caniasERP ile Hata Oranımız Minimum Seviyeye İndi

Yaklaşık bir buçuk yıldır iş süreçlerini caniasERP ile yöneten Nero Industry’nin ERP Sorumluları İklima Soysal ve Nazlıcan Kahraman, firmalarındaki dijitalleşme süreçlerini, öncesini ve sonrasını anlattı. Geciken siparişler, yanlış kesilen faturalar ve takip edilemeyen maliyetler gibi major problemler nedeni ile iş süreçlerinde aksamalar yaşandığını anlatan ERP Sorumluları, “caniasERP öncesinde oturmuş bir iş sürecimiz yoktu. Kişi odaklı, sistematik olmayan bir düzende işlerimizi yönetiyorduk. Bu da takip edilemeyen kar-zarar oranları, yanlış kesilen faturalar, iadesi olmayan yanlış satınalmalar anlamına geliyordu. İşlerimiz büyüdükçe bu durum bir kaos halini almaya başlamıştı. Şimdi caniasERP ile kurumsal hafızamızı oluşturuyoruz; sistemli, izlenebilir, raporlanabilir ve tutarlı bir iş sürecine sahip olduk. caniasERP’nin esnek yapısı bize ihtiyacımız olan tüm çözümleri sundu” diyorlar.

Firmanızdan biraz bahsedebilir misiniz?

ERP Sorumlusu İklima Soysal: Biz bir savunma sanayii firmasıyız. Askeri araçlara, tanklara yangın söndürme sistemleri, jeneratör gibi ürünler üretiyoruz. Firmamız üç lokasyonda bulunuyor; İstanbul, Ankara ve Sakarya. Güç grupları ve yangın söndürme sistemleri olarak iki gruba ayrılıyoruz. Üretimlerimiz Ankara ve Sakarya’da gerçekleştiriliyor.

ERP yazılımı kullanma ihtiyacı ne zaman doğru?

ERP Sorumlusu Nazlıcan Kahraman: İş süreçlerimiz öyle bir hale geldi ki malzeme, sipariş, üretim, teslimat takibi yapamaz, maliyet hesaplayamaz olduk. O dönemde yalnızca muhasebe süreçlerimizi yönetebildiğimiz bir program kullanıyorduk. Proje sayımız ve sipariş sayımız arttıkça iş süreçlerinin sağlıklı takip edilebilmesi de büyük önem arz etmeye başladı. Kar-zarar oranlarımızı doğru raporlayabilmeye ihtiyacımız vardı. Ayrıca departmanlar yalnızca kendi içlerinde iletişim halindeydi, departmanlar arasında bilgi alışverişi neredeyse hiç yoktu. Büyüyen bir firmayız ve iş süreçlerimizi bir sisteme oturtmamız gerekiyordu. Bu nedenle dijitalleşmemiz gerektiğini düşündük ve bir ERP yazılımı arayışına girdik.

caniasERP ile çalışmaya nasıl karar verdiniz?

N.K. : caniasERP’yi kullanan, memnun olan firmalardan duyduk. Kullanıcılardan kulağımıza gelen olumlu yorumlar bu ürünü tercih etmemizde en önemli etkenlerden biri oldu. Ayrıca demo çalışması için IAS ekibi bizi ziyaret ettiğinde caniasERP’nin ne kadar esnek bir yapıya sahip olduğunu gördük. Savunma sanayiinde faaliyet gösteren bir firma olarak proje bazlı çalıştığımız için ihtiyacımız olan şey böylesi bir esneklikti. Farklı bir firmanın çözümü ile çalışsaydık, standart sistemler üzerine kendi iş süreçlerimizi sıkıştırarak entegre etmek zorunda kalacaktık. Oysa caniasERP bize standart sürüm üzerinden kendi özelleştirmelerimizi yapma imkanı sunuyordu. Açıkçası biz çok uç noktalarda taleplerde bulunan bir firmayız. Her kalemi en üst düzeyde takip etmek, tüm verilerimizi sisteme aktarmak ve en yüksek verimle çalışmak istiyoruz. IAS ekibi demo toplantısı için geldiğinde önümüze sundukları çözümler, beklentilerimizi karşılıyor, istediğimiz cevapları veriyordu. Sonuç olarak caniasERP ile istediğimiz tüm entegrasyonları yapabileceğimiz, tüm raporlamaları çok kısa sürede elde edebileceğimiz bir ERP sistemi sunuldu bize.

caniasERP’nin Esnek Yapısı İhtiyaçlarımıza Çözüm Sundu 

ERP sistemine geçiş önceci hazırlıklarınız nelerdi? Canlıya geçiş sürecinde neler yaşandı?

İ. S. : ERP sistemine geçiş sürecimiz çok kolay olmadı. Çünkü öncesinde bizden bir maliyet çalışması yapmamız istendi. Ancak firma olarak satın aldığımız ürünlerin fiyatlarını dahi sağlıklı olarak takip edemiyorduk. Aynı ürün beş-altı farklı kod ile çıkabiliyordu karşımıza. Haliyle ortada kesin bir fiyat yoktu ve maliyet alamıyorduk. Özeten, ERP sistemine entegre edebileceğimiz sağlıklı bir sistemimiz yoktu. Bu nedenle canlıya geçiş öncesinde bizim çok büyük bir hazırlık yapmamız gerekiyordu. Tüm iş süreçleri için en baştan planlama yaptık. Canlıya geçiş sürecinde önceliği en sağlıklı olan birimlere verdik; satınalmadan başladık. Malzeme kodlarını tek tek yeniden tanımladık ki işlerimiz daha sağlıklı ilerlesin.

İkinci fazda muhasebe ve satış modüllerini kullanmaya başladık. Ayrıca depo ve envanter hareketleri takibini de artık caniasERP üzerinden yapıyoruz. Biz proje bazlı bir firma olduğumuz için bizde çok fazla sirkülasyon oluyor. Ancak düzgün bir ürün ağaçları yapısı da olmadığı için zorlandık. Hala canlıya geçiremediğimiz kanallarımız var, fakat tamamen bizden kaynaklanan bir gecikme. Örneğin, MRP modülünde malzeme bazlı deneme aşamasındayız. Aslında sistem olarak MRP hazır ama kullanıcı bazlı hatalar olduğu için biz MRP’de canlıya geçemiyoruz.

N.K.: Zaten proje bazlı çalıştığımız için MRP modülünü sonraki fazlara bıraktık, henüz kullanmıyoruz. Ama en azından şu an istediğimiz bir ürünün maliyetini hesaplayabiliyoruz. Satınalma fiyatları hangi firmadan gelmiş, ne tür işlemler yapılmış gibi bilgileri kolayca raporlayabiliyoruz. Herhangi bir ürünün ürün ağalarını hesapladığımızda sağlıklı bir maliyet elde edebiliyoruz. Tüm bunlar firma için bir buçuk yıl öncesinde imkansız gibi görünüyordu! Şu an caniasERP sayesinde buna ulaşmış durumdayız. Son derece sağlık bir şekilde tüm maliyetlerimizi takip edebiliyoruz.

TROIA Platformu sayesinde esnek bir altyapısının olması caniasERP’nin en belirleyici özelliği diyorsunuz. Firmanız için özel geliştirmeler yapıldı mı?

N.K.: Standart yazılımın yanı sıra bize özel tasarlanan bir maliyet ekranı kullanıyoruz. Ürün Ağaçları modülünde hesaplamaları otomatik olarak yapıp en son fiyatlarını belirliyoruz ve TL’ye çeviriyoruz. Maliyetleri de TL cinsinden sunuyoruz. Ayrıca yönetim için bir rapor ekranı tasarlandı. Eş zamanlı olarak satış, satınalma, açık siparişler, mal kabul durumları, sevkiyatlar takip edilebiliyor.

İ. S.: Bir kişi hem üretimi hem de satınalmayı aynı anda takip edilebilsin istiyorduk. caniasERP’nin standardında bu tam olarak istediğimiz gibi değildi. Daha sonra bize özgü geliştirmeler yapıldı. Şu an çok temiz, sağlıklı, istediğimiz biçimde çalışan bir sistem oluştu.

caniasERP İle İzlenebilirlik  Arttı

caniasERP ile çalışmaya başladıktan sonra firmanızda iş süreçleri nasıl değişti?
N.K: caniasERP öncesinde oturmuş bir düzenimiz yoktu. Amiyane tabirle sipariş vermek için telefon açıp, yolu o tarafa düşen birinden rica ediyorduk. Şu an sistemden kayıt açılmadan malzeme içeri giremiyor, üretim duruyor. Artık hem maliyetleri hem de ürünleri takip edebiliyoruz. Bunun yanı sıra kurumsal hafızamız da oluşmaya başladı. Ürünlerin içerikleri, tasarımlar gibi önemli konular kişisel deneyim değil rasyonel gerçekler ile belirlenmeye başlandı. Örneğin, caniasERP kullanmaya başlamadan önce ürettiğimiz bir jeneratörümüz var ve sistemde girişi yok. Bu ürünü yapan usta bizimle çalışmaya devam ediyor ancak eğer bir gün işten çıkarsa bu ürünün satışını durdurmak zorunda kalabiliriz! Üretim detaylarını o usta dışında kimse doğru düzgün bilmiyor. caniasERP bizi bu durumdan kurtardı. Artık malzeme girişi yapılmadan hiçbir ürün üretilemez. İzlenebilirlik ve maliyet açısından bizi çok iyi idare edebilen bir sistem.

İ.S.: Önceden herkes istediği gibi sipariş oluşturabiliyordu. caniasERP sonrasında ise kişi satınalma talebi oluşturmadan önce ürün ağaçları taraması yapmak zorunda. Eğer bahsi geçen projenin ürün ağaçlarında o ürün geçmiyorsa kullanıcı satınalma gerçekleştiremiyor. Öncesinde defalarca yanlış ürün alındı, iade edilemedi... Şimdi bu tarz sorunlarımız kalmadı. Gereksiz harcamalardan ve yanlış etiketlerden kurtulduk.

Kurumsal Firmalar İçin Dijitalleşme Kaçınılmaz

Kurumsallaşma sürecinde dijitalleşmenin önemi konusunda ne düşünüyorsunuz?

İ.S.: Tam anlamıyla dijitalleşme şirketimizin önemli hedeflerinden biri. İnsan faktörünü minimum seviyeye indirerek hata olasılığını da minimumda tutmak istiyoruz. Veriler doğru ve düzenli şekilde işlendiğinde gerçekten bunu elde edebiliriz. Dijitalleşen, globalleşen dünyada dijitalleşme sürecine girmek zorunluluk haline geldi. Biz de bunun farkındayız. Gelişmeleri takip eden, güncel kalabilen iyi yazılımlar kullanmak, çağı yakalamak için bu bilince sahip firmalarla iş birliği yapmak gerekiyor. Aksi halde rakiplerin gerisinde kalmayı geçtim, sürdürülebilir olmak mümkün değil.

N.K.: Yalnızca bilgisayar başında değil, her an yerde takipte olmalıyız. Dijitalleşmenin özellikle yöneticiler açısından çok büyük önemi var. Sağlıklı raporlamalar ile yapılan iş çok daha iyi kontrol edilebilir ve bir sonraki adıma taşınabilir. Yine çalışanlar açısından da çok büyük bir kolaylık. Çalışan kendi yaptığı işi hem kanıtlayabilir hem de kendini kontrol edebilir. Çağa ayak uydurmak isteyen ve çalışmalarını bir adım öteye taşımak isteyen firmalar için dijitalleşme kaçınılmaz olmalı.

caniasERP ile İş Süreçlerini Sorunsuz Yönetiyoruz

caniasERP’yi firmalara tavsiye ediliyor musunuz?

N.K.: Özellikle bizim gibi proje bazlı çalışan firmalara, projelerinin izlenebilirliği açısından mutlaka tavsiye ediyoruz. Sistemde tüm modüller birbirleriyle entegre olduğu için iş süreçlerini takip etmek son derece kolay.

İ.S.: Önceden firmadaki birkaç bilirkişi dışında kimsenin takibini yapamadığı, onların yönlendirmesi olmadığında sekteye uğrayan pek çok iş süreci şu an son derece şeffaf, izlenebilir, tutarlı bir şekilde yönetiliyor. Maliyetler yanlış hesaplanıyor, faturalar yanlış kesiliyor, siparişler gecikiyordu. caniasERP ile entegre ettiğimiz sistemimiz sayesinde açıkta kalan hiçbir fatura ya da irsaliyemiz yok. Sorunsuz çalışmaya başladık. Dolayısıyla tabii ki caniasERP’yi tavsiye ederiz.