BPM ile süreç otomatizasyonunun faydaları

Firmaların uzun vadeli başarısında iş süreçlerinin verimliliği belirleyici bir etkendir. İş süreçlerinin en uygun tasarım ve adaptasyonlarının yanı sıra sürdürülebilir yönetimi, giderek karmaşıklaşan ve her geçen gün daha büyük bir hızla değişen iş dünyasında en önemli başarı faktörlerindendir.

Kurumsal kaynak planlama sistemlerinin (ERP) geliştirilmesi, süreç yönetiminin bilgi teknolojileri ile desteklenmesinde önemli bir kilometre taşıydı. Birbirlerinden çok  farklı departmanların çeşitli görevlerini daha hızlı ve etkin bir şekilde tamamlayabilmesi, standartlaştırılmış iş süreçlerinin ERP sistemine aktarılması sayesinde ve bilgi teknolojilerinin desteğiyle mümkün oldu.

ERP sistemleri, bu standart süreçleri şirketlerin özgün gereksinimlerine uyarlamak amacıyla “özelleştirme” diye tarif edilen, yazılımın firmaya göre uyarlanması hizmetini sunarlar. Fakat özelleştirmenin de sınırları vardır. Tam esneklik ve şirketlerin kendilerine özgü kurumsal süreçlerinin  kurgulanması söz konusu olduğunda ERP sistemleri arasında çok büyük farklılıklar bulunmaktadır.

Şirketler, ERP sistemlerinin özelleştirmesi için büyük paralar harcamak yerine İş Süreçleri Yönetimi (BPM) çözümlerinden de faydalanmayı tercih edebilirler. Piyasada buna ilişkin çeşitli alternatifler bulmak mümkündür. Fakat mevcut ERP sistemini harici bir BPM sistemi ile entegre etme yönündeki tercihin hem zamansal hem parasal maliyet getirmesi, firmaların bu fikirden çok hızlı bir şekilde uzaklaşmasına yol açar. Peki şirketlerin kendilerine özgü süreçleri  esnek, basit ve görece düşük bir maliyetle nasıl modellenebilir?

Bu noktada BPM ancak ERP yazılımının standart ve entegre bir parçası olarak çözüm olabilir. Böyle örnek bir çözümü, modüler olarak yapılandırılmış bir ERP sistemi olan caniasERP sunmaktadır. Kapsadığı BPM bileşeni iş süreçlerinin ERP içindeki klasik kurgularının yanı sıra süreçlerin otomatize edilmesini mümkün kılar. Bu durum şirketlere iş süreçlerini hızlandırmaları ve daha verimli kılmaları konusunda yardımcı olmaktadır. Bu konuya basit bir örnek olarak, bir çalışanın yaklaşan ve zamanlaması önemli bir görev konusunda otomatik bildirim alması verilebilir. caniasERP BPM çözümünün önemli bir avantajı, hem süreçlerde hem de süreçlerin otomatize edilmesinde,  tasarım ve uyarlamanın kullanıcı tarafından yapılabilmesidir.

Entegre BPM sistemlerinin avantajları

Bir ERP sistemine standart olarak entegre bir BPM çözümünün yararları çok katmanlıdır ve aşağıdaki örneklerle aydınlatılabilir.

• Süreçlerin birbirini tetikleyeceği otomatize bir yapının  kurulması masraflı, zaman alan manuel süreç adımlarını azaltarak bilgi akışını hızlandırır. Pratikte sıklıkla kapasite sıkıntısından ya da gecikmiş geri bildirimlerden kaynaklanan, gereksiz sürtüşmelerin yol açtığı kayıpların önüne geçilir. Bir kere belirlenmiş kurallar ve mekanizmalar ile hem her bölüm içinde hem de bölümler arasında uzun vadeli yüksek süreç verimliliği sağlanabilir.

• Kurumsal süreçler modellenebilir (grafiksel olarak görselleştirilebilir), uygulanabilir ve sürekli olarak denetlenebilir. Modelleme için genellikle bir grafik editörü bulunmaktadır. Bunun içinde kullanıcılar önceden tanımlanmış iş süreçlerini başlangıçta taslak halinde resmedebilir ve sonraki adımda ince ayarları yapabilirler. Bu noktada örneğin, hangi kontrollerin yapılması gerektiği ve her bir sürecin test sonucuna bağlı olarak nasıl geliştirilmesi gerektiği tespit edilebilir. Yüksek bir entegrasyon ile iş süreçleri birden çok departman arasında problemsiz şekilde kaydedilebilir ve belgelendirilebilir. Bu sayede sağlanan şeffaflık, karmaşanın azaltılması ve maliyetlerin düşürülmesi, devam eden süreç optimizasyonunun kolaylaştırılması için iyi bir temel oluşturur.

• Geçerli BPM çözümünde süreçlerin iyileştirilmesi ile maliyetlerin azaltılmasına ilişkin potansiyellerin keşfine ek olarak, asıl sistemin kullanımı ile de masraflar düşürülebilir:

• Bir ERP sisteminin implementasyonu sırasında ERP üreticileri hali hazırda mevcut ve çalışmakta olan birtakım fonksiyon ve özellikleri, müşterinin talebi ile özelleştirirler.  Fakat kodlama ile ilgili modül içinde yapılan bu iş, kodlayama gerek olmaksızın daha düşük bir maliyetle entegre BPM modülü içinde kurgulanabilir. Böylece bir yandan özelleştirme ve yazılımın uyarlanmasına ilişkin masraflar ortadan kalkar. Diğer yandan şirketlerin özgün süreçlerini sistem sağlayıcısına uygulatmak yerine harici destek olmaksızın BPM sisteminde kurgulaması, masrafları azaltabilir. Bu nedenle implementasyon öncesinde ek taleplerin ve bu yönlendirme süreçlerinin BPM aracılığıyla gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceğinin kontrol edilmesi tavsiye edilir.

• Implementasyondan sonra da firmalar  hem ortaya çıkan verimlilik yoluyla  hem de her yeni sürecin BPM'e aktarılması ya da var olanın iyileştirilmesi yoluyla IT bütçelerinden tasarruf edebilirler.

• ERP sistemlerinde var olan standart süreç örnekleri yeni süreç modellemelerinde ilham kaynağı olabilir ve süreç modellemelerini basitleştirir: Var olan bu örnek süreçler yapı taşı  gibi kullanılıp  zaman içinde hızlı ve kolay bir biçimde modifiye edilebilirler.

• Serbest tanımlanabilen rol konsepti  yardımıyla son kullanıcıların ya da kullanıcı gruplarının yetkileri yönetilebilir.

Yüksek entegrasyon yeteneğinin büyük önemi

Kullanılan sistemin yüksek entegrasyon yeteneğine sahip olması, kurumsal pratiklerde giderek daha önemli bir rol oynamaktadır. Özellikle de kurumsal süreçlerin etkin bir şekilde modellenmesi  ve farklı uzmanlık alanları arasındaki karmaşık bilgi ilişkisi söz konusu olduğunda...

Bir BPM sistemi bağımsız bir özel çözüm olarak satın alındıysa mevcut BT ortamına entegre edilmesi gerekir. Bu genellikle zaman alan ve masraflı bir süreçtir. Bu tür harici hizmetlerin uygulama alanına entegrasyonu, yazılım sağlayıcıları tarafından sıklıkla bir “Enterprise Service Bus” (ESB) aracılığıyla gerçekleştirilir. BPM çözümünün entegrasyonu ESB ya da bir başka yolla sağlandıysa bağlı sistem veri arayüzü üzerinden beslenmelidir. Her sistem arızası ek bir bakım çabası anlamına gelir ve genellikle verilerin kalitesinin yanı sıra süreç stabilitesini de kötüleştirir. Buna karşılık ERP sistemine bütünüyle entegre bir BPM bileşeni, merkezden yönetilen bilgilere doğrudan erişebilir ve iş süreçleri bölümler genelinde resmedilmiştir. Bir birleşik veri tabanı tutarlı veri sağlar ve süreç şeffaflığını artırır. Mantıksal olarak şirketler için daha katı bir BT altyapısı anlamına gelen, ESB gibi bir ek yazılım ürününün tedarik, kurulum ve devreye alınması süreçlerine de ihtiyaç kalmaz.

Netice itibariyle süreç yönetimlerinin BPM üzerinde otomatize edilmesi ve bunun arayüz bağımsız olarak diğer ERP fonksiyonlarını tetiklemesi, firma iş süreçlerinin çok hızlı ve makul  giderlerle tamamlanmasını mümkün kılar.

Kontrol altındaki süreçler

BPM sistemleri şirketlere sayısız avantajlar sağlar ve onları planlamadan uygulama ve kontrole ve hatta optimizasyonuna kadar tüm süreç döngüsü boyunca destekler. Uyarlanabilir ve entegre BPM çözümleri, mevcut süreçlerin karmaşasının azalıp azalmadığından ya da yeni iş süreçlerinin implementasyonunun söz konusu olup olmadığından bağımsız olarak bir çok tasarruf potansiyeline sahiptir. Süreçlerin BPM üzerinde otomatize edilmesi nispeten düşük maliyetle şirket çapında ve kalıcı verimlilik artışı sağlar.

Yazarlar: Anna Seel, Halka İlişkiler Yöneticisi und Tobias Kunzmann, ERP Danışmanı