Türkiye’nin birçok noktasındaki maden işletmeleri ile ağırlıklı olarak krom, çinko ve kurşun çıkartan Türkiye’nin en büyük ve en eski maden işletmelerinden biri olan Dedeman Madencilik’in, Bilgi Sistemleri Direktörü Erdal İslam ile 2011 yılının Haziran ayında IAS ve projeyi yürüten İş Ortağı Bütün Bilgi İşlem ile çıktıkları ERP yolculuklarını adım adım konuştuk.
Erdal İslam: Dedeman Madencilik 60 yılı aşkın süredir, Türkiye’nin pek çok noktasında maden işletmesi olan Türkiye’nin güzide maden kuruluşlarından biridir. Ağırlıklı olarak krom, çinko ve kurşun çıkartmaktadır. Yaklaşık 70’i beyaz yaka olmak üzere, 700 civarında çalışanı bulunuyor.
Türkiye’nin en büyük ve en eski krom üreticilerinden biri olan Dedeman Madencilik’in bünyesinde 50’nin üzerinde ruhsatlı alanı bulunuyor, bunların da 14 tanesi faal durumdadır.
Erdal İslam: Bir süre önce şirketimiz büyüme ve üretimini arttırma kararı aldı. Teknolojisini yenileyip üretimini büyütürken, bunun enformasyon alanı ile de desteklenmesi ve uygulanması gerektiğini zaten biliyorduk. Bütün prosedürlerin ve süreçlerin tek bir alanda tek bir veri tabanında takip edilmesi bizi doğal olarak bir ERP yazılımı arayışı içerisine soktu.
Maden üretimi zorlu bir süreçtir. Bunu raporlamak, yorumlamak ve geleceği tahminlemek mevcut büyüklükte bile başlı başına bir iş yükü haline gelmişti. Ayrıca kritik kararlara kaynak olan derlenmiş bilgilerin zamanlaması, doğruluğu ve içeriği konusunda zaman zaman sıkıntılar yaşanıyordu. Farklı noktalardan farklı araçları kullanarak veri girişleri yaptığınızda, bu verilerden çıkan sonuçların doğruluğundan emin olamıyorsunuz. Bunu yönetim ile paylaştığımızda ERP yazılımına ihtiyaç kesinleşmiş oldu.
Erdal İslam: IAS Satış Temsilcisi Nilüfer Hanım ile uzun yıllar öncesinden tanışıyorduk. caniasERP ’nin farklı modüllerini daha önce incelemiştik. Fakat o dönemde çalışma fırsatımız olmamıştı.
Bir ERP yazılımı almaya ve uygulamaya karar verdiğimizde, piyasadaki farklı birçok ERP firmasına gittik. Onların yazılımlarını inceledik ve demolarını aldık. Fakat ilk turda bazı nedenlerden dolayı IAS ile irtibata geçmedik. İlk tur bittiğinde içimize sinen, ihtiyaçlarımıza yönelik “İşte budur!” diyebileceğimiz bir çözümle karşılaşmadık. Bunun üzerine ikinci tur görüşmelere başladık ve farklı firmaları da bu sürece dahil ettik. Bunların arasında IAS’de vardı. Kısa bir görüşme sürecinden sonra IAS ile çalışma kararını verdik.
Erdal İslam: Demolarda öncelikle, daha önce yapılan ERP çalışmalarının başarısı bizi etkiledi. Başarılı referanslarınız vardı. İkinci olarak da hem firma hem de çözüm olarak esneklikle karşılaştık. Bazen yazılım esnek olabiliyor, fakat uygulayıcılar aynı esnekliği gösteremeyebiliyorlar.
IAS’nin hem danışmanlık ekibi hem de caniasERP yazılımı, tamamen bizim ihtiyaçlarımıza ve süreçlerimize uyumlanıp, kısa sürede projeyi tamamlayabileceğini bize hissettirdi. Bu, seçim yapmamızda oldukça etkili oldu.
Erdal İslam: ERP alım sürecinde seçim kriterlerimiz arasında, çözümün ihtiyaçlarımızı karşılaması, hizmetin sürekliliği, yeni teknolojilere açık olması, danışmanlık ekibinin yeterince deneyimli ve işini iyi bilen bir ekip olması ve projenin toplam maliyeti vardı.
IAS’ı tercih etmemizdeki en büyük etken ise, kısa sürede bizim ihtiyaçlarımıza yönelik bir çözümü hayata geçirebilecekleri izlenimini biz de bırakmış olmalarıdır.
Diğer bir etken de toplam satın alma maliyeti. Lisans ve danışmanlık maliyetlerine baktığımızda rakiplere oranla, çok daha uygun bir bedel ile karşılaştık. Bunlar seçim kriterlerimizde önemli etkenlerdi.
Erdal İslam: ERP projelerinin sıkıntı olmadan uygulanması pek mümkün değil. Bizler de proje başlangıcında, analizlerde, uygulamaların geliştirilmesinde ve yaygınlaştırılmasında, pek çok sıkıntı ile karşılaştık.
Ancak en büyük sıkıntı, bizim de beklediğimiz şekilde, kullanıcılardan geldi. Kullanıcılardan “biz bu yazılımı kullanacağız” inancını ve desteğini alabilmemiz kolay olmadı. Bu süreci aşmakta en büyük yardımcımız danışmanlarımız oldu. Kullanıcılara onların ihtiyaçlarına yönelik çalışmalar yapacağımızı, ERP uygulamasının mevcut iş süreçlerine uyumlanacağını, kullanıcıların kendi çalışma alanlarında ve kendi jargonlarında anlatınca bu inancı sağladık ve sıkıntıları aştık.
Erdal İslam: Dedeman Madencilik ERP projesi henüz 1 seneyi yeni doldurmasına rağmen ilk fazda hedeflediğimiz modülerin tamamına yakını hayata geçti ve kullanılıyor. Madencilik tarafında proje sonuçlanmadan diğer grup şirketlerinde bir uyarlamaya başlamadık.
Madencilik sektörü IAS’ın daha önce uygulama yaptığı bir sektör olsa da, Dedeman Madencilik’in kendine özgü süreçleri, raporları ve beklentileri var. Pek çok ekran bize özel hazırlandı. Hatta Proje Yöneticisi olarak ben bile, bazı uyarlamaları şaşkınlıkla izledim. Çünkü kullanıcıların kendi hayal güçlerinde görmek istedikleri ekranları, biz IAS danışmanları sayesinde oluşturabildik. Diğer yazılımlardan veri aktarımı konusunda çok özel çözümler, çok özel ara yüzler geliştirildi. Pek çok özel ekran tasarlandı.
Erdal İslam: IAS ile Haziran 2011’de sözleşme imzaladık. Hemen arkasından analizler başladı. Projede, bizim için kritik bazı modüllerin, insan kaynakları, finans, muhasebe, ruhsat takip uygulaması ve üretim gibi, yılbaşında hayata geçmesini hedefledik.
Haziran ayında çıktığımız yolculuğumuza, Eylül ayında canlıya geçerek, başlamış olduk. Eylül ayının sonlarında ilk testleri yapmaya başladık. Ekim, Kasım ve Aralık aylarını testlerle geçirdik. 01 Ocak 2012’den itibaren bu modüllerde, eski yazılımlar ve Excel tabloları terk edilerek, %100 canlıya geçildi.
Daha sonra planlandığı şekilde satın alma, satış, maliyet muhasebesi ve bakım- onarım gibi diğer modüller de yaklaşık 6 ay içerisinde tamamlandı. Kalan son modülümüz olan finansal ve operasyonel bütçeyi de Ekim 2012 tarihine kadar tamamlamayı hedefliyoruz.
Erdal İslam: İstanbul’ da merkez ofisimiz bulunuyor. Ankara, Kayseri, Adana, Eskişehir, Erzurum ve Balıkesir’de ofislerimiz ve işletmelerimiz var. Bu illerin bazılarında birbirinden uzak farklı bölgelerde konumlandırılmış maden ocaklarımız mevcut.
Bu bölgelerdeki ofis ve işletmelerin tamamında ERP yazılımı kullanılıyor ve veri girişleri yapılıyor.
Sondaj LOG’ları gibi (her bir sondajın çok ciddi miktarda LOG’u resimleriyle beraber) ocaklardan, ADSL veya uydu internet üzerinden ERP yazılımına aktarılıyor.
(LOG: Sondaj kayıtları. Sondaj sırasında her bir ilerlemede neyle karşılaştıkları, karşılaştıkları ürünün detayı, yaptıkları sondajda aldıkları numunelerin resimleri ERP içerisinde tutuluyor.)
Erdal İslam: Kurulum yaptığımız lokasyonların çoğunda bakır veya fiber internet mevcut değil. Uydu üzerinden çıkış sağlanıyor. Kurulumlar sırasında en büyük sıkıntımız internet bağlantısıydı. Çok şanslıyız ki IAS, internet bağlantısı konusunda da bizi üzmedi. Düşük bant genişliklerinde yüksek performans gösterdi.
Yaşadığımız sıkıntıların diğer bir tanesi de, bazı noktalarda kullanıcı profilinin teknolojiye çok yakın olmamasıydı. Saha ve şantiyelerde görevli bazı personelimizin teknolojik okur-yazarlığı yüksek değil. Ancak, işleri gereği veri girişlerini onların yapmasını bekliyorduk. Yazılımın kullanıcı dostu ekranları sayesinde kısa eğitimlerden sonra bu sıkıntıyı da aştık.
Erdal İslam: Bazı modülleri olduğu gibi kullanıyoruz. Muhasebe, İnsan kaynakları ve satış gibi modüller minör özelleştirmeler ile bize uyarlandı. Ancak sıfırdan dizayn ettiğimiz ruhsat takip, üretim, maaliyet muhasebesi, bütçe gibi modüller de oldu. Özellikle üretim sürecinin tamamen bize özel yazıldığını, hemen hemen tüm ekran ve raporların Dedeman Madencilik’e özel dizayn edildiğini söyleyebilirim.
Erdal İslam: Bilginin oluştuğu noktalara birden fazla ziyaretler yapıldı. Bilginin nasıl oluştuğu, süreçlerin nasıl işlediği ile ilgili kullanıcılardan detaylı bilgiler alındı. Analizlerden sonra prototip ekranlar hazırlandı. Kullanıcı ve süreç sahipleriyle paylaşıldı. Onların yönlendirme ve söylemleri ile revize edildi, iyileştirildi ve son şeklini aldı. Sonrasında uygulamalar arasındaki bağlantı ve entegrasyonlar kuruldu. Raporların doğruluğu kontrol edilerek süreç tamamlandı.
Erdal İslam: Öncelikle aldığımız hizmet kalitesinden çok memnun olduğumuzu belirtmek isterim. Bir ERP projesinin başarısı seçtiğiniz yazılım kadar danışmanlara da bağlıdır. Biz bu konuda gerçekten çok şanslıydık ki, çok yüksek değerde danışmanlar ile çalışma fırsatı bulabildik. Danışmanlarımız, yaptıkları işi iyi bilen, sosyal yönleri güçlü, her kademedeki kullanıcılar ile rahatlıkla iletişim kurabilen, operasyonu gerçekleştirenler ile yönetenler arasındaki uyumlamayı gerçekleştirebilen ve en önemlisi ihtiyaca yönelik çözümleri hızlıca uyarlayan kişilerdi.
Bunlar sadece benim değil, Dedeman Madencilik çalışanlarının da, danışmanlarımız için çok olumlu benzer düşünceleri var.
Projenin başarısında caniasERP yazılımının da ciddi payı var. Sonuçta danışmanlar bu uygulamayı, caniasERP ’yi, kullanarak uyarlıyorlar. Yazılım ve danışmanlık birbirinden ayrılmaz bir bütün. Her ikisinin de iyi olduğu durumlarda başarılı bir ERP projesi yürütülebilir.
Erdal İslam: Daha önce çalışanlarımız uzun uğraşlar ile başta Excel olmak üzere, kişisel araçlar kullanarak veri girişleri yapıyor, raporlar oluşturuyor, düzenliyor ve merkeze iletiyorlardı. Merkez bunları konsolide ediyor ve raporları oluşturuyordu.
canias ERP projesi ile birlikte bu süreç tamamen değişti. İnsanlar sadece kendi süreçlerinin verilerini caniasERP yazılımına giriyorlar. Raporlama için ekstra bir zaman harcamıyorlar.
Raporların bir müdahale olmadan otomatik olarak oluşması güvenirliklerini ve doğruluklarını arttırdı. Her kademedeki yöneticilerimiz anlık durumu takip edebilir hale geldi. Daha detaylı analizleri yapılabiliyor, farklı boyutlardan bakabiliyorlar. Rapor hazırlamak ve yorumlamak için harcanan süre artık rapor sonuçlarına göre alınması gereken aksiyonlar için harcanabiliyor. Veri girişlerinin, raporların ve iş süreçlerinin standizasyonu daha kolay sağlanabiliyor. Eğer girilen verinin kalitesinde bir sorun yoksa, bütün şirket tarafından biliniyor ki çıkan sonuçlar gerçeği yansıtıyor.
Bunun dışında raporlama periyotları konusunda büyük değişim oldu. 10 günlük - 15 günlük raporlardan günlük raporlara geçtik. İşin takibi ve gerekli müdahalelerin zamanında yapılması gibi önemli bir katkı sağlandı. Daha proaktif bir yönetim zeminini sağladık.
Şu anda canias ERP ’de takip edilmeyen bir sürecimiz kalmadı. Şirketin iş yapış şekillerinde önemli ölçüde standardizasyon sağlandı. Süreç geliştirme ve ISO gibi yönetim sistemlerinin gerekliliklerini yerine getirme çok daha kolay hale geldi. Bütün bunlar Dedeman Madencilik açısından çok önemli bir değişimdir.
Erdal İslam: Fiili (gerçek) durumu bir sistemde takip etmek ilk amacımızdı. Faz 1’de mevcut süreçlerimizi ERP’ye uyarladık. Tabi çözümden, sadece mevcut durumu resmetmesini beklemiyoruz. Bir sonraki adımda artık önümüzü de bize gösterebilecek tahminlemeye yönelik MIS, iş zekası gibi uygulamaları devreye alacağız. Bu tür uygulamalarda en büyük sorun modeli kurguladıktan sonra veriyi toplamak, temizlemek, indirgemek ve birleştirmektir. Eğer bir ERP kullanıyorsanız bu aşamaları geçip direkt modeli kurgulayabiliyor ve karar destek sistemlerini yönetimin hizmetine rahatça açabiliyorsunuz.
Erdal İslam: Büyümek, daha çok bilgi, daha çok veri anlamına geliyor. Rekabet ortamının çok kızıştığı günümüzde, pek çok yerden veri ve bilgi akışı oluyor. Yöneticilerin bu bilgi ve verileri, sadece kişisel tecrübelerine dayanarak değerlendirmeleri ve derlemeleri oldukça zaman alıcı bir süreçtir. Yüzlerce rapor, binlerce veri arasında kişiler aradıklarını bulmakta zorlanabiliyorlar. Ayrıca kişisel raporlama araçları ile hazırlanmış raporların güvenirlilikleri çok yüksek değil. Bunun yerine önceden tanımlanmış, belirli bir strateji üzerine oturtulmuş bir ERP çözümü, aslında yönetim için bir karar destek sistemidir. Bu güvenilir bilgiyi toparlamak, doğru bir şekilde derleyebilmek ve gerekli uyarıları algılayabilmek için ERP sistemleri gereklidir.
Gerçekten kurumsallaşmak isteyen firmalar için ERP yazılımları bana göre kaçınılmazdır. İnsan kaynakları süreçlerinden, ödemelere kadar ERP, bir şirketin kendisine koyduğu standartları, standardizasyonun sağlamasında en büyük araçtır.
Örneğin bir şirket “Bir departmandan aynı anda beş çalışan ve üzeri ücretli izin kullanamaz” diye bir kural koyuyor. Fakat bu kuralın denetlenmesini kişilere bıraktığınızda hem bir iş yükü getiriyor, hem de bazı özel durumlarda farklı uygulamalar olabiliyor. Ama ERP’de kuralı tanımladığınızda sistem o kural doğrultusunda süreci kendi kendine işletiyor. Aynı tarih için altıncı kişi olarak izni isteyen o departmanın en üst düzey yöneticisi bile olsa izin talebi işleme alınmıyor.
Bana göre, bir otomasyon ile takip edilmeyen, birimlerin departmanların inisiyatiflerine bırakılmış süreçler sağlıklı izlenemez ve sürekliliğini sağlamak güçtür.
IAS: ERP projelerindeki başarı sizce neye bağlı? Başarısız olan firmalar nerelerde hata yapıyor?
Erdal İslam: İlk olarak projedeki başarı, firmanın gerçekten bu projeyi çok istemesine bağlı. ERP’ye geçmeye karar vermiş bir firmanın, öncelikle kendi stratejik planları içinde, ERP projesinin değerini ve önemini kavraması lazım. Sadece “bir yazılıma geçelim, otomasyonlu bir sistem kullanalım” diye yola çıkarsanız çalışanların tam desteğini alamazsınız.
İkinci önemli etken danışmanlık hizmetidir. Danışmanların, mutlaka firmanın bir elemanı rolüne bürünmeleri gerekiyor. Proje danışmanlarınız içeri girdiklerinde, çalışanların yüzünde “danışmanlar geldi, bizden yine ne isteyecekler” ifadesinin oluşması yerine, “çalışma arkadaşım geldi, benim hayatımı kolaylaştırmak veya şirketimin verimliliğini yükseltmek için bir şeyler yapacağız” algının oluşması gerekir. Bizim başarımızdaki en büyük etken işte budur. Danışmanlarımızın çalışanlarımız ile kurduğu bu güçlü bağ projenin ilerleme hızını arttırıyor.
Üçüncü etken de seçtiğiniz uygulamadır. Uygulamanın farklı koşullarda çalışabilen, günümüz teknolojilerine uyumlu, esnek, kendini yenileyebilen bir çözüm olması önemli.
Özetle ERP uyarlanan firmanın, uygulayıcı danışman firmanın ve kullanılan teknolojilerin hazır ve yeterli olması gerekiyor. Bunlardan sadece biri bile sorunlu olsa ERP projesinin başarısız olma ihtimali yüksektir. Birçok firma bu üçgendeki şartları yeterince sağlayamadıkları için başarısız oluyorlar.
Erdal İslam: Madencilik sektörü Türkiye’nin büyüyen sektörlerinin başında geliyor. Dünya’daki maden kaynaklarının giderek azalması, bunun tam tersi madene olan talebin artması bu sektörün önemini ve değerini gelecekte daha da artıracak.
Rekabetin kızışıp karlılıkların düştüğü günümüzde, maliyetlerin kontrol altına alınabilmesi ve verimliliğin yükseltilmesi için madenciliğin mutlaka bir otomasyon sistemi üzerinde, bütün süreçleri ile takip edilmesi gerekiyor. Ancak bir ERP projesine başlamadan önce firmaların kendi yönetimlerini ve çalışanlarını bilinçlendirmeleri çok önemli. Madencilik sektöründe, yaptığımız işin doğası gereği daha çok sahalarda olduğumuz için, özellikle raporlama sistemlerine gerekli hassasiyeti gösteremiyoruz. Ancak bilgiyi doğru izleyebilen, doğru değerlendirebilen firmalar rekabet ortamında yaşayabiliyorlar. Bu nedenle ERP konusunda şimdiden kendilerini bilinçlendirsinler, hazırlansınlar ve ERP’ye hazır olduklarında projeye başlasınlar.
Sadece madencilik sektöründeki firmaların değil, tüm sektörlerin bu tür bir otomasyonlara ihtiyaçları olduğunu düşünüyorum.
Erdal İslam: Öncelikle firmalar ERP’nin ne olduğunu, firmaya ne kazandıracağı, ne kaybettirebileceği ve nasıl bir katkı sağlayacağını, tüm yöneticilerine, tüm birimlerine ve tüm çalışanlarına anlatmaları gerekiyor. Projeye başlamadan önce bu inancın, bu desteğin içeride sağlanması gerekiyor. Gerçi bilgi aktarımı ne kadar sağlanırsa sağlansın, süreç başladığında, bazı dirençlerle karşılaşmak mümkün. Ancak insanlar öncesinden bilgilendirilmiş olurlarsa ve olacaklar konusunda bilgileri varsa, biraz daha rahat oluyorlar.
İkinci olarak projede görev alacak danışmanlarını çok iyi incelemelerini tavsiye ediyorum. Danışman grubu ERP projesi için çok önemli. Deneyimlerimizle söyleyebilirim ki danışmanların sadece işi çok iyi biliyor olmaları değil, şirket çalışanları ile kurdukları bağlar ve iletişim yetenekleri de projeye çok büyük katkı sağlıyor.
Üçüncü tavsiyem de ERP projeleri uzun soluklu bir projelerdir, bu sebeple yaptıkları bütçeyi geniş tutsunlar. Başladıktan sonra ön ihtiyaçlarının çok ötesinde ihtiyaçlarla karşılaşabiliyorlar. Bunları zaman ve para kısıdından dolayı karşılayamazlarsa, özellikle kullanıcıların desteği ve projeye inancı azalıyor. Bu nedenle bütçe konusunda da biraz daha geniş zamanlı düşünmelerini tavsiye ediyorum.
ERP projeleri çok yönlü düşünülmeli. Şirket çalışanlarının, ERP uygulayacak ekibin ve yazılımın projenin başarısında neredeyse eşit rolü var. Bu üçgenin üç bacağının da yeterince araştırılması, incelenmesi ve tereddüt halinde gerekli önemlerin alınması gerekiyor. Baştan bazı riskler alınarak ya da bazı durumlar proje başladıktan sonra düzeltilir, yaklaşımı projenin başarısızlığında en temel rolü oynuyor.
ERP proje süreci çok iyi planlanması gereken bir süreç. Biz projeye başlamadan önce, ERP araştırması yaptık. Araştırma sırasında bilmediğimiz pek çok şeyin, öngöremediğimiz birçok riskin olduğunu keşfettik. Bu araştırmalar bizim için bir eğitim süreci oldu. Belki de projenin bu kadar kısa sürede, bu aşamaya gelmesi ve başarılı sonuçları, şirket çalışanları tarafından da kabullenilmesi bu sürecin çok iyi yönetilmesi ve uzun soluklu olmasından kaynaklanıyor.
- Dedeman Madencilik – Erdal İslam (Bilgi İşlem Md.)
- IAS Bilgi İşlem – Emel Karakoç (Halkla İlişkiler Uzmanı)