. Bizim kutularımızda her müşteri kablosuna göre farklı boyutta delikler açılması

gerekiyor. Çünkü müşteri kendi kablosuna göre bize sipariş veriyor. Tabi kutunun delik boyutunun değişmesi demek o kenarının farklı bir şekilde lazerden geçmesi,

CANIAS"a temel ürün gruplarımızı ve varyantlarını girdik. Şimdi sipariş geldiği zaman boru çapını seçiyorum, pabuçlu mu pabuçsuz mu vs tüm özelliklerini seçiyorum. Daha satış anından itibaren bunu varyant anahtarından seçiyoruz ve bu bilgiler MRP"ye düşüyor. Lazer kesime de bilgiler düşüyor.

kaynaklanması demek. CANIAS"dan önce biz, gelen siparişlerin kablo ölçülerini üretime bildiriyorduk. Tabi o kadar fazla üretim var ki çoğu zaman lazerden kutular yanlış geliyordu. Paslanmaz saç kesiyorsunuz bu çok maliyetli. İşçilik ve zaman kaybı çok yaşandı. Biz bir de fason üreticiyiz. Aynı kutuyu A firmasına da satıyorum, B firmasına da. Ama hepsine kendi logosu ile üretim yapmak zorundayım. O bile bir varyant aslında. Kolay anlatılıyor ama çok karışık süreçler bunlar. CANIAS"a temel ürün gruplarımızı ve varyantlarını girdik. Şimdi sipariş geldiği zaman boru çapını seçiyorum, pabuçlu mu pabuçsuz mu vs tüm özelliklerini seçiyorum. Daha satış anından itibaren bunu varyant anahtarından seçiyoruz ve bu bilgiler MRP"ye düşüyor. Lazer kesime de bilgiler düşüyor. Teknik ressam arkadaşımız da orada gelen bilgileri görüyor zaten.

Üretim, depo, envanter, satınalma, satış bunların hepsini oturttuk. Ancak bir tek muhasebede eksik kaldık. O da bizim personel yetersizliğimizden kaynaklanan bir sorundu. Onu da aştığımız zaman maliyetleri net olarak görebiliyor olacağız. Eski muhasebe programımız bu raporları verebilecek bir program değil. CANIAS"a geçtiğimiz zaman yönetim raporlarını da alabiliyor olacağız. Biz ihracat da yapan bir firma olduğumuz için her şeyimizin şeffaf olması gerekiyor.

IAS: CANIAS ERP"nin başka ne gibi faydaları oldu size?

Ece Erdeniz: Şirket içinde iç iletişimimizi arttırdı. Eskiden bu kadar çok görüşmezken, artık her konuda bir iç süreç işlediği için daha fazla iletişim kurmaya başladık. Bunlarda bizim kurumsallaşmamızı sağlıyor.

Hindistan"dan başka bir müşterimiz ziyarete geldiğinde ERP kullandığımızı öğrenince çok şaşırdı ve sevindi. "Çok kurumsal olmuşsunuz tebrik ederiz." dedi. Bunlar bizim için çok önemli.

Kurumsal firmalar ile çalıştığımızdan bahsetmiştim. Eskiden siparişleri pdf dokumanı olarak gönderirken artık sistem çıktısı gönderiyoruz. Bu da onların çok hoşuna gitti. Profesyonel biz izlenim bırakıyor ve güvenilirliğiniz artıyor. Yine Hindistan"dan başka bir müşterimiz ziyarete geldiğinde ERP kullandığımızı öğrenince çok şaşırdı ve sevindi. "Çok kurumsal olmuşsunuz tebrik ederiz." dedi. Bunlar bizim için çok önemli.

IAS: Bundan sonraki hedefleriniz neler?

Ece Erdeniz: Biz bir anda tüm modüllere eğilmedik. Bir odak noktamız vardı: Üretim süreçlerini hızlandırmak ve kontrol altına almak. MRP, satınalma ve depo ile başladık. Satış bile programımızda sonlardaydı. Çünkü biz üretim odaklı bir firmayız. Şimdi insan kaynaklarına da başladık. Muhasebeye yeni bir personel aldığımız için onun hazır olmasını bekliyoruz. Bazı uygulamaları da yavaş yavaş sisteme entegre ediyoruz. Hedefi basit seçip, zorlamadan devam ediyoruz.

Amacımız Kapasite planlama ve çizelgeleme yapabilmek ve bunu CANIAS ile daha iyi yapacağımızı biliyoruz. Çok büyük firmalarla çalışıyoruz. Ürün kalitesinde sorun yok ama dokümantasyon kısmında da onlara uygun olmaya çalışıyoruz.

IAS: ERP kullanmayı düşünen firmalara bu süreç hakkındaki önerileriniz neler olacak?

Ece Erdeniz: Eğer herhangi bir sistem kullanmamış bir firma ise ilk olarak personele yatırım yapmasını öneririm. ERP gibi personel de bir yatırım. ERP nasıl size esneklik, şeffaflık sağlıyor, süreçlerinizi hızlandırıyor ve maliyetlerinizi düşürüyor, bununla birlikte yatırımın geri dönüşünü alıyorsanız, personele yatırımın da geri dönüşünü özellikle proje sürecinde ve sonrasında alıyorsunuz. ERP bir ekip işi, ekibiniz iyi olduğu zaman çok güzel işler çıkıyor.

Planlı ve programlı bir şekilde çalışılması şart. Bugünün işini yarına bırakmak gibi bir lüksü olmayacak. Evden sisteme ulaşabilmenin artısını biz çok gördük. Mesai saatleri yetmediği için hepimiz evden çalışmaya devam ettik. Her yeni sisteme geçişte hatalar olduğu gibi, yeni başlayan firmalar için de hatalar, aksamalar olacak tabii ki. Ama bunun motivasyonlarını düşürmemesi gerekiyor. Yönetimin hep personelinin yanında olması gerekiyor. Bu noktada Genel Müdürümüz Saadettin Bey"in de vizyonu çok önemliydi. Geçmiş iş deneyimlerinde yaşadığı sıkıntılardan dolayı bir yazılım ihtiyacını ve bir kontrol mekanizmasının firmaya sağlayacağı katkının farkındaydı.

IAS: Sizce bir ERP projesinin başarılı olmasının sırrı nedir?

Bu zamanda, bu teknolojide, el yordamıyla yürümek imkânsız. Böyle bir sistemi kullanmamak kendilerine zarar verir. Neticede her şeyi göremiyorsunuz.

Ece Erdeniz: İhtiyaç hissetmek de projenin başarısında çok önemli bir etken. Biz gerçekten ihtiyaç hissettik. Firma sahiplerinin ya da yöneticilerinin de bu sistemlere inanmaları güvenmeleri gerekiyor. Bu zamanda, bu teknolojide, el yordamıyla yürümek imkânsız. Böyle bir sistemi kullanmamak kendilerine zarar verir. Neticede her şeyi göremiyorsunuz. Deponuzda ne kadar malzeme olduğunu bilemezsiniz. Ancak depocunuza inanırsınız. "Stokta ne kadar malzemeniz var? Neden bu kadar var? Değeri ne kadar? Ne kadar sattınız? Kime ne kadar fatura kesildi." Bunlar bir yöneticinin bilmesi gereken şeyler. Bunları bilmeden önünü göremez büyüyemez. Yatırım planlarken darboğazı göremezsiniz. Biz darboğazımızı gördük. Kaynak darboğazımız oldu ve gidip robot kaynak makinesi aldık. Yönetici "Kime ne gidecek? Ne zaman mal gidecek? Gitmiş mi?" ile ilgilenmiyor. "Bu yatırım bana uzun vadede ne getirecek?" onunla ilgileniyor.

IAS: EM Elektrik kurucusu ve Genel Müdürü olarak ERP sürecinizi ve CANIAS ERP ile buluşmanızı kısaca sizden de dinleyebilir miyiz?

Sadettin Erdeniz: Biz hızlı bir büyüme temposuna girince ERP ihtiyacımız da arttı. Küçük çaplı bir yazılım firması ile çalışmaya başladık. Ancak bizim sıkıntılarımızı çözemediler. Bir sene vakit kaybettik. Ama en azından bize giriş yaptırdı. Sıkıntılarımızı çözümleyemeyince daha ciddi bir program almaya karar verdik. CANIAS"da karar kıldık.

Şu anda ürün maliyetlendirme, satış, satınalma, fatura kontrol, envanter yönetimi, malzeme ihtiyaç planlaması, üretim planlama ve kontrol, muhasebe, personel yönetimi ve EDI modüllerini satın aldık. Birkaç tanesi hariç hepsini kullanıyoruz. CANIAS"ın doküman yönetimi modülü de çok hoşumuza gitti. Onu da kullanacağız.

IAS: Sizin ERP kullanacak olan firmalara önerileriniz neler olacak?

İlk olarak "Biz size uygun yazılımı yaparız." diyen firmalarla çalışmasınlar. Mutlaka IAS gibi bu işi yıllardır yapan, profesyonel bir firmanın ERP yazılımını tercih etsinler.

Sadettin Erdeniz: İlk olarak "Biz size uygun yazılımı yaparız." diyen firmalarla çalışmasınlar. Mutlaka IAS gibi bu işi yıllardır yapan, profesyonel bir firmanın ERP yazılımını tercih etsinler. Diğeri uzun yıllar bitmiyor ve fazlaca problemle sonuçlanıyor.