e-Fatura’da özel entegratör ve GİB Portal’ın avantaj ve dezavantajları

E-Fatura sistemine zorunlu geçişin altıncı ayında, zihinlerdeki soru işaretleri dağılmaya başladı. E-Fatura zaman ve işgücü maliyetleri açısından firmalara önemli kazanımlar sağladı. Sistem yerleştikçe yararları da aynı ivme ile artıyor. Ancak sistemden hakkıyla yararlanabilmek için GİB portal kullanıcısı olmanın ya da entegratörler aracılığıyla entegrasyonun avantaj ve dezavantajlarından haberdar olmak hayati önem taşıyor.

e-Fatura sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile tam olarak zorunlu hale getirileli, yaklaşık altı ay oldu. Sancılı bir sürecin sonunda, zihinlerdeki soru işaretleri dağılmaya başladı. e-Fatura zaman ve işgücü maliyetleri açısından firmalara önemli kazanımlar sağladı.

Geldiğimiz noktada hem canias^ERP hem entegratörler ve hem de GİB tarafında sistemin gün geçtikçe oturduğunu, sağlam ve sağlıklı işlemeye başladı. Sistem yerleştikçe yararları da aynı ivme ile artıyor. Bir süre sonra bu süreçlerde daha da detaylandırılmış, işlevsel özellikler kullanıldığını, sipariş ve irsaliye gibi diğer iş süreçlerinin de benzer biçimde otomatize edildiğini göreceğiz.

canias^ERP olarak amacımız, bu akıma, maliyeti daha düşük, daha yararlı ve gelişmiş çözümlerle öncülük etmek. Ancak sistemden hakkıyla yararlanabilmek için e-Fatura mükelleflerinin GİB portal kullanıcısı olmanın ya da entegratörler aracılığıyla entegrasyonun avantaj ve dezavantajlarından haberdar olması da hayati önem taşıyor.

E-Fatura’ya geçiş süreci

Firmalar sürecin farkına gerçek anlamda 2013’ün ikinci çeyreğinde varmaya başladı. Devletin yetkili kurumlarının tanıtım faaliyetleri ile başından beri süreç içinde yer alan entegratörlerin seminerleri bile ancak 2013’ün Nisan ayından sonra ciddi ve kesin verilere dayandırılabildi, ilgi görmeye başladı.

Yasal mevzuata göre, e-Fatura mükelleflerinin 1 Eylül 2013 tarihine kadar e-Fatura sistemine dahil olmak için GİB’e başvurması gerekiyordu. GİB’e başvurusu öngörülen mükelleflerin sayısı yaklaşık 30 bindi. Ancak GİB tarafından e-Fatura’ya başvuru süresinin dolmasına 25 gün kala yapılan açıklamada, 25 bin firmanın henüz başvuruda bulunmadığı belirtiliyordu.

İşin ciddiyetinin bu kadar geç fark edilmiş olması, piyasadaki birçok şirketin sürece hazırlıksız yakalanmasına neden oldu. Haberleşme protokollerinde kullanılan formatın yapısı ve hali hazırda firmaların bünyelerinde bulundurduğu çözümlere entegrasyonu zihinlerde birçok soru işareti yaratıyordu. Türkiye’deki firmaların fatura süreçlerinde çok esnek olması da akıllara yeni konsepte geçişe dair pek çok soru getiriyordu.

Hal böyleyken 31 Aralık’ta tüm firmaların e-Fatura’ya geçişe zorlanması çok sert ve zorlu bir müdahale anlamına gelecekti. Böylece, adına “erteleme” denmese de zorunlu geçiş tarihi 1 Nisan 2014’e “esnetilerek” mükelleflere, kademeli geçiş imkanı tanındı. Bu tutum da piyasayı büyük ölçüde rahatlattı.

canias^ERP ve öne çıkan özellikleri

Biz de IAS olarak bu süreçte, desteklediğimiz tüm versiyonlarımızda e-Fatura sürecini ilgili bütün modüllere bir bütün olarak entegre ettik. En önemlisi, e-Fatura sürecini canias^ERP kullanıcılarına herhangi bir lisanslama maliyeti getirecek yeni bir çözüm olarak sunmak yerine standart uygulama içerisinde sunduk.

İlk kurulumların ardından yaşadığımız en büyük sıkıntı, sistem kullanılırken GİB ve entegratörler tarafından yapılan değişikliklerin sık sık kod güncellemesi gerektirmesiydi. 1 Ocak – 1 Nisan tarihleri arasında mükelleflere tanınan ekstra süre hem e-Fatura sistemine geçişler hem de güncellemeler ve yapılan değişiklikler ile sürecin tüm aktörleri açısından çok önemli bir geçiş dönemi oldu; sistemi belirli bir noktaya kadar istikrarlı hale getirdi.

Bu arada canias^ERP, barındırdığı diğer bazı özellikler ile de öne çıktı. Bunların en önemlilerinden biri de canias^ERP e-Fatura sisteminin, UBL protokolünü kendi yaratabilen, okuyabilen, ayrıştırabilen ve gerektiğinde parametrik olarak, formata uygun bir şekilde manipüle edebilen bir sistem olmasıydı. Bu esnek yapı sayesinde ilgili bütün servislerle gerçekleştirdiğimiz entegrasyon ve test süreçlerinde çok hızlı ve kesin sonuçlar aldık. Modül entegresyonları sayesinde satış ve satın alma süreçlerinin tamamını bu yapı ile birleştirdik. canias^ERP haberleşme modülleri ile bu sistemi entegre ettik.  Bugün de baktığımızda canias^ERP üzerinde e-Fatura sürecini kendi içerisinde bütünleşik olarak barındıran komple bir çözüm sunmaktadır.

Entegratör ya da GİB Portal

Öte yandan bu süreçte e-Fatura mükellefi olan müşterilerimizi incelediğimizde, iki ayrı profille karşılaşıyoruz: Birincisi, tam entegrasyon ile entegratörler aracılığıyla sisteme entegre olan, anlık olarak giden-gelen veri takibi yapabilen ve sürecin tamamını kendi sistemi ile yöneten e-Fatura mükellefleri. İkincisi, standart fatura kesme ve alma işlemlerini modüller üzerinden yapabilmekle birlikte gelen-giden veri takibini yalnızca GİB’in sunduğu portal üzerinden yapabilen GİB portal kullanıcıları.

Bu iki sistemin işlem bazında avantajlarını ve dezavantajlarını aşağıdaki tabloda görebilirsiniz.

Tabloda da görüldüğü gibi; GİB portal kullanıcısı olarak bu süreci yönetebilmek kolay değil. e-Fatura süreçlerine ilişkin tercihler yapılmadan önce bu avantaj ve dezavantajların mutlaka dikkate alınması gerekiyor. Bu zamana kadar yapılan gözlem ve kazanılan tecrübelerle aylık gelen/giden fatura sayısı 50 adeti geçmeyen şirketlerin GİB portal üzerinden e-Fatura süreçlerini yönetebilmeleri çok kolay olmasa da mümkün gözüküyor. Ancak aylık gelen/giden fatura sayısı 50 adeti geçen mükelleflerde entegrasyon yöntemi seçilmediği takdirde zaman geçtikçe süreç karmaşık ve yönetilemez hale geliyor. Ayrıca kullanıcı hataları nedeniyle yaşanabilecek yanlışlıklar faturaların iade edilmesi, red edilmesi, yanlış/eksik fatura kesilmesi, tahsilatların aksaması ve firma itibarının zedelenmesi gibi sonuçlar da doğurabilmektedir. Şu anda e-Fatura süreçlerinde ulaşılan bu seviyede hem işgücü maliyetleri hem de zamandan yapılan tasarruf ile bu tür mükellefler için entegrasyon yöntemi kaçınılmaz hale gelmektedir.

Özetle, sancılı başlayan bir sürecin sonunda sistemin giderek oturmasının da etkisiyle, e-Fatura, hem maliyet hem de zaman açısından firmalara önemli kazanımlar sağlamaya başladı. Bir süre sonra bu süreçlerde daha da detaylandırılmış, işlevsel özellikler kullanılmaya başlanacak; sipariş ve irsaliye gibi diğer iş süreçleri de benzer biçimde otomatize edildiğini göreceğiz. Bizler de canias^ERP’nin bu akıma maliyeti daha düşük, daha yararlı ve gelişmiş çözümlerle öncülük etmesi için çalışmalarımızı sürdüreceğiz.

Ek Bilgi: E-Arşiv

e-Fatura uygulamasından sonra, Maliye Bakanlığı tarafından tebliğ edilen 433 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-Arşiv uygulaması da hayata geçiyor. 2014 yılı sonuna kadar, Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler faturalama süreçlerini GİB’in tebliğinde yer alan usul ve esaslara uygun hale getirmek zorundadır. Ayrıca internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler en geç 01.01.2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.

Mükellefler GİB tarafından izin verilmiş bir Özel Entegratör aracılığı ile de e-arşiv hizmeti vermeye başlayabilecekleri gibi, eğer isterlerse kendi bilgi işlem sistemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine entegre ederek e-Arşiv oluşturabilirler.

e-Fatura süreçlerinde olduğu gibi, e-Arşiv uygulamasına yönelik çalışmalarımız devam etmekte olup yakın zamanda bu süreçle ilgili kullanıcılarımızı bilgilendireceğiz.

  Metehan Altındil – Ticaret Uygulamaları Birim Yöneticisi