caniasERP İle İş Süreçleri Minimum Maliyet ve Çabayla Yönetilir

“Karmaşık ve yönetimi zor süreçleri analiz edebilmek, süreç performanslarını ölçmek, sürekli iyileştirmek için faaliyetler planlayıp yürütmek ve bunları etkin yönetebilmek için süreç yönetimi yazılımları olmazsa olmaz birer araç haline geldi” diyen IAS Global Kalite Sistemleri Müdürü Çiğdem Dönmez, IAS olarak bu konuda sundukları çözümleri anlattı. Dönmez: “caniasERP İş Süreçleri Yönetimi (BPM) modülümüz ile iş süreçlerini minimum maliyet ve çaba ile modelleme, yönetme, ölçme ve iyileştirmede kurumlara katkı sağlıyor, değer yaratıyoruz. Bu modül ile kurumlara, süreç yönetimi için tüm araçları içeren, diğer tüm modüllerle entegre çalışan, kullanımı kolay ve etkin sonuçlar üreten bir çözüm sunuyoruz.”

Kurumsal süreç yönetiminde yenilikler, gelişen öncelikler neler? Bu konuda gerek küresel gerekse Türkiye’deki şirketlerde farkındalığı nasıl değerlendiriyorsunuz?
Süreç; girdilerin sistematik faaliyetler ile bir amacın gerçekleştirilmesine yönelik olarak çıktılara dönüştürülmesidir. Sınırları belirlenebilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, sahibi olan, birbiriyle ilişkili fonksiyonlar içeren, değer yaratan ve sürekli iyileştirilen faaliyetler zinciridir. Sürekli İyileştirme (KAİZEN) kavramıyla başlayan ve giderek dünyada ve Türkiye’de yaygınlaşan kalite çalışmalarının temelinde de süreç mantığı vardır. Günümüzde sadece kalite yönetim sistemleri değil, tüm yönetim sistemleri süreç bazlı olarak yapılandırılmakta ve giderek daha fazla kurum organizasyonunu ve iş yapışını süreç bazlı ele almaktadır. İş süreçleri fonksiyonlar arası bir yönetim anlayışı gerektirir ve tüm yönetim sistemlerinin altyapısıdır. İş süreçlerinin etkin yönetilmediği bir ortamda gerçekleştirilecek diğer projelerde de beklenen faydanın yaratılma olasılığı azalacaktır. Kurumsal süreç yönetimi yapmak isteyen bir kurum için başlama noktası kurumun tüm faaliyetlerini analiz ederek süreçlerini tanımlaması yani süreç analizlerinin yapılmasıdır. Sınırları ve amaçları belirlenen, fonksiyonları arası ilişkileri tanımlanan ve süreç sahipleri atanan tüm süreçler analiz edildiğinde ve yazılı hale getirildiğinde sıradaki adım, süreç iyileştirme çalışmaları yapmak olacaktır. Süreç yönetimi ve süreç iyileştirme faaliyetleri müşteriye odaklanmayı da sağlar. Kurumsal organizasyonlar hiyerarşik yapılardır, süreçler de birden fazla fonksiyonun etkileşimi ile çalışan oluşumlardır. Etkin bir süreç yönetimi ile, temel süreç sorunları olan; tekrarlanan işler ve hatalar, katma değeri olmayan işler, çevrim veya işlem zamanının uzunluğu, hatalı çıktılar gibi iş verimini düşüren ve müşteri memnuniyetsizliği yaratan unsurlar da iyileştirilir. Amaç süreçlerin etkili, verimli ve minimum maliyet ve çaba ile çalışmasını sağlamaktır. Ayrıca, süreç bazlı çalışma, her çalışanın katılımını, fikir ve önerilerini de içereceğinden motivasyon ve verimi de arttırır. Karmaşık ve yönetimi zor süreçleri analiz etmek, süreç performanslarını ölçerek sürekli iyileştirmek için faaliyetler planlayıp yürütmek ve bunları etkin yönetmek ise hiç de kolay değildir. Bu nedenle, Süreç Yönetimi yazılımları kurumlar için olmazsa olmaz araçlar haline gelmiş durumdadır. Ben firmaların bu konudaki farkındalığının ve yatırımlarının Türkiye’de de küreselde olduğu gibi giderek arttığını ve kurumsal hedeflerde süreç iyileştirme projelerinin öncelik kazandığını düşünüyorum.

İş akış süreçlerinin yönetiminde çözüm seçerken öncelikler neler olmalı? Şirketler hangi gereklilikleri gözetmeli?
Kurumlar iş süreçlerini etkin ve kolay yönetmek için kendileri için en uygun aracı seçmelidirler. Önemli olan kurumun ihtiyaçlarını doğru belirlemek ve uygun çözümü seçmektir. Seçilecek iş süreç yönetim aracı esnek, özelleştirilebilir ama aynı zamanda da kurumun süreçlerini küresel standartlara uygun hale getirecek, ölçme ve sürekli iyileştirme için fırsat yaratacak, kullanımı kolay ve mevcut diğer sistem ve araçlarla kolay entegre olabilir olmalıdır.

Siz bu konuda nasıl bir danışmanlık desteği ve çözüm geliştirme politikasına sahipsiniz?
Biz caniasERP İş Süreçleri Yönetimi (BPM) modülümüz ile iş süreçlerini minimum maliyet ve çaba ile modelleme, yönetme, ölçme ve iyileştirmede kurumlara katkı sağlıyor, değer yaratıyoruz. Kurumlar, en karmaşık iş süreçlerini BPM modülü ile etkin şekilde yönetilebiliyor ve standartlaştırılabiliyor. Esnek yapımız ile kurumun ihtiyacına göre özelleştirmeler yapabiliyoruz. Kullanıcı etkileşimli faaliyetler ile otomatik yürütülecek faaliyetleri ayrı ayrı tanımlayabiliyor, standart tasarımlı süreçlerin yanı sıra aktivite seçimli süreç oluşturma gibi fırsatlar sağlayarak iyi yapılandırılmış ve yürütülebilir süreç yönetimi gerçekleştiriyoruz. BPM modülünün kapsamında süreç rol atama, yetkilendirme ve yetki devri, aktivite bazlı süreç denetimleri, onay kurguları, tanımlanmış şablonlar, hızlı uygulama, etkin süreç performans ölçümleme gibi pek çok fonksiyon yer alıyor. BPM modülü ile kurumlara, süreç yönetimi için tüm araçları içeren, diğer tüm modüllerle entegre çalışan, kullanımı kolay ve etkin sonuçlar üreten bir çözüm sunuyoruz.