Doğru İK uygulamaları Firmaları  Bir Adım Öne Taşır

Sağlam bir ekip kurup, geleceğe dönük başarılı projeler gerçekleştirebilmek için firmaların başarılı bir insan kaynakları departmanına sahip olmaları çok önemli. Personel bütçesi oluşturma, performans ölçümlenme, işe alım süreçlerinin yönetimi, kadro planlama gibi önemli işlerin yanı sıra çalışan eğitimi ve refahı gibi sorumlulukları üstlenen bu departmanın, iş süreçlerinin en verimli şekilde yönetilebilmesi için firmaların bütünleşik bir ERP yazılımı kullanmaları gerekir. Geniş raporlama opsiyonlarına sahip, esnek ve pratik bir İnsan Kaynakları Yönetimi modülünün firmalara büyük avantaj sağlayacağını söyleyen IAS Birim Yöneticisi Gözde Erdinç ile ERP sistemlerinde bulunan İnsan Kaynakları Yönetimi (HCM) modülünün önemini ve caniasERP’deki son geliştirmeleri konuştuk.
 

Bir İnsan Kaynakları Yönetimi (HCM) modülünde mutlaka olması gereken özellikler neler? Firmalar seçim yaparken neye dikkat etmeli?
İnsan Kaynakları Yönetimi (HCM) modülünün belli başlı olmazsa olmazları vardır; bunların başında geniş raporlama opsiyonları gelir. Mutlaka esnek, kişiye özel ekranlara sahip, özel ve kaydedilebilir arama kriterlerine sahip bir raporlama sistemi bulunmalı. İkinci önemli özellik ise mevzuat gerekliliklerini yeni versiyona geçişe gerek olmadan yapabiliyor olması. Üçüncüsü, HCM modülü insan kaynakları (İK) departmanındaki kullanıcılarına yetkilendirme ve kişisel verilerin korunması ile ilgili seçenek sunabilmeli. Firmalar, ERP sistemine geçiş yaparken tercih ettikleri ürünün bütünleşik bir yapıya sahip olmasına da dikkat etmeli. Böylece HCM modülü diğer sistemler ile entegre çalışabilir, dış sistem entegrasyonlarına ihtiyaç duymaz. Modüller arası bilgi akışı son derece hızlı ve güvenilir olur; örneğin finans entegrasyonları. Bunun yanı sıra HCM modülü, personel bütçesi oluşturma, performansın ölçümlenmesi, işe alım süreçlerinin yönetilmesi, kadro planlarının yapılabilmesi gibi departmanların planlama gereksinimlerini karşılayabilmeli. Ayrıca kullanıcılarına düzenli eğitimler sunabilecek, her ihtiyaç duyduklarında danışmanlık ve destek sağlayabilecek bir ERP firması ile çalışmak da işletmelere avantaj sağlar; böylece kullandıkları sistemden maksimum düzeyde verim alabilirler.

caniasERP HCM Rekabette Avantaj Kazandırır

IAS, caniasERP İnsan Kaynakları Yönetimi (HCM) modülü ile ne gibi avantaj ve çözümler sunuyor?
Bizce, İnsan Kaynakları Yönetimi (HCM) modülü hem İK departmanında çalışan kullanıcılara kolaylık ve hız kazandırmalı hem de firmalara avantaj sağlamalı. Buradaki uygulamalarımızı birkaç grupta topluyoruz: Kurumsal Planlama, Seçme ve Yerleştirme, Self Service Uygulamaları, Performans Yönetimi, Eğitim Yönetimi, Yasal Raporlar, Bütçe ve Simülasyon, Özel Raporlar, Personel, Özlük ve Bordro. caniasERP HCM modülü sayesinde firma, personeline ait bütün verileri sicil kartlarında tanımlayabilir. Bu veriler, bordrolara, izinlere, yasal raporlara, eğitim, performans gibi insan kaynakları yönetimi uygulamalarına bilgi akışı sağlar. caniasERP’de HCM modülü kullanıcıları, istedikleri tablo alanını kendi ekranlarına ekleyebilirler. Ayrıca bir sicil kaydı oluşturacakları zaman bu kaydın herhangi bir alanı ile ilgili listeleme kriteri oluşturabilirler. Kullanıcı, tablonun alanını seçip onu bir arama kriteri olarak da kullanır. Bu da İK departmanında bu modülü kullanan kişi için büyük bir avantaj sağlar. Ayrıca İK departmanı için raporlama yapabilmek önemlidir; normalde İK bir rapora ihtiyaç duyduğunda bu raporu IT’den ya da destek departmanından ister. Ancak caniasERP’nin HCM modülünün ayrı bir raporlama sihirbazı bulunur. Ara yüzde kullanıcı yalnızca ihtiyacı olan kriterleri seçerek kendi raporunu hazırlayabilir. Bunun yanı sıra caniasERP, mevzuat gerekliliklerini desteklediği tüm versiyonlarda yapıp, yamalarını çıkartır ve portala ekler. Kullanıcılar bu yamaları portaldan alabilir ve bunun için ekstra bir ücret ödemezler. Kullandıkları versiyonu da yükseltmek zorunda kalmazlar. Bunun yanında caniasERP kullanıcılarına yetkilendirme ve kişisel verilerin korunması kanunu (KVKK) konusunda çeşitli seçenekler sunar; tüm KVKK süreçleri sistem üzerinden yönetilebilir. Kullanıcılar, caniasERP üzerinde yetkilendirme yaparken esnek seçeneklerle karşılaşırlar. Örneğin, HCM’deki self service uygulamalarında çalışanlar ve yöneticiler için ayrı ayrı yetkilendirmeler tanımlanabilir. Var olan veriler, görüntülenme sürecinde KVKK gerekliliklerine uygun çalıştırılır.
caniasERP’nin bütünleşik yapısı sayesinde HCM modülü diğer tüm modüllerden veri akışı sağlayabilir. Kullanıcı, caniasERP üzerinden kişi bazında kayıt anahtarı belirleyebilir, bordroları hesaplayabilir ve tek bir tuşa basarak bunları muhasebeleştirebilir. Ek olarak, her kişi için, kendi kayıt anahtarı neyse, hangi hesaplara gitmesi gerekiyorsa onu özelleştirebilir, maliyet merkezlerine ve projelere göre dağıtım yapabilir. HCM modülü ile çoklu muhasebe standardına veri de gönderilebilir. Bu, özellikle global firmalar için önemli bir avantaj. HCM modülünde bulunan ödeme ve puantajları bordrodan bordroya kopyalama seçeneği sayesinde tüm işlemler, pratik bir şekilde gerçekleştirilir. Personel Bütçesi Yönetimi sayesinde HCM modülünde toplu Dummy (Hayali) personel oluşturulabilir. Örneğin, yıl sonunda iki yıl sonrası için 10 yeni eleman istihdam edilmesi planlanıyor. Tek bir işlemle 10 tane yeni sicil kaydı açılabilir, bütçe maliyetine dahil edilebilir. Ayrıca HCM modülü ile personellerin ek ödemeleri oluşturulabilir. Personellerin ek ödemeleri eğer iyi formüle edilebilirse, münferit olarak tek tek bordrolara ekleme zorunluluğu ortadan kalkar. Mevzuata uygun şekilde yasal raporları çıkartılabilir. Hesaplanan bordrolar, ilgili dönem için muhtasar beyannameye aktarılabilir. Bu anlattıklarım HCM modülünün özellik ve avantajlarının çok kısa bir özeti elbette. caniasERP ile iş süreçlerini yönetmeye karar veren firmaların çalışanları, IAS bünyesinde eğitim veren IAS Business Academy’de HCM modülü hakkında düzenli eğitimlere katılarak modülü en verimli şekilde kullanmayı öğrenirler. Ayrıca müşterilerimize bu konuda daima danışmanlık hizmeti de sunuyoruz. 

caniasERP ile Maksimum Düzeyde Verim

HCM modülünde yaptığınız son geliştirmeler neler?
Son versiyonla beraber yaptığımız en büyük yeniliklerden birisi 360 derece performans değerlendirme oldu. Yeni geliştirmelerle birlikte değerlendirme ekranlarımız çok daha kullanışlı bir hal aldı; ast, üst, eş değer, dış kaynak ve öz değerlendirme yapılabiliyor. Geliştirme içinde bunun gibi pek çok detaylı çalışma bulunuyor. Örneğin; değerlendirici bazında ağırlık girebilme özelliği eklendi. Artık hedef tanımlarında ERP sistemi içinden veri okuyup yorumlayabilecek kod alanlarımız da mevcut. Bu sayede iş hedeflerinin esnek ve çok daha disiplinli bir şekilde gerçekleştirilmesi sağlanıyor. Bunun dışında yönetici ve çalışanı için farklı zamanlarda hedef girişi açıp kapama özelliği getirdik. Bu geliştirme sayesinde işletmede performans yönetimlerini gerçekleştiren kişiler, çok esnek bir şekilde kriterlerini tanımlama özgürlüğüne sahip oluyor. Bu, özellikle işletme için büyük bir avantaj sağlıyor; değerlendirme süreçleri daha sağlıklı gerçekleştiriliyor. Bu yeniliklere ek olarak CV Bankası’na web servis özelliği getirdik. CV Bankası, içinde 10 ayrı sekmesi olan çok detaylı bilgileri tutabildiğiniz bir ekran. Bu web servis ile artık firmalar web sitesinden yapılan başvuru formalarındaki bilgileri çekerek otomatik olarak sistemlerinde listeleyebilecekler. Bunun yanı sıra icra kesintileri ile ilgili geliştirmelerimiz oldu. İcra nedeniyle oluşan değişken durumlar, parametrik bir şekilde HCM modülü üzerinden yönetilebilir. Bu yıl yaptığımız önemli değişikliklerden bir diğeri ise eğitim ajandası. HCM modülünde halihazırda bulunan Eğitim Tanımı uygulaması revize edildi; artık eğitim tanımları oluşturulurken yıllık planlama yapılabiliyor ve eğitim takvimleri oluşturulabiliyor. Kullanıcı, görüntülenen eğitim tarihlerinden kendine uygun olanları seçerek kayıt oluşturabiliyor. Bunun yanı sıra kullanıcı, eğitim kaydı oluştururken dış katılımcı seçebiliyor. Ayrıca eğitim kaydını oluştururken farklı taleplerden katılımcı toplayabiliyor veya yaklaşan eğitimler için gerekli personelleri listeleyebiliyor. Son olarak bir de eğitim ajandasından rapor alma özelliği getirildi. Bu sayede işletmelerde eğitim işlerine bakan departman, istenilen periyod için ajandadaki eğitimlerden bilgi alarak katılımcı sayısı, zamanı, yeri, statüsü gibi özellikleri listeleyerek raporlama yapabilecek.