e-İrsaliye İle Hata Payı Minimuma İner

Yasal yükümlülükler nedeniyle bir grup mükellef yılbaşından beri İrsaliye süreçlerini e-İrsaliye uygulaması üzerinden yürütüyor. 1 Temmuz 2020 itibarıyla ise muhatap tüm firmaların bu uygulamaya geçmesi planlanıyor. e-İrsaliye uygulamasıyla zamandan, mekandan ve kağıttan tasarruf imkanı sunduklarını söyleyen IAS Ticari Uygulamalar Birim Yöneticisi Kamil Akbul, sisteme tam entegre çalışan e-İrsaliye uygulaması ile hata payını da nasıl minimuma indirdiklerini anlattı. Akbul, “Günler alan İrsaliye düzenleme, denetleme ve teslim süreleri elektronik uygulamalar sayesinde dakikalar mertebesine indirildi. Tüm bilgilerin tek sistemde toplanması ve hızlı kontrolü sayesinde hata yapma olasılığı da minimum seviyede. 1 Temmuz’da 500’den fazla müşterimiz uygulamayı kullanmaya başlayacak. Adaptasyon çalışmalarına şimdiden başladık” dedi. 

e-İrsaliye nedir? e-İrsaliye uygulamasında sistem nasıl işliyor? 
İrsaliye, en basit tanımıyla, satılan bir malın nakliyesi sırasında düzenlenen belgedir. Başında ‘e-’ olan her şey, firmaların kağıt üzerinden yönettikleri sistemin elektronik ortama taşınmış hali. Buna göre, e-İrsaliye de irsaliye belgesinin elektronik ortamda oluşturulup, elektronik ortamda karşı taraftaki muhataba iletilmesine yarayan uygulamaya verdiğimiz isim. Kullanıcı irsaliye belgesini oluşturduğunda entegratörlerle haberleşerek onu ilgili kişiye yolluyor. Entegratör dediğimiz şey ise devletin lisans verdiği bazı yazılım firmaları. Bu firmaların işlevi, yollanan belgeyi saklamak ve o belgeyi Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) iletmek. Özetle beşli bir yapıdan bahsediyoruz burada: Firma, onun entegratörü, GİB, karşı tarafın entegratörü, ve karşı taraf. Firmanın oluşturduğu belge önce entegratöre iletiliyor, ardından GİB’e, GİB kendi standartlarına uygun olup olmadığına bakarak diğer entegratöre yolluyor, karşı tarafın anlaşmalı olduğu entagratör de bu belgeyi asıl muhatabı olan şirkete iletiyor. Böylece elektronik belge, söz konusu olan firmanın sistemine işlemiş oluyor. Bu uzun uzun anlattığım işlemler saniyeler mertebesinde gerçekleşiyor. Dolayısıyla firmalara çok büyük bir zaman kazandırıyor! Tüm süreç, birkaç dakika içinde tamamlanmış oluyor. Bu tarz belgelerin düzenlenmesi ve iletilmesi eskiden hem büyük bir zaman kaybıydı hem de hata payı yüksek işlemlerdi. 

IAS’nin sunduğu e-İrsaliye uygulamasından bahseder misiniz? Ne zaman devreye girdi? 
Daha önce caniasERP içerisinde e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter gibi uygulamaları sunmuştuk. Bunların altyapısını kullanarak, ekranlarda da çok büyük değişiklikler yapmadan mevcut olanı geliştirdik. Mevcutta bulunan ekrana bir dal daha eklemiş olduk diyebiliriz. Bu müşterilerimiz için bir kolaylık; tek portaldan elektronik süreçlerini yönetebiliyorlar. Sistemden hiç çıkmadan işlemlerini gerçekleştirebiliyorlar. Diğer uygulamalarda olduğu gibi e-İrsaliye de caniasERP modüllerine entegre biçimde çalışıyor. e-İrsaliye’nin kullanımına 1 Ocak 2020 itibarıyla başlandı. Öncelikli olarak, bir zorunluluk haline getirilen, Hal Kayıt Sistemi (HKS)’ye üye olan mükellefler e-İrsaliye’yi kullanmaya başladı. Tüm mükelleflerin geçiş tarihi ise 1 Temmuz 2020 olarak belirlendi. Bu tarihten itibaren e-Fatura kullanan bütün mükellefler, e-İrsaliye de kullanmak zorunda olacak. Bu da bizim için yaklaşık 500 müşterinin aynı anda e-İrsaliye’ye geçmesi demek. IAS olarak biz tüm hazırlıklarımızı yaptık, sisteme uygulamayı sunduk. Şu anda da kullanan birkaç müşterimiz bulunuyor. HKS’ye kayıtlı olanların yanında isteğe bağlı geçen müşterilerimiz oldu. 

e-İrsaliye İle Zamandan ve Mekandan Tasarruf 

Firmaların bu sürece adaptasyonu nasıl olacak? Bu yeni sisteme geçişte? 
Aslında sisteme yeni bir uygulama ekledik ama işleyiş biçimimizi çok büyük ölçüde değiştirmiyoruz. Sistemsel olarak bu uygulamanın kullanılması için gerekli olan güncellemeleri zaten yayınladık. Sistemimiz bu uygulamalar için hazırlandı. Bunun yanı sıra e-İrsaliye ile ilgili yardım dokümanları da kullanıcılar ile paylaşıldı. Kullanıcılar bu dokümanları incelediklerinde sistemin çalışma mantığını, hangi modüllerde ne gibi ayarlar yapılması gerektiğini adım adım inceleyebilirler. Ekranlar vasıtasıyla konseptlerimizi anlatıyoruz. Bunun yanında danışmanlık ekibimiz de bu süreçte müşterilerimize destek veriyorlar. Bir de IAS Business Academy üzerinden de e-İrsaliye eğitimlerini başlatmış olacağız. Dolayısıyla müşterilerimiz konu ile ilgili akıllarına takılan herhangi bir soruya kısa sürede cevap bulabilecekler. 1 Temmuz’da tüm firmalar aynı anda sistemi kullanmaya başlayacağı için büyük bir yoğunluk olacak. O nedenle şimdiden müşterilerimizin adaptasyon sürecini başlatmış bulunuyoruz. 

e-İrsaliye uygulaması firmalara ne gibi avantajlar sunuyor? 
e-Dönüşüm uygulamalarının hepsi için söylenebilecek bir avantaj var; kağıt tüketiminin minimuma indirgenmesi. Bu doğal çevrenin korunmasına büyük bir katkı sağlarken aynı zaman da firmaların kağıt ve posta masraflarını da büyük ölçüde azaltıyor. Ayrıca e-Dönüşüm uygulamaları sayesinde belge saklama zorunluluğu da ortadan kalkmış oluyor. Bu da mekandan tasarruf demek. Tüm e-Dönüşüm uygulamalarında olduğu gibi kullanıcılar e-İrsaliye ile de zamandan ciddi anlamda tasarruf edecek. En önemli avantajlardan bir tanesi de irsaliyelerin tek bir merkezi sistem üzerinden denetlenebilecek olması. İrsaliye bilgileri anında kontrol edilebilecek, dolayısıyla hata tespiti ve itiraz süreleri konusunda da hızlı aksiyon alınabilecek. Anlık ve otomatik veri akışı sayesinde hata ihtimalleri minimuma indirilecek.