caniasERP Kaybettiğimiz Zamanı Bize Geri Verdi

Yaklaşık bir yıl önce iş süreçlerini caniasERP ile yürütmeye karar veren Beşler Makarna-Un- İrmik Gıda Sanayi ve Ticaret A.Ş., kurumsallaşma ve büyüme için dijitalleşmenin kaçınılmaz olduğunun farkında. Firmanın İhracat Sorumlusu Züleyha Çakmak, caniasERP’den sonra daha disiplinli, verimli ve şeffaf bir çalışma ortamına kavuştuklarını anlatıyor ve ekliyor: “Hem çalışanlar hem de yöneticiler açısından yepyeni bir dönem başladı şirketimizde. caniasERP’den önce bilgi edinmek çok zor ve zaman alan bir şeydi. Tüm birimlerden tek tek bilgi talep etmek, raporları beklemek zorundaydım. Şimdi her şeyi tek bir ekran üzerinden, üstelik kimseden bir şey talep etmeden inceleyebiliyorum. caniasERP kaybettiğimiz zamanı bize geri verdi. Çalışanlar açısından da çok şey değişti. Artık herkes yaptığı işi kayıt altında tutuyor, sisteme düzenli veri girişi yapıyor. Böylece hem daha disiplinli, verimli bir çalışma düzenimiz oldu hem de kurumsal hafıza oluşturmaya başladık.”

Firmanızdan bahseder misiniz?

Beşler Makarna-Un- İrmik Gıda Sanayi ve Ticaret A.Ş., bir aile şirketi olan Beşler Grup’un ilk firması. Grubun bünyesinde un, makarna, yem ve nişasta fabrikamız var. Beşler Un, günlük iki bin 100 ton üretim kapasitesiyle hem Güneydoğu Anadolu Bölgesi’nde hem Türkiye’de tek tesis içerisinde en yüksek üretimi gerçekleştiren un fabrikası. Grup olarak yatırımlarımıza devam ediyoruz.

caniasERP öncesinde başka bir yazılım kullandınız mı? ERP sistemine geçmeye nasıl karar verdiniz?

Daha öncesinde farklı bir yazılım kullanıyorduk. Açıkçası diğer yazılım ile sancılı bir dönem geçirdik. Özetle dijitalleşme sürecine 2015 yılında yanlış tercihlerle başladık. caniasERP öncesinde çalıştığımız firma neredeyse bir yılımızı boşa harcamamıza neden oldu. Verdiğimiz işler istediğimiz gibi yapılmadı, onlar bizi anlamadılar… Bizim sektörümüzün ihtiyaçlarını karşılayan bir dijital yapı kurmayı başaramadılar. Yaşanan bu talihsizlik sonrasında daha profesyonel bir yardım almamız gerektiğine karar verdik. caniasERP, bölgemizde başarılı projelere imza atmış bir ürün olarak biliniyor ve tercih ediliyor. Öncesinde birkaç referans ile görüştük ve caniasERP ile çalışmaya karar verdik.

caniasERP Bize Özgür Bir Çalışma Ortamı Sundu 

caniasERP’yi hangi özelliklerinden dolayı tercih ettiniz?

Bizim için en cazip görünen tarafı caniasERP’nin tekelleşmesinin önüne geçen, bize istediğimiz özgürlüğü tanıyan esnek yapısı ve ürünün altyapısını oluşturan açık kaynak kodlu TROIA Platformu oldu. caniasERP, kendi yazılım ekibimizle istediğimiz geliştirmeleri ve eklemeleri yapabildiğimiz özgür bir alan sunuyor bize. Ne yazık ki diğer yazılım firmaları kullanıcılara böyle bir hareket alanı vermiyor. Genelde karşılaştığımız yazılım firmaları ürünlerini piyasaya sürüyor, kullanıcının elini kolunu bağlıyor, o firmaya bağımlı hale geliyorsunuz. caniasERP ilk günden böyle olmayacağının sözünü bize verdi ve sözünü de tuttu. Bunun yanında caniasERP’de tüm modüller birbirlerine başarılı bir entegrasyon ile bağlı. Bu sayede tüm iş süreçlerimizi tek bir yerden kolayca yönetebilir hale geldik. 

caniasERP projesinde hangi aşamadasınız? 

Projeye 2017 Ekim ayında başladık. Şu anda modüllerin pek çoğunu; muhasebe, pazarlama, ithalat, ihracat, satın alma, üretimi aktif kullanıyoruz. Kalite kontrol modülü üzerinde de çalışmalar devam ediyor. İşin en başında caniasERP’den gelen danışmanlar bize detaylı bir bilgilendirme ve yönlendirme yaptılar. Biz de onların önerilerini yerine getirmek için sıkı çalıştık. Hem personelimizi hem müşterimizi bu işe adapte etmemiz gerekiyordu. Bu geçiş sürecinin çok kolay olduğunu söyleyemem. Sonuç olarak biz 25 yıllık bir firmayız ve alışkanlıkları değiştirmek zor. Ancak bu konuda IAS'nın Gaziantep'teki çözüm ortağı Sistem Yazılım'dan gelen danışmanlar son derece anlayışlıydılar. Çalışmalarımızı sürdürebileceğimiz ortak bir dil bulmayı başardık. Bize çözüm odaklı pek çok alternatif ile geldiler. 

caniasERP Şirketimize Disiplinli Çalışma ve Şeffaflığı Getirdi

caniasERP ile çalışmaya başladıktan sonra çalışma prensiplerinizde ne gibi değişiklikler gözlemlediniz?

Hem çalışanlar hem de yöneticiler açısından yepyeni bir dönem başladı şirketimizde. Kendi adıma konuşacak olursam; caniasERP’den önce bilgi edinmek çok zor ve zaman alan bir şeydi. Bir ekrana bakıp oradan ihtiyacınız olan tüm verileri listelememiz mümkün değildi. Öncesini basit bir şekilde anlatayım; herhangi bir çalışan ile ilgili bir bilgiye ulaşmak istediğimde mutlaka ilgili birimden bunu talep etmem gerekiyordu. Herhangi bir birimle ilgili iş süreçlerinin detaylarını incelemek istediğim raporlarını beklemek zorundaydım. Bütünü görebilmek için hammaddeden kantara giden ağaca, günlük alımlardan ödemelere kadar her şeyin raporunu farklı birimlerden tek tek talep ediyordum. Tüm bunlar söylemesi kolay uygulaması zor, zaman alan işler. Ancak caniasERP’den sonra bunların hepsini tek bir ekrandan inceleyebilir ve yönetebilir hale geldim. Özetle caniasERP kaybettiğimiz zamanı bize geri verdi. Çalışanların çalışma biçimlerinde de köklü bir değişiklik oldu. Tüm çalışanlarımız artık yaptıkları her işi kayıt altında tutmak, caniasERP’ye düzenli olarak veri girişi yapmak zorundalar. Bu alışkanlık şirketimize disiplini ve verimli çalışmayı getirdi. Önceleri yalnızca muhasebe ve pazarlama birimlerimiz dijital ortamda bilgi saklardır. Onun dışında tüm işler manuel bir şekilde ilerletiliyordu. Şimdi tüm çalışanlarımızın hayatında bilgisayar var. caniasERP dışında herhangi bir ofis programı kullanmaya gerek uymuyoruz. Bu düzenli veri girişi şirketimizin şeffaf, izlenebilir bir yapıya kavuşmasına da yardımcı oldu. Herhangi bir sorunla karşılaştığımızda dönüp tüm süreçlerimizi adım adım gözden geçiriyoruz. Gerektiğinde müşterilerimize de daha sağlıklı raporlar sunabiliyoruz. Özetle ERP sistemi yöneticiyi kontrol etmeye, çalışanları da kontrol edilebilme ihtimalini hesaplayarak daha disiplinli ve verimli iş yapmaya motive ediyor. 

Kurumsal firmalarda dijitalleşmenin önemini hakkında ne düşünüyorsunuz?

Günümüzde dijitalleşme süreçleri ve kurumsal firmalar birbirinden ayrı düşünülemez. Bunun farkındayız ve yatırımlarımızı buna yapmaktan çekinmiyoruz. Artık şirketimizle ilgili tüm verileri tek bir yerde depolayabiliyoruz. Böylece geçmişimizi dijital ortamda kolaylıkla inceleyebiliyor ve gelecek için planlarımızı daha sağlıklı yapıyoruz. Şirketler için kurumsal bir hafıza oluşturmak çok önemli. Biz caniasERP ile 2018 yılında çalışmaya başladık ve ben şimdi geri dönüp baktığımda ‘Keşke çok daha önce bu işe koyulsaydık’ diyorum. Şu an 2017’de, 2016’da olan bir olayı bulmak, incelemek çok zor ve inanılmaz bir zaman kaybı. Yanlış bilgi edinme olasılığı ise çok yüksek! Bu anlamda, dijitalleşme özellikle yöneticilerin ileriyi görebilmesi için çok önemli. Bakın, bir yönetici olarak aslında ERP sistemine veri girişi yapmak gibi bir sorumluluğum yok. Ancak yine de şirketin ihracat sorumlusu olarak siparişleri kendim giriyorum. Çünkü sistemin nasıl çalıştığını anlamak, çalışanlarımızın ne ile karşılaştığını görmek, olası problemleri analiz edebilmek veya nelerin çok faydalı olduğunu izleyebilmek istiyorum. 

İlk Günden Başarılı Olacağını Anladım

caniasERP’yi tavsiye ediyor musunuz?

caniasERP ile çalışmaya ilk başladığımızda başarıya ulaşacağımızdan emindim. IAS Danışmanları ile yaptığımız toplantılar, onların yönlendirmeleri, çözüm odaklı ve özverili çalışmaları sonucunda ortak bir paydada buluşmuştuk. Ne istediğimizi anladılar, bize yol gösterdiler. Hala aylık değerlendirme toplantıları yaparak eksiklerimizi gideriyor, sorunlara çözüm üretiyoruz. Daha ilk çalışmaya başladığımda sektördeki farklı bir un firmasına tavsiye etmiştim. Düşüncemde yanılmadım, hala caniasERP’yi tavsiye ediyorum. Ayrıca şimdilik yalnızca Beşler Makarna-Un- İrmik Gıda Sanayi ve Ticaret AŞ'de kullandığımız caniasERP'yi zaman içinde grubumuz bünyesindeki tüm şirketlerde kullanmayı hedefliyoruz.