e-Fatura'nın ardından

e-Fatura sisteminin aktif olarak kullanılmaya başlanmasının 20, zorunlu kullanıma geçilmesinin 17. ayını doldurmuş bulunuyoruz. Bu süre zarfında IAS ailesi olarak gerek entegratör kullanan gerekse GİB Portal üzerinden fatura sürecini yürüten müşterilerimizin daima yanlarında olduk. Bu makaleyle de portal ve entegratör kullanımı arasındaki avantaj ve dezavantajları irdeleyip GİB'in yayınladığı son tebliğ ile gerçekleşen mevzuat değişikliklerini paylaşacağız; 15 Eylül 2015 itibariyle geçilecek “UBL TR 1.2” formatına ilişkin çalışmalarımızdan bahsedeceğiz.

e-Fatura sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile tam olarak zorunlu hale getirileli, yaklaşık 17 ay oldu. Sancılı bir sürecin sonunda, zihinlerdeki soru işaretleri dağılmaya başladı. e-Fatura zaman ve işgücü maliyetleri açısından firmalara önemli kazanımlar sağladı.

Geldiğimiz noktada hem canias^ERP hem entegratörler ve hem de GİB tarafında sistemin gün geçtikçe oturduğunu, sağlam ve sağlıklı işlemeye başladığını gözlemliyoruz. Sistem yerleştikçe yararları da aynı ivme ile artıyor. Bir süre sonra bu süreçlerde daha da detaylandırılmış, işlevsel özellikler kullanıldığını, sipariş ve irsaliye gibi diğer iş süreçlerinin de benzer biçimde otomatize edildiğini göreceğiz.

 canias^ERP olarak amacımız, bu akıma daha düşük maliyetli, daha yararlı ve gelişmiş çözümlerle öncülük etmek. Ancak sistemden hakkıyla yararlanabilmek için e-Fatura mükelleflerinin GİB portal kullanıcısı olmanın ya da entegratörler aracılığıyla entegrasyonun avantaj ve dezavantajlarından haberdar olması da hayati önem taşıyor.

E-Fatura’ya geçiş süreci

Firmalar sürecin farkına gerçek anlamda 2013’ün ikinci çeyreğinde varmaya başladı. Devletin yetkili kurumlarının tanıtım faaliyetleri ile başından beri süreç içinde yer alan entegratörlerin seminerleri bile ancak 2013’ün Nisan ayından sonra ciddi ve kesin verilere dayandırılabildi, ilgi görmeye başladı.

 Yasal mevzuata göre, e-Fatura mükelleflerinin 1 Eylül 2013 tarihine kadar e-Fatura sistemine dahil olmak için GİB’e başvurması gerekiyordu. GİB’e başvurusu öngörülen mükelleflerin sayısı yaklaşık 30 bindi. Ancak e-Fatura’ya başvuru süresinin dolmasına 25 gün kala GİB tarafından yapılan açıklamada, 25 bin firmanın henüz başvuruda bulunmadığı belirtiliyordu.

 İşin ciddiyetinin bu kadar geç fark edilmiş olması, piyasadaki birçok şirketin sürece hazırlıksız yakalanmasına neden oldu. Haberleşme protokollerinde kullanılan formatın yapısı ve hali hazırda firmaların bünyelerinde bulundurduğu çözümlere entegrasyonu, zihinlerde birçok soru işareti yaratıyordu. Türkiye’deki firmaların fatura süreçlerinde çok esnek olması da akıllara yeni konsepte geçişle ilgili pek çok soru getiriyordu.

Hal böyleyken 31 Aralık’ta tüm firmaların e-Fatura’ya geçişe zorlanması çok sert ve zorlu bir müdahale anlamına gelecekti. Böylece, adına “erteleme” denmese de zorunlu geçiş tarihi 1 Nisan 2014’e “esnetilerek” mükelleflere, kademeli geçiş imkânı tanındı. Bu tutum da piyasayı büyük ölçüde rahatlattı.

e-Fatura'ya hangi mükelleflerin geçmesi zorunlu?

e-Fatura’dan kısa bir süre sonra e-Defter sisteminde de canlı kullanıma geçildi. GİB, hangi mükelleflerin e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunduğunu düzenleyen ve kapsamı daha da genişleten bir tebliğ yayınladı. Yayınlanan bu tebliğe göre;

-2014 cirosu 10 milyon TL ve üzerinde olan şirketler 1 Ocak 2016 itibariyle e-Fatura'ya,

-2015 ve takip eden yıllar içerisinde herhangi bir tarihte 10 milyon TL ciroya ulaştığında, hazırlık süreci 3 aydan az olmamak kaydıyla; bir sonraki mali yıl başlangıcından itibaren e-Fatura ve e-Deftere, (Örnek verecek olursak firma 31 Ağustos 2015 itibariyle 10 milyon TL ciroya ulaşmışsa geçiş 01 Ocak 2016'da, eğer 31 Ekim 2015 itibariyle 10 milyon TL ciroya ulaşmışsa geçiş 01 Ocak 2017 tarihinde sağlanacaktır.)*  

 *Daha ayrıntılı bilgi için tebliğe aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

http://www.gib.gov.tr/index.php?id=1079&uid=KZqDVbpSMGQtQ01T&type=teblig

canias^ERP ve öne çıkan özellikleri

Biz de IAS olarak bu süreçte, desteklediğimiz tüm versiyonlarımızda e-Fatura sürecini ilgili bütün modüllere bir bütün olarak entegre ettik. En önemlisi, e-Fatura sürecini canias^ERP kullanıcılarına herhangi bir lisanslama maliyeti getirecek yeni bir çözüm olarak sunmak yerine standart uygulama içerisinde sunduk.

 İlk kurulumların ardından yaşadığımız en büyük sıkıntı, sistem kullanılırken GİB ve entegratörler tarafından yapılan değişikliklerin sık sık kod güncellemesi gerektirmesiydi. 1 Ocak 2014 – 1 Nisan 2014 tarihleri arasında mükelleflere tanınan ekstra süre hem e-Fatura sistemine geçişler hem de güncellemeler ve yapılan değişiklikler ile sürecin tüm aktörleri açısından çok önemli bir geçiş dönemi oldu; sistemi belirli bir noktaya kadar istikrarlı hale getirdi.

 Bu arada canias^ERP, barındırdığı diğer bazı özellikler ile de öne çıktı. Bunların en önemlilerinden biri de canias^ERP e-Fatura sisteminin, UBL protokolünü kendi yaratabilen, okuyabilen, ayrıştırabilen ve gerektiğinde parametrik olarak, formata uygun bir şekilde manipüle edebilen bir sistem olmasıydı. Bu esnek yapı sayesinde ilgili bütün servislerle gerçekleştirdiğimiz entegrasyon ve test süreçlerinde çok hızlı ve kesin sonuçlar aldık. Modül entegresyonları sayesinde satış ve satın alma süreçlerinin tamamını bu yapı ile birleştirdik. canias^ERP haberleşme modülleri ile bu sistemi entegre ettik.  Bugün  canias^ERP’nin üzerinde e-Fatura sürecini kendi içerisinde bütünleşik olarak barındıran komple bir çözüm sunduğunu görüyoruz.

UBL TR 1.2 geçişi

Ayrıca burada belirtmemiz gereken başka bir husus da GİB'in 15 Eylül 2015’te geçişini zorunlu kıldığı UBL TR 1.2 formatıdır. UBL, birçoğumuzun bildiği üzere uluslararası standartlarda oluşturulmuş, fatura haberleşmesinin yanı sıra firmalar arası sipariş irsaliye gibi bilgilerin de aktarılabildiği ve (Universal Business Language) kelimelerinin baş harflerinden oluşturulmuş bir iş süreç dilidir. UBL TR ise onun Türkiye için özelleştirilmiş bir halidir.  canias^ERP   olarak UBL TR 1.2 çalışmalarımızın sonuna gelmiş olup testlerimizi tamamlamış durumdayız. Yapılan güncellemeler müşterilerimize yüklenmeye başlandı; GİB'in belirlediği tarih olan 15 Eylül2015'ten önce bütün müşterilerimiz UBL TR 1.2 geçişine hazır olacak.

Entegratör ya da GİB Portal

Öte yandan bu süreçte e-Fatura mükellefi olan müşterilerimizi incelediğimizde, iki ayrı profille karşılaşıyoruz: Birincisi, tam entegrasyon ile entegratörler aracılığıyla sisteme entegre olan, anlık olarak giden-gelen veri takibi yapabilen ve sürecin tamamını kendi sistemi ile yöneten e-Fatura mükellefleri. İkincisi, standart fatura kesme ve alma işlemlerini modüller üzerinden yapabilmekle birlikte gelen-giden veri takibini yalnızca GİB’in sunduğu portal üzerinden yapabilen GİB portal kullanıcıları.

Bu iki sistemin işlem bazında avantajlarını ve dezavantajlarını aşağıdaki tabloda görebilirsiniz

Tabloda da görüldüğü gibi; GİB portal kullanıcısı olarak bu süreci yönetebilmek kolay değil. e-Fatura süreçlerine ilişkin tercihler yapılmadan önce bu avantaj ve dezavantajların mutlaka dikkate alınması gerekiyor. Bu zamana kadar yapılan gözlem ve kazanılan tecrübelerle, aylık gelen/giden fatura sayısı 50 adeti geçmeyen şirketlerin GİB portal üzerinden e-Fatura süreçlerini yönetebilmeleri çok kolay olmasa da mümkün görünüyor.  Ancak aylık gelen/giden fatura sayısı 50 adeti geçen mükelleflerde entegrasyon yöntemi seçilmezse süreç, gün geçtikçe karmaşıklaşıyor, yönetilemez hale geliyor. Ayrıca kullanıcı hataları nedeniyle yaşanabilecek yanlışlıklar faturaların iade edilmesi, reddedilmesi, yanlış/eksik fatura kesilmesi, tahsilatların aksaması ve firma itibarının zedelenmesi gibi sonuçlar da doğurabiliyor. e-Fatura süreçlerinde ulaşılan bu seviyede entegrasyon yöntemi, işgücü maliyetlerinden ve zamandan sağladığı tasarruf ile kaçınılmaz hale geliyor.

Özetle, sancılı başlayan bir sürecin sonunda sistemin giderek oturmasının da etkisiyle e-Fatura hem maliyet hem de zaman açısından firmalara önemli kazanımlar sağlamaya başladı. Bir süre sonra bu süreçlerde daha da detaylandırılmış, işlevsel özellikler kullanılmaya başlanacak; sipariş ve irsaliye gibi diğer iş süreçlerinin de benzer biçimde otomatize edildiğini göreceğiz. Bizler de canias^ERP’nin bu akıma maliyeti daha düşük, daha yararlı ve gelişmiş çözümlerle öncülük etmesi için çalışmalarımızı sürdüreceğiz.

Ek bilgi: İhracat faturaları

Yazımızın üst sayfalarında da anılan genişleme tebliğinde üzerinde durulan bir başka husus da ihracat faturalarıdır. Bu tebliğde;

“e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden,

25/10/1984 tarihli ve 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanununun5 11 nci maddesi kapsamındaki

-mal ihracı,

-yolcu beraberi eşya ihracı (Türkiye’de ikamet etmeyenlere KDV hesaplanarak yapılan satışlar),

-Türkiye’de ikamet etmeyenlere özel fatura ile yapılan satışlar (bavul ticareti) ile

-aynı Kanunun 13 üncü maddesi kapsamında uluslararası taşımacılığa ilişkin olarak deniz ve hava taşıma araçlarına yapılan akaryakıt, kumanya, teknik ve diğer malzeme şeklindeki teslimler çerçevesinde fatura düzenleyecek olanlar,

bahsi geçen faturalarını da 1/1/2016 tarihinden itibaren e-fatura olarak düzenleyeceklerdir.”

denilmektedir. 

Söz konusu faturaların e-Fatura olarak düzenlenmesi ve gönderilmesine ilişkin usul ve esaslar ile uygulamadan yararlanma yöntemlerinin ayrıntıları “e-Fatura Uygulaması Gümrük İşlemleri Kılavuzu” yayınlandığında ortaya çıkacaktır.

  Metehan Altındil – Ticaret Uygulamaları Birim Yöneticisi