e-Defter sistemi nedir?

e-Defter, e-Dönüşüm sürecinin önemli adımlarından biri, yevmiye ve kebir defterleri ise bu dönüşümün henüz yalnızca başlangıcı. Önümüzdeki yıllarda başka pek çok rapor ve defter de GİB ile elektronik ortamda paylaşılacak. e-Dönüşüm süreçlerine kısa sürede adapte olan firmalar ise hem süreçlerindeki verimlilik artışı sayesinde hem de işgücü, zaman ve maliyetten tasarruf ederek rakipleri karşısında önemli avantajlar elde edecek. Üstelik canias^ERP kullanıcıları, mevcut versiyonlarına ait güncellemeleri yüklediklerinde, herhangi bir uygulama ya da modül satın almaları gerekmeden, e-Defter uygulamalarını da almış sayılacaklar.

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin, yalnızca elektronik ortamda tutularak tasdiklenebilmesini sağlayan sistemin adıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nca (GİB) kurulup işletilen bu sistemde, defterlerin kâğıt ortamında tutulmasına ve basılmasına gerek kalmaz. Elektronik ortamda tutulan muhasebe kayıtları;

• XBRL (eXtensible Business Reporting Language) adı verilen uluslararası bir standart kullanılarak dosyalara dönüştürülür,

• Elektronik olarak imzalanır,

• Değiştirilemezlikleri garanti altına alınır,

• Elektronik ortamda saklanır,

• Gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilirler.

Aşağıda e-Defter sisteminin genel akışını görebilirsiniz: 

e-Defter sistemi ile ilgili bazı kavramlar:

XBRL:

XBRL,  farklı muhasebe sistemlerinin kayıtlarının tek bir standartta hazırlanmasını sağlayarak veri aktarımını kolaylaştıran; finansal raporların dayanağını oluşturan muhasebe kayıtlarını şeffaf, kolay anlaşılır ve analiz yapılabilir hale getiren bir raporlama dilidir. 
 

Berat:

e-Defter usul ve esasları çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, GİB'in belirlediği standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır. e-Defter dosyasının değişmezliğini garanti altına alan bir onay makbuzu işlevi görür.
 

Nitelikli Elektronik İmza: 

• Münhasıran imza sahibine bağlı olan,

• Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan “güvenli elektronik imza oluşturma aracı” ile oluşturulan,

• Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,

• İmzalanmış elektronik veride herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.
   

Mali Mühür:

e-Fatura ve e-Defter uygulamaları kapsamındaki işlemlerde kullanılması zorunlu olan “mali mühür”, GİB adına TÜBİTAK BİLGEM KAMU SM tarafından hazırlanan bir “elektronik sertifika altyapısı”nı ifade etmektedir. Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere oluşturulmuştur. Tüzel kişiler ile diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınmasını; gerekli durumlarda gizliliğin sağlanmasını amaçlar. e-Fatura için alınan mali mühürler, e-Defter için de kullanılabilirler.
 

Zaman Damgası:

“Zaman damgası”, bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı, kaydedildiği zamanın tespit edilmesini sağlayan elektronik veridir. Zaman damgası için standart bir protokol ve çeşitli sunucular bulunmakla birlikte e-Defter sisteminde kullanılacak zaman damgası hizmetinin TÜBİTAK-UEKAE (Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu - Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü)’den temin edilmesi zorunludur.
 

Kimler e-Defter kullanmak zorundadırlar?

e-Defter uygulaması, 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de “1 numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği” ile yürürlüğe girmiştir. Buna göre aşağıdaki koşullara uyan mükellefler, e-Defter tutmak zorundadırlar:

• 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar;

• Bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31 Aralık 2011 tarihi itibariyle asgari 25 milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar;

• 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları (kolalı gazoz, tütün mamulü, alkollü içecekler) imal, inşa veya ithal edenler;

• Bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31 Aralık 2011 tarihi itibariyle asgari 10 milyon TL brüt satış hasılatına (ciro) sahip olanlar

e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu olan firmaları aşağıdaki tabloda görebilirsiniz.

Tüm bu listelerde dikkat edilmesi gereken unsurları açmak gerekirse

• Madeni yağ lisansına sahip firmalardan herhangi bir mal olan bir kuruluş, aldığı malın tutarı önemli olmaksızın, zorunluluk kapsamına girecektir.

• Kolalı gazoz, tütün mamulü, alkollü içecekler imal, inşa veya ithal eden bir firmadan herhangi bir mal alan bir kuruluş, aldığı malın tutarı önemli olmaksızın, zorunluluk kapsamına girecektir.

   

Hemen her firmanın akaryakıt, market ve benzeri harcamalar yaptığını varsaydığımızda; 2011 yılında 10 milyon TL ve üzerinde ciro elde etmiş bulunan hemen her firmanın e-Defter tutma yükümlülüğü bulunduğunu düşünebiliriz.

Maliye Bakanlığı tarafından belirtilen mükellefler

Yukarıda belirtilen koşullara ilave olarak Maliye Bakanlığı tarafından aşağıda belirtilen mükelleflere de elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilmiştir:

1. 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak;

• 2013 takvim yılı brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere,

• 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin yayım tarihinden sonra 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanununa göre madeni yağ lisansı alanlar ile 4760 Sayılı ÖTV Kanunu'na ekli III sayılı listedeki malları imal, ithal ve inşa eden mükelleflere;

01 Ocak 2016 tarihine kadar elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

2. Bu tebliğin yayım tarihinden sonra, 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanunu'na göre madeni yağ lisansı alanlar ile 4760 Sayılı ÖTV Kanunu'na ekli III sayılı listedeki malları imal, ithal ve inşa etmeye başlayan mükelleflere ve 2013 takvim yılını izleyen yıllarda brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere, lisans aldıkları, mükellefiyet tesis ettirdikleri veya 10 milyon brüt satış hasılatına ulaştıkları tarihten itibaren hazırlık süresi üç (3) aydan az olmamak üzere izleyen takvim yılının başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.

Örnek: Bu Tebliğ kapsamında mükellefler, içinde bulundukları takvim yılının 1 Ekim tarihine kadar yukarıdaki şartlardan herhangi birini taşıması halinde, izleyen takvim yılının başından itibaren, 1 Ekim tarihinden sonra yukarıdaki şartlardan herhangi birini taşıması halinde ise izleyen ikinci takvim yılının başından itibaren e-Fatura ve e-Defter Uygulamalarına geçmek zorundadırlar.
 

Ayrıca, zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler de yararlanabilme koşullarını gerçekleştirmek kaydıyla E-Defter sistemini kullanabilirler.

e-Defter’in faydaları nelerdir?

e-Defter sistemi temelde defter tasdik ve denetim işlemlerini kolaylaştırmak amacı ile oluşturulmuşsa da kullanıcılarına, aşağıdaki konularda da avantaj ve kolaylıklar sağlar:

• Defterlerin kağıda yazdırma, noterde tasdik ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır.

• Kağıt tasarrufu sağladığından, doğa dostu bir uygulamadır.

• Uzaktan denetime olanak sağlar.

• Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılacak yasal bildirim sürecini otomatikleştirir.

• Defter kayıtlarında hata oranını düşürür.

• İş gücü ve zaman tasarrufu sağlar.

e-Defter uygulamasından yararlanabilme koşulları nelerdir?

• Kamu Sertifika Merkezi tarafından sunulan, nitelikli Elektronik Sertifika veya Elektronik Mali Mühür temin edilmesi;

• TÜBİTAK tarafından sağlanan zaman damgası temin edilmesi;

• e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın "e-Defter Yazılım Uyumluluk Onayı" almış bir yazılım olması.

• Mükelleflerin e-Defter uygulamasından yararlanabilmesi için daha önce var olan “e-Fatura uygulamasından yararlanıyor olması” hükmü kaldırılmıştır. Böylece e-Fatura sistemine dahil olmadan da e-Defter kullanmak mümkün hale gelmiştir.

Hangi defterler e-Defter olarak tutulabilir?

Yevmiye defteri ve büyük defter, e-Defter olarak tutulabilir.
 

e-Defter hangi periyotlarda oluşturulur ve gönderilir?

e-Defter aylık olarak oluşturulmalıdır. Oluşturulan defterlere ilişkin beratlar, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) imzalanmalı ve GİB'e yüklenmelidir. Buna göre 01 Ocak 2016 tarihinde e-Defter kullanmaya başlayacak mükelleflerin ilk beratı (2016-Ocak) yüklemeleri için son tarih, 30 Nisan 2016’dır.
 

Hem kağıt ortamında hem de e-Defter düzenlemek mümkün müdür?

Muhasebe defterlerinin hem kağıt ortamında hem de e-Defter sisteminde olmak üzere, bir arada tutulması mümkün değildir. e-Defter sistemine dâhil olan mükelleflerin, sadece elektronik ortamda tuttukları, zamanında imzalayıp beratlarını GİB sistemine yükledikleri elektronik defter kayıtları, belge niteliği taşır. Ayrıca kâğıt ortamında tutulan defterler ise yok hükmündedir. e-Defter sistemine dahil olan bir mükellef, sadece kağıt ortamında defter tutarsa, hiç defter tutmamış sayılır.
 

Gelir İdaresi Başkanlığı'na defteri mi gönderiyoruz?

e-Defter sisteminde, Gelir İdaresi Başkanlığı’na sadece berat dosyaları gönderilir. Gönderilen bu berat dosyaları defter kayıtlarını içermez; yalnızca ait oldukları e-Defter dosyalarının geçerliliğini, zamanını ve değişmezliğini garanti altına alacak makbuzlar gibi çalışırlar. Berat dosyasında, ilgili defter dosyasının ait olduğu şirketin adı, vergi numarası, finansal dönem vb. genel bilgiler ile defter dosyasının imza verisi bulunur. Bu bilgiler muhasebe kayıtlarını içermez; gerektiğinde, saklanılan defter dosyasının orijinalliğini kontrol etmek için kullanılırlar.
 

canias^ERP e-Defter uyumlu mudur?

canias^ERP Gelir İdaresi Başkanlığı’nın testlerinden başarı ile geçerek “onaylı yazılım” olmaya hak kazanmıştır. Onaylı yazılımların listesine bu adresten ulaşabilirsiniz: http://www.edefter.gov.tr/uyumlu_program.html
 

canias^ERP’nin hangi versiyonları e-Defter sistemi ile uyumludur?

canias^ERP versiyon 6.02, 6.03 ve 6.04 kullanan müşterilerimiz, mevcut versiyonlarına ait güncellemeleri yüklediklerinde e-Defter uygulamasını da almış olurlar.

canias^ERP e-Defter uygulamaları nasıl ücretlendirilecektir?

canias^ERP müşterilerin e-Defter sistemini kullanabilmek için IAS’den herhangi bir uygulama ya da modül satın almaları gerekmez. Bakım kapsamındaki ve “Finans” modülüne sahip tüm müşterilerimize gerekli uygulama ve güncellemeler tamamen ücretsiz olarak sunulacaktır.

e-Defter dosyalarının saklanması için canias^ERP e-Defter uygulamaları içinde bir çözüm var mıdır?

e-Defter dosyaları canias^ERP tarafından sisteme belirttiğiniz dosya yolları içerisinde oluşturulur, imzalanır ve belirtilen arşiv klasörüne kopyalanır. Bu dosyaları yedeklemek ve saklamak müşterinin sorumluluğundadır. Bununla birlikte e-Defter ve berat dosyalarını, saklama hizmeti veren anlaşmalı özel entegratör kuruluşlarda saklamak ile ilgili bir çözüm üzerinde çalışmalarımız sürmektedir. Bu konuda gerekli bilgilendirmeyi en kısa sürede yapmayı planlıyoruz.

Mert Poyraz – Finansal Uygulamalar Birim Yöneticisi