caniasERP e-Arşiv çözümü ile de müşterilerinin yanında

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Dönüşüm uygulamaları e-Fatura ve e-Defter’in ardından e-Arşiv ile sürüyor. Satış ve tahsilat süreçlerini hızlandıran; kağıt, posta ve depolama maliyetlerini azaltan bir yöntem olan e-Arşiv, gerek iş gücü açısından gerek mali ve yönetimsel açıdan birçok kazanımı beraberinde getiriyor. canias^ERP, e-Fatura ve e-Defter’in ardından şimdi de e-Arşiv çözümü ile e-Dönüşüm süreçlerinde sizi desteklemeye devam ediyor.

 e-Fatura ve e-Defter uygulamasından sonra Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) mükelleflere sunduğu bir diğer yenilik de e-Arşiv uygulaması. e-Fatura ve e-Defter uygulamaları ile mükelleflere zaman, masraf, işgücü ve yönetim gibi konularda maliyetlerini azaltma ve kayıt dışılığın önüne geçme imkanı sağlandı. e-Arşiv uygulaması ile de bu konularda maliyetlerin ve kayıt dışılığın minimum seviyeye çekilmesi hedefleniyor. Biz de bu bültenle e-Arşiv uygulamasının tanımından, kapsamından, şirketlere sağladığı kazanımlardan; uygulamaya başvurması zorunlu mükelleflerden; e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki farklardan ve canias^ERP üzerinde geliştirmiş olduğumuz e-Arşiv çözümünden bahsedeceğiz.  

e-Arşiv uygulaması nedir? 
 

e-Arşiv uygulaması 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulmasını, muhafazasını, ibrazını ve raporlanmasını kapsayan uygulamadır. e-Arşiv uygulaması şu mükellefler için zorunlu tutulmuştur:

-Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler,

-İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler.
 

Öte yandan e-Arşiv, kâğıt masraflarının azalması, faturaların bir merkezden yönetilmesi, iş süreçlerinin hızlanması, belgelerin büyük evrak dolapları yerine dijital ortamlarda saklanabilmesi gibi avantajlarıyla zaman, işgücü ve arşivleme konularında büyük oranda tasarruf sağlayacağı için zorunluluk kapsamında olmayan firmalar açısından da tercih edilebilir bir uygulamadır.

e-Arşiv uygulaması en temel tabirle; kâğıt üzerinde düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturaların elektronik ortamda düzenlenmesine, ikinci nüshalarının da elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan bir uygulamadır.

Bu tanımı biraz daha açacak olursak mevcut e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan bir mükellef e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir başka mükellefe fatura kestiğinde e-Fatura uygulamasını kullanmaktadır. Ancak fatura keseceği mükellef e-Fatura sistemine kayıtlı değilse bu faturayı e-Arşiv uygulaması içinde oluşturacak, fatura kestiği mükellefin talebi doğrultusunda ya faturanın çıktısını alacak ya da faturayı e-Posta yolu ile ulaştıracaktır. Faturanın ikinci nüshasını ise hiç basmayacak, doğrudan elektronik ortamda arşivleyecektir.

Yukarıda da belirtildiği gibi e-Arşiv uygulamasından yararlanabilmek için e-Fatura mükellefi olmak gerekir. Aşağıda e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarındaki fatura gönderim süreci akış diyagramı ile gösterilmiştir.

e-Arşiv uygulamasının yararları

e-Arşiv uygulamasının getirdiği çok sayıdaki avantajdan biri de kesilen faturaların ikinci nüshasının kağıt olarak saklanması zorunluluğunun ortadan kalkmasıdır. Böylece hem maliyetler azalacak hem de faturaların saklandığı fiziksel alanlar küçülecek ve yönetim süreci daha basit bir hal alacaktır. Müşterinin isteği doğrultusunda birinci nüshanın e-Posta ile gönderilmesi daha fazla tasarruf edilmesini de sağlayabilir. e-Arşiv evrak işleri, evrakın saklanması, yedeklenmesi, ihtiyaç halinde tekrar çıkartılması gibi mali ve teknik açıdan çok zor bir sürecin, saniyeler bazında ve çok daha az maliyet ile çözülmesini sağlar. Bu da kâğıt sürecinin denetim ve yönetiminin ortadan kaldırılması sonucunu doğurur.

Genel olarak e-Arşivin yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Kesilen faturaların ikinci nüshasının kâğıt olarak saklanması zorunluluğu ortadan kalkar
• Müşteriye gönderilecek faturalar, müşterinin isteğine göre e-Posta veya çıktı olarak gönderilebilir. Çıktı olarak gönderilen faturaların matbu numaralı bir evrak üzerinde basılması zorunluluğu ortadan kalkar. e-Arşiv mükellefleri, faturalarını kâğıt olarak yollamak istediklerinde standart bir A4 üzerine basıp alıcı tarafa iletebilirler.
• Faturalar tek bir merkezi sistem üzerinden denetlenir
• Kâğıt evraklar ile yürüyen sürecin denetim ve yönetimi kolaylaşır
• Kâğıt tüketiminin ve nakliye ihtiyacının azalması ile doğal çevrenin korunmasına katkı sağlanır
• İş süreçleri hızlanır
• Nakit ve ödeme yönetiminde otomasyon sağlanır
• Tahsilat süresi kısalır
• Postalama masrafları azalır, teslim süreleri kısalır
• Fatura bilgileri anlık olarak kontrol edilebilir
• Hata tespit ve itiraz süreleri kısalır
• Anlık ve otomatik veri akışı ile hata ihtimalleri en aza indirilebilir
• Elektronik arşivleme ile fiziksel olarak çok büyük boyutlarda olan evrak dolaplarının yerini çok daha küçük boyutlardaki harici saklama aygıtları alır. Böylece gerektiğinde istenilen fatura bilgilerine anında ulaşılabilir
• GİB’in analizlerine göre toplam satışların (ciroların) %2- 3’ü kadar maliyet avantajı sağlanır.

e-Arşiv başvuru süreci 

e-Arşiv sürecini canias^ERP üzerinden yürütecek müşterilerimiz için başvuru süreci aşağıda şematik olarak gösterilmiştir.

Müşterimiz e-Fatura mükellefi değilse;

Müşterimiz e-Fatura mükellefi ise

e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki farklar

e-Arşiv ve e-Fatura uygulamaları arasındaki farklar aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

canias^ERP ve e-Arşiv sistemi

canias^ERP ailesi olarak e-Fatura sürecini başarı ile tamamlamış ve sistemimize, GİB’in tüm beklentilerini canias^ERP modülleriyle bütünleşik olarak karşılayan bir yapı kazandırmış bulunuyoruz. Geliştirdiğimiz e-Arşiv uygulamasında da hem e-Fatura uygulamasının fonksiyonaliteleri kullanılmış hem de e-Arşiv  mevzuatlarına uygun yeni fonksiyonlar kazandırılmıştır. e-Fatura uygulamasının temelleri üstüne inşa edilmiş olan e-Arşiv sistemi de kullanıcılara büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Firmamız şu anda e-Arşiv kapsamındaki çalışmalarını tamamlamış olup e-Fatura sürecinde yola çıktığı IAS onaylı özel entegratörler ile e-Arşiv uygulamasında da alt yapısını hazır hale getirmiştir. Bu altyapı sayesinde canias^ERP üzerinden oluşturulan satış ve iade e-Arşiv faturaları canias^ERP üzerinden entegratörlere ulaştırılabilecek, bu faturalar gerekli durumlarda iptal edilebilecek ve yine entegratöre yollanan raporlanmaya hazır bu faturalar sistem üzerinden ya çıktıları alınarak posta yolu ile ya da direk e-Posta ile müşteriye ulaştırılabilecektir. Entegratörler ile canias^ERP arasındaki haberleşmeler web servisleri üzerinden yapılmakta ve veri iletişimi bu süreçte otomatik hale gelmektedir.  Entegratörlerin sistemi ile canias^ERP sistemi bütünleşik olarak sunulmaktadır. Piyasada sunulan ürünlerin aksine canias^ERP  kullanıcılarına e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini ilgili her modül için (Satış,Satın Alma, Fatura Kontrol, Müşteri Kartları, Muhasebe, Doküman Yönetimi vb…) farklı bir komponent değil o modüllerin içindeki standart bir fonksiyon olarak sunmaktadır. Bu özelliği sayesinde canias^ERP  kullanıcıları başka hiçbir uygulamaya ve portal kullanımına gerek duymadan bütüne-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini sistem içerisinden yürütebilir. Bu birleşik sistemin eğitimi, bakımı ve desteği ile ilgili çalışmalar da IAS tarafından yapılacaktır. UBL-TR formatında oluşturulacak olan belgeler entegratör üzerinden web servisleri aracılığıyla kolaylıkla aktarılabilecektir. Ayrıca GİB'in yayınladığı tebliğle birlikte 15.09.2015 tarihinde geçilecek olan UBL-TR 1.2 formatı içinde çalışmalarımız sona gelmiş durumdadır. Aşağıda canias^ERP üzerinde oluşturulan belgelerin entegratöre aktarımı ve entegratör üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilen raporların şematik olarak bir özeti sunulmaktadır.

Not: Gönderilen faturaların Vergi Usul Kanunu uyarınca saklanması zorunluluğu da göz önüne alınarak; güvenilir saklama işlemi entegratörler tarafından sunulacaktır.

IAS, canias^ERP kullanan ve e-Arşiv uygulamasına tabi olan müşterilerine canias^ERP üzerindeki e-Arşiv uygulamasını bakım anlaşması kapsamında sunmaktadır. Gelecekte e-Arşiv ile ilgili yapılacak mevzuat ve alt yapı değişikliklerini de destekleyecektir.

Sonuç

GİB’in gelişen teknoloji ile birlikte uygulamaya koyduğu yenilikler, e-Fatura ve e-Defter’in ardından e-Arşiv ile sürüyor. Yönetmeliklerde yalnızca belli kriterlere sahip mükellefler için zorunlu bir uygulama olduğu söylense de e-Arşiv’in satış ve tahsilat süreçlerini hızlandıran; kağıt, posta ve depolama maliyetlerini azaltan bir yöntem olarak görülmesi daha doğru olacaktır.

Özellikle çok sayıda fatura gönderen mükellefler için e-Arşiv uygulaması, gerek iş gücü açısından gerek mali ve yönetimsel açıdan birçok kazanımı da beraberinde getirmektedir.

IAS ailesi olarak e-Fatura ve e-Defter uygulamalarında olduğu gibi e-Arşiv uygulamasında da geliştirmelerimizi tamamlamış ve IAS onaylı özel entegratörlerle haberleşecek altyapıyı sağlamış bulunuyoruz. Müşterilerimiz e-Arşiv uygulamasını kullanmaya başladıklarında, başka bir uygulamaya ve portal kullanımına gerek duymadan A’dan Z’ye bütün e-Arşiv süreçlerini canias^ERP üzerinden yürütebilecekler.

Sıkça sorulan sorular (S.S.S.)

1- e-Arşiv uygulamasına üye olmak için e-Fatura üyeliği gerekli midir?

Evet. e-Arşiv uygulamasına geçmek isteyen mükellefler halihazırda e-Fatura mükellefi değilse ilk olarak e-Fatura mükellefi olmak için başvuruda bulunmalıdır.

2- e-Arşiv uygulaması hangi mükellefler için zorunlu tutulmuştur?

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, 1 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.  Daha önce Elektronik Fatura Kayıt Sistemi’ne (EFKS) bağlı olan şirketlerin ise 2014 yılı sonu itibariyle geçiş süreleri sona ermiştir. Anılan bu şirketler altyapılarını 31 Aralık 2014 tarihi itibariyle e-Arşiv sistemine uygun hale getirmişlerdir. İlerleyen süreçte e-Arşiv uygulamasına geçiş zorunluluğu kapsamının genişletilmesi beklenmektedir.

3- e-Arşiv uygulamasına son başvuru süresi nedir?

Uygulamaya geçişi zorunlu olmayan mükellefler için belirlenen bir son başvuru süresi yoktur. Bu mükellefler istedikleri zaman geçiş yapıp e-Arşiv uygulamasını kullanmaya başlayabilirler.

4- e-Arşiv uygulamasına özel entegratör üzerinden dahil olacak mükelleflerin GİB’e de başvuruda bulunması gerekir mi?

Hayır. e-Arşiv uygulaması için özel entegratör ile anlaşmasını sağlayan mükelleflerin başka bir başvuruda bulunmasına gerek yoktur. Bu süreç anlaşma sağlanan özel entegratör tarafından yürütülecektir.

5- e-Arşiv faturaları GİB’e gönderilmekte midir?

Hayır. Kesilen her faturanın ikinci nüshası e-Arşiv olarak saklanmak üzere özel entegratöre yollanmaktadır. GİB, mükelleflerden aylık olarak gönderilen ve bir nedenle iptal edilmiş faturaların bulunduğu, belirtilen standartlarda hazırlanan (ayrıntılı bilgi için bkz. http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-ArsivTeknikKilavuzu.v1.1.pdf) rapor istemektedir. Bu raporlar da özel entegratör tarafından oluşturulup gönderilmektedir.

6- Neden e-Arşiv uygulamasına geçmeliyim?

• Kâğıt faturalar için matbu form hazırlatma, yazdırma ve gönderme maliyetleri önemli ölçüde azalır.
• Oda büyüklüğündeki evrak dolaplarının yerini cebinize sığacak boyutlardaki elektronik saklama aygıtları alır.
• Muhasebe ve tahsilat süreçleri hızlanır.
• İşlemlerin otomasyon üzerinden yürütülmesi sayesinde hata oranları asgariye iner.
• Kâğıt faturaların azalması ile doğanın korunmasına katkıda bulunulur.
• İhtiyaç anında geçmiş veriye kısa zamanda ulaşma imkânı sağlar.

7- e-Arşiv sistemi hangi canias^ERP versiyonları tarafından desteklenecek?

canias^ERP v6.02, v6.03 ve v.6.04 için gerekli güncellemeler sizlerle ücretsiz olarak paylaşılacak.

8- Neden e-Arşiv sürecini canias^ERP  ve IAS Onaylı Özel Entegratörler ile yürütmeliyim?

e-Fatura ve e-Defter uygulamalarında olduğu gibi canias^ERP e-Arşiv’de de;
 

• Başka bir uygulama veya portal kullanmaya gerek kalmaksızın A’dan Z’ye bütün süreci ERP süreçleri ile entegre bir şekilde, uygulamanın içinden yürütebilmenizi ve yönetebilmenizi sağlayacak.
• Uygulamaları kullanmak için herhangi bir server, modül vb. satın almanıza gerek kalmayacak. Tüm uygulamalar bakım kapsamında ücretsiz olarak sunulacak.  
• Olası mevzuat değişikliği, problem, iyileştirme durumunda sistemin ve onaylı özel entegratörlerle olan entegrasyonun bakımı IAS tarafından yapılacak; güncellemeler ücretsiz olarak sizlerle paylaşılacak.
• Sistem ile ilgili problem yaşamanız halinde IAS Yazılım Destek Hattı’ndan  ücretsiz destek alabileceksiniz.

9-  canias^ERP e-Arşiv uygulaması ile sisteme kazandırılan yeni özellikler nelerdir?

•  Satış ve alış iade e-Arşiv faturası oluşturma; arşivlenmek ve raporlanıp GİB'e   ulaştırılmak üzere entegratöre gönderme
•  Entegratöre gönderilen faturanın gerekli hallerde iptal edilmesi ve bu bilginin raporlanabilmesi için entegratöre ulaştırma
•  Oluşturulup entegratöre gönderilen faturanın elektronik imzalı formatını entegratörden indirip e-Posta yoluyla müşteriye ulaştırma

10-   UBL-TR 1.2 geçişi için çalışma yapılmakta mıdır?

UBL-TR 1.2 geçişi için çalışmalar ve testler tamamlanmış olup müşterilerimize yeni güncellemeler aktarılmaya başlanmıştır.

11-   Konu ile ilgili sorularımızı kime yöneltebiliriz?

e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv ve benzeri konularda tüm sorularınız için e-donusum@ias.com.tr adresinden bize ulaşabilirsiniz.

Kamil Akbul - Kıdemli Yazılım Uzmanı