e-Dönüşüm Sürecinde En önemli Güç: ERP Yatırımı

Galatasaray Üniversitesi Öğretim Üyesi, Doç. Dr. Volkan Demir, “İşletmeler için e-Dönüşüm, hayatta kalabilmek için faydalı yatırımlar yapmalı. Bu yatırımların en önemlileri ise ERP sistemleri" dedi.

Galatasaray Üniversitesi Öğretim Üyesi, İşletme Araştırma Merkezi Müdürü Doç. Dr. Volkan Demir, “İşletmeler için e-Dönüşüm, hayatta kalabilmek için doğru yönetmek zorunda oldukları bir süreçtir” diyor. Süreci doğru yönetebilmek için şirketlerin stratejik kararlar alıp faydalı yatırımlar yapması gerektiğini vurgulayan Demir’e göre, bu yatırımların en önemlileri ise ERP sistemlerine yapılanlar. Çünkü ERP projeleri şirketlere hem önemli rekabet avantajları sağlayabilir hem de kurumsallaşma yolunda önemli bir adım olabilir. Tabii doğru beklentilerle, doğru bir ekiple ve doğru ERP sistemine yatırım yapılırsa.

IAS: e-Dönüşüm nedir?

Volkan Demir: e-Dönüşüm devletin, işletmelerin ve vatandaşların bütün hizmetlerini elektronik ortamda vermesi ve bütün hizmet alanların da bu hizmetleri elektronik ortamda alması demektir.
Devlet için e-Dönüşüm bir veri tabanı yönetimidir. Türkiye’de e-Beyanname ile başlayıp e-Fatura ve e-Defter ile devam etti. Sonra devlet e-Arşiv, e-Bilet, e-İmza gibi birçok hizmeti e-Devlet çatısı altında, e-Dönüşüm projesi kapsamında vermeye başladı. Bu zaman ve iş gücü maliyetinde tasarruf sağladı. Bugün beyannamelerin yüzde 100’ü, faturaların önemli bir bölümü elektronik ortamda tutuluyor.

İşletmeler için ise e-Dönüşüm, ayakta kalabilmek için doğru yönetmek zorunda oldukları bir süreçtir. Bu süreci doğru yönetebilmek için şirketlerin bazı mecburiyetleri var. Birincisi, yasalarla beliren mecburiyetler. İkincisi, yasal zorunluluk dışında, işletmelerin kendi menfaatleri için gerçekleştirmek zorunda oldukları e-Dönüşüm projeleri. ERP sistemlerine geçiş, bunlardan biri.

50-100 çalışanı olan, orta ölçekli bir işletmeyi düşünün. 40-50 kişi üretim yapıyor, mavi yakalılar ve beyaz yakalılar beraber çalışıyorlar. Bu işletme için basit bir muhasebe kurgusu yapalım: Pazarlamacılar ürünü pazarlıyor; üretimciler üretimi gerçekleştiriyor; satışçılar satış destek ve lojistik yapıyor; ön muhasebe faturayı kesiyor; şirket içinden birileri evrakları muhasebeye getiriyor; muhasebe çalışanları o evrakları kayda geçiriyor. Bu iş akışı ile yaşanan iş kaybını düşünebiliyor musunuz? Pazarlamacının, üretimin, satışçının, muhasebecinin düzenlediği formları, Exceller üzerinde yapılan işlemleri…

Peki, aynı işler ERP sistemi ile nasıl yürütülürdü? Pazarlama müşteriye teslim tarihini bildirdiği an üretim ERP üzerinde bunu görür, ürün ağaçlarını ve tedarikini yapar, üretim tamamlandığında maliyet muhasebesi otomatik kaydını atar, satışçı malı teslim ettiği an faturası düzenlenir, muhasebe kaydı otomatik atılırdı.

ERP sistemine geçildikten sonra muhasebe departmanlarında çalışan sayısı önemli oranlarda azalıyor. Bu da önemli bir insan kaynağı ve mekân tasarrufu sağlıyor. Bugün dünya petrol devlerinin kocaman genel müdürlüklerinde, “finansal kontrol” adı altında iki muhasebecinin çalıştığını görüyoruz. Bunlar, şirketlerin e-Dönüşüm projeleri çerçevesinde yaşanan gelişmeler. 

Vatandaş cephesinde ise e-Dönüşüm daha ziyade hayatı kolaylaştıran uygulamalarla anılıyor. Bilet almaktan muayene olmaya, ilaç almaya; sigorta işlemlerinden pasaport çıkarmaya; check-in yaptırmaktan üniversite kaydına kadar pek çok alanda e-Dönüşümün getirdiği hız ve kolaylıklardan faydalanıyoruz.

IAS: e-Dönüşüm ile işletmeleri ne gibi zorunluluklar bekliyor? Bu sürecin zorlukları ve avantajları neler olacak?

VD: “e” ile başlayan her geçiş bir yatırımdır. e-Dönüşüm Türkiye’de e-Beyanname ile ve pek çok itirazla başladı. Bugün e-Beyanname oranı, mücbir sebepler haricinde yüzde 100’e ulaştı. Maliye Bakanlığı’ndaki dönüşümün bir benzeri, e-Bildirge ile SGK’da yaşandı. Ardından e-Fatura geldi. Önce ÖTV’li mal satan, cirosu 25 milyonun üzerindeki işletmeler için e-Fatura mecburiyeti geldi. 2016’dan itibaren bu limit 10 milyona inecek ve bence ilerleyen günlerde tüm KOBİ’ler için e-Fatura zorunlu olacak. Süreç beraberinde e-Faturaların ve dataların saklanması konusunda güçlükler getirdi. Bu güçlükler e-Arşiv’i gündeme taşıdı. Ardından e-Defter gündeme geldi, noterlerin yaptıkları işlerin bir bölümü elektronik ortama kaydı.

Önümüzdeki yıllarda değişim, artan bir ivme ile devam edecek. 10 yıl sonra her şey şifreli olacak. Noterlik müessesesi kalkar mı bilmiyorum ama noterlerin yaptıkları işler elektronik ortama kayacak. Bugünkü anlamda KDV beyannamesi, Kurumlar Vergisi Beyannamesi vs. beyannameler için son 10 yıl diye düşünüyorum. 10 yıl sonra beyanname vermek, notere defter taşımak, günler süren denetimler yaşamak vb. işler tarih olacak. İşletmeler kendi işlerine daha fazla yoğunlaşacaklar. Ve bence bu olumlu bir gidişat. Ancak önemli olan, bu gidişatı doğru yönetebilmek. Bu süreçten kaçış yok. İşletmeler bunu yaşamak, gerekli yatırımı yapmak ve süreci yönetebilmek zorundalar.

IAS: Peki bunun için ne yapmak gerekiyor?

VD: Öncelikle şirketlerin ERP edinmesi gerekecek fakat ERP uzun vadeli, masraflı ve geri dönüşü zahmetli bir yatırım. ERP seçimi aşamasında çok dikkatli olunması gerekir. ERP edinme sürecinde çeşitli güçlükler yaşanır. En önemli güçlük, şirketlerin ihtiyaçlarını tam olarak bilememesidir. İkincisi, ERP almak ya da kiralamak konusunda stratejik bir karar alınmalıdır. Üçüncüsü, ERP şirketlerin kandırılmaya çok açık aldığı bir konudur. Genellikle iyi sunum yapan işi alır ve sonra çeşitli hayal kırıklıkları yaşanır.

IAS: Peki bu güçlükler nasıl aşılabilir?

VD: İlk aşama, şirketlerin ihtiyaçlarını doğru bir biçimde resmedebilmesidir. Bunun için şirketler, kamudaki tabiriyle bir “teknik şartname” hazırlayıp neye, ne kadar, hangi boyutuyla ihtiyaç duyduklarını belirlemeliler. Kendileri hazırlayamıyorlarsa profesyonel destek alabilirler. Ardından ERP sistemleriyle ilgili araştırma süreci gelir. Çünkü ERP uzun vadeli bir yatırımdır ve aslında bugünün değil geleceğin ERP sistemine yatırım yapmak önemlidir.

IAS: Geleceğin ERP sistemi derken neyi kast ediyorsunuz? Geleceğin ERP sisteminin sahip olması gereken nitelikler nelerdir? ERP yatırımlarına hazırlananların dikkat etmesi gereken noktalar nelerdir?

VD: Öncelikle e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv bağlantısı; e-Ticaret ve e-İletişim portalları ile Kurumsal Risk Yönetimi modülü bulunmayan ERP sistemlerinin yanından bile geçmemek gerekir. Ayrıca ERP sisteminin raporları Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarına  (UFRS / IFRS) ve Türkiye Finansal Raporlama Standartlarına (TFRS) uygun finansal tablolara çevirme modülünün bulunması önemlidir. Yani sisteminizin arka planda da ikili, üçlü, beşli, onlu defter çalıştırabilmesi, siz muhasebeye bir fatura işlediğinizde aynı anda Türk mevzuatına, uluslararası mevzuata ya da Alman mevzuata göre işlem yapabilmesi gerekir. Bütün bu esnekliklere bakmak gerekir. Bu esneklikler yoksa zaten o ERP, ERP özelliği taşımıyordur. Bir de ekibe iyi bakmak lazım. ERP’nin iki boyutu var. Yazılım, bunlardan yalnızca biridir. Yazılım çok iyi olabilir ama danışmanlarınızın işinin ehli olması ve sizinle aynı dili konuşması da çok, çok önemlidir.

IAS: Başarılı bir implementasyon süreci için sizin öneriniz nedir?

VD: Ben olsam önce bir teknik şartname hazırlarım. İhtiyaçlarımı belirleyip belli firmalardan bu ihtiyaçlarıma ilişkin önerilerini alırım. Sonra bu firmalara benimle aynı sektörde faaliyet gösteren referanslarını sorarım. Referans firmalarda iş geliştirme, muhasebe ve üretim sorumlularıyla görüşme talep ederim. İyi referansları olan firma, başarılı bir implementasyon sürecinden sonra da müşterisini yalnız bırakmayan, mutlu tutan firmadır. Bu nedenle referans görüşmeleri benim için önemlidir.

İkincisi, mevcut ERP programı acaba toplama bir program mı yoksa hakikaten ciddi bir yazılım dili ile çalışıyor mu? Ciddi bir yazılım ekibi ile gelişimin sürekliliği sağlanabilecek mi? Yarın öbür gün, özel bir ihtiyacım olduğunda -bugün ücreti mukabil bile yaptıramıyorsunuz bir çok ERP’de bunu- “Bizde böyle bir şey yok” ya da “Bu stratejik bir karar, stratejik kararı bizim patronlarımız, yöneticilerimiz alır” gibi bir cevapla mı karşılaşacağım yoksa “Elbette, biz bunu adam saat ile hesaplar, yaparız tabii” denilebiliyor mu? Program esnek mi? Bunları iyi çalışmak lazım.

IAS: Önümüzdeki süreci yönetemeyen ya da ERP sistemlerine yatırım yapmayan firmaları neler bekler?

VD: İşletmeler kontrol edilemez hale gelir ve sürdürülebilir olmazlar yani zamanla yok olurlar. e-Fatura, e-Arşiv beni etkilemez diyorsanız… Bugün etkilemeyebilir kısa süre içerinde etkileyecek. Buna yatırım yapmazsanız işletmenizin geleceği karanlık demektir. Çok iyi satabilirsiniz ama satarken batarsınız. Çünkü içerde kaydınız olmaz, raporunuz olmaz, kontrolünüz olmaz; bunlar yoksa da işletmede yönetim olmaz. Dolayısıyla süreci yönetemeyen zarar eder demeyeceğim, zaman içerinde yok olur.

Çünkü e-Dönüşüm’ün getirdiği yenilikler ve ERP sistemlerine geçiş işletmelerde iş akışlarını tamamen değiştirecek. Kırtasiyeden kargo masraflarına, saklamadan satın almaya, iş gücünden zamana pek çok maliyet kaleminde önemli tasarruflar sağlayacak. Böylece e-Dönüşüm sürecine ayak uyduran firmalar önemli bir rekabet avantajı elde edecek.

Gübre, tarım işiyle uğraşan orta ölçekli bir firmadan örnek verelim. Cirosu 20 milyon civarı. İki muhasebeciden biri müşterilerin cari hesaplarını tutuyor, tahsilat takibi yapıyor. Diğeri defter tutuyor. Biri işlerini günü gününe tamamlarken diğeri yoğunluk nedeniyle düzenli defter tutamadığını söylüyor. İşveren iki kişiyi daha işe alıp almamayı düşünüyor. Önerim, “Almayın. Hatta gelecek sene bir kişiyi başka bir işe kaydırabilirsiniz.” Nasıl olacak bu? 1 Ocak’tan itibaren e-Faturaya geçecekler. Firma şimdi ERP kurma aşamasında. ERP kurulduktan sonra günü gününe cari hesap işleyen personel yine işini yapacak ama Excel yerine başka bir ekranda çalışacak ve ERP sayesinde, “kaydet” butonuna bastığı anda başka hiçbir şey yapmasına gerek kalmadan muhasebe işlemlerini tamamlamış olacak.

Bir başka örnek, satış temsilcileri olabilir. Satış temsilcisi el terminaliyle arabadan iner, arkadan içecek, yiyecek kasaları indirilip bayiye teslim edilir. Teslimat el terminaline yazılır. Satış temsilcisi ilgili bilgileri el terminaline girdiği an fark etmeden muhasebe de yapar. Çünkü temsilci “tamam” butonuna bastığı anda ERP onu alıyor, satış kaydını yapıyor, stok kaydını ve müşteri idari hesabını değiştiriyor, finansa “60 gün sonra alacağını tahsil et” diyor. Bu müthiş bir sistem. Bu sistemde sizin onlarca elemana değil sistemin doğru işleyip işlemediğini izleyecek az sayıda finansal kontrolöre ihtiyacınız var.

IAS: Geleceğin ERP sistemlerinde kurumsal risk yönetiminin giderek artan bir öneme sahip olacağını mı söylüyorsunuz?

VD: Türkiye’de kurumsal risk yönetimi ve ilişkili bazı kavramlar sıklıkla yanlış anlaşılıyor. Bu kavramlardan birincisi, kurumsal yönetim. Çünkü bu kavram Türkiye’de, OECD Kurumsal Yönetim İlkeleri ile yaygınlaştı. Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Sermaye Piyasaları Kurulu’nun (SPK) ilgili düzenlemeleri bu ilkeler doğrultusunda hazırlanarak halka açık şirketler “kurumsal yönetim”e geçti. Halbuki “kurumsal yönetim” bundan çok daha geniş bir kavram, şirketlerin olmazsa olmazıdır. Siz aile işletmesi olabilirsiniz ama kendi kültürünüzü koruyarak, “aile anayasanızı” oluşturarak da kurumsal yönetim ilkelerinizi hayata geçirebilirsiniz.

Aksi halde iş ve görev tanımlarınızı, iş akışlarınızı, yetki ve sorumlulukları, kurallar ve yönergeleri belirleyip hayata geçirmeniz yani kurumsallaşmanız çok zordur. Bugün pek çok şirkette üretim güzel, satışlar harika. Fakat bu şirketlerin bir de ortak sorunları var: “Biz çok güzel büyüdük, çok güzel paramız da var ama bundan sonra ne olacağını bilmiyoruz.” İstatistikler ne diyor? Yönetim birinci nesilden ikinci nesle geçerken bu işletmelerin yüzde 60’ı, ikinci nesilden üçüncü nesle geçerken de yüzde 96’sı zayıflayıp yok olacak ya da el değiştirecek. Neden? Çünkü kurumsallaşamıyorlar. Kurumsallaşamadıklarında kurumsal riski de yönetemiyorlar.

Kurumsal risk nedir? Kurumsal risk “operasyonel” ve “finansal” olmak üzere ikiye ayrılır. Bir otelseniz, havuzunuzun hijyenik olmaması, havuzda elektrik kaçağı olması, giderinde bir hata bulunması, operasyonel kurumsal risklerdir. Kurumsal risk yönetimi ise bu tehlikeleri önceden görüp önlem alabilmektir. Örneğin bir otobüs işletmesiyseniz otobüsünüzün kaza yapması bir operasyonel risktir. Otobüs kazalarının en büyük iki nedeni şoförün uyuması ve yanlış/hatalı lastik kullanımıdır. Peki siz bu operasyonel riski iyi yönetebiliyor musunuz? Lastikleri her gün kontrol ediyor musunuz? Şoförlerinizi her gün uyku / alkol testine tabi tutuyor musunuz? Operasyonel riskleri çoğaltmak mümkün. Örneğin, bir ERP almışsınızdır fakat güncellemeleri yapmazsınız. Böylece yeni çıkan sosyal güvenlik mevzuatı bordrolara yansımaz. Siz de operasyonel riski yönetememiş olursunuz.

Bir de finansal riskler vardır. Kontrol edemediğiniz şeyi yönetemezsiniz, kontrol etmek için de ölçmeniz gerekir. Bir fabrikaya gidip üst katlardan birinden aşağıyı izleyin. Kamyonlar geliyor, çıkıyor; kravatlı erkekler, şık giyimli kadınlar gelip gidiyor; kuryeler, mavi yakalılar… Finansal riskleri yönetebilmek, bütün bunları yönetebilmenize bağlıdır. Bunları yönetmenin yolu da iyi bir ERP sistemi üzerine entegre edilmiş kurumsal risk yönetimi modülüdür. O kamyondaki 30 ton buğday nereden geldi, nereye gidiyor, kim götürüyor, ne zaman ulaşacak? Bunu her bir kamyona tek tek soramayacağınıza göre, bir sisteme ihtiyaç duyacaksınız. Bu sistemi kurduğunuzda belli kontrol noktalarına ihtiyaç duyacaksınız. Kurumsal risk yönetimi işte bu kontrol noktalarını oluşturup şirkete alarmlar verdirmeli. Bu modül artık ERP sistemlerinde yaygın bir biçimde kullanılmaya başlandı.