E-Enerji caniasERP projesiyle yakaladığı başarıyı anlatıyor

2002 yılından bu yana sektöründe lider pek çok firmaya Danışmanlık, Mühendislik, Teknoloji / Strateji Oluşturulması ve Uygulamaları konusunda destek veren E Enerji Genel Müdürü Sayın Cengiz Turgay ile caniasERP üzerine konuştuk. “ERP arayış sürecimizde bizim için önemli olan iki kritik konu vardı. Bunlardan biri firmanın bize olan inancıydı ikincisi ise çözüme hızlı varabilmekti. Bunların ikisini de IAS ile çözebileceğimize inandık” cümleleriyle söze başlayan Cengiz Bey, caniasERP ile geçirdikleri başarılı serüveni sizler için anlatıyor. 

IAS: Kısaca bizlere E-ENERJİ’den bahsedebilir misiniz?

Bizim iki önemli kriterimiz vardı seçim sürecinde. Bunlardan biri firmanın bize olan inancıydı ikincisi ise çözüme hızlı varabilmekti. Bunların ikisini de IAS ile çözebileceğimize inandık ve şu an geldiğimiz noktaya baktığımızda da, ne kadar doğru bir karar vermiş olduğumuz tekrar tekrar görebiliyoruz. 

E-Enerji 2002 yılında kurulmuştur. Yılların verdiği deneyim ve bilgi birikimiyle Enformasyon Teknolojileri, Telekom ve Yüksek Teknolojiye odaklanmış olarak; sektöründe lider uluslararası firmalara Danışmanlık, Mühendislik, Teknoloji / Strateji Oluşturulması ve Uygulamaları alanlarında destek veren bir firmadır.

Firmanın kuruluşuyla beraber ilk başarılı projemiz UYAP’ın Bilgi İşlem Sisteminin güvenlik tarafıydı.  Ankara’daki ilk retina taramalı güvenlik sistemini kurduk. Daha sonrasında Cezayir’de telekomünikasyon alanında bazı projelerde bulunduk. 2004 yılında Turkcell’in Ukrayna’ya yatırım kararı almasıyla beraber, Turkcell için istasyon kurma projesinde yer aldık.  Daha sonrasında Türkiye’ye döndük ve 2004’ün son çeyreğinde, MTC firmasının danışmanlık arayışı çerçevesinde TELSİM için, teknik ön incelemeler ve değerlendirmeler konusunda çalışmalar yaptık ve 3 ay gibi kısa bir sürede 4,5 milyar dolarlık bir satış ile sonuçlanan TELSİM satışı için  iş planı çıkarttık. Eş zamanlı olarak Ericsson için de 2000 sahayı kapsayan geniş bir projede yer aldık. Başarılı bir şekilde tamamlamış olduğumuz bu projenin akabinde Ericsson, bazı mühendislik kaynaklarını bize vermeye karar verdi. Yine eş zamanlı olarak MTC firması, yeni bir operatör aldıklarını ve operatörün satın alım sonrası yönetimi için bizden destek istediklerini ilettiler ve bu projeyle beraber 2005 yılından 2008 yılına kadar MTC için çeşitli projeler gerçekleştirdik. Bu projelerle beraber co-sourcing ve

danışmanlık tarafımızı güçlendirmiş olduk.  Şu anda Ericsson’un yanı sıra Philips ve IBM’le de Danışmanlık ve Kaynak Partnerliğimiz bulunuyor.  Türk Telekom içinde hali hazırda yürüttüğümüz operasyon ve iş destek sistemleri konulu danışmanlık projelerimiz mevcut.

Mühendislik konularını ise diğer bir firmamız olan ETC ile desteklemekteyiz.

IAS: Bir ERP sistemine ne zaman ihtiyaç duydunuz ve arayışınız nasıl başladı?

Biz aslında baktığınızda Mühendislik temelli bir firmayız ve giderek artan projelerle beraber, oluşan bu iş yükünü nasıl hafifletebiliriz diye düşünmeye başladık.  Özellikle kaynak yönetimi konusunda ciddi sıkıntılarımız vardı. Bunun yanı sıra hem müşteri yönetimi hem de düzenli olarak alınan raporlamalarımız için artık kendimizi otomatize etmemiz gerekiyordu. Bunu da bir ERP sistemiyle çözebileceğimize karar verdik.

IAS: IAS ile ilk tanışmanız nasıl oldu?

IAS’nin eğitim konusunda da oldukça iyi olduğunu belirtmek isterim. Mühendis arkadaşlarımızdan bir kısmını hem yazılım dili olan TROIA hem de caniasERP Temel Düzey Danışmanlık Eğitimlerine gönderdik ve ciddi şekilde faydalarını gördük.  Özellikle TROIA oldukça kolay bir yazılım dili. Kolaylıkla öğrenilebiliyor. Programın esnekliği de cabası…

Yaptığımız araştırmalar sonrasında 2009 yılının son çeyreğinde IAS ile tanıştık daha sonrasında ise IAS’nin Ankara’daki çözüm ortağı olan Bütün Bilgi İşlem’i tanımış olduk.  Kararımızı vermeden önce Bütün Bilgi İşlem’in düzenlediği bir eğitim vardı. Bir danışmanımızı bu eğitime gönderdik ve kafamızdaki tüm soru işaretlerimize cevap bularak caniasERP ile yürümeye kara verdik.

IAS: caniasERP’nin firmanıza ne gibi katkıları oldu ?

İlk etapta bir portal ile kaynak yönetimini devreye almaya karar verdik ve ortalama 1,5 aylık bir sürede portal ortaya çıktı ve IAS ile anlaşmamızdan 2,5 ay sonra da sistemi devreye alarak canlıya geçtiğimizi söyleyebilirim. O zamanlar 100 portal kullanıcısıyla işe başladık ve bunu 2,5 ay gibi kısa bir sürede gerçekleştirmek oldukça emek isteyen bir durumdu ama caniasERP sayesinde bunun üstesinden kolayca gelebildik.

Bu portal sayesinde temel olarak 3 konuyu çözümledik.  Bunlardan ilki; personel üzerindeki tüm avansların takibi, ikinci olarak yine personelin izin, rapor, işten ayrılışı, işe girişi vb. gibi kalemlerin takibi, üçüncüsü ise bunların dışında kalan seyahat, görevlendirme vb. süreçleri de yine bu portal üzerinden takip edebiliyoruz. Şunu da ayrıca belirtmek isterim ki, IAS bizimle bu süreçte hem oldukça ilgiliydi hem de çözüm önerileri sunan bir yaklaşım açısı içerisindeydi. Bütün Bilgi İşlem’le de bu çözüm önerilerini kolaylıkla hayata geçirmiş olduk.

caniasERP sayesinde zaman konusunda ciddi bir kazancımız oldu.  Manuel yapılan hatalardan kaynaklı maddi kayıplarımızı da, caniasERP ile ortadan kaldırmış olduk. caniasERP öncesine ve sonrasına baktığımızda şunu net olarak görebiliyorum; iş hacmimiz 3 kat artmış olmasına rağmen caniasERP sayesinde, aynı kadroyla rahatlıkla işlerimizi yürütebiliyoruz.

Şuan geldiğimiz noktaya bakacak olursak gerek partnerlerimiz gerek çalışanlarımız gerekse yöneticiler olarak bizler, sisteme oldukça inançlı bir durumdayız. Manuel olarak gerçekleştirilen tüm süreçleri caniasERP üzerinden gerçekleştiriyoruz ve bu sayede neredeyse sıfır hatayla çalışıyoruz.  Daha öncesinde tüm bu süreçler Excel üzerinde tutuluyordu ve ciddi bir bürokrasi ağından geçiyordu.  Şimdi ise her şeyi tamamen sistem üzerinden gerçekleştiriyoruz.

IAS: İlerleyen günlerde caniasERP üzerindeki hedefleriniz nelerdir?

Bizim en çok kullandığımız modül İnsan Kaynakları modülü. İlerleyen günlerde çalışanların bordrolarını self servis portal üzerinden almalarını sağlayacak bir yapı geliştirmeyi planlıyoruz. Daha sonrasında ise, üretim fazına geçerek özellikle stok kontrolü konusunda caniasERP ile ilerlemeyi hedefliyoruz.

IAS: İnsanların özelikle profesyonel hayatta alışkanlıklarından vazgeçmesi zor oluyor. Siz ERP sistemine geçtikten sonra herhangi bir kullanıcı direnciyle karşılaştınız mı?

Sistem dediğimiz şeyin temelinde aslında bir kontrol mekanizması söz konusu bu nedenle kullanıcı direnciyle karşılaşmanız çok normal. Fakat her şeyin sistem üzerinden yapılmasını şart koştuğunuz zaman, çalışanlar da günden güne sisteme alışmaya başlıyorlar ve bu sayede direnci kırabiliyorsunuz.

IAS: Yaşadığınız tecrübelerinizi de göz önünde bulundurduğunuzda ERP sistemine geçmeyi planlayan bir firmaya ne gibi tavsiyelerde bulunursunuz?

Öncelikle firmaların, ERP sisteminin yetkinliklerini gördükleri zaman hedeflerinden sapmamaları gerekir. Yoksa çıktıkları yolda kaybolabilirler. Çünkü sistem size o kadar çok şeyi yapma fırsatı veriyor ki; maymun iştahlılık yapabiliyorsunuz.  Hedef odaklı olmak ve step by step gitmek en doğru süreç gibi geliyor bana. Bunun yanı sıra danışmanlık desteği ve ERP firmasına güven çok kritik bir konu. Örneğin biz mutlaka caniasERP’yi en ince detayına kadar bilecek birine kendi içimizde ihtiyaç duymuyoruz. IAS ve Ankara’daki Çözüm Ortağı Bütün Bilgi İşlem her zaman her türlü ihtiyacımızda bize destek verebiliyor.